CRMを活用した代理店管理とは？メリットや活用ポイントも解説

代理店管理とは、代理店に委託した業務や売上状況などを管理することです。複雑になりやすい代理店管理にCRMを導入することで、さまざまなメリットが得られます。本記事では、CRMを代理店に活用する必要性や、メリット・活用例を紹介しています。

目次

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1. 代理店管理とは
2. CRMが代理店管理におすすめな理由
3. CRMを代理店管理に活用するメリット
4. 代理店管理にCRMを有効活用するポイント
5. 代理店管理に向けたCRMの選び方とポイント
6. まとめ

代理店管理とは

代理店管理とは、自社に代わって商品やサービスを営業・販売するパートナー企業を管理することです。代理店管理は、販路の拡大や販売戦略の実現、コスト削減などのメリットがあります。

その一方で、情報共有が難しい、データ管理が複雑になるといったデメリットも生じます。しかし、CRMを活用することで代理店管理の問題点を解決できる場合があります。以下では、代理店管理を行う必要性や課題などを解説します。

代理店管理が重要な理由

上述のとおり、各社独自に営業活動をしている代理店の事業活動を把握するために、代理店管理は必須です。代理店は自社独自の営業形態で事業を進めており、正確な事業データの把握は困難です。適切な代理店管理をするうえで、以下のようなポイントが挙げられます。

代理店との情報共有

代理店管理において、リスクを防ぐために「情報共有」をしっかり行うことが大切です。委託した側が情報提供を求めない限り、受注額や販売数量・取引内容・進捗状況などの詳細なデータはわかりません。

このような自社の売上に関わる情報を正確に把握できないと、詳細な売上予測も立てられず、予算編成が難しくなります。しかし、代理店管理を適切に行えると、正確なデータの把握と分析ができます。

これにより、売上のある店舗の特徴がつかめ、効果的なサポートが実現します。例えば、売上が不振な店舗にフォローができるようになるため、売上の向上や良好な信頼関係の構築につながります。

業務の効率化

各代理店ごとに販売データの取り扱いや管理方法が異なっていると、作業に時間がかかったり、人為的ミスを誘発したりする可能性が高まります。また、デジタル化がされておらず、いまだに紙ベースの代理店も存在します。

この場合は、別途データ入力や書類の保管が必要になり、紛失のリスクも出てきてしまいます。代理店の管理を統一することで、状況の把握ができ、スムーズな業務が行えるようになります。

身近な代理店管理の例

一番身近な代理店と言えば、保険代理店が挙げられます。保険代理店は、生命保険・損害保険会社が提供する保険サービス業務全般を委託されています。例えば、各種保険の紹介や提案・保険契約の締結のほか、保険契約の更新や保証内容の変更などの業務を行っています。

保険代理店は、保険代理店独自の営業活動で販路を拡大し、保険会社の売上増に貢献してきました。保険代理店に業務を委託すると、人件費をはじめとした固定費も削減できますが、誤った保険代理店管理により顧客が離れて、売上が減少する可能性もあります。

つまり、保険代理店に業務を委託することが必ず良い結果をもたらすとは限りません。このようなリスクを防ぐためにも、代理店管理が必要です。代理店管理では主に、顧客情報の管理や売上の管理などを行います。

CRMが代理店管理におすすめな理由

CRMとは（Customer Relationship Management）の頭文字を取ったもので、企業と顧客の良好な関係構築を図るものです。CRMツールは、代理店と顧客情報を一元的に管理できるため、代理店ごとの状況把握や業務の効率化に非常に有用です。

このため、代理店管理ではSaaS型CRMを利用している企業が年々増加傾向にあり、ビジネスにおけるDX化は加速しています。

そもそもCRMとは

そもそもCRMとは、蓄積されたデータを基に、顧客一人ひとりに寄り添ったアプローチを行えるのが特徴です。これにより、顧客と良好な関係が築け、結果的に優良顧客やロイヤルカスタマーの獲得につながります。

また、CRMを導入すると、情報の一元管理ができ、リアルタイムで状況の把握が可能です。さらに、レポートや分析も容易に行えるため、営業活動効率化し、成約率の向上も期待できます。

＼より詳しいCRMの解説はこちら／

CRMで代理店管理が必要な企業とは

代理店管理において、多数の顧客を抱えていたり、各代理店ごとに管理方法が異なったりする場合は非常に効果的です。また、顧客サービスの品質向上や、業務の効率化を目指す企業にもおすすめです。

情報の一元管理や営業活動の可視化によって、顧客にあわせた管理が行えるため、他社との差別化が図れます。つまり、CRMを導入して代理店管理を行うことで、企業全体の売上・利益率の向上や、優良顧客・ロイヤルカスタマーの獲得を狙えます。

CRMを代理店管理に活用するメリット

上述したとおり、CRMを代理店管理に活用するといくつかのメリットが得られます。下記では、CRM導入後のメリットについて細かく解説します。

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顧客情報の一元管理ができる

CRMを導入すると、異なる部署間で散らばっていた顧客情報を一元管理できるようになります。その中でも、「名刺管理機能」や「顧客管理機能」などを使うことで、顧客に関するあらゆるデータの紐づけが可能です。

また、顧客情報はリアルタイムで更新され、瞬時に引き出すことも可能です。これにより、営業活動のデータが正確に把握でき、代理店に寄り添った効果的なアプローチが行えます。

適切なフォローが行える

CRMで代理店情報を一元管理すると、代理店が成果を出し続ける仕組みが構築できます。CRMで代理店の情報を横並びに比べると、業績好調な店舗と業績不振の店舗は一目瞭然です。

そのため、業績不振の代理店が不調な原因を究明し、適切なフォローが行えるようになります。業績が好調な代理店の知識や経験、ノウハウなどの情報を各店舗と共有し、代理店全体の底上げに期待できます。

業務効率の向上とミスの防止につながる

CRMを導入すると、顧客情報の管理や顧客対応が自動化されます。代理店ごとに異なっていたやり取りを統一できるので、業務の効率が大幅に上がるのがメリットです。また、「アラート設定」が搭載されているCRMを使用すれば、事前にミスの検出が行えます。

事前に人為的ミスを発見できるため、結果として顧客の信頼度が高まります。これらにより、業務の自動化で時間コストの削減につながり、コア業務に集中できるのも特徴です。つまり、コア業務に集中できることで、細やかな対応とサポートの提供が実現します。

属人化の防止と脱却ができる

CRMの活用によって、属人化の防止と部署間の連携を向上させることも可能です。情報の一元管理により、可視化と透明化が図れ、誰が見ても同じ情報を共有できます。また、蓄積されたデータはリアルタイムで確認できるため、案件進捗の共有も容易です。

「担当者が不在で対応できない」といった属人化を防げるのも、会社にとって大きなメリットです。社員の負担を減らすことで、従業員の能力が発揮され、高い成約率にもつながります。

代理店管理にCRMを有効活用するポイント

代理店管理のCRM活用例として、各代理店に入力を行ってもらうことも効果的です。以下では、各代理店の入力により、CRMを有効活用している事例を紹介します。

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見込み客・顧客情報の登録

代理店に対して、CRMへ見込み客・顧客情報を直接登録するように要請し、顧客管理に活用している企業もあります。見込み客・顧客情報は企業にとって大切なデータです。正しく把握することで、売上の拡大や新規顧客獲得・既存の顧客へのサポートが行えます。

そのためには、代理店がCRMに直接見込み客・顧客情報を登録をし、抜け漏れのない正確な顧客情報の作成が必要です。その結果、新しい顧客へのアプローチや、既存顧客へのフォローの精度が高まります。

案件登録と進捗管理

CRMは案件管理・案件の進捗管理に非常に効果的です。CRMへ案件と進捗を登録してもらうことで、案件管理を円滑に行えます。例えば、案件ごとに、担当者の登録や進捗ステータス設定ができ、対応漏れを防げます。

また、分析機能を用いて蓄積されたデータを分析し、顧客との関係を深めるのも効果的です。CRMによっては、表やグラフでわかりやすく可視化でき、AIを活用した売上予測の算出も可能です。各案件進捗にあわせて、売上や成約率向上へのフォローが実現できます。

案件データへの紐づけ

CRM上で、各代理店が案件データに営業活動内容を関連付けるのも活用のポイントです。案件データに活動内容を関連付けると、どの担当者がどの顧客に対して、どのように営業活動をしているのか把握できます。

案件に対して代理店が行っている活動内容がわかると、臨機応変なフォローが行えます。顧客に対してより高度なアプローチができるため、信頼度や売上の向上にもつながります。

代理店管理に向けたCRMの選び方とポイント

CRMには顧客管理が円滑に行える機能が多くありますが、代理店管理を並行して行うのであれば、特に着目すべきポイントは3つあります。これからCRMを選ぶ方や、現状でCRMを運用しているけれどしっくりこないという方も、あわせて確認しましょう。

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セキュリティ対策とサポート体制は万全か

CRMに入力・保存されるデータは非常に機密性が高く、取り扱いに注意が必要です。また、管理する代理店の数が多くなるほど、情報漏えいや不正利用のリスクが高まります。企業全体の信用を損なわないためにも、セキュリティ対策は不可欠です。

さらに、導入前や導入後のサポート体制も確認しておきましょう。万が一のトラブルや、アップデート・不明点が発生した際に、どのようなサポートが受けられるのか把握しておくとスムーズです。

利用・閲覧制限や権限を細かく設定できるか

代理店管理をCRMで行う場合、複数の企業がCRMにアクセスするため、セキュリティの観点から適切な権限設定が必要です。自社にあわせたカスタマイズは可能ですが、CRMにより設定できる段階が異なります。

代理店ごとのアクセス制限はもちろん、社内の部門や役職別に権限設定が可能かどうかを確認しておきましょう。また、権限の設定変更が簡単にできるかも確認しておくと、権限の付与が変更になった際にも困りません。

既存システムとの連携は可能か

CRMの導入にあたり、既存システムとの連携は非常に大切です。連携することで、大幅に時間コストが削減でき、業務効率と社内での定着率も高まります。また、社員が使いこなせるようになると、代理店との関係も深まり、やり取りもスムーズに行えます。

社員や代理店に負担がかからないよう、自社で利用している各種システムの連携が可能かどうか、事前に確認しておくのが重要です。

まとめ

代理店管理とは、商品やサービスの営業・販売業務を委託している代理店を管理することです。しかし、代理店の管理は複雑化しやすく、手間もかかります。そこで、代理店管理システムとしてCRMの導入がおすすめです。

CRMは代理店の管理が適切に行えるだけでなく、業務の効率向上や、事業拡大に欠かせません。自社にあったCRMを導入すると、代理店のデータから適切なフォローが行えるようになり、代理店全体の底上げも可能です。

また、代理店に対してCRMに各情報を入力してもらい、案件データに紐づけるのも有効です。代理店がどのような顧客を抱えているかも把握することで、結果として、企業全体の業績やサービス品質の向上が見込めます。