インボイス対応には経費精算システムを活用｜機能・メリットを解説

2023年10月のインボイス制度開始により、経費精算の業務にも変更点が生じます。インボイス制度に対応した経費精算業務には、経費精算システムの導入がおすすめです。本記事では、インボイス制度による経費精算業務の変更点や経費精算システム導入のメリットなどを解説しています。

目次

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1. インボイス制度とは
2. インボイス制度により必要となる経費精算業務
3. インボイス制度への対応には経費精算システムがおすすめ
4. まとめ

インボイス制度とは

卸売業者や小売業者など、課税事業者が一般消費者の元へ商品を届けるまでには、生産・流通などの段階を踏み、それぞれの段階に都度消費税がかかります。

これにより、消費税が二重にも三重にも課せられてしまうことを避けるために、売り上げにかかった消費税と仕入れにかかった消費税を差し引くことで、必要な分だけの消費税を納付することができます。これを「仕入税額控除」と言います。

この仕入税額控除を適用させるには、適格請求書（インボイス）を発行して保存しておく必要があり、これを2023年の10月1日より制度として導入されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）です。

また、このインボイス制度が導入される背景には、現在日本では2019年10月から8％・10％など複数の消費税率が混在するため、どういった取引にどちらの税率が適用されているかを明確に分かるようにする必要があります。

買手から適格請求書（インボイス）の希望があった場合は、売手はそれを交付する必要があり、交付したインボイスは保存しておかなければなりません。双方が適格請求書を保存することで、消費税の仕入税額控除が受けられます。

参考：国税庁「インボイス制度の概要」

適格請求書・適格請求書発行事業者とは

前述の通り、インボイスとは「適格請求書」であり、これを発行することで消費税を正しく申請・納付することができます。インボイス制度導入後に仕入税額控除の適用を受けるには、適格請求書の発行・保存をしなければなりません。

適格請求書と題した新たな書類を発行するのではなく、現在の「区分記載請求書」という領収書・納品書・請求書・軽減税率の適用品目などが含まれる請求書に、以下の項目を追加します。

1. 適格請求書発行事業者の氏名及び登録番号
2. 適用税率
3. 消費税額等

この適格請求書を発行するには、「適格請求書発行事業者」として登録する必要があります。登録するためには、税務署に「適格請求書発行事業者の登録申請書」を提出し、審査が通れば、登録番号が付与されます。

取引価格3万円未満の特例はなくなる

2023年9月30日までは「税込み3万円未満」の仕入れについては、領収書がなくても必要事項を帳簿に保存することで、仕入税額控除が認められる特例がありました。

2023年10月以降のインボイス制度導入後は「税込み3万円未満」の特例がなくなるため、仕入れ価格に関係なく帳簿に細かく登記していくことが必要です。今後は従業員に税込み3万円未満であっても、必ず領収書をもらうように徹底しましょう。

ただし、税込み3万円未満の公共交通機関、例えばバスや鉄道などの旅客運送に関しては、インボイス制度導入後も必要事項を記載した「帳簿のみ保存」で控除が認められます。

免税事業者からはインボイスをもらえない

一つ注意しておきたいのが、免税事業者はインボイス（適格請求書）を発行できないため、経費計上できない点を把握しておきましょう。課税売上が1,000万未満の事業者で適格請求発行事業者の登録をしていない事業者は「免税事業者」になります。

免税事業者はインボイス制度導入によって、インボイスの発行ができないため、買い手が消費税相当額の負担をしなければいけません。

例えばインボイスが発行できる課税事業者を利用した場合は、10%が税額控除できるため従来と同じ仕訳で処理ができます。しかし、免税事業者は適格請求書の発行ができないため、買い手側は仕入税額控除が受けられません。

取引相手が「免税事業者」か「適格請求発行事業者」かによって経費計上負担が変わるため、注意が必要です。

免税事業者からの仕入れについての経過措置

令和5年10月1日から令和8年9月30日まで	仕入税額相当額の80％
令和8年10月1日から令和11年9月30日まで	仕入税額相当額の50％

インボイス制度実施後は、適格請求書発行事業者以外から行った仕入れで仕入税額控除は認められません。ですが、激変緩和の観点から6年間の経過措置が設けられています。

参考：５ 経過措置 （免税事業者等からの仕入れに係る経過措置） 【答】 適格請求書等保存方

インボイス制度により必要となる経費精算業務

インボイス制度の導入により、特にインボイスを受け取る側の経費精算業務の負担は大きくなります。

そのため、インボイス制度の導入に備えた社内の体制作りが必要です。今からどの業務で負担が増えるかを知り、制度導入後にスムーズに対応できるようにしましょう。ここでは特にこれから増える業務について解説します。

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取引先が適格請求書発行業者か確認

インボイス（適格請求書）の受け取り手は、取引先企業が本当に適格請求書発行業者として登録されているかを確認しなければなりません。確認する方法は次の2つです。

1つ目は、「適格請求書発行事業者公表サイト」で検索する方法です。売り手となる事業者は適格請求書発行事業者になる際に、登録番号が発行されます。登録番号とは「T」＋法人番号（数字13桁）、個人事業者や人格のない社団等は 「T」＋数字13桁の番号です。

請求書に記載されている登録番号を「適格請求書発行事業者発公表サイト」で検索し、「検索結果一覧」に表示されれば、適格請求書発行事業者であると確認できます。適格請求書発行事業者でない場合は「検索結果一覧」に表示されません。

2つ目は、企業名から検索する方法です。法人番号公表サイトで取引先企業の法人番号を検索します。適格請求書事業者番号は「T＋13桁の法人番号」となるため、法人番号が分かれば、1つ目の方法と同じやり方で、登録番号を「適格請求書発行事業者発公表サイト」で検索できます。

請求書がインボイス制度の要件を満たしているか確認

インボイス制度導入後は請求書を受け取った後、インボイスに対応済みか未対応かで請求書を分けて管理します。

消費税の計算は、取引先がインボイスに対応している場合は今までと変わりません。しかし、インボイスに対応していない免税事業者の場合は請求書の調整が必要です。

インボイスに対応していない免税事業者の場合は、仕入税額控除が受けられないパターンの請求書を作成しましょう。

インボイス制度では、免税事業者との取引は3年間の経過措置があり、80％の控除が認められています。例えば免税事業者から11万円仕入れた場合、今までは仮払消費税は10,000円でしたが、インボイス制度導入後は80％の8,000円となります。

取引先がインボイス制度に対応しているかによって、仕分けや消費税計算が必要な点を理解しておきましょう。

電子帳簿保存法への対応

電子帳簿保存法の施行により、請求書などの電子取引は、紙での保存が認められなくなり、電子化が義務化されました。そのため、適格請求書も電子帳票保存の対応をしなければいけません。

保存方法は、自社の共有フォルダへの保管も可能ですが、すぐにデータを抽出できるようにしておきましょう。例えば「日付・取引先企業名・金額」などで検索が可能な状態に保存しておくのがおすすめです。

また、データは膨大になるため、社内のサーバーに余裕があるかも確認が必要でしょう。

電子帳簿保存法は、2023年12月末までは猶予期間が認められています。

参考：国税庁「電子帳簿保存法の概要」

適格請求書が必要・不要な経費の把握

経費精算に適格請求書が必要となる一方で、なかには特例として適格請求書不要の項目も存在します。金額にかかわらず領収書を保管するというベースは持ちつつ、詳細も確認していきましょう。

適格請求書が必要	適格請求書が不要
航空機、タクシー	バス、鉄道、船舶 （3万円未満の場合）
高速道路、駐車場	出張旅費
接待費、消耗費	自動販売機 （3万円未満の場合）

航空機・タクシーは金額に関わらずインボイスが必要

公共交通機関といえど、航空機やタクシーの場合は、運賃が3万円未満の場合でも適格請求書が必要です。他の交通機関と混同しないよう注意しましょう。

高速道路や駐車場のインボイス対応について

高速道路や駐車場の利用料金に関しては、適格簡易請求書の発行が認められるなどインボイスへの対応がなされています。正しい経費精算手順は以下の記事で解説しています。

バス・鉄道・船舶の運賃についての注意点

バスなどの運賃については、3万円未満であれば「公共交通機関特例」が適用されるため、適格請求書の保存が不要です。ですが、公共交通機関特例は切符1枚ごとの金額ではなく、1回の取引分で判断されます。

例えば上司と部下2人で出張に行った場合、一人分の運賃が2万円だったとしても、2人分をまとめて4万円の運賃が発生したと判断されるため、適格請求書は必要になります。また、荷物の預かり料などは対象外となるため注意しましょう。

出張旅費には「出張旅費特例」が適用される

社員に支給する出張旅費、宿泊費、日当など、出張に通常必要とされる部分については、課税仕入れに該当するとみなされるため、「出張旅費特例」により適格請求書が不要となります。一定の事項を記載した帳簿の保存のみで仕入税額控除が認められますが、企業ごとの出張旅費規定なども併せて確認しましょう。

インボイス制度への対応には経費精算システムがおすすめ

インボイス制度の導入により、経理部門は今までよりも多くの業務が発生します。慣れない制度に対応するため、残業の増加や通常業務に支障が出てしまいやすくなるでしょう。

また、経理部門だけでなく経費精算をする従業員にも影響があるため、事前にルール変更などの説明が必要です。

少しでも従業員の負担を軽減して効率的にインボイス制度を受け入れるには、経費精算システムの導入をおすすめします。経費精算システムの導入は、経理の負担を軽くするだけでなく、正確で効率的な作業を期待できるでしょう。

インボイス制度に対応した経費精算システムの機能

インボイス制度に対応した経費精算システムといっても、実際にどのようなことができるのか、イメージができない方もいるでしょう。

経費精算システムは多くの製品があるため、会社の現状にあったシステムを選択することが重要です。これから、インボイス制度対応の経費精算システムの具体的な機能について解説していきます。

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適格請求書の作成・保存機能

経費精算システムで適格請求書の作成を行うと、適格請求書に必要な項目を自動で作成できます。記入項目の増えた「登録番号」「税抜価格または税込価額を税率ごとに区分した合計額および適用税率」「消費税額等」についても追加可能です。

例えば、時間をかけて仕分けしながら書類を作成する必要がないとともに、的確に追加項目が入力されて自動振り分けもできるため、経費精算システムを使えば人的ミスを抑えられます。

さらに、保存機能が備わっているため、紙に印刷する手間や保管場所も必要ありません。適格請求書の作成・保存機能によって、手書きで作成する手間が省ける他、記入漏れや税率の計算間違い、保管の手間もなくなります。

領収書・請求書読み取り機能

領収書・請求書読み取り機能（OCR機能）が備わっている経費精算システムであれば、スマホで読み取るだけで電子化が可能です。撮影内容をそのままデータ化できるので、経費申請者による入力ミスや、領収書の添付漏れといった人的エラーを低減できます。

また、経理担当の差し戻しや保管管理の工数が低減できるうえ、バックアップを取っておけば紛失や消失のリスクもなくなります。

さらに、手動で領収書や請求書の詳細を入力する代わりに、システムが自動的に必要情報を抽出して入力してくれます。軽減税率が適用された領収書では、軽減税率の対象か否かを自動で判断して「8%」と「10%」の項目を別々に登録できます。

自動チェック・仕訳機能

経費清算システムは、適格請求書発行事業者への登録の有無を確認したり、請求書がインボイスの要件を満たしているかをチェックしたりできます。そのうえで自動仕訳を行ってくれるため、人による作業を省けるだけでなく、人的ミスがなくなります。

人間の目ではどうしても穴が出てしまうチェック作業も、システムに任せれば漏れなく確実に実行可能です。経理担当者の負担を大幅に減らせます。

取引先に応じた消費税計算機能

消費税計算機能は取引先に応じて、自動的に消費税計算を行ってくれる機能です。経理担当者が1つ1つ消費税の計算をする必要がなくなるので、単純なミスが減って作業の効率アップが期待できます。

インボイス制度に対応した経費精算システムを導入するメリット

インボイス制度に対応した経費精算システムの導入にはいくつかのメリットがあります。

メリットを活かせるかどうかは、企業の体制や状況にもよるでしょう。

また、システムの導入は経理部門だけでなく、他の部署にも影響があります。経理部門だけでなく、全社で使いやすいシステムを使うことも大切です。

これからお伝えするシステムの主なメリットを確認し、導入する必要があるかを検討をしましょう。

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経費精算業務の効率化・業務負担軽減

インボイス制度に対応した経費精算システムを導入すれば、適格請求書の作成や領収書の読み取り、自動チェック機能などにより、経費精算業務を大幅に効率化できます。

また、人が作業するよりもシステムに任せた方が、ミスや見落としが少なくなることは間違いありません。

さらに、経理部門以外からの問い合わせ対応など、人でしかできない業務も増える可能性があります。経費精算システム導入により、人がやらなくて済む作業はシステムに任せることができるため、経理の業務負担が軽減され、他の作業に集中できます。

電子帳簿保存法にも対応可能

電子帳簿保存法とは帳簿・領収書・請求書といった書類を保存する際、処理の負担を軽減するため電子データで保存することを認める法律です。

電子データで保存する際は、電子帳簿保存法に定められた形で保存する必要がありますが、インボイスに対応した経費精算システムは、この電子帳簿保存法に対応しています。

そのため、インボイスに対応した経費精算システムを導入すれば、適格請求書を楽に作成できることはもちろん、電子帳簿保存法を遵守して帳簿や領収書などのデータを正しく保管できます。

インボイス制度に対応した経費精算システムのおすすめ

まとめ

インボイス制度の導入により、経費精算担当者の負担はかなり大きくなると予想されます。しかし、インボイス対応の経費精算システムを利用することで、業務負担の軽減や仕事の効率化を実現することができるでしょう。

ただし、インボイス対応の経費精算システムはたくさんあり、これから使用が始まるため、口コミなど実際の評判は不明です。

経費精算システムを導入する際は、インボイス制度について社内でも理解を深めたうえで、自社に合ったシステムを選びましょう。