ワークフローとは？作り方や運用ポイントをわかりやすく解説

ワークフローとは、業務の申請・起案から承認、意思決定までの一連の流れのことです。ワークフローを作ることで、業務のスピードが上がり効率化が図れます。この記事ではワークフローの作り方や運用のポイント、またワークフローシステムを導入するメリットについて解説します。

目次

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1. ワークフローとは
2. ワークフローが重要な理由
3. ワークフローの対象になる業務
4. ワークフローの作り方
5. ワークフロー運用のポイント
6. 紙ベースのワークフローの問題点
7. ワークフローシステム導入のメリット
8. ワークフローシステムの選び方
9. まとめ

ワークフローとは

ワークフローは、業務の手続きや流れを明確に定義し、効率的に処理するための仕組みです。具体的には、業務の開始から終了までの一連の手順やタスク、関係者の役割などが定義され、各段階での情報やドキュメントの流れが明確になります。

ワークフローには、ルールや条件が組み込まれており、自動化のためのシステムなどが利用されることもあります。これにより、業務の透明性や一貫性が向上し、タスクの進捗状況や責任者の把握が容易になります。

ワークフローは、効率化や品質向上を実現し、組織の生産性を高める重要なツールとして活用されています。

ワークフローが重要な理由

ワークフローは業務の意思決定をスムーズにし、正確な情報を関係者に提供することで、仕事の精度を向上させます。また、無駄な工程や手順を省くことができ、生産性を向上させることができます。

さらに、ワークフローによってタスクの進捗状況や責任者の把握が容易になり、チーム全体のコミュニケーションと協力を促進します。これにより、効率的な業務遂行やタスクの優先順位の明確化が可能です。

ワークフローは、組織全体の効率性向上につながり、迅速で効果的な業務運営を実現する重要な役割を果たします。

ワークフローの対象になる業務

社内ワークフローの対象になる業務は多岐に渡ります。例として以下のような業務が挙げられます。

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書類の承認

重要な書類や契約書などの承認プロセスを経て、正式に承認される業務

物品購入の稟議

社内で物品を購入する際に、管理者の承認を得るための手続きや申請書の作成など

経費の精算

 従業員が業務に関連する経費を申請し、承認や精算処理を行う業務

プロジェクトの進捗報告

プロジェクトメンバーが進捗状況を報告し、管理者の確認や評価を受ける業務 

休暇申請

従業員が休暇を申請し、管理者の承認を得る手続きやカレンダーへの反映など

ワークフローの作り方

ここでは、ワークフローの作り方について解説します。ワークフロー化を行うには、業務プロセスの理解と可視化が重要です。以下の作り方を参考にして、効率的で明確な業務フローを構築しましょう。

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1. 目的を決める

ワークフローを構築する際には、その目的を明確にすることが必要です。例えば、経費精算は正確な経費処理を効率化し、コスト管理を強化するためのものであり、有給申請は従業員の適切な休暇管理を実現するためのものです。

目的を明確にすることで、必要な手続きや承認フローを適切に設計し、業務の効率化やスムーズな運用を実現します。

2. 承認ルート・承認者を決める

ワークフローの作成において、承認ルートと承認者の設定は重要なポイントです。まず、どのルートで誰の承認を得るのかを明確に決める必要があります。これは、業務の性質や関係者の役割に基づいて行います。

経費精算の場合、管理者の承認や経理部門の確認が必要な場合があります。また、枝分かれする場合には、条件や基準を明確に定めてルートを分岐させます。例えば、金額が一定以上の場合は上級管理職の承認が必要となる、といった具体的な条件を設けることができます。

承認ルートと承認者の明確な設定により、業務の効率化やスムーズな進行が実現されます。適切な承認者の選定やルートの設定により、迅速な承認プロセスが実現され、業務の滞りや遅延が最小限に抑えられます。

3. 必要な書類のフォーマットを作る

各工程で使用する書類の種類や形式を明確にし、所定のフォーマットを作成しておくと効率的です。これにより、業務のスムーズな進行や一貫性の確保が可能となります。例えば、経費精算のワークフローでは、経費明細書や領収書の提出が必要です。

この際、事前に経費明細書のフォーマットを定め、必要な項目や記入方法を明示しておくことで、申請者がスムーズに記入できるようになります。フォーマットの統一は、情報の整理や処理の効率化にも役立ちます。

4. 見やすく図式化する

見やすく図式化することで、ワークフローを理解しやすくなります。単に文字だけで手順を記述するのではなく、図形や矢印を使って視覚的に表現することで、見やすいワークフローを作成しましょう。

例えば、経費精算のワークフローを図式化する場合、申請者から上司への承認、上司から経理部への承認という流れを矢印で示すことができます。また、各工程や決裁者の担当箇所を図形で表現することで、一目で全体の流れや担当者が把握できます。

ワークフローを見やすく図式化することで、業務が効率的になり、コミュニケーションも円滑になります。視覚的な表現により情報の把握が容易になり、関係者間での共通理解が促進されます。

ワークフロー運用のポイント

ワークフロー運用の成功にはいくつかのポイントがあります。ここでは、ワークフロー運用のポイントについて解説します。以下のポイントを参考にして、ワークフローを運用し、業務効率の向上やミスの軽減、スムーズな業務フローを目指しましょう。

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イレギュラーなケースにも対応できるよう準備する

イレギュラーなケースへの対応として、例えば承認者の管理者が不在の場合など、予期せぬ事態が発生した場合でもスムーズに進めるための対策を準備する必要があります。そのためには、代理承認者の設定や代替ルートの定義を事前に決めておくことが重要です。

管理者の不在時には、代理承認者を指定するか、特定のルートを選択するなどの方法を用いて処理を進めることができます。さらに、特殊なケースや緊急時には、ツールを用いて事前にアラートや通知機能を設定することも有効です。

イレギュラーなケースにも対応できるよう事前に準備を行うことで、ワークフロー運用の円滑さを確保することができます。柔軟性を持たせるためのルールや手順の見直し、代替ルートの明確化などが、運用時のスムーズな業務進行と効率化につながります。

従業員がいつでも閲覧できるようにする

ワークフロー運用のポイントとして、従業員がいつでもワークフローの進捗やステータスを閲覧できるようにすることも重要です。これを実現するためには従業員に周知する必要があります。

例えば、社内ポータルやメールでの案内、社内研修やミーティングでの説明、チャットツールを活用した情報共有などの方法があります。定期的な情報発信や教育活動を通じて、従業員にワークフローの利用方法や重要性を周知させることが重要です。

紙ベースのワークフローの問題点

紙ベースのワークフローでは、いくつかの問題があります。まず、申請書の作成には一定の工数がかかります。また、誰の承認が必要か調べる手間もあり、書類の流れや承認ルートを把握するため、複数の人に問い合わせる必要があります。

さらに、印刷コストも課題の一つです。書類を印刷し、配布するために紙やインクのコストがかかります。加えて、印刷物の保管や廃棄にも手間がかかります。これらの問題点を解決するために、ITを活用したワークフローシステムの導入が進められています。

ワークフローシステム導入のメリット

ワークフローシステムとは、業務プロセスの効率化と自動化を実現するためのデジタルツールです。申請や承認などの業務フローをシステム上で管理し、タスクの進捗状況や承認者の確認が容易になります。

ワークフローシステムの導入には、多くのメリットがあります。以下に、ワークフローシステム導入のメリットについて解説します。

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申請・承認の手間が軽減できる

申請者は、印刷や上司へ直接手渡しする手間が省け、簡単に申請を行えます。また、承認者も1枚ずつハンコを押す必要がなく、システム上で承認を行うことで時間を節約できます。

システムには、電子的な承認記録が残るため、トラッキングや履歴管理も容易です。これにより、業務プロセスの迅速化と正確性の向上が期待できます。ワークフローシステムの導入により、申請・承認の手間を軽減し、効率的な業務運営を実現できます。

ワークフローをわかりやすく可視化できる

ワークフローシステムは、画面上で次のステップや担当者が一目で確認できるため、業務の進捗状況が把握しやすくなります。これにより、業務がスムーズに進行し、停滞やボトルネックが解消されます。

また、誰がどの作業を行っているのかも明確になるため、業務の透明性が高まります。ワークフローの可視化により、迅速な意思決定やタスクの割り当てが可能となり、生産性の向上が期待できます。

意思決定がより迅速化する

従来の紙ベースの手続きでは、申請書類の作成や物理的な移動に時間と手間がかかりましたが、ワークフローシステムではこれらの手続きが自動化されます。

申請者は、システム上で必要な情報を入力するだけで済み、承認者もシステム上で申請内容を確認し承認することができます。これにより、申請から承認までのフローが大幅に短縮され、迅速な意思決定が可能となります。

ペーパーレス化が進む

紙ベースの業務では多くの書類が必要であり、それらを印刷・配布・保管するためのコストや手間がかかります。しかし、ワークフローシステムでは、電子的に申請や承認が行われるため、紙が不要となります。

申請書類や関連資料は、デジタルフォーマットで作成・保存され、オンライン上で共有されます。これにより、書類の印刷・配布・保管に関わるコストが削減され、また、書類の管理が容易になります。

内部統制の強化に役立つ

ワークフローシステムは、内部統制の強化にも貢献します。従来の業務では、未承認のまま物品が購入されたり、知らない間に書類が捺印されたりするなどのトラブルが発生することがありました。

しかし、ワークフローシステムでは、明確な承認ルートが設定され、各段階での承認者の関与が必須となります。申請や承認がシステム上で記録されるため、未承認のまま進行することはありません。

また、承認者の権限を制御することで、不正な承認や書類の改ざんを防止することもできます。これにより、業務プロセスの透明性と信頼性が向上し、内部統制の強化に貢献します。

リモートでも手続きができる

従来の業務では、会社に行かなければ申請や承認ができない場合がありましたが、ワークフローシステムを導入することで、場所に制約されずに手続きを行うことができます。

リモートワークや出張など外出先でも、スマートフォンやパソコンを使って簡単に申請や承認ができるため、業務のスピードアップが期待できます。また、時間や場所に制約されずに処理ができるため、業務のタイムリーな進行が可能となります。

リモートワークが増える現代において、従業員の柔軟な働き方を支援し、ワークライフバランスの向上に貢献します。

DXを推進できる

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術を活用して業務プロセスや組織の仕組みを変革し、効率性や競争力を向上させるプロセスです。

ワークフローシステムは、従来の紙ベースのプロセスをデジタル化し、効率化・自動化することで、DXの推進に大きく貢献します。企業は、生産性の向上やコスト削減を実現し、市場変化への迅速な対応や顧客満足度の向上につなげることができます。

ワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムを選ぶ際には、組織のニーズや要件に合わせた適切なシステムを選ぶことが重要です。ここでは、ワークフローシステムの選び方について解説します。

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導入形態は自社に合っているか

ワークフローシステムには、クラウド型とオンプレミス型の2つの主要なタイプがあります。クラウド型はインターネット経由で提供され、ベンダーがシステムの管理と運用を行います。利用者はクラウド上のインターフェースからアクセスし、柔軟に利用できます。

一方、オンプレミス型は自社内でシステムを構築・運用します。データやアプリケーションは自社サーバーに格納され、セキュリティやカスタマイズ性が高くなりますが、導入や保守には自社のリソースが必要です。

どちらを選ぶかは、セキュリティ要件、コスト、データの管理、運用の柔軟性などのポイントに基づいて検討する必要があります。

導入形態	クラウド型	オンプレミス型
特徴	インターネット経由で提供	自社のサーバーでシステムを運用
メリット	低コストでの導入と運用	カスタマイズ性が高い
デメリット	セキュリティリスクがある	導入コストが高い

使いやすさ・導入しやすさ

ワークフローシステムを選ぶ際には、使いやすさと導入しやすさに注意しましょう。誰でも簡単に操作できないシステムでは従業員への浸透が難しくなり、教育の手間も増えます。

また、現在の申請フォーマット（Excelなど）を変換して使えるシステムは導入がスムーズで効率的です。既存のフォーマットを活用できることで、導入の工数を下げることができます。

使いやすく、既存の申請フォーマットとの親和性があるシステムを選ぶことで、ワークフローシステムの浸透と導入効果を高めることができます。

コストは予算に見合っているか

ワークフローシステムを選ぶ際は、コスト面も重要なポイントです。初期費用、月額費用、オプションの総額を比較し、予算に見合った判断をする必要があります。

ただし、低価格のシステムでも機能やサポートが不足していると、効果的な業務改善が難しくなることに注意が必要です。一方で、高価なシステムであっても必要な機能やサポートを提供している場合は、その費用は効果的な投資となるでしょう。

経済的な観点だけでなく、将来の拡張やカスタマイズの可能性も考慮しながら、総合的なコストと予算を比較して、適切なワークフローシステムを選ぶことが重要です。

承認ルートは分岐設定できるか

複雑な業務プロセスでは、承認が複数の部署をまたぐ場合や、特定の条件によって異なる承認経路が必要な場合もあります。そのため、分岐設定が柔軟に行えるワークフローシステムがおすすめです。

分岐設定の機能を活用することで、異なる部署や役職に応じた承認者を適切に設定し、円滑な業務の進行と迅速な承認プロセスを実現できます。このような柔軟性は、組織のニーズに合わせたワークフローの設計と効率的な業務運用をサポートします。

必要な付帯機能があるか

必要な付帯機能についてもチェックをしておきましょう。例えば、記入漏れを知らせるアラート機能や重要な期限を管理するリマインダー機能は、効率的な業務遂行に役立ちます。また、グローバル企業では、英語対応の機能が外部との連携において重要です。

ただし、不要な機能を含んだシステムは余計なコストを発生させる可能性があるため、必要な機能のみを厳選して選定する必要があります。

他のシステムと連携できるか

特に、既存の会計システムや人事システムとの連携がスムーズに行えるかは、業務の効率化に大きく影響します。例えば、経費申請や給与処理などのワークフローが会計システムと連動していれば、データの入力や処理の手間を減らすことができます。

また、人事システムとの連携により、入社手続きや有給申請などの人事関連業務も効率化できます。このように、他のシステムとの連携がスムーズであれば、データの一元管理や業務プロセスの自動化が可能となり、作業の簡素化と効率化を実現できます。

スマホやタブレット端末に対応しているか

ワークフローシステムを選ぶ際は、スマホやタブレット端末に対応しているかどうかもチェックしておきましょう。特にテレワーク時や出先での操作が必要な場合には、モバイル対応が便利です。

スマホやタブレット端末を使用すれば、いつでもどこでも業務の申請や承認が行えます。例えば、外出先で急な承認が必要な場合でも、ワークフローシステムのアプリを使ってスマホで簡単に申請や承認ができます。

サポート体制が充実しているか

導入から運用までをスムーズに行うためには、サポート体制が充実しているかも重要なポイントです。メール・電話・問い合わせフォームなど問い合わせ可能な方法や対応時間、対応スピードなどを十分に確認した上で選定しましょう。

自社の営業時間とサポート対応時間がマッチしているシステムであれば、疑問やトラブルをいつでも相談できるため、利便性が高いです。中には、サポートにオプション料金が必要となるシステムもあるため、追加費用の有無も確認しておくことをおすすめします。

導入実績が豊富か

導入実績の豊富さは、システムの信頼性に大きく影響する重要なポイントです。導入実績が豊富なシステムほど、多くのノウハウが蓄積されており、さまざまな顧客のニーズに対応した提案やサポートを行ってきた経験を持つシステムと判断できます。

また、導入実績を確認する際は、自社と同業種・同規模の企業に豊富な導入実績があるかに注力して確認するといいでしょう。同業種・同規模の企業であれば、自社と似た課題を抱えている可能性も高いため、自社に適したシステムを選定しやすくなります。

導入実績は、各システムの公式サイトなどに記載されているケースが多いため、導入前に確認してみましょう。

まとめ

ワークフローは業務の流れを明確化して効率化するための仕組みという意味です。業務フローを可視化し、タスクの進捗や担当者を明確化することで業務の把握や課題の発見が容易になります。

ワークフローシステムを導入すると、申請や承認プロセスがスムーズになり、紙ベースの手続きに比べて効率的に業務を進めることができます。また、ワークフローシステムはペーパーレス化にも貢献し、ファイルの管理や検索が容易になります。

さらに、内部統制の強化やデータの一元管理にも役立ちます。ワークフローシステム運用のポイントとして、明確な目的設定や使いやすさの重要性に加え、イレギュラーなケースへの対応や従業員の周知が重要です。

ワークフローシステムを選ぶ際には、コスト、分岐設定の柔軟性、他システムとの連携性、モバイル対応なども考慮しましょう。自社にマッチしたシステムは、業務効率化や内部統制の強化、柔軟な業務遂行を実現するための強力なツールとなります。