ワークフローの改善方法は？業務効率化を妨げる原因と改善方法を解説

稟議や各種申請のワークフローが複雑だと、業務過多やビジネスチャンスを逃してしまうといった問題が発生しやすく、業務効率の低下につながります。本記事では、ワークフローの業務効率を妨げる原因やワークフローを改善する方法をわかりやすく解説します。

目次

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1. ワークフローの基本知識を再確認
2. ワークフローにおける業務効率化を妨げる原因
3. ワークフローで業務改善する方法
4. ワークフローシステムの導入メリット
5. ワークフローシステムの主な活用シーン
6. まとめ

ワークフローの基本知識を再確認

ワークフローとは、業務プロセスを効率的に管理・運用するための体系的な仕組みです。各業務における作業の流れや手順を明確化し、関係者の役割と責任を定義することで、タスクの発生から完了までを一貫して管理します。

ワークフローの導入により、業務の効率化・プロセスの透明性向上・ミスや遅延の削減が可能になります。これにより、組織内のプロセスを効果的に管理し、生産性と品質の向上を実現できます。

ワークフローは、業種や部門を問わず広く活用可能で、プロジェクト管理、文書承認、人事管理など、さまざまな業務プロセスに適用できます。

ワークフローにおける業務効率化を妨げる原因

非効率なワークフローは、組織全体の生産性低下を招く要因となります。そのため、業務プロセスを改善するためには、まず効率を妨げている原因を特定することが重要です。ここでは、ワークフローにおける業務効率化を妨げる原因について解説します。

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書類の準備に手間がかかっている

紙ベースの書類管理では、必要な書類の検索や作成に多くの時間を要します。特に、手書きや印刷、書類の配布といった手作業が大きな負担となっています。

また、手作業による入力や記入では、ミスや遅延のリスクが高まり、データの再利用や共有も困難です。そのため、デジタル化による業務の効率化が求められます。

回覧に手間がかかっている

フォーマットの更新、回覧先への配布も手間を生みます。新しいフォーマットへの対応には、既存データの移行や再入力作業が伴います。

また、特に回覧先が多い場合、配布や承認依頼の手続きが複雑化し、進捗状況の把握も困難になります。これらの煩雑な手続きは、業務効率の低下を招いています。

ワークフローの規定が定まっていない

ワークフローの規定が明確に定まっていないと、業務プロセスや手順、役割分担があいまいになり、担当者によって業務の進め方が異なってしまいます。結果として、一貫性や効率性が低下し、業務の遅延や混乱が生じます。

申請や承認のルールを統一させ、責任の所在を明確にしましょう。そして、社内に周知徹底することが重要です。

記入ミスによる差し戻しが多い

記入漏れや記入ミスがある申請書は差し戻され、再度申請しなければなりません。特に、上長の承認後に差し戻しとなった場合は、承認プロセスを最初からやり直す必要があり、大きな時間的ロスが発生します。

記入漏れであれば追記する程度で修正が完了しますが、記入ミスは申請書の書き直しが必要となり、再申請に時間がかかります。また、出張費や交通費の金額計算のミスなど、より複雑な修正が必要な場合は、さらなる遅延につながります。

承認者の不在等で承認まで時間を要している

承認者の不在や、承認者の多さによるスケジュール調整の難しさは、ワークフローの進行を遅らせます。承認状況の把握が困難であったり、関係者間の連絡や確認作業に遅れが生じたりすることで、全体的な業務効率が低下します。

これらの問題を解決するためには、効率的な承認フローの設計と適切な承認者設定、代理承認の仕組みなどが求められます。

ワークフローで業務改善する方法

ワークフローの改善は、業務効率と生産性の向上につながります。ここでは、ワークフローで業務改善する方法について解説します。以下の改善に取り組み、効率的でスムーズなワークフローを実現し、業務の効率性を向上させましょう。

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ワークフローにおける課題を明確にする

効果的なワークフロー改善を実現するためには、まず現状の課題を正確に把握することが不可欠です。

関係者からの意見や要望のヒアリング、運用状況の把握、業務データの分析などを通じて、具体的な問題点を特定し、優先順位を付けて取り組むべき課題を明確にする必要があります。

不要な規程や工程がないか

現行のワークフローにおける無駄な工程や非効率な規程がないかを精査しましょう。重複する承認ステップや情報入力、非効率なチェックポイントや手順などを見直し、自動化やデータ連携によって作業を簡略化することで、時間と労力の削減を目指します。

不要な規程や工程を削減し、シンプルで効率的なワークフローを実現しましょう。また、明確なルールや責任分担を設けることも、効率的なワークフロー構築において重要です。

承認者の設定や人数は適切か

承認プロセスにおいては、承認者の設定と人数が適切かどうかを確認することが重要です。承認者が少なすぎる場合、特定の承認者に業務が集中することで、承認処理の遅延が発生する可能性があります。

反対に承認者が多すぎると、必要以上に承認ステップが増え、承認プロセス全体の所要時間が長期化します。承認が必要な範囲や重要度、各承認者の負荷を考慮し、適切な承認者と人数を設定することで、迅速かつ円滑な承認プロセスを構築できます。

ミスポイントの洗い出し

多くの社員がミスするポイントを特定することで、改善策を見つけることができます。具体的には、頻繁に発生するエラーや誤り、情報の欠落や遅延などを分析し、原因を特定します。

社員間のコミュニケーション不足や手順の不明確さ、フォーマットの複雑さなどがミスの原因となることもあります。洗い出したポイントに対しては、明確な指示やトレーニングの実施、フォーマットの簡素化や自動化などの改善策を検討しましょう。

これにより、ミスの発生を最小限に抑え、ワークフローの品質と効率性を向上させることができます。

課題に有効なワークフローシステムを導入する

ワークフローの改善には、自社の課題を明確にした上で、有効なワークフローシステムを導入することをおすすめします。適切なシステムを選択・導入することで、業務プロセスの自動化やタスクの可視化、効率的な承認フローの実現が可能となります。

ワークフローシステムは、タスクの進捗管理や文書管理、通知機能など、業務効率化に必要な機能を統合的に提供します。

ただし、システム導入に際しては、単なるツールの導入に終わらせることなく、組織の特性やニーズを十分に考慮し、適切なカスタマイズと運用体制の整備を行うことが重要です。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムは、業務プロセスの自動化と管理を支援するソフトウェアです。主な機能には、タスクの割り当てと追跡・承認フローの設定・通知とリマインダー・タスクの進捗状況の可視化があります。

ワークフローシステムの導入により、業務効率と品質の向上が実現できるだけでなく、部門間や担当者間のスムーズな連携も可能となります。

特に、業務に関連するデータや文書を一元管理できる機能は、作業の透明性を高め、必要な情報への素早いアクセスを可能にします。

さらに、ワークフローシステムの大きな特徴は、組織の規模や業務内容に応じた柔軟なカスタマイズが可能な点です。各組織の独自のニーズや要件に合わせてワークフローを設計し、必要な機能を追加することで、効果的な業務改善と生産性の向上を実現できます。

ワークフローシステムの導入メリット

ワークフローシステムの導入には、多くのメリットがあります。ここでは、ワークフローシステムの導入メリットについて解説します。メリットと自社ニーズを比較して、ワークフローシステムの導入を検討しましょう。

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ワークフローに要する時間がスピードアップする

ワークフローシステムを導入することで、業務スピードの大幅な向上が期待できます。申請から承認までのプロセスが自動化され、タスクの割り当てや追跡もしやすくなるため、承認依頼や文書送付にかかる時間が短縮され、迅速な意思決定が可能になります。

また、関係者へのリマインダーや通知機能により、タスクの進捗状況や締切をリアルタイムで把握できるため、遅延の発生を防ぎ、業務を円滑に進めることができます。

オフィス外でも申請・承認できる

クラウド型のワークフローシステムであればインターネットを経由してシステムを利用できるため、申請や承認がオフィスにいなくても行えます。承認者が出張でオフィスにいないことが多くても、帰社を待たずに承認を得ることができます。

申請や承認をオフィス外でもできることから、リモートワークにも対応可能です。出張中やリモートワーク中でもスムーズに手続きを進めることができ、業務の遅延を防ぎます。

属人化やミスを防止できる

ワークフローシステムは、業務プロセスの標準化と自動化を促進し、属人化やミスを防止します。

システムによる自動チェックと承認プロセスの明確化により、入力ミスや情報漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。万が一ミスが発生した場合でも、早期に発見して修正することが可能です。

このように、ワークフローシステムの導入は、業務の質を安定させるだけでなく、作業の進捗状況を誰もが確認できる透明性の高い業務環境の実現にもつながります。

ワークフローを可視化できる

ワークフローシステムを導入すると、業務の流れが可視化され、各作業や工程の進捗をリアルタイムで把握できるようになります。そのため、業務状況の確認や優先順位の調整がスムーズになり、業務効率の向上が期待できます。

また、ワークフローシステムは、承認の仕組みやチェック機能が備わっているため、内部統制を強化できます。業務のルールや手順が明確になり、作業の正確さと品質が向上します。

さらに、データを一か所で管理・記録できるため、監査対応やコンプライアンスの確認が簡単になります。

ペーパーレス化でコスト削減につながる

ワークフローシステムの導入により、業務がペーパーレス化され、さまざまなコスト削減につながります。例えば、印刷代、用紙代、保管スペースの費用、書類の配送費、そして文書管理にかかる人件費などが削減できます。

このように、ペーパーレス化を進めることで、組織の業務効率が上がり、経費の削減にもつながります。

過去のデータを有効活用できる

ワークフローシステムでは、業務の進行状況や承認履歴などのデータが自動的に記録・保存されます。これらの過去のデータを分析することで、業務の傾向や問題点を把握でき、より効率的な仕事の進め方を見出すことができます。

例えば、特定の業務にかかる平均処理時間や、よく発生する遅延の原因を特定できます。また、過去の判断基準や対応方法を参照することで、新しい案件でも一貫性のある適切な判断が可能になります。

ワークフローシステムの主な活用シーン

社内手続きのデジタル化を推進するワークフローシステムは、さまざまな業務で活用されています。代表的な例として、稟議申請・承認、そして人事・労務管理における活用例について解説します。

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稟議申請・承認

紙の申請書や押印による承認が主流だった社内の稟議・決裁プロセスを、ワークフローシステムによってデジタル化することで、大幅な業務効率化が実現できます。システム上で申請内容を入力し、承認ルートを設定するだけで、自動的に担当者に申請が回覧されます。

申請から承認までの進捗状況もリアルタイムで把握でき、承認者への自動通知機能により処理の遅延を防ぎます。また、過去の申請履歴や承認記録が電子データとして保管されるため、監査対応や内部統制の強化にも役立ちます。

人事・労務管理

勤怠管理、休暇申請、経費精算などの人事・労務関連業務においても、ワークフローシステムは効果を発揮します。従業員は自身のスマートフォンやPCから各種申請を行い、承認者は場所を問わず迅速に処理できます。

さらに、勤怠データや経費データを人事・給与システムと連携させれば、データの二重入力を防ぎ、正確性の向上とともに業務負担の軽減を実現できます。

まとめ

ワークフローの効率を下げる原因は、複雑な手続き、不要な工程、書類の準備や回覧といった手間です。これらの問題を解決するには、ワークフロー自体を改善する必要があります。

具体的には、業務プロセスを見直し、無駄な手順やチェックポイントを省き、デジタル化・自動化を進めることが効果的です。そのためのツールとして、ワークフローシステムの導入がおすすめです。

ワークフローシステムを使うと、業務プロセスが効率化され、タスクの進捗管理や承認フローがスムーズになります。適切なワークフローシステムの導入により、業務効率化と品質向上を実現しましょう。