英語対応のワークフローシステムが必要な企業｜選び方も解説

ワークフローシステムとは、稟議や決裁に必要な情報・業務を電子化し、申請から承認までの一連業務を効率化するシステムを指します。本記事では、英語に対応したワークフローシステムが必要な企業や、英語対応のワークフローシステムの選び方を解説します。

目次

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1. ワークフローシステムとは
2. ワークフローシステムの英語対応が重要視される理由
3. 英語対応のワークフローシステムが必要な企業
4. 英語対応のワークフローシステムを導入するメリット
5. 英語対応のワークフローシステムを導入する際の注意点
6. 英語対応しているワークフローシステムの選び方
7. まとめ

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムは、組織内の申請・承認プロセスを電子化し効率化するシステムです。申請者が必要な情報を入力し、上位者や関係者に申請を行います。承認者は電子的な手続きを通じて申請を受け取り、承認または却下の判断を行います。

またワークフローシステムによって承認プロセスが自動化されれば、業務が効率化するだけでなく、組織の意思決定もスピーディーになります。

ワークフローシステム導入の効果

ワークフローシステムの導入により、組織は効果的な業務の効率化とプロセスの改善が可能です。ワークフローシステムを活用することで、申請・承認作業を自動化でき、作業の追跡やタスクの割り当て、通知やリマインダーの送信が簡単に行えます。

また、ワークフローシステムを導入することで、組織の効率性と競争力が向上します。以下では、システムの導入によって得られる具体的な効果について解説します。

時間の有効活用

従来の手動プロセスでは、承認者や関係者がオフィスにいなければ申請や承認が滞りがちでした。しかし、クラウド型のワークフローシステムであれば、スマートフォンやタブレットからも承認作業が可能なため、外出先や移動中でも対応できます。

これにより、待ち時間や移動時間を有効活用できます。また、リアルタイムな通知やリマインダー機能により、重要な申請を見逃しにくくなります。結果、必要な工程の抜け漏れや無駄な時間の発生を防ぎ、業務の効率化と生産性の向上に繋がるでしょう。

さらに、申請書類や関連情報のデジタル化により、書類の検索や整理にかかる時間も大幅に削減できます。

コスト削減

ワークフローシステムを導入すれば、ペーパーレス化によって費用を削減することができます。具体的には、紙の印刷、文書の保管や配布にかかる費用が削減可能です。また、送付や手作業に要するコストも軽減されます。

同時に、ペーパーレス化によって環境にもプラスの影響があります。紙の使用量や廃棄物が減少し、環境負荷を軽減することができます。ワークフローシステムを導入することで、コスト削減と環境負荷の低減を実現可能です。

内部統制の強化

ワークフローシステム導入によって、内部統制を強化できます。あらかじめ決められたワークフローに沿って申請・承認を進めるため、必要な工程を省くことはできません。そのため、承認漏れや代理者による不正な承認が起こるのを防ぎます。

また、いつ誰がどの書類を申請・承認したかの記録が残るため改ざんも防止でき、紛失や破損も起こりにくいため、監査にも対応しやすくなります。

ワークフローシステムの英語対応が重要視される理由

グローバル化により、多国籍企業や異なる地域間での業務連携が増えています。英語は国際的なビジネスコミュニケーションの共通言語であるため、英語対応のワークフローシステムならより円滑なコミュニケーションが行えます。

また、近年は働き方改革によってリモートワークやフレキシブルな労働スタイルが普及しています。グローバルなチームとのやり取りや、リモートワーカーとスムーズに連携して効率的に業務を行うためにも、英語対応のワークフローシステムが求められています。

外国人労働者が増えている背景

いくつかある外国人労働者の増加理由の1つに、一部の産業や地域では、現地の労働者だけでは需要を満たせず、外国人労働者の存在が必要になっていることが挙げられます。

また、労働力不足や高齢化により、外国人労働者が穴を埋めることで労働市場が安定する場合もあります。さらに、グローバル化により国境を越えた労働者の移動が容易になり、国際的な労働力の流れが活発化していることも理由の1つです。

その他、技術や専門知識を持つ外国人労働者を積極的に受け入れることで、経済や技術革新に貢献させる流れがあることも要因です。このような背景の中で、今後、英語対応のワークフローシステムの需要はますます高まるでしょう。

英語対応のワークフローシステムが必要な企業

英語対応のワークフローシステムは、グローバル展開や国際的なビジネスに従事する企業にとって重要なツールです。

異なる国や地域とのコミュニケーションや業務プロセスをスムーズに行うためには、英語を共通の言語として使用することが求められます。以下に、英語対応のワークフローシステムが必要な企業を挙げ、解説します。

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外国人の従業員が多い企業

外国人従業員は母国語が異なるため、英語が共通のコミュニケーション手段となります。英語対応のワークフローシステムがあれば、外国人従業員も申請や承認プロセスを円滑に行えて、他のチームメンバーとのコミュニケーションがスムーズになるでしょう。

英語でのフォームやドキュメント作成、通知やアラートの英語設定、英語でのプロセスの可視化など、円滑な業務遂行をサポートします。これにより、社内の外国人従業員のパフォーマンス向上と生産性の向上も期待できます。

海外に拠点がある企業

異なる国や地域に拠点を持つ企業にも、英語対応のワークフローシステムがおすすめです。

日本と海外拠点の間で、申請・承認業務をスムーズに進めることができます。また、言語の壁がなくなるため、誤解や手続きの遅延を防ぎます。

海外拠点に日本語がわからない従業員がいる場合も、英語対応のシステムならストレスなく操作でき、ミスも防げるため安心です。特に、外国人の従業員を多く雇っている企業では重宝するでしょう。

今後グローバル化を目指す企業

国際ビジネスでは、異なる国や地域の法的規制に対応し、それに適合する業務プロセスを確立する必要があります。英語対応のワークフローシステムを導入することで、異なる地域の法的要件に対応しやすくなります。

また、システムのセキュリティ機能により、国際的なデータ管理規制に準拠し、機密性の確保もできます。さらに、グローバル展開を促進するためには、効率的なリソース管理も不可欠です。

英語対応のワークフローシステムを活用することで、異なる地域でのリソース配分やタスクの調整をスムーズに行い、効率的な運営ができるため、グローバル化を目指す企業にとってメリットが大きいです。

英語対応のワークフローシステムを導入するメリット

英語対応のワークフローシステムは、グローバル展開の推進や国際ビジネスにおける競争力を向上させるために必要なツールです。ここでは、英語対応のワークフローシステムを導入するメリットについて解説します。

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海外とのやり取りがスムーズになる

英語対応のワークフローシステムには、自動翻訳機能や多言語サポートがあります。メッセージやドキュメントの翻訳がリアルタイムで行われるため、海外とのコミュニケーションがスムーズです。

さらに、ワークフローシステムはタスクの進捗状況が透明化されるため、海外のチームとの調整を円滑に行えます。タスクの割り当てや優先順位の確認、リマインダー機能などを活用すれば、効率的な作業プロセスを構築できます。

働きやすい環境を整えられる

英語対応のワークフローシステムを導入することで、タスクの効率的な割り当てや進捗管理が行えるため、従業員の負担が軽減されます。また、各人の役割や責任が明確になるため、ストレスや混乱が避けられるのもメリットです。

さらに、ワークフローシステムにはタスクの自動化や通知機能が備わっているため、従業員は重要な締め切りやスケジュールを見逃す心配が減ります。リモートワークや異なるタイムゾーンでも効果的に協業しやすく、従業員は自分のペースで作業を進めることが可能です。

一元管理による業務の効率化ができる

国内外の業務を一元管理できることで、異なる拠点やチーム間の業務プロセスを統合し、シームレスな情報共有ができます。また、タスクの進捗状況や承認フローをリアルタイムに把握できるため、迅速な意思決定にも役立ちます。

さらに、一元管理により業務プロセスの標準化や最適化が可能となり、業務の品質向上と効率化も期待できます。レポート機能を使えば、経営層は国内外の業績やトレンドを総合的に把握できるため、戦略的な意思決定が可能です。

グローバル市場での競争力が向上する

企業が新たな市場に参入したり、海外顧客との関係を築いたりする際には、円滑なコミュニケーションが重要になります。英語対応のワークフローシステムの導入は、言語の障壁を取り除いてくれるため、グローバル市場での競争力の強化に繋がります。

多言語対応であれば、企業は地域固有のニーズに合わせて製品やサービスをカスタマイズも可能です。これにより、顧客満足度が向上し、企業の信頼性と市場での存在感が高まります。

英語対応のワークフローシステムを導入する際の注意点

ワークフローシステムを導入することで、業務効率化や生産性向上などの様々なメリットが得られますが、社内に浸透するまでには一定の時間がかかる点には注意が必要です。

特に、海外拠点を持つ企業の場合、海外にいる従業員にもその使い方を覚えてもらう必要があります。日本の社内でトレーニングを行う場合と比べて、意思疎通が図りにくく、手間がかかるかもしれません。

また、操作が複雑なシステムを選んでしまうと、使い方を教えても使われなくなってしまうおそれがあります。誰でも使いやすく、簡単に操作が覚えられるシステムを選ぶことが重要です。

英語対応しているワークフローシステムの選び方

ここでは、英語対応しているワークフローシステムの選び方について解説します。これらのポイントを考慮して、自社のニーズと予算に合致する英語対応のワークフローシステムを選びましょう。

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グローバル企業への導入実績があるか

英語対応のワークフローシステムを選ぶ際は、グローバル企業への導入実績があるかを確認しましょう。実際に導入実績があると、そのワークフローシステムがグローバルな環境で機能し、実際の業務に適用可能であると判断できます。

グローバル企業への導入実績があるワークフローシステムは、異なる国や地域でのビジネスプロセスに対応できる設計や機能を持っています。これにより、国際的なニーズや規模に合わせて、柔軟な運用が可能です。

また、実績があることは信頼感にも繋がり、導入後のトラブルや問題解決へのサポートも期待できます。

英語以外の言語にも対応しているか

自社のニーズに合わせて、英語以外の言語でもワークフローシステムを利用できるかを確認しましょう。多言語対応のワークフローシステムなら、グローバルなビジネス環境で働く従業員も母国語で利用できます。

ワークフローシステムが異なる言語のフォームやドキュメント、通知、インターフェースをサポートしているかどうかも重要です。その他、地域固有のニーズや文化に合わせてワークフローシステムをカスタマイズできるかどうかも確認しておきましょう。

オプションの追加が必要か

ワークフローシステムによっては、英語や他の言語に標準対応している場合もありますが、特定の言語に対しては、オプションとして提供されることもあります。

導入前に、英語以外の言語を追加する場合の追加費用や手続き、予算に見合っているかについて確認しておきましょう。

使いやすい操作性か

英語対応のワークフローシステムは、使いやすいか、ユーザーごとに言語の切り替えができるかが重要です。画面の見やすさや操作性は、生産性に直結します。簡単で使いやすいシステムなら従業員がストレスなく作業でき、業務が効率化されるでしょう。

また、ユーザーごとに言語の切り替えが可能なワークフローシステムは、異なる言語を話す従業員が同じシステムを利用する際に便利です。

サポートも多言語で受けられるか

ベンダーからのサポートが多言語対応していれば、異なる言語を話す従業員が問題や疑問を抱えた場合に安心です。また、素早い問題解決を可能にし、業務の中断や遅延を最小限に抑えます。

そのため、多言語対応のワークフローシステムを導入する際は、サポートも多言語で受けられるのかをあらかじめ確認しておきましょう。特に、海外拠点から多言語で問い合わせて問題を解決できるかは重要です。

他のシステムと連携できるか

ワークフローシステムを選ぶ際は、他システムと連携できるかも、確認しておきたいポイントです。例えば、CRMシステムとの連携により、営業担当者は顧客情報や案件の進捗をワークフローシステム内で確認できます。

また、人事システムとの連携により、従業員の入退職手続きや給与計算をスムーズに行えます。情報の一貫性を保ち、データ転記の手間を省くためにも、既存システムとの連携性は必ず確認しましょう。

まとめ

英語対応のワークフローシステムは、外国人従業員が多い企業や海外拠点を持つ企業、グローバル展開を目指す企業にとって大変有用です。導入により、コミュニケーションや業務の効率化、コスト削減、ペーパーレス化が実現できます。

選ぶ際には、英語対応だけでなく、他の言語への対応や操作性、他システムとの連携性、多言語サポートなどのポイントも重要です。これらのポイントを総合的に評価し、自社のニーズに最適なワークフローシステムを選んで、業務負担の軽減と生産性向上を図りましょう。