電子請求書とは？メリットや電子帳簿保存法の法改正についても解説

電子請求書とは紙で作成・郵送する従来の請求書ではなく、インターネットを介して電子データで送る請求書を指します。電子請求書を導入することで業務効率化に繋がります。本記事では電子請求書の概要や、電子帳簿保存法がいつから適用になるのかについて、分かりやすく解説します。

目次

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1. 電子請求書とは
2. e-文書法・電子帳簿保存法とは
3. 電子帳簿保存法の法改正について
4. 電子請求書の導入メリット
5. 電子請求書の導入デメリット
6. 電子請求書導入には請求書発行システムがおすすめ
7. 電子請求書の送付方法
8. 進むデジタルインボイスの普及
9. まとめ

電子請求書とは

電子請求書はデジタル請求書やWeb請求書などとも呼ばれ、紙の請求書をPDFなどの電子データに変換したものを指します。電子請求書の授受は、メールによる送付や、クラウドサービスを用いたWeb上へのアップロードなどの手段によって行われます。

紙ベースで発行する請求書の場合はハンコを押印する慣習がありますが、電子請求書ではハンコが不要となります。そのため、行政改革大臣が推進する「脱ハンコ」の方針にも適合しており、利便性の高さからも注目を集めています。

電子請求書の種類

電子請求書にはメール型・ダウンロード型・システム型の3つの種類があり、それぞれ特徴を持っています。

最も取り入れやすく、紙ベースの請求書からの移行ハードルが低いのがメール型です。エクセルなどで作成した請求書をプリントアウトせずPDFに変換した請求書や、一旦紙で作成した請求書をPDF化し、メールでの送付を行うものがメール型に該当します。

一方で、電子請求書をオンライン上にアップロードして取引先と共有するものはダウンロード型と呼ばれます。ネットワークによる共有のストレージを用いる方法に加え、ファイル転送サービスなどで一時的にアップロードする場合もダウンロード型に含まれます。

また、専用システムを利用して、電子請求書の作成・発行・受け取りまでの作業を一貫で行うシステム型の電子請求書もあります。手作業で行う工程が少なく、やり取りに係る負担が少ないのが特徴です。

e-文書法・電子帳簿保存法とは

e-文書法とは、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」を合わせたものです。

e-文書法では法的な保管義務が発生する書類を電子データで保存する際に必要とされる「見読性・完全性・機密性・検索性」の4つの要件が定められています。その際、対象となるのは、財務関係書類や決算関係書類など複数の省庁が監督する書類です。

電子帳簿保存法は、財務省および国税省が管轄する書類だけを対象とした法律で、国税に関わる帳簿や書類に関連します。電子帳簿保存法によって定められた2つの要件を満たしていれば、電子請求書も法的な有効性を持ちます。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

参考：e-文書法｜e-Gov法令検索

電子帳簿保存法の法改正について

令和4年1月に電子帳簿保存法の改正が行われ、従来必要とされていた手続きが一部緩和されました。承認に係る条件が廃止され、税関係の軽減措置が取られたことで、導入時の事務的な負担が軽減されています。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

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事前承認制度の廃止

改正前は、電子データによる書類の保存を行う際には事前に税務署長の承認を得る必要がありました。しかし、令和4年1月1日以降に開始されるものについては事前承認制度が廃止されました。

電子取引における電子データ保存の義務化

電子取引によってやり取りを行った書類は、一貫して電子データにより記録することが義務付けられています。特に、2024年1月1日以降発生するものについては全て電磁的な方法での記録が義務化されます。

義務化の内容として、必要な要件は「真実性」と「可視性」の2点に分けられます。ここではそれぞれの要件について詳しく解説していきます。

請求書の真実性

電子化された請求書には真実性が求められます。電子データは物理的な紙の請求書に比べて内容を改ざんすることが容易なため、記録内容が真実であることを証明する義務が発生します。

真実性の要件として、記載事項の事実内容や入力履歴を確認できることが必要です。タイムスタンプの付与・改ざんを防止するための事務処理規定の作成・記録事項の訂正や削除についてシステム上で管理を行うことのうち、いずれか1つの要件を求められます。

要件のうち、タイムスタンプの付与に関しては「速やかに」という注釈とともに期日が定められていましたが、後述の要件緩和によって内容の変更が行われています。

可視化の確保

可視性の確保とは、保存された電子請求書データの表示や検索に関わる要件です。可視性に関する条件は3つ定められており、モニターや電子機器の操作マニュアルの備え付け・システム概要書の設置・検索機能に関する内容が設定されています。これらは全てを満たしている必要があります。

罰則規定の強化

電子帳簿保存法に関する違反があった場合は罰則規定が定められています。スキャナ保存や電子取引において、帳簿類の隠匿をはじめとする仮装隠蔽や改ざんがあった場合、申告漏れに係る10%の重加算税が課されます。

ただし、別途定められている「優良な電子帳簿」の要件に適合した上での申告漏れに関しては、事前の届出などの条件を満たす場合に限り5%の軽減を受けられます。

保存要件の緩和

帳簿の電子的な保存について、2022年に要件緩和が行われました。これにより、3つの要件を最低限満たしていれば電子帳簿による書類の保存が認められることになります。ここでは緩和のあったスキャナ保存・電子取引・タイムスタンプについてご説明します。

スキャナ保存

スキャナ保存されたデータの必要項目は、「取引年月日およびその他の日付・取引金額・取引先」の3つに限定されることになりました。

また、以前は税務職員からの要求に応じて特定の範囲や項目を複合的に設定する必要がありましたが、最新の規定ではその機能が不要になりました。

電子取引

電子取引に関連する要件も緩和が行われました。帳簿書類の検索に必要な要件がスキャナ保存と同様のものに設定されたほか、売上高が1,000万円以下の小規模事業者については、全ての検索要件を満たす必要がなくなりました。

さらに、令和5年度の改正では緩和の対象となる売上高の範囲が5,000万円以下にまで引き上げられる可能性があります。

タイムスタンプの要件緩和

タイムスタンプは書類が作成された時間とそれ以降改ざんや変更が行われていないことを示すためのもので、3営業日以内に付与することが定められていました。しかし、要件の緩和によって最長約2ヵ月と概ね7営業日以内にまで延長され、大幅な猶予が生まれました。

電子請求書の導入メリット

電子請求書の導入によってさまざまなメリットを得られます。紙の請求書と比較してどのようなメリットが得られるかを詳しく解説します。

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請求書作成・訂正の手間の削減

紙の請求書を発行する場合、作成・印刷・押印・封入・発送などの作業が発生します。これらはほとんどの工程を人の手によって行う必要があり、担当者の時間を束縛します。請求書を受け取る取引先でも、開封・内容確認・ファイリングなどの作業が必要です。

一方で、電子請求書では請求書の作成以降の作業にかかる業務負荷が大幅に軽減します。印刷から発送までの工程が全てデータの送付または共有によって完了するため、請求書の数が多ければ多いほど効果を享受しやすくなります。

また、内容の変更や訂正があった場合、紙の請求書では印刷以降の全ての作業をやり直すことになりますが、電子請求書では入力を訂正するだけで済みます。誤発送のリスクも軽減し、速く正確な請求業務が実現できます。

スピードの向上

企業によっては押印に係る権限を上長に付与されている場合があり、承認待ちや押印待ちで発行までに時間がかかることも少なくありません。電子請求書を導入すると紙の請求書への物理的な押印が不要になるため、大幅な発行スピードの向上が見込まれます。

また、請求業務において時間と手間を要するものの一つが印刷から郵送までの工程です。印刷した請求書への押印に始まり、書類を三つ折りにして封筒に入れ、宛名を記載し、切手を貼り郵便事業者へ引き渡すなどの作業が発生します。

これらの工程をオンラインで行えれば、作成や押印の担当者がテレワークをしていても請求書の発行が可能になります。また、郵便事故や宛名ミスなどで再発行が必要になった場合でも、電子請求書なら先方を待たせずすぐに対応できます。

コストの削減

電子請求書に切り替えると、今まで発生していた印刷用紙・プリンターインク・宛名ラベル・封筒などの消耗品が不要になります。さらに、郵送にかかっていた切手代なども不要になり、大幅なコスト削減が実現できます。

印刷から郵送までを手作業で行う必要もなくなるため、時間を拘束されていた担当者の負荷が軽減され、時間的なコストや人件費なども同時に削減できます。

請求書を保管しやすくなる

電子請求書は請求書を受け取る側にもメリットをもたらします。紙の請求書を受け取った場合、元本を受け取り記載内容を確認する作業が必要でした。また、請求書の保管期間は7年と定められているため、保管のための物理的なスペースも圧迫されてしまいます。

電子請求書は元本の受け取りやファイリングが必要ないため、リモートワークでも内容確認などの対応が可能になります。また、郵送に係る配達日数が発生しないためリアルタイムでの内容確認や経理処理が可能になり、業務スピードが向上します。

電子請求書の導入デメリット

多くのメリットが得られる電子請求書ですが、デメリットもいくつかあります。ここでは、把握しておくべきデメリットについても触れていきます。

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社内体制の構築が必要

これまで紙の請求書を発行していた企業が電子請求書を取り入れる場合、利用するシステムの使用方法や新たな業務フローなどを実務担当者が把握しておく必要があります。担当者によって認識が異なるとミスや不具合の原因にもなりかねません。

また、発行した電子請求書は電子帳簿保存法に定められた方法に則って保管しなければなりません。違反があった場合には罰則も定められているため、電子帳簿保存法についての研修制度を整えるとともに、必ず全従業員に対して周知しておきましょう。

取引先への対応が必要

社内で電子請求書の導入を決断しても、受け取り側が承認していなければ実現できません。発行側だけでなく受け取り側にも新たな対応が求められるため、事前にしっかりと説明を行い、同意と承認を得た上で導入してください。

電子請求書のやり取りにはオンライン環境が必須となるため、普段からパソコンを使用していない個人経営の企業などでは対応が難しい場合もあります。問い合わせへの対応や導入に関するフォローができるよう社内体制を整えておくのが望ましいです。

電子請求書はフォーマットを統一して作成することで業務効率が上がりますが、先方が指定する形式での請求書発行や紙の請求書の発行を求められる場合もあります。個別対応の必要な取引先が多ければかえって業務が煩雑化してしまうため、イレギュラーな要求にも対応できる心構えが必要です。

システムの導入コストがかかる

電子帳簿保存法や2023年10月より開始するインボイス制度などの新しい法令の内容に則した請求書を発行するには、専用のシステムを使用するのが便利です。しかし、システムを利用すると導入コストやランニングコストが発生してしまいます。

導入の目的や現在の業務の流れを明確にし、紙の請求書にかかるコストとシステム関連のコストを比較してから検討するのがおすすめです。システムの中には限定的な機能なら無料で使えるものもあるので、ダミーの請求書を作成してみて検討するのも一つの手です。

電子請求書導入には請求書発行システムがおすすめ

紙の請求書を電子請求書に置き換えると業務負荷を大幅に削減でき、これからの時代に合った管理方法が可能になります。Excelなどで作成した請求書を電子化するメール型での対応も可能ですが、新しい法制度にも自動で対応したいなら請求書発行システムの導入がおすすめです。

請求書発行システムはコンプライアンス面で十分な配慮がなされており、担当者が手作業で請求書を修正しなくても自動的に様式や項目を整えてくれるものが多くあります。また、作成や送付のミスが軽減されるためセキュリティ面での安全性も高まります。

システムの導入には相応のコストが発生するため、費用対効果を十分に検討してから導入する必要があります。また、導入後のシステムを十分に活用するために、担当者が操作しやすくサポートが充実したシステムを選ぶのが重要です。

電子請求書の送付方法

電子請求書を送付するには、メールに添付する方法と、上述した請求書発行システムを利用する方法があります。それぞれのメリットデメリットを挙げつつ、具体的な方法について解説します。

メールに添付する方法

通常のメールを送るのと同じように、電子請求書をファイルで添付して送信します。新たにシステムを導入する手間がなく、簡単に送れるのがメリットです。

しかし、メールで添付する際はいくつかの注意点があります。まず、数字を改ざんできないよう、PDFなどのファイル形式で送らなければなりません。また、セキュリティ対策のため、ファイルにパスワードを設定すると安全です。

そのほか、電子帳簿保存法の保存要件である「検索性の確保」を満たしやすいように、ファイル名に「金額」「日付」「自社名」を記載するといいでしょう。

請求書発行システムを利用する方法

請求書発行システムや電子請求書システムを使用すれば、電子帳簿保存法の要件を満たした請求書を自動発行して、指定した日時に自動送信できます。

導入する手間やコストはかかるものの、システムに全て任せられるため、ファイル形式やセキュリティ対策に気を遣う必要はありません。送付する請求書の数が多い場合は、手間もかからず安全な、請求書発行システムを利用した方法がおすすめです。

進むデジタルインボイスの普及

2023年10月よりインボイス制度が発足し、仕入れ税額控除に係る新しい請求書の様式が求められるようになります。このインボイスによる適格請求書を電子データに変換したものがデジタルインボイスです。

令和4年10月にはデジタル庁によってデジタルインボイスの標準仕様が定められました。インボイスを含めた書類のデジタル化によって業務の効率化が期待され、今後はデジタルインボイスへの対応が必須となることが予想されます。

参考：JP PINT（デジタルインボイスの標準仕様）｜デジタル庁

まとめ

電子帳簿保存法の法改正やインボイス制度の開始により、今後はますます請求書の電子化が加速していくと思われます。電子的な保存に関してはすでに義務化されており、罰則規定の強化などにより一層注目が高まっています。

一般的に、取引先の数が多い企業ほど請求書の電子化による恩恵を感じやすく、コストを上回るメリットを期待できます。書類の作成や発行だけでなく、データの管理なども一括して行うことで、社内業務の透明化にも繋がります。

電子請求書の導入は請求業務の負担を軽減し、人的コストの削減に大きな力を発揮するほか、法制度の変化に柔軟に対応できる体制づくりにも繋がります。経理業務を効率化し時代に則した体制を構築するためにも、ぜひ電子請求書の導入を検討してみてください。