販売管理システムとは？主な機能やメリット・選ぶポイントを解説

受注・発注・入荷・出荷・売上・請求・入金など、内容が多岐にわたる販売業務を一元的に管理することができ、業務の効率化に最適なのが販売管理システムです。この記事では、販売管理システムの主な機能やメリット・デメリット、主な導入形態や選び方のポイントを解説します。

目次

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1. 販売管理システムとは
2. 販売管理システムの主な機能一覧
3. 販売管理システムの種類
4. 販売管理システムの主な導入形態
5. 販売管理システムのメリット
6. 販売管理システムのデメリット
7. 販売管理システムを選ぶポイント
8. インボイス制度により販売管理システムに求められる対応
9. システム導入前に確認したい注意点
10. まとめ

販売管理システムとは

販売管理システムとは、販売に関わる業務を一元的に管理できるシステムのことです。受注から納品までの商品・お金の流れを管理する「販売管理」・「在庫管理」・「購買管理」といった機能が搭載されています。

販売管理システムを導入することで、さまざまなデータを一元管理できるため、各部署への共有が簡単にできるメリットがあります。また、受発注や請求などのデータ入力が自動化されるため、業務ミスが減ったり入力の手間が省けたりするのも魅力のポイントです。

さらに、データ管理・分析機能を利用すれば、今後の販売戦略や売上予想を正確に行えます。過去の売上実績を分析し、受注が増加する時期に適正在庫の確保や人員配備を行うなど精度の高い経営戦略を立てられます。

「販売管理」とは

販売管理とは、商品を販売するまでの業務に関わる一連の流れの管理のことです。見積業務・受注業務・発注業務・売上業務・請求・入金業務など販売管理に関する業務は、さまざまあります。

また、販売管理は、企業活動においても重要な業務の1つとも言われています。営業部・製造部門・購買部門だけではなく、経理管理部門・物流部門・マーケティング部門など多様な部門と繋がっており、企業にとって「核」となる業務に当たります。

そのため、販売管理業務が正しく行われていないと、納品盛れや重複発注などのミスにつながります。1つの商品を販売するまでに、各業務・各部門が連携して業務を行う必要があるため、販売管理業務の流れをそれぞれ理解・把握しておくことが重要になってきます。

販売管理が抱える課題

販売管理を行う企業が抱える課題として、共通して挙げられるのが以下の4点です。

1. いくつもの部門を跨いで販売データが扱われ、正しい情報管理が難しい
2. 帳票類の管理が煩雑なうえ、発行にも時間や手間がかかる
3. 不正確な在庫管理で人的ミスが多発する
4. データに信憑性がなく、正しく分析ができないため経営判断に時間がかかる

販売管理を行う商品数が多ければ多いほど複雑になり、難易度が高まります。Excelや手書きでも管理はできますが、機能に制限も多いうえに手間もかかり、改善までに時間を要します。

そういったデータ管理に係る課題を、販売管理システムの導入でコストパフォーマンス高く解決することができます。

販売管理システムにできること

前述した販売管理で挙げられる課題を解決できるのが、販売管理システムです。販売管理業務に含まれるさまざまな業務をデータ化・システム化することで、リアルタイムでの情報更新や管理項目の一元化、データの自動入力化を実現し、人為的ミスの削減に貢献します。

販売管理システムを通じて正確なデータが扱われるため、部門を跨いだやり取りに差異が発生することもなくなります。帳票類の管理もシステム上で行えるようになり、手間のかからないデータ管理と共に、ペーパーレス化などあらゆるコスト削減も期待できます。

また、蓄積した販売データによる分析は今後の受注予想や販売予想にもつながり、効率的な人材配置や設備投資で適切な経営判断を導いていけます。

販売管理システムの主な機能一覧

販売管理システムを使ったことがない方にとって、どんな機能があるのかイメージしにくい部分もあるでしょう。ここでは、販売管理システムにできることや従来の作業をどのように効率化できるのか、システムの主な導入目的と機能について解説します。

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販売管理機能

販売管理機能は企業や業種によって異なりますが、主に「見積り管理」「受注管理」「請求管理」といった機能があります。まず、見積り管理は、見積り作成業務の効率化・管理する機能に特化している項目です。

見積りの入力・作成を行うことができ、管理している見積り情報を検索・一覧表示が可能です。受注管理は、商品サービスの注文を受注データとして管理し、注文された際に商品やサービスの受注情報を入力・登録できます。

登録された受注情報を検索・表示することもでき、製品によっては見積りデータを引用し、自動作成できるものもあります。

また、受注と発注を同時に処理できる機能を備えたものもあり、こちらは自社で在庫を持たず、仕入れ先から直接取引する方に便利な機能です。

在庫管理機能

在庫管理は、商品の出荷・入荷機能、在庫状況の確認や棚卸ができます。出荷管理機能は、出荷指示を作成して倉庫へ出荷指示を送り、発送することが可能です。WMS（倉庫管理システム）や在庫管理システムと連携でき、在庫状況や在庫の調整もできます。

データ上の数字と実数値の整合性を取る機能や、在庫償却処理などの機能も備えています。入荷機能は、仕入れた材料の入荷予定の把握や実際の入荷数を把握する機能です。仕入れ管理と連携しているため、入荷数が確定すると在庫として計上されます。

また、棚卸ではシステム上の数値と実数値を合わせるために、ハンディターミナルなどを利用して、実在庫の数を把握する機能です。Excelなどのデータを入力し、システムに取り込む事で棚卸状況を反映・管理することができるため、業務の効率化へ繋がります。

購買管理機能

購買管理機能は製造業の場合に必要になる機能で、商品を販売するための原材料や部品の仕入れ・発注・支払の管理ができます。仕入に関する機能は、見積りや購買内容を確認後、契約を交わしてから仕入れを確定、在庫計上する機能です。

なにをいつ仕入れるのかといった仕入れ予定を入力する機能もあり、製品によっては受注情報から自動で作成してくれます。発注管理は、材料や商品の発注情報やそのデータを検索することができ、注文書の発行や自社が発注した内容を一覧できます。

支払管理は、どの取引でいくら支払ったのかわかるように、支払・買掛データを元に消込作業を行います。支払予定の金額や支払先などを集計し、予定表を作成する機能もあります。

販売管理システムの種類

販売管理システムは、主に3つの機能性タイプに分類されます。自社の販売形態や課題にはどのタイプが適しているのか、導入前にしっかりと確認していきましょう。

汎用型

汎用型は、一般的な販売管理機能を幅広く搭載しているため、業種問わず利用できます。機能同士の親和性も高く、他システムと連携したり、自社の業務フローに合わせた柔軟なカスタマイズが可能です。

業種特化型

業種特化型は、特定の業種に適応するため、限定的な販売環境に特化した機能が搭載されています。製造業・食品業界・卸売業・建設業・医療関係など、汎用型ではカバーしきれない業界に特化した構成になっているので、カスタマイズもほぼ不要です。

小規模型

小規模型は、システムを利用する頻度が少なく、取引数や従業員が少ない企業向けのシステムです。必要最低限の機能のみ搭載され、扱えるデータ数にも制限があります。無料プランなど低コストで導入できるものもあるので、トライアルとして利用するのもおすすめです。

販売管理システムの主な導入形態

販売管理システムには、クラウド型・パッケージ型・スクラッチ開発型があります。それぞれのメリット・デメリットを事前に理解しておき、使いやすいタイプのものを選びましょう。

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クラウド型

クラウド型の特徴は以下の通りです。

1. 低コストで導入できる
2. サーバー保守・アップデートなどに手間がかからない
3. 柔軟なカスタマイズには不向き

クラウド型は、インターネット経由で利用できる形態です。自社のPCへのインストールや自社内でのサーバー・ネットワークの構築が不要で、利用契約後は短期間で使用できたり、導入費用が安く抑えられたりするメリットがあります。

また、アップデートによって最新機能の追加や、不具合の対処がタイムリーで行われます。そのため、常に最新の機能を利用できます。すべてのデータをクラウド上で保管しておけるため、万が一のときのデータ復元が簡単にできる利点もあります。

しかし、継続的に料金が発生するデメリットがあります。また、インターネットを経由して利用するため、従業員の不注意や外部からの攻撃によってデータ流出のリスクがあることも留意しておきましょう。

パッケージ型

パッケージ型の特徴は以下の通りです。

1. 買い切りのためランニングコストが抑えられる
2. 専門知識を扱える人材が必須
3. 高セキュリティ

パッケージ型は、ソフトウェアをPCにインストールして利用する形態です。PC内部ですべてのデータを管理できるのが特徴です。社内ですべて完結するため、導入ハードルが低く、セキュリティが高いことが挙げられます。

また、パッケージ型は基本的に買い切りのため、クラウド型のように継続的に料金が発生することはありません。

しかし、ソフトウェアをインストールしたPCでしか使えなかったり、サポート期間が終了したりする可能性に注意が必要です。バックアップや復元にも手間がかかりますが、導入ハードルを下げつつ、セキュリティ性の高いシステムを導入したい方にはおすすめです。

スクラッチ開発型

スクラッチ開発型の特徴は以下の通りです。

1. オリジナルのシステム構築が可能
2. 性能は開発担当のベンダーに依存する
3. 高コスト

スクラッチ開発型は、ゼロからオーダーメイドで開発するシステムです。ほぼ完成されているパッケージ型とは違ってゼロから作るため、業務にぴったり合ったシステムや独自性の高いソフトを作れるのが魅力になります。

数多く提供されている販売管理システムの中から、自社に合った最適なシステムを探す手間がかからないのもポイントです。

自由度の高いスクラッチ開発型ですが、開発を担当するベンダーによってクオリティに違いがでてくることに留意しましょう。また、システム開発が進まず、失敗するといったトラブルやリスクの発生も考慮することが大切です。

パッケージとスクラッチを兼ね合わせた「イージーオーダー型」も

近年では、パッケージ型とスクラッチ開発型を兼ね合わせた「イージーオーダー型（セミオーダー型）」も登場しました。スクラッチ開発型のように1から開発するのではなく、パッケージ型のようにある程度ベースが出来上がった状態からカスタマイズを行っていきます。

スクラッチ開発型に比べ開発期間も短くなるため、コストを抑えつつ導入を早められます。自社の意向に沿ったスクラッチ開発型には劣りますが、効率よく業務にフィットするシステム構築が行えます。

販売管理システムのメリット

ここでは、販売管理システムのメリットを紹介します。販売管理システムを導入するか悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。

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業務の負担軽減による効率化

販売管理システムを導入することで、業務の負担軽減による効率化が可能になります。販売管理は発注・受注、請求や支払い、在庫管理など多くの細かい情報を取り扱っています。

その多くのデータを各部署・部門で共有する場合にも共有手段が統一されておらず、その都度データの入力・変更を行う必要がありました。顧客ごとに見積もりや注文書のフォーマットが異なるとより負担がかかります。

そういった膨大なデータをシームレスに共有しながら、複数のフォーマットによる帳票類にも対応するため、多くの現場で販売管理システムが採用されています。

業務自動化により作業を大幅に短縮することで、紙や手書きで行っていたやり取りに係る資源を削減するだけでなく、ミスによるコストの発生を防止できます。度重なる申請・承認や管理にかかっていた時間の削減は、企業により良い生産性をもたらしてくれます。

データの一元管理によるミスの軽減

販売管理業務を手作業で行う際には、記録漏れやミスなど人為的ミスを起こしやすい課題がありました。在庫不足や請求漏れなど社内トラブルだけでなく、「注文したものと違う商品が届いた」「納品が遅れている」など顧客とのトラブルにもつながることも多いです。

しかし、販売管理システムを導入することで、数多くの情報の自動データ化や情報を一元化できるため、より正しいデータを反映できます。請求書と納品書の照合なども自動ででき、手間を省きながらミスを防止することが可能です。

コンプライアンスを強化

社内の販売データが、販売管理システムによって一元管理されるため、必然的に社内のコンプライアンス強化につながります。常に人の目に触れる状態であれば、ミスが減るだけでなく不正も行えません。

販売管理システム導入により内部統制を固めつつ、企業全体で経営への参画意識も高めていきましょう。

属人化の防止

販売管理をExcelなどで行っている場合、特定の従業員しか作業ができないことから業務の属人化が問題となっている企業も多いです。その場合は、販売管理システムを導入することで、属人化の防止に繋がります。

システムを利用することで、誰でも販売管理を行うことができるため、販売管理における作業を標準化することができます。そのため、特定の従業員に負担がかかったり、その従業員が不在や退職をしても作業が進められないといったリスクを回避できたりします。

経営戦略に販売データを有効活用

販売管理システムを導入することで、いつ・誰が・何を・どれくらい購入したかなどの販売データを得ることが可能です。

販売管理業務をExcelなどの表計算ソフトで管理する場合には、集計に時間がかかったり、リアルタイムで情報を更新できなかったりするなどの問題があります。

商品の売れ行きを示すデータは、経営者・管理者にとって大切な情報です。特に在庫を必要とする小売・卸売業は、在庫切れを防ぐために欠かすことはできません。

販売管理システムを活用すれば、リアルタイムで売上などの情報の把握や、売上集計なども可能です。また、顧客データを登録しておけば、未来の受注予測や販売予想にもつなげられ、経営戦略へ有効活用できます。

販売管理システムのデメリット

販売管理システムにはメリットだけではなく、デメリットもあります。システム導入を考えている方は、システムのデメリットについても知っておきましょう。

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システム導入にはコストが伴う

システムやツールの導入には、一定のコストが伴います。業務内容や規模にもよりますが、一連の業務フローを刷新した場合、数百万円から数千万円かかる可能性もあります。導入にかかる費用は、必要なシステム・データ項目・売上の規模・カスタマイズに必要な工数などで変わってきます。

また販売管理システムを導入したからといって、必ずしもすぐに売上につながるわけではなく、システムを定着させるまでの時間や教育コストも見据えなければなりません。金銭的コストに加え、時間や人的コストも踏まえた導入計画を立て、実施していきましょう。

専門知識がある人材が必要

販売管理システムを導入する際は、システムの専門的知識をもった人材が必要になります。システムの保守・管理をできる人材がいなければ、設定や不具合への対処ができないため、外部に委託することも視野にいれておきましょう。

また、クラウド型の販売管理システムを導入することで、自社でのサーバー管理やセキュリティ対策が不要になります。クラウド型やその他の販売管理システムの導入形態については、次の章で詳しく解説します。

業務フローを見直す可能性がある

販売管理システムを導入すると、販売管理における業務フローを見直さなければならない場合があります。これは、業務フローにシステムを組み込むことで、不必要な作業などが発生する可能性があるためです。

これにより、現場に混乱が生じたり、従業員から反発が起きたりするリスクも考えられます。販売管理システムを導入する際は、業務フローを見直す可能性があることを考慮し、現場の従業員にシステムを導入する目的やメリットなどを周知することが重要です。

販売管理システムを選ぶポイント

ここでは販売管理システムの選ぶポイントをご紹介します。販売管理システムの導入を考えている方は、ぜひ参考にしてください。

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自社の業種や業態に最適なシステムか

販売管理システムには業種に特化した「特化型」と業種を問わない「汎用型」があります。業種ごとに求められる機能が違うため、自社の業務や業態に適したシステムかどうか考える必要があります。

例えば、食品業界の場合は在庫に賞味期限があったり、キャンペーンにより価格が変動したりするなど、業種によって特有の要件や商習慣があります。これらの場合、賞味期限に考慮した在庫管理機能や特化価格を加えた受注管理機能などが必要です。

システムをカスタマイズして業種に最適な仕様に変更することもできますが、カスタマイズするには人件費や時間を要します。そのため、最初から業種や業界に特化した「特化型」を検討することをおすすめします。

一方で、特有の商習慣がない場合は、業種を問わない汎用型が向いています。

サポート体制は充実しているか

販売管理システムを導入してすぐは、操作担当者から疑問点や不明点が多く出てくる可能性があるため、システムのサポート体制も重視して選びましょう。サポート内容や対応可能な時間、サポートの満足度など事前に調べておくのがおすすめです。

販売管理システムを導入したものの、サポート体制が整っていないと、不具合が発生した場合や操作が分からないままで問題が解決しません。最悪の場合、システムの選び直しや追加コストが発生するリスクがあるため、非常に重要な要素と言えます。

システムのカスタマイズは可能か

販売管理システムを選ぶ際は、システムのカスタマイズが可能かどうかもチェックしておきましょう。特に業界に合わせたパッケージがない場合は、運用に合わせてカスタマイズする必要があるため、どこまでカスタマイズできるのか事前に確認しておく必要があります。

カスタマイズ性の高い販売管理システムなら、将来的な運用変更にも対応できるため、長期間の運用に最適です。

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インボイス制度により販売管理システムに求められる対応

2023年10月から消費税の仕入税額控除の方式として「インボイス制度」が導入され、販売管理システムにも迅速な対応が必要です。JCA手順という顧客とのオンライン通信の環境も変わったため、オンライン請求に遅延が発生するケースもあります。

インボイス制度とは

インボイス制度は「適格請求書保存方式」のことをいい、所定の記載要件を満たした請求書などが「適格請求書（インボイス）」です。インボイスの発行・保存により、消費税の仕入額控除を受けられます。

インボイス制度は、売り手と買い手の双方に適用され、売り手側は取引先（買い手）から求められた際にインボイスを交付する必要があります。買い手は原則、売り手から交付を受けたインボイスの保存が必要です。

参考：インボイス制度の概要|国税庁

インボイス制度に対応するために行うこと

インボイス制度に対応するためには、販売管理システムの改修や入れ替えを行う必要があります。インボイス発行に必要となる項目を網羅する必要があり、税率ごとに消費税額を計算できることも必要になります。

1. 複数税率対応
2. 請求書形式の変更
3. データの管理/保管体制を整える

上記の項目が改修されており、インボイス制度に対応した機能が備わっているシステム選びを徹底しましょう。

システム導入前に確認したい注意点

販売管理システムの基本機能やメリット・選び方をご紹介してきましたが、システム導入前に確認しておきたい注意点があります。ITツールを導入する折角の機会に大きな損失を負わないよう、事前にしっかりと計画していきましょう。

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導入目的の徹底周知のうえ、組織体制を整備する

販売管理システムの導入に伴い、企業内の情報はすべて統一されます。部署・部門ごとに異なるシステムを利用しているならば、新たに導入するシステムに合わせ、操作や管理、運用方法も刷新しなければなりません。

企業全体で取り組むことになるため、導入の目的や課題の周知は必須になります。経営側・管理職だけでなく、従業員が納得しシステムの活用に取り組める、現場に寄り添った対応が求められます。

システム・機能選びには現場の声を採用する

導入目的の周知にあわせ、実際に導入するシステム構成も現場に落とし込めるものでなければなりません。高機能・多機能が必ずしも使いやすさに直結するわけではなく、現場に浸透しないツールは形骸化してしまいます。

現場のニーズを汲み取り、将来の生産性にもつながる自社に合ったシステムなのかを精査していきましょう。

従業員を含めたトライアルを実施する

ITツールの導入では、トライアルは非常に重要な要素です。実際に触ってみなければわからない事が多く、現場からの目線でなければ気づけない点も存在するからです。

使わない機能の搭載が、必要な処理の妨げになることもあります。複数のシステムでトライアルを行い、現場で利用する従業員にも参加してもらえるよう実施期間を計画しましょう。

まとめ

販売管理システムは、販売管理業務に伴う業務を自動化するシステムです。これにより、作業効率をアップさせ、従業員の作業負担軽減や人為的なミスの軽減などにつながります。

販売管理システムには、パッケージ型やクラウド型などさまざまな種類があるため、サポート体制や運用コストなどを考慮して慎重に選ぶ必要があります。さらに、運用におけるルール作りや研修といった徹底した準備も必要です。

販売管理システムの導入を検討している企業は、この記事を参考に利用するシステムの選定や自社の販売管理システムにおける課題を的確に把握し、業務の効率化やコスト削減といったシステムのメリットを実感できる環境づくりを行いましょう。