POSシステムとは？機能や導入のメリット・デメリットを解説

POSシステムとは、小売業の日々の売上や販売した商品をデータ化して管理するシステムを指します。POSシステムを活用することで、売上管理の効率化や商品在庫の最適化を実現可能です。この記事では、POSシステムの機能やメリット・デメリット、選ぶ際のポイントを解説します。

目次

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1. スムーズな会計処理を行うならPOSシステムがおすすめ
2. POSシステムとは
3. POS端末の種類
4. POSシステムの基本機能
5. POSシステムの便利なサブ機能
6. POSシステムの導入メリット
7. POSシステムの導入デメリット
8. POSシステムを選ぶ際のポイント
9. オフラインでも決済可能なおすすめのPOSシステム
10. まとめ

スムーズな会計処理を行うならPOSシステムがおすすめ

Squareは、無料のPOSレジアプリを提供しており、POSレジ利用における固定費を0円に抑えられます。発生する費用はキャッシュレス決済の決済手数料のみであり、経営の効率化に大きく貢献するのが特徴です。

売上管理・顧客管理・勤怠管理・複数店舗の管理など、POSシステムとしての機能を標準搭載しており、複雑な手続きを必要とせず最短で申し込み当日から使用可能です。また、ネットショップの解説やギフトカードといった機能も、POSレジと合わせて使えます。

Squareは簡単なレジ操作で利用できるため、トレーニングにかける手間と時間が必要がありません。待ち時間とレジ締め作業におけるミスを削減し、オフラインでもスムーズな会計処理を行うなら、Squareの導入がおすすめです。

POSシステムとは

POSシステムは、販売情報の管理システムのことです。POSとは、「Point of Sale」の頭文字をとったもので「販売時点情報管理」と訳されます。

つまり、商品の販売によって得られた情報を即座にデータ化し、事業のデータベースや管理情報と連携させるシステムです。POSシステムを利用することで、あらゆるマーケティング事業において最先端の戦略を練ることができます。

昨今では小売業だけではなく、飲食店・美容院・病院・介護施設など幅広い分野で利用されており、売上データの蓄積だけではなく、個人情報の管理や幅広いサービスに利用できるシステムとして注目されています。

POSシステムの仕組み

POSシステムを利用すると、商品の販売における売上利益はもちろん、その他の詳細な情報をデータとして蓄積できます。あらかじめデータベースに商品を登録しておけば、バーコードを読み込むだけで販売日時や店舗、個数などの情報の蓄積が可能です。

また、インターネットを介してデータを利用できるため、複数店舗の情報をリアルタイムで把握できます。本部にいながら複数店舗の売上状況を把握でき、一斉管理が可能です。

売れ筋の商品の把握や、在庫商品の管理もスムーズに行えるため、情報を基にマーケティング戦略を立てられます。さらに、スタッフの出退勤を把握できるため、シフト管理や人材管理も行えます。

POSレジとの違い

POSシステムと似た意味で使われる用語に「POSレジ」がありますが、2つの意味は全く異なります。POSレジはPOSシステムを搭載できる端末のひとつです。POSシステムはシステムを示す総称であり、POSレジはPOSシステムの一端を担うハードウェアを指します。

POSレジは商品の会計を行うレジスターと同様の役割を持ちますが、収集・蓄積したデータを自動分析できる機能を持っており、マーケティングの戦略を考える上でレジスターとは大きく異なる存在です。

POS端末の種類

ここではPOS端末の種類について紹介します。主なものは、「レジスター型」「パソコン型POSレジ」「スマホ・タブレット型POSシステム」の3つです。それぞれ特徴が異なりますので、導入前にチェックしておきましょう。

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種類	特徴
レジスター型	・一体型とも呼ばれる大型なので設置場所の確保が必要 ・初期費用が高い
パソコン型POSレジ	・WindowsソフトがインストールされているPCにPOSアプリをインストールしたもの ・必要な情報・システムを随時アップデートできる ・設置場所を確保する必要あり
スマホ・タブレット型POSシステム	・持ち運びがしやすい設置スペースが不要 ・クラウド型POSシステムとも呼ばれる
ハンディ型	・小型 ・持ち運びがしやすい ・比較的低コストで導入できる
フリーレイアウト型	・レイアウトの自由度が高い ・さまざまな運用方法に対応

レジスター型

レジスター型のPOSレジは一体型とも呼ばれ、キャッシュレジスターやガチャレジなどのレジスターの基本的な機能はそのままに、POSシステムが内蔵されています。商品の管理や自動釣り銭機能・金額表示・決済機能などが、ひとつの端末で利用可能です。

しかし、大型のものが多いため設置場所の確保が必要なほか、初期費用がかかる点がデメリットと言えます。スーパーやデパート、コンビニなどでよく見かけるおなじみの端末です。

パソコン型POSレジ

パソコン型のPOSレジは、WindowsやMac、LinuxなどのOSがインストールされたパソコンを使用し、必要なPOSシステムをインストールして使います。手元にパソコンがある方なら、POSシステム専用のソフトやアプリをインストールして使用できるため、導入コストを抑えられる点がメリットです。

また、必要な情報やシステムを随時アップデートでき、本来のパソコンの用途にも使える手軽さも人気があります。さらに、レジ機能もアプリケーションの導入で使用可能です。必要なソフトをインストールして、レシートプリンター・キャッシュドロア・リーダー機器などの必要な周辺機器とつなげて使います。

日々のメンテナンスやアップデートが必要なため、パソコンの知識があまりなく、運営上不安を感じるようなら、POSシステム専用のPC端末を購入しましょう。パソコン型のPOSレジは病院や福祉施設などでよく使われているタイプです。

スマホ・タブレット型POSシステム

スマホ・タブレット型POSシステムは、スマホやタブレット端末にアプリをインストール、またはWebサービスを利用して、POSレジ機能を搭載したものを差し、クラウド型POSシステムとも呼ばれます。持ち運び可能で設置場所に困らないため、近年人気のあるタイプです。

必要なアプリをインストールすることで、機能を拡張できるメリットがあります。しかし、プリンターやドロワーといった周辺機器をそろえたり、アプリ利用料などのランニングコストがかかる点がデメリットです。主に飲食店や美容室、小売店などで利用されています。

ハンディ型

ハンディ型は、小型で手軽に持ち運べることが特徴のPOS端末です。メリットとしては、バッテリーが長時間持つタイプも多いことや、比較的低コストで導入できることなどが挙げられます。

そのため、飲食店の店内や宅配サービスなどでよく使用されているタイプです。

フリーレイアウト型

フリーレイアウト型は、POSレジ機能が搭載された端末に、必要な周辺機器を自由に組み合わせて設置できるPOS端末です。レイアウトの自由度が高く柔軟に構成できるため、さまざまな運用方法に対応できます。

また、店舗のレイアウトや環境に合わせて設置できるため、小スペースでの設置や店舗の雰囲気に合わせた設置も可能です。

POSシステムの基本機能

ここではPOSシステムの基本機能について紹介します。POSシステムには、会計機能・決済機能・売上管理機能・在庫管理機能・顧客管理機能の大きく5つの機能があります。それぞれの機能を解説します。

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機能	詳細
会計機能	基本的な会計の他さまざまな機能を持つ個別会計割引レシート・領収書・割引券等の発行複数商品の登録など
決済機能	さまざまなキャッシュレス決済方法に対応クレカ電子マネーコード決済など
売上管理機能	日・月・曜日・時間別の売上情報を管理・分析する複数店舗や各スタッフの売上分析
在庫管理機能	商品の在庫数の把握複数店舗の在庫をリアルタイムで確認できる
顧客管理機能	ポイントカードの利用による詳細な顧客データを管理利用客データの管理（美容院など

会計機能

POSシステムの会計機能は、従来のレジスターの機能はそのまま搭載した上で、多くの顧客や業者のニーズに対応できる機能性を備えています。機能によってはサービス券やクーポン券などの発行や、商品の値引きなどの個別サービスもボタンひとつで行えます。

飲食店では、事前にオーダーを受付したり、支払い時の個別会計も可能です。軽減税率などの細かな設定も事前に登録しておけば、会計時にスムーズな対応が可能なため、対応時に手間を取りません。

決済機能

POSシステムの決済機能は、従来のレジスター機能が現金のみ対応であることに対して、クレジットカード・電子マネー・コード決済・ポイント払いなどさまざまな決済方法に対応しています。

現金受け渡しの際は過不足計算を行い、クレジットカードの有効性を確認するなど、正誤性の確認を怠りません。キャッシュレス決済やセルフ会計による、レジ会計の効率化や人件費の削減といったメリットから、利用する店舗も増えています。

売上管理機能

売上管理機能では、いつ・どこで・だれが・どのように・どのような商品を購入したのかを即座にデータ化し、リアルタイムで売上を管理できます。データは日・月・時間・個別の商品ごとやカテゴリー別などさまざまな分野で集計が可能です。

また、データをグラフなどに変換して視覚的に閲覧できるため、一目で売上情報の管理ができます。売れ筋商品のランキング化などを通して、客単価・セット購買率の向上など、マーケティング戦略にも活用可能です。

在庫管理機能

商品の購入データが漏れなく蓄積されることで、在庫の管理がしやすくなります。「A店では品切れ」「B店には商品がある」などの情報がすぐに分かるため、リアルタイムで商品の在庫数を確認でき、顧客のニーズに沿った対応が可能です。

また、在庫数や売れ筋商品を常に把握できるため、入荷処理の対応をスムーズに行えたり、トレンドにのって商品の売り上げを伸ばしたり、在庫数が多い商品を売るための対策を講じたりすることもできます。先を見据えたマーケティング戦略の立案に効果的です。

顧客管理機能

顧客管理機能とは、会員カード内に登録されている個人情報をPOSシステムによってデータ化して管理する機能です。小売店なら「どんな年代の人がどの商品をどれくらい購入したか」というデータを蓄積することで、販売戦略に重要な情報を得られます。

また、美容院などのリピート客を得られる業種の場合は、顧客のニーズに見合ったサービスの提供が必要です。顧客のニーズに注目することでより質の高いサービスが生まれ、売上に繋がるため、顧客管理機能を使ったサービス展開が重要視されています。

POSシステムの便利なサブ機能

POSシステムには基本機能の他にも、マーケティングにおいて便利なサブ的機能が多くあります。業種によってサブ機能が必要かそうでないかは異なるため、機能の内容を理解して検討しましょう。ここではPOSシステムに追加できる便利なサブ機能4つを紹介します。

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機能	詳細
勤怠管理	スタッフの出退勤管理個々のスタッフの売上管理
キャッシュレス決済機能	現金以外の決済方法を行う
売上分析	売上の集計発注管理
クラウド連動（ECサイトなど）	実店舗とオンラインショップを運営する際に便利

勤怠管理

勤怠管理機能は、スタッフ個々の出退勤の状況のチェックや、シフトの作成・管理を行える機能です。複数店舗のスタッフの出退勤も一目でチェックできるため、本部での一括管理も可能になります。また、1日ごとの各スタッフの売上収益をデータ化し、集計できます。

そのため、スタッフの働き方の改善やモチベーションアップにつなげることも可能です。数カ国語の言語に対応しているサービスもあり、海外店舗の経営や進出への実現もスムーズに行えます。

キャッシュレス決済機能

キャッシュレス決済機能は、時短や衛生面からも推進されてきた機能のひとつです。POSシステムと連動することによって、数十種類の決済方法に対応できるものもあります。

特に近年では、ポイントサービスのアプリ化によってスマホ決済の多様化が進みました。店舗の運営を効率化させるためにも、キャッシュレス決済は効果的な機能と言えます。

どのキャッシュレス決済サービスに対応するかは、顧客の利便性と店舗運営の効率化の2つの観点から、利用用途や目的に沿ったサービスを想定して選ぶ必要があります。

売上分析

売上分析機能は、店舗ごとあるいは企業全体において、商品・顧客データに基づいた売り上げ情報をもとに売上の分析を行う機能です。何が売れているのか、どの年代に人気なのかなどの情報を可視化できます。

店舗ごとの売上分析をリアルタイムでチェックでき、企業本部での確認・管理が容易にできる点も魅力です。また、過去の記録を参照できるため、今後の店舗経営を導く手段にもなり得ます。発注管理にも役立つため、特にコンビニなどで利用されています。

クラウド連動（ECサイトなど）

POSシステムで集めたデータをクラウドで連動させて利用する機能です。主に実店舗の経営だけでなく、オンラインショップを運営している場合や飲食店のデリバリーサービスやモバイルオーダーに便利な機能と言えます。

他にもデータの共有に便利なクラウドサービスを連動させることで、複数店舗のさまざまな詳細なデータを本部で一括共有が可能です。結果を各本部に連絡したり、適切な人員配置などができるようになります。

スマホやタブレット型のPOSシステムに多く導入されている機能です。

POSシステムの導入メリット

ここではPOSシステムを導入することによって得られるメリットについて機能別に紹介します。POSシステムにはさまざまな機能がありますが、どの機能がどのようなメリットにつながるのか、自身の店舗経営のサポートとなる機能はどれか見ていきましょう。

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会計の効率化

POSシステムの会計機能によって、会計の効率化が期待できます。現金会計の際の自動釣銭出金機能は、釣り銭ミスなどの人為的なミスを減らすことができ、結果としてクレームを防げるため、顧客の満足度向上につながります。

また、操作性の良いPOSシステムの推進は、オペレーションの簡素化に効果的です。難しい操作が不要なので、使える人材の幅も広がり担当者の負担を減らせます。

在庫の最適化

POSシステムの推進は、在庫の最適化にも役立ちます。売上情報のデータ化により、売れ筋商品がひと目でわかるため、商品のラインナップを適切に改善可能です。

商品が売れ筋かそうでないかもすぐに判別できるため、店舗の売れ筋状況を見て商品の確保を行い、利益に繋げることもできます。どの商品が必要かなどの管理状況が明確化されるので、発注作業がスムーズに行えて、適切な在庫確保に便利です。

顧客の購買行動の利便性向上

POSシステムの導入によって、顧客の購買行動の利便性を向上させることができます。POSシステムでは決済方法が多種多様で、それぞれのサービスを使いたいという顧客ニーズに対応が可能です。

お客様のニーズや購買意欲を満たすことができれば、おのずと足を運んでくれる回数も増えるでしょう。商品やサービスの登録を事前に行っておけば些細なミスも防げます。

売上管理・分析

毎日の売上の管理や分析する機能が付いていれば、スタッフによる締め作業や報告作業が不要となります。POSシステムが売上データに基づいてまとめた情報を、必要な時に利用することができるため、マーケティング戦略に滞りがありません。

また、どんな商品がどのくらい売れているかなどの売れ筋商品の販売実績を可視化できます。そのため、おおよその売上額を算出したり、それに伴うコストや人件費などのさまざまな分析を行えるようになるでしょう。

人件費などのコスト削減

オペレーションの簡素化により、会計時の対応時間を短縮化できます。また、セルフ会計が行えるレジならお客様に会計作業を行ってもらえるため、混雑時も少ないスタッフでの対応が可能です。

さらに、自動釣銭機能を活用すれば、レジ締め作業も短縮されます。このように、レジ操作が簡単になれば、アルバイトや準社員の登用で人件費のコストを削減したり、スタッフ研修の時間を必要最低限にしたりすることも可能です。

複数店舗のデータを一元管理

ネットワーク回線やクラウドを使って、各店舗のデータを本部のパソコンに集約できます。一元化されたデータによって、売上の低い店舗がすぐに分かるのでテコ入れや改善策を早期に打ち出すことが可能です。

また、複数店舗の商品の在庫状況が分かるので、A店に在庫がない場合でもB店に商品がある、といった情報の共有が可能です。そのため在庫の移動ができ、商品の消化率をアップさせられます。

POSシステムの導入デメリット

ここでは、POSシステムの導入によって生じる可能性のあるデメリットを2点解説します。導入を検討する際は、メリットだけでなくデメリットも理解した上で、必要な対策を立てておきましょう。

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初期費用や運用コストがかかる

POSシステムを導入する際には、まずPOSシステムを使うネットワーク環境を整備するための初期費用がかかります。レジでの決済機能の使用はオフライン利用が可能ですが、その場合データの送受信ができません。

POSシステムの機能性を最大限発揮させたい場合は、安定した通信回線が確保できる環境を整えましょう。また、機器やシステムの購入には、まとまった金額が必要です。機器を設置する場所の確保も必要となりますので、導入は計画的に行いましょう。

他にも運用コストとしてシステムの運営に伴うアップデートやメンテナンス費用などがかかります。高機能なシステムの場合、コストが上がっていくこともあるため、できるだけコストを抑えたい方はシンプルな機能のものを選びましょう。

停電や故障時に混乱する可能性がある

停電や故障、インターネット障害などが発生した際、レジの決済機能は使用できますが、インターネットを通じて行うデータの送受信において不具合が生じます。また、一部の電子マネーなどの支払いにおいても、使用できない場合があります。

顧客への対応はもちろんですが、データを紛失する恐れもあるので、早急な対応が必要です。そのため、万が一の緊急時に備えたマニュアルを用意する必要があります。加えて、インターネットの普及に関わるサポート体制も強化しておきましょう。

現場で混乱が起きないよう、適切な対応が求められるため、スタッフに事前に対応策等を周知しておくことも必要です。

POSシステムを選ぶ際のポイント

POSシステムを選ぶ際のポイントを紹介します。POSシステムのメリット・デメリットなども踏まえて、導入前に確認しておきましょう。

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POSシステムに求める機能を決めておく

POSシステムは、システムによって搭載している機能が異なります。そのため、自社にとって必要な機能はどのようなものか、をしっかりと見極めておかなくてはいけません。

また、POSシステムの種類によって特徴や強み、適している業態は異なります。それぞれの分野に見合った機能が搭載されているため、POSシステム選びに迷ったら特定の業種に強いサービスを選ぶのも良いでしょう。

初期費用や運営費用は予算内か

POSシステムは、それぞれ料金体系もさまざまあり、初期費用や維持費を考えて選ぶ必要があります。まずは初期費用や運営費用の見積もりを計算し、おおよその予算を組んでみましょう。

無理なく運営を行うためには、システムの使用料を運営費内に留めなくてはいけません。またサポート体制の充実性も考慮しましょう。何かトラブルがあったときにサポート対応が無償なのか有償なのかでは運営費がまったく変わってきます。

機能がたくさんあるのは便利ですが、高機能なPOSシステムは初期設備費も運営費も高額である場合が多いため、さほど必要ないものは不要と判断して付けない方がいいでしょう。自社の導入の目的から必要な機能を明確にしておく必要があります。

従業員が使いやすいか

POSシステムを扱うのは主に従業員です。そのため、扱いやすく操作性が簡単なサービスをおすすめします。いくら性能が高くても、使える人材が限られると店舗運営が上手くいきません。

使い勝手を測るために、可能であれば事前に操作性を確認出来ると安心です。スマホやタブレット版のPOSシステムでは、試用期間が設定されているものも多くあります。ぜひ導入前に試してみましょう。

拡張性・カスタマイズ性はどうか

検討しているPOSシステムが用途や目的に合わせてカスタマイズが行えるか、事業拡大などの急な変化にも対応できるかどうか、事前に確認しておきましょう。システムによっては、拡張性や機能を後付けする際に高額な費用が発生する場合があります。

一度使い始めたPOSシステムを途中で変更するのは、時間もコストもかかるためおすすめできません。もしPOSシステムを変更した際に費用はどの程度かかるのか、他に代用できるシステムはないかなども調べておくと安心です。

サポート体制が充実しているか

トラブルなどの緊急時にどのようなサポートが受けられるか確認しておきましょう。もしサポートがないのなら、補償はあるのか、期間はどのくらいかなど、運営に支障がないかどうか確認することが必要です。

また必要なサポートが受けられない場合、それに見合う対応を準備できるかどうかも考える必要があります。インターネットに詳しくなく、不安がある場合はサポート体制の整っているメーカーやプランを選ぶようにしましょう。

オフラインでも決済可能なおすすめのPOSシステム

まとめ

POSシステムに搭載されている機能は、これからの消費者サービスの満足度を高めるために必要なものばかりです。本来のレジスター機能のみでは担えない、幅広い決済機能や質の高いサービスの提供という側面からも伺えます。

しかし、選び方を間違えてしまうとせっかく金額を掛けて初期設備を行っても運営がうまくいかず、失敗してしまう恐れもあります。そのため、POSシステムを導入する際は、運営計画に基づいた予算立てやプランが必要です。

自社に合った機能を搭載したPOSシステムを使って、スムーズな店舗運営を目指しましょう。