ワークフローシステムにおける課題とは？対策・解決法を解説

ワークフローシステムは申請・承認の一連の業務を自動化し、進捗状況の可視化や業務の効率化に繋がるシステムです。しかし、導入する際にはコストがかかり、業務フローの見直しも必要です。本記事では、ワークフローシステムにおける課題とその対策などについて解説します。

目次

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1. ワークフローシステムとは
2. ワークフローシステムのメリット
3. ワークフローシステムにおける課題
4. ワークフローシステムにおける課題の対策
5. まとめ

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムは、業務プロセスを電子化し効率化するためのシステムです。申請・承認、タスク管理、ドキュメント共有などの業務フローを自動化し、進捗状況や責任者を追跡・管理します。

従来の紙ベースの手続きをデジタル化することで、業務の可視化・追跡が容易になり、ヒューマンエラーや遅延のリスクを軽減します。また、通知機能やタスクの自動割り当てにより、チームのコミュニケーションと協力を強化します。

ワークフローシステムの導入により、業務の効率化と品質向上、スピードと正確性の向上が期待できます。

ワークフローシステムのメリット

ワークフローシステムの導入にはさまざまなメリットがあります。ここでは、ワークフローシステムのメリットについて解説します。自社のニーズとワークフローシステムのメリットを比較し、導入を検討しましょう。

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申請書作成が容易になる

ワークフローシステムには、あらゆる申請書のフォーマットが用意されています。そのため、申請内容に適したフォーマットを選ぶだけで、申請に必要な項目が把握できます。また、システムに入力すればそのまま提出できるため、紙に印刷するという手間が不要です。

さらに、交通費などの経費を精算する際は、経費精算システムと連携すれば経費データを申請書に反映させることができるため、計算ミスや記入ミスなどが起きにくくなります。

申請・承認の進捗状況の可視化

従来の紙ベースのワークフローは、申請や承認のプロセスが複雑で、進捗状況が把握しにくく、情報の漏れや遅延のリスクがありました。しかし、ワークフローシステムでは、申請や承認のステータスをリアルタイムで確認できるため、進捗状況が一目で把握できます。

そのため、誰がどの段階で作業しているのかが明確になり、遅延やボトルネックを早期に把握して対応することができます。また、承認者や関係者はタスクの優先順位を把握しやすくなり、スムーズな意思決定や迅速な業務処理が可能となります。

ペーパーレス化によるコストや手間の削減

ワークフローシステムの導入によって、ペーパーレス化が進み、印刷・保管コストや手間を削減できます。従来のワークフローでは、申請書類や承認書類を印刷し、手作業でのやり取りが必要でした。

ワークフローシステムでは、電子化されたフォームで申請や承認が行われるため、印刷や配布、保管などの手間とコストを削減できます。また、電子データの自動化により、入力ミスも低減します。

さらに、デジタルデータの保管や検索も容易になり、情報の追跡やアクセスも簡便化されます。結果として、迅速な業務処理や円滑なコミュニケーションが促進され、企業の運営効率が向上します。

スピーディーな決裁が可能

ワークフローシステムでは、承認までの過程が電子化されるため、スピーディーな決裁が可能になります。従来のワークフローでは、書類の申請や承認プロセスが手作業で行われ、時間と手間がかかりました。

しかし、ワークフローシステムを使うと、申請や承認が電子化され、時間がかかる紙のやり取りは不要になります。担当者への通知機能もあるため、「上司がなかなか確認してくれない」といった問題も解消され、決裁までのスピードが向上します。

内部統制の強化

ワークフローシステムの導入は、内部統制の強化にも繋がります。ワークフローが適切に整備されていない場合、承認者が不在の間に勝手に承認されたり、承認なく備品を購入されたりなど、内部不正が起こりやすくなります。

ワークフローシステムがあれば、承認ルートに沿った管理ができるようになり、不正を防止できます。万が一規定外の申請や承認が行われると警告してくれるため、上司が知らない間に決裁される、といった事態は起こりにくくなるでしょう。

多様な働き方への対応

従来の紙ベースのワークフローでは、申請書に承認印をもらうために出社しなければならないケースもありました。しかし、ワークフローシステムはスマホやタブレットからもアクセス可能なため、社外からでも申請・承認ができます。

そのため、在宅勤務やテレワークなど、場所を問わず業務を進められます。多様な働き方に対応していくにあたっても、ワークフローシステムの導入は有効です。

ワークフローシステムにおける課題

ワークフローシステムを導入する上では、いくつかの課題が存在します。ここでは、ワークフローシステムにおける課題について解説します。以下の課題を考慮して、システムの導入や改善を行いましょう。

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データ共有・活用が難しい

異なるシステムやデータフォーマットを使用している場合、ワークフローシステムでのデータの統合や共有が難しいことがあります。データの統合ができないと、情報の更新が遅れたり、重複作業が必要になったりといった問題が生じます。

また、データの活用や分析も困難になり、経営の意思決定や業績改善に支障をきたす可能性があります。

システムの導入にコストがかかる

ワークフローシステムの導入には、一定の導入コストが発生します。クラウド型ワークフローシステムであれば、一般的に初期費用は無料であるケースが多いです。一方、月額費用は、1ユーザーあたり300円から500円程度が相場です。

また、トレーニングや教育のための人件費、運用や保守にかかる費用も考慮しなければなりません。これらの費用は企業の規模や導入規模によって異なりますが、システム導入に伴うコスト負担として認識しておく必要があります。

業務フローの見直しが必要な場合がある

ワークフローシステムを導入する際は、申請フォームの作成や承認ルートの設定など、現行の業務プロセスをシステムに適合させる必要があります。

ワークフローシステムに合わせて新たな業務フローを再設計するには、一定の工数がかかります。また、ワークフローの変更についてチーム内で合意するために、話し合いの時間を設けることも必要です。

従業員がシステムに馴染めない

システムのインターフェースが使いにくい場合、社内に浸透しない可能性があります。従業員に活用されなければ、業務の効率化は進まず、導入効果は得られません。

従業員がワークフローシステムを使いこなすためには、誰でも操作しやすいシステムを選ぶことや、トレーニングを実施することが必要です。

スマートフォンでは使いにくい場合がある

ワークフローシステムの導入に失敗する例として、スマートフォンからの使いにくさが挙げられます。クラウド型のワークフローシステムの中には、スマートフォンから申請・承認ができるものもあります。

電車の中などのパソコンが開けない環境でも申請や承認ができ、利便性は高いですが、パソコンよりも画面が小さいため、操作性や視認性の悪さを感じやすいです。システムごとに使いやすさが異なるため、導入前に入念に確認が必要です。

ワークフローシステムにおける課題の対策

ここでは、以上で述べたワークフローシステムにおける課題の対策について解説します。課題に適切に対処し、ワークフローシステムの導入を成功させ、効率的な業務運営を実現しましょう。

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他システムと連携できるものを導入する

他システムと連携できるワークフローシステムを導入することで、データの共有・活用を円滑にします。例えば、既存の人事システムや給与システムと連携することで、従業員のデータをシームレスに共有でき、人事手続きや給与計算の業務が効率化されます。

また、他システムとの連携により、重要な情報や業務の進捗状況を自動的に共有できるため、コミュニケーションや意思決定もスムーズになります。

コストパフォーマンスでシステム導入を判断する

ワークフローシステムを導入する際は、コストが予算に見合っているかの確認も重要です。上述したように、初期費用や月額費用がかかるため、機能面とのバランスも考慮しながら、適正な価格のシステムを選びましょう。

また、単にかかるコストを計算するだけでなく、導入によってどれほどの工数削減効果や生産性向上が見込めるかも確認します。長期的に見て費用対効果が高いシステムを利用しましょう。

設定やカスタマイズの自由度の高さを確認する

ワークフローシステムを導入する際には、システムの設定やカスタマイズの自由度を確認しましょう。申請フォームやテンプレートのカスタマイズが容易であるか、承認ルートのカスタマイズが可能かなどが重要なポイントです。

自社の業務プロセスに合わせた柔軟なカスタマイズができれば、効率的な業務処理やスムーズな承認フローが実現できます。設定やカスタマイズの自由度を確認し、自社のニーズに適したワークフローシステムを選びましょう。

簡単・シンプルな操作性のシステムを選定する

従業員全員が使いやすい、簡単かつシンプルな操作性のシステムを選ぶことが重要です。トライアルやテスト運用を通じて、システムの操作性をパソコンとスマートフォンの双方で確認しましょう。

直感的なインターフェースや使いやすい操作フローがあれば、トレーニングやマニュアルの必要性も減り、業務効率が向上します。また、操作性の高いシステムはエラーやミスのリスクを低減します。

まとめ

ワークフローシステムの導入には申請・承認プロセスの効率化や業務可視化などのメリットがありますが、一方で、データ共有の課題やシステム導入コストが課題として挙げられます。

対策としては、他システムとの連携やデータの一元管理を図ることや、コストパフォーマンスを考慮したシステム選定が重要です。また、簡単な操作性やトライアル期間でのテスト運用も有効です。

ワークフローシステムの導入により業務効率向上やコスト削減が期待できますが、課題や対策を適切に把握し、目的に合ったシステムを選ぶことがワークフローシステム導入成功のポイントとなります。