多言語対応のワークフローシステムとは？選び方やメリットも解説

ワークフローシステムとは、稟議や決裁に必要な業務を電子化し、社内の申請・承認の一連業務を効率化するシステムを指します。本記事では、多言語に対応したワークフローシステムが必要な企業や、多言語対応のワークフローシステムの選び方を解説します。

目次

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1. ワークフローシステムとは
2. 多言語対応のワークフローシステムがおすすめな理由
3. 多言語対応のワークフローシステムが必要な企業
4. 多言語対応のワークフローシステムを導入するメリット
5. 失敗しない多言語対応ワークフローシステムの選び方
6. まとめ

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムは、申請・承認プロセスを効率化し、企業の生産性向上と競争力強化に貢献する重要なツールです。下記で、ワークフローシステムの役割を詳しく解説します。

ワークフローシステムの役割を再確認

ワークフローシステムにはタスク管理機能・通知とリマインダー・自動化とルール設定といった機能があり、主に次のような役割を担います。

自動化と効率化を担う

ワークフローシステムは、定型的な作業や一連の手続きを自動化するためのルールや条件を設定できます。特定のトリガーや条件が発生した場合に、システムが自動的にタスクを割り当てたり、承認フローを開始したりします。

自動化により、手作業による業務負担が減り、人為的エラーが防げるのが特徴です。また、ワークフローシステムは業務プロセスを効率的に管理し、タスクの進行状況や優先度、期限を明確にします。そのため、作業の遅延や混乱が減り、業務全体の効率性が向上します。

リモートワーク・ペーパーレス化を実現

従来の紙ベースでの手続きを電子化すると、場所や時間に制約されずに申請や承認が行え、リモートワーク環境が促進されます。また、電子的な承認フローにより、紙の使用を抑え、オフィススペースと物品の保管コストを削減できます。

さらに、文書の印刷や配布コストを抑えることで、環境の保護にもつながります。ワークフローシステムの導入は、情報共有やスムーズな業務につながり、持続可能なビジネス環境を築く上で重要な役割を果たします。

多言語対応のワークフローシステムがおすすめな理由

グローバルなビジネス環境では、異なる言語を話す従業員や取引先とのコミュニケーションが頻繁に発生します。例えば、中国語で申請し日本語で承認する場合は、多言語に対応したワークフローシステムが求められます。

異なる言語を扱う場面では、円滑なコミュニケーションを実現するために多言語対応が重要です。グローバル化が進む昨今は、異文化間でのビジネスやプロジェクトが盛んに行われており、言語によるコミュニケーションの円滑さがビジネスの成功に大きく関わります。

多言語対応のワークフローシステムの導入により、異なる言語での申請・承認作業が効率化され、国際ビジネスでの効果的なコミュニケーションと業務の円滑な進行が実現されます。

多言語対応のワークフローシステムが必要な企業

多言語対応のワークフローシステムは、グローバルな企業や異なる言語を使用する企業にとって必要なツールです。以下に、どのような企業で多言語対応のワークフローシステムが必要かを解説します。

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さまざまな国籍の従業員が働いている企業

異なる言語を話す従業員がいる場合、コミュニケーションの円滑さと業務効率化が課題になります。円滑なコミュニケーションが行われないと、誤解やミスが生じ、業務に支障をきたす可能性があります。

多言語対応のワークフローシステムは、申請・承認プロセスを異なる言語で行えるため、誤解や遅延を防ぎ、円滑な業務フローを確保できます。従業員が自分の言語で作業できることで、モチベーションや効率性が向上し、多文化な職場での協働が促進されます。

海外拠点が複数ある企業

海外拠点を持つ企業では、中国やアジア諸国の母国語で申請し、本社や他の拠点では英語で承認する場合があります。対応した言語がないと業務が滞るため、多言語対応のワークフローシステムを導入し、コミュニケーションの円滑さと業務効率化を図ります。

また、地域の文化や法律に合わせた申請フローのカスタマイズも可能で、現地での適切な業務処理を行えます。これにより、グローバルな展開を行う企業が効果的に業務を遂行でき、国際的な競争力を高めることにもつながります。

グローバルに事業展開する予定がある企業

グローバルに事業展開する予定がある企業は、将来的なグローバル展開に向けての準備と、異なる文化や言語に対応する柔軟性を確保する必要があります。アジア圏で事業を展開する場合、英語だけでなく、現地の言葉でも操作できると業務効率が増します。

多言語対応のワークフローシステムを導入することで、現地の言語での申請・承認がスムーズに行えます。また、コミュニケーションも円滑になるため、異文化環境での事業の成功にもつながります。

多言語対応のワークフローシステムを導入するメリット

多言語対応のワークフローシステムは、グローバル企業において、国際的な競争力を強化するための重要なツールです。そのため、多言語対応のワークフローシステムの導入で、さまざまなメリットを得られます。

以下では、多言語対応のワークフローシステムを導入するメリットを解説します。

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企業のグローバル化を促進できる

多言語対応のシステムを導入すると、異なる言語を話す従業員や海外の取引先とのコミュニケーションが円滑になります。また、申請や承認を各言語に対応させることで、誤解や遅延を防ぎ、業務効率の向上を図ります。

さらに、現地の言語や文化に準拠した申請フローのカスタマイズにより、法的要件にも対応できます。これにより、グローバルな事業展開が円滑に進み、新規市場への参入や国際的なパートナーシップの構築が容易になります。

国をまたいだ業務の効率化ができる

使用する言語が非搭載の場合、翻訳作業やミスなどのリスクの可能性が高まります。多言語対応のワークフローなら、翻訳の手間が不要で、申請や承認プロセスを各言語に即座に切り替えられるため、意思決定がスムーズになります。

また、従来の手動の翻訳作業や誤訳のリスクも軽減され、国際的な業務の一元管理が可能となり、情報の透明性や追跡性も向上します。これにより、意思決定の迅速化やタイムリーな業務進行が実現され、ビジネスの迅速な展開や競争力を高められます。

業務を標準化できる

複数の拠点を同じシステムやルールで管理すると、業務プロセスの統一性が確保され、効率的な業務運営が行えます。そのため、情報の一元化や効率的なコミュニケーションが実現し、業務の透明性と品質管理が図れます。

また、一貫したルールと監査の記録が提供されるため、内部統制の強化が図れるのも利点です。異なる拠点での作業を統一し、業務の透明性と信頼性が高まることで、リスクの軽減とコンプライアンス意識の向上が期待できます。

失敗しない多言語対応ワークフローシステムの選び方

多言語対応のワークフローシステムを選ぶ際には、いくつかのポイントに注意する必要があります。ここでは、多言語に対応しているワークフローシステムの選び方について解説します。

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従業員が使いやすいか

直接操作をする従業員が使いやすいかどうかは、非常に重要なポイントです。自社にあった操作性の良いワークフローシステムを選ぶと、社内での定着率も高まります。具体的には主に下記が挙げられます。

見やすく使いやすいデザイン

直感的で分かりやすいインターフェースやシンプルなデザインは、PC操作や新しいシステムの導入に苦手意識のある従業員でも迷わずに操作できます。視覚的に見やすいと操作に慣れるのも早く、苦手意識の払拭にもつながります。

また、大量の情報を効率的に集約できる管理機能や、申請や承認の検索機能が充実しているのも選ぶうえで重要です。社員にとってよく使う機能へのアクセスが向上すると、業務も捗り、定着率も高まります。

カスタマイズ性

従業員の作業環境を最適化できるカスタマイズ性も考慮すべきポイントです。企業固有のワークフローに合わせて画面やメニューをカスタマイズできるシステムを活用すると、より業務効率化が行え、生産性を高められます。

表示言語の切り替え

外国籍の社員を雇用している場合は、外国籍の社員でも簡単に操作できる必要があります。翻訳作業による時間コストの削減や、人為的ミスの防止にもつながります。また、各自設定から言語の切り替えが行えると、社内問い合わせや設定の負担も減らせます。

ただし、英語だけに対応してるワークフローシステムもあるため、多言語に対応しているか、導入前の確認が大切です。

自社に必要な言語に対応しているか

多言語対応のワークフローシステムを選ぶ際には、自社に必要な言語に対応しているかを確認しましょう。利用可能な言語の一覧やサポートされる地域を確認し、自社の業務範囲に合致しているかを判断します。

また、ワークフローシステムが多言語辞書機能を備えているかも見るべき点です。多言語辞書機能を活用すれば、特定の言語に対応していない場合でも、辞書を使用して翻訳や文法の確認ができます。

自社に必要な言語に対応したワークフローシステムは、従業員の利便性が向上し、円滑な業務の遂行が行えます。

自社の業務フローに合っているか

システムが自社の業務プロセスに柔軟に対応できるか、ワークフローを自社の業務フローに合わせてカスタマイズできるかもポイントです。これにより、既存の業務フローに合わせたスムーズな運用が可能です。

また、特定の言語や文化に特化した「業務ルール」や「ワークフロー」を反映させるのも重要です。自社に合わせて柔軟にカスタマイズできるワークフローシステムを選ぶことで、自社の独自性を活かした効率的な業務が行えます。

導入実績があるか

グローバル企業の導入実績があると、複数の言語や国際的な業務ニーズに十分に応えられるでしょう。その他の企業が導入している事例を参考にすると、システムの使い勝手や適用範囲の確認が行えます。

導入実績のあるワークフローシステムは、他の企業での成功事例や改善点から自社に合わせた機能や設定方法を学べ、業務に最適な選択肢を導き出すのに有効です。

ベンダーの対応は手厚いか

導入サポートやトラブル時のサポートなど、ベンダーが手厚いサポートを提供しているか確認しましょう。特に多言語対応のサポートがあると、異なる言語を使用する従業員にとってはコミュニケーションがスムーズになります。

サポート体制が充実しているベンダーは、導入から運用までのサポートを迅速かつ効果的に提供できるため、安心してシステムを導入できます。これにより、万が一の際でも円滑にシステムを利用でき、問題解決も迅速に行えます。

他のシステムと連携できるか

経費精算や旅費精算・勤務管理など、自社に必要な他のシステムと連携ができるかも確認します。API連携やデータの相互操作が円滑に行えると、業務効率の向上やデータの一元管理にも役立ちます。

例えば、ワークフローシステムに経費データを取り込んで承認を開始したり、ワークフローシステムで勤務データを管理することができます。その結果、データの重複入力や手作業の手間を削減し、正確なデータの把握と効率的な業務フローが行えます。

セキュリティ対策は十分か

データや情報が複数の言語でやり取りされる場合、それらのセキュリティはますます複雑になります。外部からの不正アクセスや機密情報の漏洩を防ぐうえで、セキュリティ対策は非常に重要です。

データの暗号化やアクセス制御・認証プロセス・セキュリティの脆弱性の監視など、包括的なセキュリティ対策が整っているか確認しましょう。

まとめ

多言語対応のワークフローシステムは、グローバル環境で業務を行う企業にとって必要なツールです。システムの導入により、コミュニケーションの円滑化やグローバル展開の支援が可能です。

多言語対応のワークフローシステムを選ぶ際には、自社の必要な言語に対応しているかに加え、ベンダーの対応やサポート体制、他システムとの連携性を確認しましょう。また、柔軟にカスタマイズできるかどうかも重要なポイントです。

特に多言語対応のワークフローシステムは、外国籍の社員がいる企業や、グローバル展開・外国人雇用の拡大を目指す企業におすすめです。自社のニーズに合ったワークフローシステムを選び、ビジネスのグローバル競争力を高めましょう。