ワークフローシステムにおけるセキュリティとは？重要性や対策を解説

ワークフローシステムは、申請・承認の一連業務を自動化するシステムのことです。ワークフローシステムでは人事書類や稟議書などの情報を扱うため、セキュリティ対策を万全にする必要があります。本記事では、ワークフローシステムにおけるセキュリティについて解説しています。

目次

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1. ワークフローシステムにおけるセキュリティの重要性
2. ワークフローシステムにおけるセキュリティリスク
3. ワークフローシステムにおけるセキュリティ対策
4. まとめ

ワークフローシステムにおけるセキュリティの重要性

ワークフローシステムは、申請・承認の一連業務を自動化するシステムであり、多くの企業で利用されています。人事書類や、個人情報・機密情報を含む重要なデータが含まれることもあるため、セキュリティ対策を万全にすることが重要です。

このような情報が漏洩したり改ざんされたりすると、企業や個人に深刻な影響を及ぼしかねません。さらに、企業によっては法的な規制に準拠する必要があり、その要件を満たすためにも、ワークフローシステムのセキュリティを高めることが必要になります。

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データの適切な保護

ワークフローシステムでは、機密情報や個人情報が含まれる申請書や承認書などがデジタル形式で管理されます。もしデータが不正にアクセスされれば、重要な情報が第三者の手に渡る危険性があり、企業の信頼を損なう結果となりかねません。

さらに、情報漏洩や不正アクセスによって企業の機密情報が競合他社に流出すれば、競争における優位性が失われる可能性もありえます。そのため、データの適切な保護は、企業の安定性と競争力を維持するために不可欠な対策です。

アクセスの制御

ワークフローシステムでは、必要な社員など関係者だけが、適切なアクセス権限を持つ必要があります。全ての社員が不要な情報にアクセスできる状態では、情報が誤って外部に流出するリスクが高まります。

また、権限の乱用を防止するために、重要な操作には管理者権限を必須とする仕組みが必要です。重要な操作や情報へのアクセスには、二段階認証やアクセスログの記録などを行うことで、不正行為を抑制できます。

アクセス制御の不備は、機密情報の漏えいや改ざんのリスクを高めるだけでなく、セキュリティインシデント発生時の原因究明を困難にする可能性があります。

システムの保護

ワークフローシステムの保護としては、セキュリティパッチの適用が重要な対策の一つです。セキュリティパッチとは、ソフトウェアの脆弱性やセキュリティ上の問題を修正するためのアップデートのことを言います。

ワークフローシステムは大量のデータを処理するため、サイバー攻撃の標的となりえます。システムの脆弱性を突かれると、機密情報が漏洩する危険性が生じます。セキュリティパッチを適用すれば、この脆弱性を修正し、セキュリティを強化することができます。

また、システムの保護には、ログの適切な管理も含まれます。不審なアクティビティがあれば早急に対処することで、トラブルを未然に防ぐことが可能です。また、システムの保護は一度だけでなく、継続的に対策を講じる必要があります。

セキュリティリスクの評価

ワークフローシステムを導入する際には、セキュリティリスクの評価を行うことで、どのような脅威が存在するかを把握することができます。この評価によって、それらのリスクの深刻度を客観的に判断することが可能となります。

また、どのようなセキュリティ対策が必要かを明確にし、優先順位をつけて対策を進めることができます。セキュリティリスクの評価は定期的に実施することが望ましいです。評価を繰り返すことで、常に最新のセキュリティ対策を取り入れることができます。

ワークフローシステムにおけるセキュリティリスク

ワークフローシステムは、便利で効率的な業務処理を可能にする一方で、セキュリティ上の懸念も存在します。セキュリティリスクを理解することは、適切な対策を講じる上で重要な要素です。

以下では、フィッシング攻撃やアクセス制御の不備など、ワークフローシステムにおける主なセキュリティリスクについて解説します。

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フィッシング攻撃

フィッシング攻撃は、ワークフローシステムを含むシステムの利用者に対して、偽のウェブページや電子メールを送信することで、パスワードや個人情報などを詐取する攻撃方法です。

攻撃する側は、本物そっくりの偽ログインページを用意し、利用者が不審に思わずに情報を入力するように誘導します。フィッシング攻撃は、機密情報を狙ったものから、マルウェアの感染を誘発するものまで目的は様々です。

マルウェア

マルウェアは、悪意のあるソフトウェアの総称であり、ワークフローシステムにおいても重大なセキュリティリスクとなります。

コンピュータやネットワークに感染して、データを暗号化して身代金の要求や、機密情報を盗み取る目的で行われます。特にランサムウェアは、ワークフローシステム内のデータをも巻き込んで壊滅的な被害をもたらす可能性もあるので注意が必要です。

内部からの攻撃

組織の内部にいる従業員が、悪意を持ってワークフローシステムを攻撃する場合もあります。従業員による内部攻撃では、データ改ざんや不正アクセスといったセキュリティリスクが生じる可能性が高いです。

不正な目的での内部攻撃は検知が難しく、組織内部のセキュリティ意識を高めることが重要です。

アクセス制御の不備による不正アクセス

適切なアクセス制御が行われなかった場合、機密情報が誤って漏洩する可能性があります。例えば、不要な権限を持つユーザーが情報にアクセスできる状態であったり、アクセス権限の管理が不十分であったりすると、セキュリティリスクも高いです。

アクセス制御の不備は、外部からの攻撃や内部からの不正行為によって深刻な被害をもたらす可能性があります。適切なアクセス制御を実施することは、ワークフローシステムのセキュリティを確保する上で欠かせません。

ワークフローシステムにおけるセキュリティ対策

ワークフローシステムにおけるセキュリティ対策は、機密情報や個人情報を保護するために重要な要素です。適切な対策を講じることで、フィッシング攻撃やマルウェアなどのセキュリティリスクに対抗し、安全な業務処理を実現できます。

以下では、データの暗号化や、セキュリティソフトウェアの導入など、ワークフローシステムにおける主なセキュリティ対策について解説します。

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アクセス制御

アクセス制御は、ユーザーがワークフローシステム内のデータや機能にアクセスする際の、制限や認証の仕組みを整備する対策です。具体的には、個々のユーザーアカウントに対して適切な権限を割り当てることで、必要な情報にしかアクセスできないようにします。

アクセス制御には、強固なパスワード設定や二段階認証などの方法が用いられます。また、特定の役職に応じたアクセス権限の設定も重要です。

データ暗号化

データ暗号化は、ワークフローシステム内のデータを暗号化して保護する対策です。暗号化されたデータは、外部から不正にアクセスされても解読されないため、機密情報の漏洩を防止できます。

これは、データベース内のデータをアルゴリズムによって特定のルールに基づいて変換し、不可解な形に変換することで、データの保護を行う方法になります。この暗号化されたデータは、不正な手段でデータベースに侵入されても、解読が難しいです。

さらに、データの送受信時にも暗号化技術を利用することで、情報がインターネット上で盗聴や傍受されるリスクを減らします。データ暗号化を実施することで、情報漏洩やセキュリティ侵害によるリスクを最小限に抑え、信頼性の高いシステムの構築が可能です。

ログ管理環境の最適化

ワークフローシステムにおけるログ管理環境の最適化は、セキュリティ対策の重要な要素です。内部不正の抑止や法令遵守の観点から、システムの利用履歴を適切に記録・保管することが求められています。

操作・閲覧ログは膨大なデータ量となるため、セキュリティインシデント発生時の迅速な原因究明のため、検索・分析しやすい環境を構築しておく必要があります。具体的には「いつ、誰が、どの情報にアクセスしたか」といった詳細な条件で検索できることが理想です。

ただし、セキュリティ強化と業務効率のバランスを考慮し、過度な制限によって生産性が低下しないよう、業務特性に応じた柔軟な管理体制を構築することが重要です。

データバックアップ

データのバックアップもセキュリティ対策として重要な工程です。万が一、ランサムウェアからの攻撃によってデータが改ざんされてしまったり、操作ミスや災害でデータが削除されてしまったりしても、バックアップをしておけば簡単に復元することができます。

クラウド型ワークフローシステムでは、毎日自動的にバックアップをおこなってくれるサービスもあるため、機能を比較しながら導入を検討しましょう。

環境の分離

ワークフローシステムを開発・運用する際、環境を細かく分離して管理するのもセキュリティを強化する一つの方法です。例えば「システムの開発と運用」、「開発の本番環境と試験環境」などで分けて、それぞれの環境には決まった人しかアクセスができないようにします。

そうすることで、悪意ある第三者からの攻撃リスクを低減でき、必要な人が必要な環境へアクセスしやすい状態を作ることができます。

セキュリティソフトウェアの導入

セキュリティソフトウェアは、ワークフローシステムのセキュリティを強化するためのソフトウェアです。一般的には、ウイルス対策ソフトやファイアウォールなどがあります。

これらのソフトウェアは、マルウェアや不正アクセスからシステムを守り、侵入や攻撃の検知を行います。  様々なセキュリティソフトウェアを組み合わせることで、より堅固なセキュリティ体制を築くことが可能です。

セキュリティポリシーの策定・浸透

組織全体でのセキュリティポリシーを策定し、全従業員に対して浸透させることも重要です。セキュリティポリシーには、パスワードの適切な管理方法や機密情報の取り扱い方などが含まれます。

従業員は定期的なセキュリティトレーニングを行い、管理方法などを社内で共有して、ポリシーを遵守するよう意識付けることも必要です。また、新入社員の教育や定期的なリマインドを行うことで、セキュリティ意識の徹底を図れます。

定期的なセキュリティ監査

定期的なセキュリティ監査は、ワークフローシステムのセキュリティレベルを評価し、不備や脆弱性を発見するために必要な活動です。内部監査や第三者による監査を実施することで、セキュリティ対策の効果を評価し、改善点を見つけることができます。

セキュリティ監査の結果に基づいて、必要に応じて対策を強化していくことがセキュリティの向上につながります。

セキュリティ監査の実施手順

セキュリティ監査では、まずアクセス権限の設定が適切であるか確認します。特に、退職者や異動者の権限が適切に変更・削除されているか、また重要情報へのアクセス権限が必要最小限の範囲で付与されているかを重点的に検証します。

次に、ログ記録の確認を行い、不審なアクセスや操作がないかチェックします。さらに、パスワードポリシーの遵守状況、セキュリティパッチの適用状況、バックアップの実施状況なども確認します。

これらの監査結果は文書化し、発見された課題に対する改善計画を立案・実施することで、システムの安全性を継続的に向上させることができます。

まとめ

ワークフローシステムは、業務プロセスを効率化をする上で欠かせないものです。近年は、自作のシステムを導入しているケースもありますが、万が一セキュリティ対策を怠ると、重大な被害をもたらす可能性があります。

そのため、ワークフローシステムを導入する際には、データの保護、アクセス制御、システムの保護、セキュリティリスクの評価など、十分な対策を講じ、業務効率の向上とセキュリティの確保を両立させることが求められます。

セキュリティ対策には組織のトップから従業員まで、全ての関係者の協力と意識改革が必要であり、これによって安心してワークフローシステムを利用できる環境が築けます。