おすすめの採用管理システム8選｜選び方や導入時の注意点を解説

採用管理システムとは、企業の採用活動を効率化・サポートするシステムのことを言います。採用活動は採用形態などが多様であることから、自社に適したシステム選びは非常に困難です。本記事では、おすすめの採用管理システムを紹介するとともに選び方を解説します。

目次

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1. 採用管理システムで募集から採用まで一元管理
2. 採用管理システムは採用形態・連携媒体・機能で選ぶ
3. 採用管理システム選びに重要な3つのポイント
4. 採用管理システム選びのその他の比較ポイント
5. おすすめの採用管理システム8選
6. 採用管理システムの導入における注意点
7. まとめ

採用管理システムで募集から採用まで一元管理

採用管理システムは、企業の採用活動に関連する業務全般を支援するシステムであり、「ATS」とも呼ばれます。

採用管理システムの導入による主なメリットには、応募者の一元管理・採用活動の効率化・選考の可視化などがあります。採用活動の効率化は、コア業務への注力・パフォーマンスの向上といったメリットにもつながります。

一方、採用管理システムにはコストがかかる・社内に浸透するまでに時間がかかるといったデメリットも存在します。採用管理システムを選ぶ際は、採用形態・連携媒体・機能などを考慮しながら、自社状況に適したものを選ぶことが大切です。

採用管理システムでできること

採用管理システムは採用活動を効率化する多くの機能が搭載されていることから、以下のような管理業務を支援します。

1. 求人管理：複数の求人媒体による応募者の募集・面接の日程管理
2. 情報管理：応募者の履歴書管理
3. 選考管理：選考の進捗状況の管理・面接の評価
4. 内定者管理：内定通知

特に複数の求人媒体で募集をかける場合、求人管理業務は煩雑さが増します。そのため、採用管理システムを利用して求人管理を容易にするのは大きなメリットです。

採用管理システムは採用形態・連携媒体・機能で選ぶ

採用管理システムを円滑に運用するには、自社に適したシステムを選ぶことが重要です。特に、採用形態・連携媒体・機能の3つはシステム選びの重要なポイントとなります。それぞれのポイントの考え方については、次章で詳しく解説します。

【重要な3つのポイント】

1. 採用形態を確認
2. 連携している媒体を確認
3. 自社に必要な機能があるか

【他の比較ポイント】

1. 採用人数を確認
2. 操作性を確認
3. LINEと連携できるか
4. セキュリティ対策は万全か
5. サポート体制は充実しているか
6. 無料トライアルはあるか

採用管理システム選びに重要な3つのポイント

採用管理システム選びの重要なポイントは次の3つです。それぞれのポイントを抑え、自社に最適な採用管理システムを選定しましょう。

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採用形態を確認

採用管理システムは、それぞれ得意な採用形態が異なります。そのため、新卒・中途採用・アルバイト・パートのどの採用形態での採用活動に活用したいのかを明確にし、その採用形態に対応しているシステムを選びましょう。

たとえば、新卒採用で活用する場合は、大量募集に対応したものがおすすめです。特に、メールの自動送信・面接の日程調整・適性検査との連携が可能なものが便利です。最近は、LINEなどのチャットツールで応募者とやりとりできるシステムも増えています。

中途採用・アルバイト・パート募集の場合は、さまざまな求人媒体で募集をかけることが多いため、複数媒体との連携に特化したものが適しています。

採用管理システムの多くは、新卒採用・中途採用・アルバイトやパート採用のすべてに対応しています。しかし、それぞれ得意分野・不得意分野があるため、搭載機能などを考慮しながら、自社の採用形態に適したシステムを選びましょう。

連携している媒体を確認

採用管理システムは、連携している求人媒体から応募者のデータを自動で取り込みますが、対応可能な求人媒体は採用管理システムによって異なります。

そのため、採用管理システムを選ぶ際は、自社が採用している媒体に対応したものを選ぶ必要があります。

自社に必要な機能があるか

自社に必要な機能を備えているか確認することも重要です。どの機能が必要なのかを知るためにも、まずは自社が採用管理システムを導入する目的を明確にしておきましょう。

たとえば、求人管理を効率的に行いたい場合は、求人管理機能が強化されているものが適しています。募集と選考に活用したい場合は、応募者管理機能・選考管理機能が充実しているものがおすすめです。以下では、採用管理システムの主な機能を解説します。

求人管理機能

求人管理機能は、求人媒体からの応募者の受付や管理を行う機能です。たとえば、次のようなことが可能です。

1. 求人情報（採用予定人数・採用部署・求める人材・募集期限・公開した媒体名）の一元管理
2. 求人票の作成
3. 応募者データの取り込み
4. 説明会・面接の日程管理
5. 採用ページごとの応募状況の比較

求人票を掲載する際は、当然ながら求人票を作成しなければならず、求人管理機能は採用管理システムの機能の中でも重要度・使用頻度の高い機能と言えます。

応募者管理機能

応募者情報を一元的に管理できるのが、応募者管理機能です。応募者管理機能により、応募者に関する情報を安全に管理できます。たとえば、従来の紙媒体やExcelなどを使った応募者管理では、セキュリティ対策は自社で行わなければなりません。

しかし、採用管理システムの応募者管理機能は、情報ごとにアクセス制限を設けるといったセキュリティ対策が容易に行えます。応募者情報には個人情報が多く含まれるため、採用管理システムによって適切に管理しましょう。

1. 履歴書・エントリーシートの管理
2. 応募者データの管理
3. 重複応募のチェック
4. メールの自動送信
5. チャットツールとの連携

選考管理機能

選考管理機能は各応募者の選考状況を一元的に管理し、選考の公平性を保ちます。選考管理機能により、次のようなことが可能になります。

1. 適正試験の結果の管理
2. 各応募者の選考の進捗管理
3. 面接官の評価の管理
4. Web面接システム

従来の方法では、面接の評価基準が不透明という課題を抱えており、面接官の主観に偏った評価が行われていました。また、他人の頭の中を覗くことはできないため、どのような基準で面接評価が下されたのか、他メンバーが伺い知ることもできません。

選考管理機能の多くは、面接の評価の数値化・言語化が可能です。つまり、面接の基準が可視化できるようになるため、不公平な採点が行われていないかをチーム全体で監視できます。

また、データを分析することで、面接官ごとの採点の傾向やクセも発見できます。これらを採用チーム全体で共有することで、面接官ごとの採点の偏りが減り、均一的で公平な採用が可能になります。

また、採用管理システムの中には、選考管理に加えて内定管理まで行えるものもあります。内定管理機能では、内定通知・内定後のフォローなどを一元的に行えます。内定者の内定辞退を防止したい場合は、内定後のフォローまで行える採用管理システムを選びましょう。

採用ページ作成機能

自社の採用ページ作成を支援してくれる機能です。外部の求人媒体や人材紹介サービスを経由しないため、求人コストを大幅に削減できます。

自由度が高い採用ページを作成できる点もメリットです。たとえば、動画コンテンツや自社社員のインタビュー記事の掲載などが代表的です。自社が訴求したいコンテンツを掲載することで、より自社にマッチした人材が集まりやすくなります。

システムによっては、自社で作成した採用ページの求人媒体への自動転載、SEO対応の採用ページの作成も可能です。自社に適した採用ページ作成機能を持つシステムを選びましょう。

採用管理システム選びのその他の比較ポイント

採用管理システムを選定する際は、前述の3つのポイントに加え、次のようなポイントにも着目すべきです。コスト・利便性を左右するポイントとなるため、必ず自社の状況と照らし合わせて考えましょう。

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採用人数を確認

採用管理システムを選ぶ際は、まずは自社の採用人数を確認しましょう。採用人数は、システムの利用料金・コスパを大きく左右する要因です。

たとえば、小規模人数の採用場合は、採用人数ごとに細かく料金が変動するシステムの方がコストパフォーマンスが高いと言えます。大規模な採用の場合は、ある程度の人数を一律料金で登録できるシステムが適しています。

料金面でのコストの損失を避けるためにも、システムの対応人数と自社の採用人数の比較は必ず行いましょう。

操作性を確認

採用管理システムは、現場担当者が操作しやすいものを選びましょう。操作性が悪いシステムは当然ながら操作に時間がかかるため、応募者へのレスポンスだけでなく、業務全般の効率が低下します。また、単純に担当者のストレスにもなりかねません。

たとえば、画面が見やすいものや全ての情報を一括で把握できるシステムは、ストレスなく利用できます。登録データの共有が簡単なシステムは、チーム全体での業務効率・生産性の向上につながります。

なお、操作性は実際にシステムを使ってみなければ分からない部分も多いです。無料トライアルを積極的に活用し、使用感を実際に確かめるのがおすすめです。

LINEと連携できるか

新卒採用の場合は、LINEやメッセージアプリとの連携可能な採用管理システムも検討してみましょう。新卒の応募者は、中途採用の応募者などに比べると、メールの開封率が低い傾向があるためです。

一方、LINEなどのチャットツールは若年層に浸透しており、メールよりも手軽にメッセージのやりとりができるため、新卒の応募書からの応答率も良好です。応募者との円滑なコミュニケーションのためにも、LINEなどと連携できるシステムを検討してみましょう。

セキュリティ対策は万全か

応募者情報には個人情報も含まれます。適切な情報保護のためには、セキュリティ体制が充実している採用管理システムを選ぶことが大切です。

特に、クラウド型のシステムはインターネット上にデータを保存するため、厳格なセキュリティ体制を敷いているものを選びましょう。

たとえばアクセス可否をユーザーごとに設定できるもの・情報レベルごとにアクセス制限できるものがおすすめです。あわせてシステムにログインするためのID・パスワード管理も適切に行いましょう。

サポート体制は充実しているか

採用管理システムは、手厚いサポート体制があるものを選びましょう。たとえば、カスタマーサポートがあるシステムなら、導入時の支援や導入後の利用方法についてもサポートを受けられます。

ベンダーによっては、システムを利用して業務の効率化・生産性の向上を支援するサービス（カスタマーサクセスサービス）を提供している場合もあります。サポート範囲や充実度はベンダーによって異なるため、必ず事前に確認しておきましょう。

あわせて、サポート手段（電話・チャット・訪問）やサポート対応時間、トラブル発生時の対応方法や賠償範囲についても確認しましょう。

無料トライアルはあるか

採用管理システムは、無料トライアルがあるものを選ぶのがおすすめです。実際に現場にシステムを導入してみることで、操作性・利便性・効果を実感できます。

トライアルせずに本格導入すると、思わぬ混乱・トラブルの原因となりかねません。また、使ってみると操作性が悪く、せっかく導入したのに誰も使わないといったケースも起こり得ます。

現場にとって使いやすいシステムを選ぶためにも、まずは無料トライアルで実際にシステムを使ってみましょう。

おすすめの採用管理システム8選

中途採用向けの採用管理システム2選

新卒採用向けの採用管理システム2選

新卒・中途採用の両方に強みを持つ採用管理システム2選

アルバイト・派遣向けの採用管理システム2選

採用管理システムの導入における注意点

採用管理システムは、ただ導入するだけでは効果を感じない恐れがあります。コストを払って導入する以上は、円滑に運用できるような体制を整えましょう。具体的に抑えるべきポイントは次の3つです。

1.　効率化したい業務を確認する

採用管理システムを導入する際は、採用フローの中でも特に効率化したいフローを明確にしましょう。効率化したい業務の種類によって、重視すべき機能が変わってくるためです。

たとえば選考フローを効率化したい場合は、選考管理機能が充実しているシステムを選ぶ必要があります。

自社にとって必要な機能を見極めるためにも、まずはシステム導入の目的や効率化したい業務を明確にすることが大切です。

2.　費用対効果を確認する

採用管理システムを導入する場合は、導入後の費用対効果を具体的に予測しておきましょう。たとえば、むやみに多機能なシステムを導入してしまうと、現場で活用しきれない恐れがあります。この場合、コストを無駄にすることになります。

反対に、導入費用を節約するために、機能がシンプルすぎるものを選ぶのも問題です。効率化したいフローをカバーしきれず、結局導入した意味がないという結果に終わりかねません。

機能が充実したシステムは費用が高い傾向がありますが、得られるメリットが大きいと断定できる場合は、導入に踏み切ることも大切です。

コストや手間を無駄にしないためにも、採用管理システムの導入前には必ず費用対効果を試算しておきましょう。導入目的を明確化する、無料トライアルを行うなどの方法は、費用対効果の予測に大いに役立ちます。

3.　テスト運用を行って導入を検討する

採用管理システムはいきなり本格導入するのではなく、まず試験的に運用するのがおすすめです。可能であれば、無料トライアルを行いましょう。テスト運用で確認すべきポイントは次の通りです。

1. 操作のしやすさ
2. 他システムとの連携のしやすさ
3. 機能の充実度
4. セキュリティ精度

採用管理システムを実際に使う現場スタッフの評価を重視し、自社に適したシステムを導入しましょう。

まとめ

採用管理システム（ATS）は採用業務を一元管理できるシステムです。導入により採用フローの効率化・パフォーマンスの向上などが期待できます。

採用管理システムの選定の際は、採用形態・連携可能媒体・機能の充実度の3つを基準としましょう。あわせて採用人数・操作性・セキュリティ体制のほか、LINEなどのメッセージアプリとの連携機能も重要な選定ポイントとなります。

採用管理システムを導入する際は、コストの浪費を防ぐために、導入目的の明確化や必要機能の洗い出し・費用対効果の確認・テスト運用などを行いましょう。
採用管理システムを導入することで、優秀な人材の獲得が効率的に行えます。自社に適したシステムを選定し、より戦略的な採用活動につなげていきましょう。