離職防止ツールとは？機能やメリット・デメリット、選び方を解説

離職防止ツールとは、従業員のモチベーションや心境に関するデータをアンケートなどによって収集・分析できるツールです。離職の予兆を把握し、対策を講じることで離職防止につなげられます。本記事では、離職防止ツールのメリット・デメリット、選び方などを解説します。

目次

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1. 離職防止ツールとは
2. 離職防止ツールの主な機能
3. 離職防止ツールを導入するメリット
4. 離職防止ツールのデメリット
5. 離職防止ツールの選び方
6. 離職防止ツールを導入する前に
7. まとめ

離職防止ツールとは

離職防止ツールは、従業員の早期退職を防ぎ、企業の離職率を改善するためのツールです。簡単なアンケートを通して、従業員の労働意欲・職場への満足度・離職意志の有無などを客観的に分析できます。

従業員の定着率の向上は企業にとって重要な課題です。離職防止ツールの導入によって、最小限のコスト・労力で大切な人材の早期離職を防ぎやすくなります。

離職防止ツールが注目される理由

離職防止ツールが注目されている背景には、日本の離職率の高さや人手不足といった問題があります。それぞれについて解説していきます。

離職率の高さ

厚生労働省による調査によると、近年は大卒の新社会人（新規学校卒業就職者）の30％以上が3年以内に離職しているという結果が出ています。従業員の早期離職は企業に次のようなデメリットをもたらし、財務的な損失や競争力の低下などのリスクも生じます。

1. 企業の安定的な成長・存続が危うくなる
2. 採用・育成にかかったコストが失われる
3. 新しい人材の確保にさらなるコストがかかる
4. 職場全体のモチベーションが下がる

これらのデメリットを回避するためにも離職防止対策が求められ、より効率的に行えるツールを導入する企業が増えているのが現状です。

参考：新規学校卒業就職者の在職期間別離職状況｜厚生労働省

人手不足

少子高齢化に伴い、日本では労働力不足が社会的に深刻化しています。業界や業種を問わず人手不足に悩む企業が多く、新たな人材獲得と採用した人材の定着が大きな課題です。

採用をしても離職率が高いと人手不足問題を解決できないため、離職防止に尽力することは必須といえます。そのため、離職防止ツールの導入は人材の課題を抱える企業にとって大きなメリットです。

離職防止ツールと人事管理システムの違い

離職防止ツールと人事管理システムは、どちらも人事業務を支援するツールですが、目的と役割が異なります。人事管理システムは、従業員情報、勤怠、給与、評価などを管理することを主な目的としたシステムです。

人事データを正確に管理し、業務を効率化する「管理・事務処理」が中心となります。一方、離職防止ツールは、従業員の満足度やストレス、エンゲージメントなどを把握し、離職リスクを下げるための施策につなげることを目的としています。

アンケートやコンディション管理、分析機能を通じて、離職の兆候を早期に捉えるのが特徴です。人事管理システムが「人事情報を管理するツール」であるのに対し、離職防止ツールは「従業員の状態を可視化して定着を支援するツール」といえます。

離職防止ツールの主な機能

離職防止ツールには、採用時でのミスマッチ防止機能・コンディションケア機能など、さまざまな機能が搭載されています。搭載機能はツールによって異なりますが、ここでは代表的な機能について解説します。

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機能	主な内容
採用ミスマッチ防止機能	入社後すぐに離職しそうな応募者のチェック
コンディションケア機能	各従業員の心身の状態をチェック
エンゲージメント調査	企業・組織への愛着や貢献意欲のチェック
モチベーション向上機能	各従業員の労働意欲の向上に向けた施策を支援
分析・データ蓄積	調査や離職者のデータの蓄積・分析

採用ミスマッチ防止機能

採用ミスマッチ防止機能では、入社後すぐに離職する可能性が高い応募者を洗い出せます。応募者と企業がマッチするかどうかは、採用の段階で正確に判断しにくいのが実情です。そこで、ミスマッチ防止機能を使えば応募者の隠れた傾向を把握しやすくなります。

例えば、ストレスを感じやすい環境の特徴・相性が良い上司や同僚のタイプを把握できると、自社に適した人材かどうかを見極められます。入社後の定着率を高めるためにも、採用時でのマッチング精度を高めるのが重要です。

コンディションケア機能

コンディションケア機能では、従業員の疲労度・メンタルヘルスの把握や個別フォローが可能です。特に、規模が大きな職場では、各従業員のコンディションのフォローまで行き届かず、悩みを抱えている側も自分の状況を伝えにくいケースが少なくありません。

コンディションケア機能で従業員の状態を継続的にチェックできるため、管理職側も問題のありそうな従業員をピンポイントでフォローしやすいです。チャット機能が備わっているツールも多く、従業員が気軽に上司や同僚に相談できる環境が整うでしょう。

エンゲージメント調査

エンゲージメント調査の機能では、各従業員の企業・組織への愛着や貢献意欲を可視化できます。従業員のエンゲージメントが低下すると、指示待ちが増えて意見の発信やチームとの関わりが減るなど、仕事に対して受け身で積極性に乏しくなる傾向にあります。

そして、貢献意欲の減退は離職につながることも多いです。離職防止ツールを使ったエンゲージメント調査では、定量的なデータとして従業員の企業に対する愛着や貢献意欲を把握できるため、早期離職の防止に向けた定期的な調査がおすすめです。

モチベーション向上機能

モチベーション向上機能では、従業員の労働意欲の向上を図れます。例えば、目標設定の機能によって目標に至る過程や最終的な成果まで細かく記録・分析できます。自分の働きぶりを振り返ることは、今後の成長やモチベーションの向上に重要です。

また、細かな働きぶりを管理職がチェックできるため、公平かつ適切な評価・フィードバックが可能になる点もメリットです。「誰かが見てくれる・評価してくれる」という実感は、仕事へのモチベーションアップにつながるでしょう。

分析・データ蓄積

離職防止ツールには、行った調査や離職者のデータを蓄積・分析する機能が搭載されています。データを活用することで、今後離職率を低下させていくためにどのような施策を打ち出せば良いかが見えやすくなります。

例えば、離職者は正確な退職理由を伝えずに離職するケースが多いですが、在職中のストレス要因・不満の傾向を分析可能です。中には、離職者の声を匿名で収集できるツールもあり、より正確な離職原因を把握しながら職場環境や労働条件の改善に役立てられます。

さらに、現従業員と過去の離職者の傾向を比較することで、今後離職する恐れのある従業員の把握・早期フォローがしやすくなるでしょう。

離職防止ツールを導入するメリット

離職防止ツールの導入により、従業員の内面の可視化・人手不足の解消・コストの削減など、さまざまなメリットが期待できます。使い方によっては、企業の収益や成長につながります。

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従業員の見えにくい内面を可視化できる

離職防止ツールは、従業員の隠れた内面を可視化できます。離職はとても繊細な問題で、離職に追い込まれるほど心身の不調を抱えていても、上司や周囲に相談しにくいケースが想定されます。

本人が本音を隠そうとしている以上、周囲の従業員が離職の予兆に気づきにくく、突然の離職が起こりやすい状況です。離職防止ツールを導入すれば、ストレス度や疲労度・モチベーションなど、各従業員の内面の小さな変化も把握しやすくなります。

離職の予兆を素早くキャッチして、早期の離職防止対策につなげられるでしょう。

より精度の高い施策を講じられる

離職防止施策は、従業員のニーズに合っていなければ効果が現れません。その点、ツールを使って従業員の状態やニーズ、過去の離職要因を可視化できれば、データに基づいた精度の高い施策をより早く打ち出せます。

例えば、離職の原因が管理職のマネジメントスキル不足・職場環境・労働条件と判断できれば、配置換え・仕事量の見直し・休職といった対策を考えられます。また、離職者に目立つ性格などを把握しておけば、採用の段階であらかじめミスマッチを低減可能です。

人事担当者や管理者の負担軽減を図れる

離職防止ツールは、人事担当者や管理者の負担を軽減できるのもメリットです。従来のアナログ的なやり方では、従業員それぞれと面談などで向き合い、時間をかけて状況を把握しながら離職の兆候の有無を探らなくてはなりませんでした。

ただし、従業員規模が多い企業では、それぞれと面談する時間が短く、個別での柔軟なフォロー体制を構築できません。細心の注意を払っていても、対応漏れによって離職者を出してしまうこともあるでしょう。

一方、離職防止ツールなら、離職の傾向がある従業員をピックアップし、人事担当者や管理者が注力すべき範囲を絞れるため、時間や手間の削減につながります。業務作業の一部をツールに任せられるため、大きな効率化を図れます。

社内コミュニケーションが活発になる

離職防止ツールでは、従業員同士のコミュニケーションの活発化も期待できます。例えば、エンゲージメントの可視化によって労働意欲の低下を把握できると、ヒアリングなどの個別コミュニケーションの機会が生まれます。

また、離職防止ツールの中には、従業員同士でボーナス（ピアボーナス）・メッセージを贈り合えるものもあります。お互いへの感謝や賞賛といったポジティブな感情から生まれるコミュニケーションが増えることで、従業員同士が話しやすくなるでしょう。

こうしたコミュニケーションの活発化は、職場の風通しの良さにもつながります。

従業員満足度やモチベーションの向上につながる

離職防止ツールの導入には、従業員の満足度・モチベーションの向上効果も見込めます。職場環境が改善されると、単純に働きやすくなるだけでなく、従業員が「この会社は自分を大切にしてくれている」という思いを抱きやすいです。

その結果、離職率の低下・人材の定着と合わせて、個人や組織の生産性アップ、企業全体の収益アップや成長にもつながっていきます。

採用・新人教育コストを削減できる

離職率が低下することで、採用業務や新人教育にかかるコストを削減できます。新入社員の採用には、募集や選考に対するコストが発生し、採用した後も教育コストがかかります。

従業員が安定して定着している職場は、余計な採用活動の必要性が発生せず、コストも安定しやすいです。

企業の社会的イメージアップを目指せる

離職防止ツールによって離職率を改善できると、企業の社会的イメージがアップします。離職者が少ない企業はクリーンなイメージを持たれやすいため、取引先や顧客からの評価も上がります。イメージアップは、ビジネスチャンスを広げるうえでも大きなメリットです。

離職率が下がって優良企業と認知されれば、求職者の増加も見込めるでしょう。求職者が増えるほど優秀な人材も獲得しやすくなるため、企業の成長・安定に期待できます。

離職防止ツールのデメリット

離職防止ツールには、デメリットも存在します。離職防止ツールを使いこなして離職率を下げるには、あらかじめデメリットも把握しておく必要があります。

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効果が出るまでに時間がかかる

離職防止ツールは、離職者のデータ分析・従業員の内面の可視化などによって離職を防止します。いずれも一定量のデータが必要になるため、導入効果を実感できるまで一定程度の時間がかかるのが一般的です。

離職防止ツールで効果を出すには、時間がかかることを念頭に置いたうえで、一定期間続けることが大切です。即効性がないからとすぐに利用を中止すると、正確な効果がわからないまま終わってしまいます。

確かな導入効果を得るためには、少なくとも1年間など利用期間を設定し、結果を焦らずに使い続けましょう。

導入・運用コストが発生する

離職防止ツール導入の際は、初期費用や利用料などの運用コストが発生します。月額利用料の場合、月あたり数百円〜数万円と幅広く、搭載機能や利用人数などによって費用が異なります。

コスト面での失敗を防ぐには、自社の使用ニーズを明確にし、必要とする機能が備わったツールを選ぶことが重要です。また、導入にかかる費用と期待できる効果を比較することもコストを無駄にしないためのポイントです。

十分にメリットを得られそうであれば、費用対効果を高めつつ離職防止ツールの導入に失敗するリスクを防げます。

従業員の本音を把握しにくい場合がある

離職防止ツールでは、アンケートやサーベイを通じて従業員の状態を把握しますが、必ずしも本音が反映されるとは限りません。特に、記名式の回答や結果の扱い方が不透明な場合、評価への影響を気にして本心とは異なる回答をする従業員もいます。

その結果、表面的には問題がないように見えても、実際の不満や不安を把握できず適切な対策につながらない可能性があります。このデメリットを防ぐには、匿名性の確保や回答データの利用目的を明確にし、従業員が安心して意見を出せる環境を整えることが大切です。

離職防止ツールの選び方

離職防止ツールは数多くあるため、自社に合ったツールを選定する必要があります。ここでは、失敗しない離職防止ツールの選び方について解説します。

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自社が重視する施策に向いているか

離職防止ツールは、「コンディションケア重視タイプ」と「モチベーション向上重視タイプ」の2タイプに大別されます。それぞれ得意分野が異なるため、自社の状況に合わせて選択しましょう。

コンディションケアに重点を置いたタイプ

従業員のコンディションケアに重点を置いたタイプは、過剰労働による疲労・体調不良や、人間関係に基づく心理的ストレスの軽減に役立ちます。

離職の原因の多くは不適切な労働条件や人間関係のストレスですが、従業員によっては本音をはっきり伝えられない場合もあります。

コンディションケアに重点を置いたタイプのツールでは、従業員のストレス・心身の健康度合いをチェックして隠された本音を把握できるため、労働意欲の減退・疲労度を迅速に発見しつつ、早期で適切なケアを行いやすくなるでしょう。

モチベーション向上に重点を置いたタイプ

モチベーション向上に重点を置いたタイプは、従業員のモチベーション向上に役立つ機能が充実しているのが特徴です。各従業員のモチベーションを細かく分析することで、個別に適切なフォロー体制を築きやすくなります。

代表的なのは、ピアボーナス・掲示板・チャットといった機能です。これらは従業員同士のコミュニケーションの活発化に役立ちます。従業員同士がお互いに励まし合う環境を作ることで、組織や仕事への愛着心を抱き、誰かに相談しやすい環境を整えられます。

また、目標の設定や進捗状況・成果を測る機能を搭載したツールも有効です。従業員の働きぶりやノルマ達成率を可視化しながら、従業員同士の切磋琢磨にも期待できます。

自社の従業員数に合ったツール・プランか

離職防止ツールは、従業員数によって利用できる機能やサービスが異なり、利用可能な人数に制限が設けられているものも多くあります。企業規模によって向いているツール・プランは変わるため、従業員数を考慮して選ぶのがおすすめです。

効果の最大化を図るには、ツールごとの利用対象者数を把握し、自社の規模に合ったツール・プランを選ぶことが大切です。

例えば、大企業の場合、従業員数が多く一人ひとりのコンディション把握が難しいため、定期的なパルスサーベイの実施が推奨されます。一方、小規模企業は従業員同士の距離感が近いことから、簡易的なコンディションチェックでも十分なケースがあります。

コストを確認

離職防止ツールには、初期費用や月額費用、従業員数に応じた課金などの費用が発生し、ランニングコストがかかるため、ツールごとにトータルコストを見積もって比較しましょう。

コストを抑える方法としては、自社に必要な機能を洗い出し、優先順位を付けるのがおすすめです。絶対に必要な機能、あれば嬉しい機能、無くても十分な機能といったように分類することで、機能過多によってコストが高額になる事態を防げます。

また、導入前に費用対効果を試算しておくのも大切です。費用対効果を考慮することで失敗を回避でき、システムの導入し直しといったリスクも防げます。

使いやすさを確認

管理職・一般社員の双方にとって使いやすいかどうかも、離職防止ツール選定に重要なポイントです。具体的なチェック項目は、次のとおりです。

1. 操作性：誰にでも使いやすいツールや入力方法か
2. デザイン：性別・年代を問わずに受け入れやすいデザインか

実際にツールをテスト運用してみることで、導入後の費用対効果を具体的に想定しやすくなります。離職防止ツールに限らず、システムは実際に利用してみないとわからないことも多いため、無料トライアルがある場合は積極的に活用しましょう。

支援サービスが充実しているか

離職防止ツールは、あくまで離職の予兆がある従業員を発見するためのツールです。その後の具体的な離職防止策は企業に委ねられます。

離職防止の施策立案・実施まで任せたい場合は、フォロー代行制度やコンサルティングなどのサービスを提供するツールがおすすめです。ツールによっては、フォロースキルを磨くための研修を提供している場合もあります。

現在の自社リソースと照らし合わせながら、導入を検討しましょう。

離職防止以外の機能も確認

ツールによっては、タレントマネジメントや人材採用、人材配置の最適化といった幅広い業務に対応した機能も備わっており、人事担当者の負担軽減につながります。

より広範囲の業務をカバーしたい場合や、人事業務全体のシステム化を進めたい企業には、このような離職防止ツールが適しています。一方、カバーできる業務が幅広いツールはコストも高額になりやすいため、事前に必要な機能や自社の課題を精査することが重要です。

他社の導入事例をチェック

離職防止ツール導入における失敗を防ぐには、他社の導入事例をチェックするのも有効な方法です。自社と同じような悩みを抱える企業の事例を確認することで、運用イメージが湧きやすくなります。

また、どの程度の成果を見込めるか、どのようなデメリット回避対策を取るべきかを参考にし、初めて離職防止ツールを導入する企業や、どのように活用すれば良いかわからないといった際にも役立てられます。

セキュリティ対策が万全か

離職防止ツールでは、従業員の個人情報や自社の機密情報を取り扱うことも多いです。そのため、ツール自体のセキュリティ対策が不十分だと、第三者の不正アクセスや情報漏洩が発生する可能性があります。

万が一情報が外部に流出した場合、自社の従業員だけでなく取引先からの信頼性を損なう恐れがあるため、ベンダーのセキュリティ対策もチェックしておきましょう。例えば、データの暗号化や第三者機関からの認証などを確認しておくのがおすすめです。

離職防止ツールを導入する前に

離職防止ツールの導入では、準備の段階で注意しておきたいこともあります。ツールを効果的に活用するためにも、以下の内容を押さえておきましょう。

ツール導入前にできる対策がないか考える

「離職を防止したいからツールを導入しよう」と決定する前に、まずはツールを使わなくてもできる対策がないか考えましょう。ツールの導入にはコストや手間がかかるため、ツールに頼らずにできる部分は実施しておいたほうが良いです。

例えば、コンプライアンス違反にもつながる次のような問題は、離職防止対策以前に企業として早急に対処すべきです。

1. 職場でのパワハラ・いじめ
2. 長時間労働
3. 有給休暇が取得できない
4. 無給の残業
5. 性別・学歴などで待遇や評価を差別されている

ツールの運用体制を整えておく

離職防止ツールは、それ自体を導入することを目的としてはいけません。ツールを活用しながら具体的な施策を実行した際に、初めて効果が現れるものです。

そのため、社内の運用体制をあらかじめ整えておくことも大事です。人事部が担当するのが一般的ですが、定期的なデータの分析やレポート作成などをどのように行うのか、明確に決めておきましょう。

体制が整っていれば、ツールの選定や導入作業、支援サービスを受ける際の対応・協働もスムーズに進みやすいです。協働もスムーズに進むでしょう。

まとめ

離職防止ツールは従業員の内面の可視化・離職者のデータ分析によって、早期離職の防止や離職率の改善に効果を発揮します。早期離職が多い場合は人材の定着が難しく、1年に何度も採用を行ったり、他の従業員のモチベーションにも影響を与えたりします。

離職防止ツールによって担当者の負担を軽減しながら、離職兆候のある従業員を適切にフォローでき、人手不足の解消も図ることが可能です。離職者を減らして職場の定着率を向上させることは、企業の成長や社会的イメージアップにもつながります。

本記事の内容を参考に離職防止ツールを導入して、早期離職者の低減に努めましょう。