ワークフローと業務フローの違い｜ワークフローのシステム化も解説

ワークフローと業務フローは、仕事の進め方を整理・改善する上で重要な概念です。これらは同義語として使われることもありますが、異なる意味も持っています。本記事では、ワークフローと業務フローの意味の違いや、ワークフローを可視化する重要性などについて、わかりやすく解説します。

目次

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1. ワークフローと業務フローの違いは
2. ワークフローを可視化する重要性
3. 複雑なワークフローをシステム化する必要性
4. ワークフローシステムを導入するメリット
5. ワークフローシステムの導入が適している企業の特徴
6. ワークフローシステム導入の際のポイント
7. まとめ

ワークフローと業務フローの違いは

ワークフローと業務フローは、仕事の進め方を整理・改善する上で重要な概念です。これらは同義語として使われることもありますが、実は少し異なる意味を持っています。ここではまず、ワークフローと業務フローの違いについて解説します。

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ワークフローと業務フローの意味

「ワークフロー」は、業務の手続きや工程をシステム化し、より効率的に、そして分かりやすくするための仕組みです。主に、作業の自動化やデジタル化を通じて、仕事の質と生産性を高めることを目指しています。

もう一方の「業務フロー」とは、業務の流れ全体を図にして、誰でも理解しやすいように表現したものです。業務の流れや誰がどんな役割を担っているかをはっきりさせることで、スムーズなコミュニケーションや作業の進捗管理を助けます。

つまり、ワークフローは業務を改善して効率を上げようとするのに対し、業務フローは業務全体を整理して、それぞれの工程や担当者の役割を明確にすることに重点を置いています。ただし、この2つは似ている概念なので、同じ意味で使われることもよくあります。

業務フローと業務プロセスの違い

「業務フロー」と似た言葉に、「業務プロセス」もあります。「業務プロセス」は、会社や組織で行われる業務全体を捉え、開始から終了までの流れや手順を表すものです。

これに対して「業務フロー」は、個々の業務や作業の流れを詳しく表し、手順や関係する人、部署などを示します。

業務プロセスは組織の目標達成や効率アップを目指しているのに対し、業務フローは具体的な業務の実行手順や情報の流れを分かりやすく示してくれます。

業務プロセスはより広い範囲を戦略的に見ているのに対し、業務フローはより具体的で実際にどう動くかという視点で見ていることが特徴です。

ワークフローについて再確認

ワークフローとは、業務の手順を明確化することで、効率化と品質向上を図る手法です。うまく活用すれば、業務が透明化され、誰でも同じように作業を進められるようになるので、生産性アップやミスの減少につながります。

また、業務の手順が明確になることで、作業の遅れの原因となるボトルネックを特定しやすくなり、その解消が可能になります。さらに、タスクの進捗状況を正確に把握できるようになり、チームメンバー間の協力も円滑になります。

そして、このように整理された業務プロセスは、必要に応じた改善や変更もしやすく、組織全体としての対応力も高まっていきます。

ワークフローを可視化する重要性

業務の流れを分かりやすく図式化することは、業務の効率化や品質向上に大きく役立ちます。フローチャートなどを使ってワークフローを可視化することで、複雑な業務の手順や進め方を誰もが理解しやすくなります。

可視化により、業務の全体像を簡単に把握できるようになり、改善すべき点も見つけやすくなります。ここでは、ワークフローを可視化する重要性について解説します。

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業務の属人化を防ぐ

業務が属人化し、特定の個人に依存すると、その人が不在の場合や退職した場合に業務が滞るリスクがあります。

しかし、ワークフローを可視化することで、業務の流れ、手順、責任分担が明確になり、誰でも業務内容を理解し、スムーズに引き継ぎや代理対応ができるようになります。

また、可視化により、品質管理や効率改善に必要な情報が明確になります。こうすることで業務を標準化し、最適な作業手順を作ることができます。

業務プロセスの課題を発見する

ワークフローを可視化すると、業務プロセスにおける問題点やネックになっている部分が分かりやすくなります。業務の各ステップや関係者の役割が明確になり、効率的な改善策を見つけることが可能です。

例えば、同じような作業の重複や、処理の遅延が発生している箇所、必要な情報が抜け落ちている部分などが明確になります。これらの課題に対して適切な改善策を講じることで、業務の効率と品質を向上させることができます。

ナレッジ共有により業務を効率化する

ワークフローを可視化すると、業務の手順やノウハウが明確化されるため、ナレッジの共有もしやすくなります。優れた業務手法や経験則を誰もが参照できるようになり、組織全体の業務品質が向上します。

また、個人が持つ専門知識や経験を組織の財産として共有し、引き継ぐことができます。こうすることで、チーム全体の生産性が上がり、継続的に業務を改善していくことが可能になります。

複雑なワークフローをシステム化する必要性

業務が複雑になっている組織には、ワークフローシステムの導入がおすすめです。多くの組織で、業務内容が複雑になってきたことで、個人で管理する従来のやり方では難しさが出てきています。業務を個人の判断に任せすぎると、さまざまなリスクが発生します。

まず、個人の判断で業務を進めると、タスクの優先順位や進捗状況の把握が難しくなり、業務の効率や品質にムラが生じ、一貫性を保てなくなる可能性があります。

また、特定の担当者に業務が集中すると、その担当者が休んだり退職したりした時に業務のノウハウが失われ、業務が滞るリスクも懸念されます。

ワークフローシステムは業務手順やルールを明確化し、タスクの進行状況や責任者の把握、タスクの自動化などをサポートします。これにより、業務を見える化して効率を上げることができ、ヒューマンエラーや情報の漏れ、業務過多といったリスクを減らせます。

また、個人の負担を減らし、仕事を適切に分散させることもできるので、チーム全体の生産性アップも期待できます。ワークフローシステムは、業務の効率や質を向上させ、組織が着実に成長していくために重要なツールです。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムは、業務の手続きやプロセスをデジタル化し、自動化する仕組みです。申請や承認・タスクの割り当て・通知など、これまで人手で行っていた作業を効率的に管理できます。

従来の紙の書類やメールでのやり取りをシステム化することで、作業の進み具合が見えやすくなり、一貫した手順での処理が可能になります。また、人為的なミスを減らし、業務のスピードアップも実現できます。

ワークフローシステムの導入により、組織内のコミュニケーションや協力体制・生産性・品質が向上するなど、多くのメリットがあります。

ワークフローシステムの基本機能

ワークフローシステムは、業務の流れを自動化して業務効率を向上させるシステムで、基本的な機能は以下の3つです。

1. 申請書のフォーマット作成機能
2. 承認ルートの設定機能
3. 承認・決裁機能

これらの機能により、日々の業務での手続きがスムーズになります。申請する側も承認する側も負担が軽くなり、紙ベースのワークフローで起こりがちな問題も解決できます。

ワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムの導入は、多くのメリットをもたらします。組織全体の生産性向上や競争力強化に大きく貢献します。ここでは、ワークフローシステムを導入するメリットについて解説します。

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業務を効率化できる

ワークフローシステムは、業務プロセスの自動化、効率的なタスク管理、リアルタイムな情報共有により、業務効率を大幅に向上させます。タスクの自動化により、手作業や重複作業が減り、時間を大幅に短縮できます。

スケジュールやタスクの管理もシステム上で行うため、見逃しやミスが少なくなります。また、情報をリアルタイムで共有することで、関係者同士のコミュニケーションがスムーズになります。

さらに、進捗状況や課題が見えやすくなり、スムーズな進行や優先順位付けがしやすくなります。これらにより業務の効率が上がり、生産性アップも期待できます。

ペーパーレス化が進む

ワークフローシステムの導入により、文書の電子化が進み、紙の使用量を大幅に減らせます。そのため、オフィススペースを有効活用でき、文書管理も効率化されます。

また、電子文書は検索しやすく、情報の追跡や共有も簡単です。そして、ペーパーレス化によって、紙・プリンター・消耗品等の購入コストや、保管・廃棄に関わる費用を削減できます。

さらに、印刷・配布・郵送等の作業時間が短縮され、業務効率の向上にもつながります。

内部統制が強化できる

申請や承認のルートや手順を明確に設定することで、適切な承認フローが確保され、不正や誤操作のリスクを減らせます。また、データの一元管理や履歴管理が可能なため、すべての業務記録を確実に追跡・確認することができます。

過去の承認履歴や操作ログを見返せることで、問題発生時の確認や監査への対応も楽になります。また、アクセス権制御やデータ暗号化等、高度なセキュリティ機能により、情報管理体制も強化されます。

多様な働き方に対応できる

ワークフローシステムを利用すれば、オンライン上で業務の申請や承認が行えます。従来の紙や直接のやり取りに比べ、場所や時間に制約されずに業務を進めることができます。

また、チャットやファイル共有などの機能と連携することで、スムーズな情報共有とスピーディーなコミュニケーションが実現できます。

これにより、チームメンバー間の連携が強化され、リモートワーク環境でも効率良く仕事ができます。ワークフローシステムは、場所や時間に制約されない柔軟な働き方をサポートします。

ワークフローシステムの導入が適している企業の特徴

ワークフローシステムは業界や業種を問わず導入されており、あらゆる事業で活用されています。基本的にどのような企業でも活用できますが、ワークフローシステムの導入が特に適している企業は、以下の2つに当てはまる企業です。

1. 申請業務がコア業務の負担になっている
2. テレワークを導入したいがアナログな申請業務を採用している

紙での申請業務は申請書の印刷などに時間がかかる上に、紛失のリスクもあります。紙での申請業務がコア業務の負担になっている場合、ワークフローシステムの導入により申請業務にかかる時間が大幅に短縮されます。

また、クラウド型のシステムであれば出張先や自宅からでもシステムを利用できるため、テレワークの導入を考えている企業は、前向きに導入を検討しましょう。

ワークフローシステム導入の際のポイント

ワークフローシステムを効果的に導入し、組織に定着させるためには、いくつかの重要なポイントがあります。ここでは、ワークフローシステム導入の際、特に重要な2つのポイントについて解説します。

現状の業務フロー分析と課題の明確化

ワークフローシステムを導入する際は、現状の業務フローを詳しく分析し、非効率な作業や重複しているプロセスを見つけ出すことが大切です。単にシステム化するだけでなく、業務自体を改善することで、より効果的なワークフローを作ることができます。

特に、承認ルートや決裁権限の見直し、書類の様式統一、業務の標準化などを検討してみましょう。また、部門間での業務の連携や情報共有の方法も整理して、組織全体の効率アップを目指すことが、システム導入成功のポイントです。

段階的な導入と従業員教育

システムの導入は、一度にすべての業務を対象にするのではなく、優先度の高い業務から段階的に進めていくのがおすすめです。

また、従業員への丁寧な研修とサポート体制を整えることも欠かせません。新しいシステムへの抵抗感を和らげ、スムーズに移行するためには、操作方法の説明だけでなく、導入の目的や期待される効果についても分かりやすく説明することが必要です。

まとめ

ワークフローと業務フローは似ていますが、ワークフローは業務をより良く、効率的にすることを目指す一方、業務フローは業務全体を整理して、それぞれの工程や担当者の役割をはっきりさせることに重点を置いています。

ワークフローを可視化すると、業務が透明化され、改善点を見つけやすくなり、関係者全員で認識を合わせやすくなります。そして、複雑なワークフローを可視化できるツールが、ワークフローシステムです。

ワークフローシステムの導入により、業務効率の向上、ペーパーレス化によるコスト削減、内部統制の強化、多様な働き方への対応が可能になります。ワークフローシステムは、組織全体の効率化と生産性向上に役立つ重要なツールと言えるでしょう。