おすすめの請求書発行システム11選｜選び方や導入時の注意点を解説

請求書発行システムとは、請求書の作成や発行などの業務を自動化できるシステムのことを言います。システムで自動化できる業務範囲はそれぞれ異なるため、どれを選べば良いか迷う企業もあるでしょう。本記事では、おすすめの請求書発行システムや選び方を解説しています。

目次

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1. 請求書発行システムで請求書業務を効率化
2. 請求書発行システムは業務範囲・機能・法対応可否で選ぶ
3. 請求書発行システム選びに重要な3つのポイント
4. 請求書発行システム選びのその他の比較ポイント
5. 請求書発行システムおすすめ11選
6. 請求書発行システムの導入の仕方と注意点
7. エクセル作成した請求書をインポートできるか
8. まとめ

請求書発行システムで請求書業務を効率化

請求書発行システムは、請求書の作成・発行・送付といった一連の請求書業務をコンピュータ上で行えるシステムです。

従来、請求書業務はまず納品書や注文書のデータ（宛先・項目名・金額）をシステムに入力し、そのデータを印刷・封入して郵送、またはメール添付で送信といった手間が必要でした。

こういった手動での請求書業務には時間と手間がかかるだけでなく、入力ミス・請求漏れなどの人為的ミスのリスクも潜んでいます。

一方、請求書発行システムでは請求書の作成から送付までを自動的に行えるため、請求書業務を大幅に効率化できるだけでなく、人為的ミスも減らせます。

なお、請求書発行システムは製品によってそれぞれ強みが異なるため、導入の際は、自社が最も力を入れたいフローが強化されている製品を選ぶことが大切です。

請求書発行システムはクラウド型が主流

請求書発行システムには、オンプレミス型とクラウド型があります。オンプレミス型は社内サーバーでシステムを運用しますが、クラウド型はインターネット経由でサービスを利用できます。

クラウド型は、オンプレミス型と比較して導入コストが安く、システム構築の手間がかからないため、短期間で導入することができます。

請求書発行システムのシェアにおいては、使い勝手の良さからクラウド型が主流になっています。

請求書発行システムは業務範囲・機能・法対応可否で選ぶ

請求書システムは製品によって得意分野と不得意分野が異なります。選び方の基準は企業によって異なりますが、まず抑えたいポイントは業務範囲・搭載機能・税制制度の対応可否の3つです。併せて、料金体系・操作性・サポート体制などの＋αのポイントも考慮していきましょう。

それぞれのポイントの考え方は次章でご紹介していきます。

【重要な3つのポイント】

1. システムで自動化したい業務範囲に適しているか
2. 必要な機能が搭載されているか
3. 電子帳簿保存法・インボイス制度に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. 料金体系を確認
2. 使いやすい操作性か
3. サポート体制は充実しているか
4. セキュリティ対策は万全か
5. 無料トライアルがあるか

請求書発行システム選びに重要な3つのポイント

請求書発行システムを選ぶ際、まず重視すべきは業務範囲・搭載機能・税制制度の対応可否です。それぞれのポイントを抑えて、自社に最適なシステムを選びましょう。

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システムで自動化したい業務範囲に適しているか

請求書発行システムで自動化できる範囲は製品によって大きく異なります。よって、請求書発行システムは、当然ながら自社が自動化したいフローをカバーできるものを選ぶ必要があります。

たとえば請求書のメール送信や郵送を自動化したい場合は、発送代行機能が強化されたシステムが良いでしょう。

請求書作成に加え、入金消込や入金漏れの対応までカバーしたい場合は、入金管理機能を備えたもの、あるいは外部システムと連携可能なものを選ぶのがおすすめです。

今は必要なくとも、将来的に自動化すべき業務が出てくる可能性もあるため、どのような業務に活用したいか中長期的な視野に立って考えることが大切です。

必要な機能が搭載されているか

請求書発行システムは製品によって搭載機能が異なります。当然ながら自社が必要とする機能が搭載されたシステムを選ばなくてはなりません。

必要な機能は企業によって異なりますが、一般的には次のような機能が搭載された請求書発行システムは汎用性が高く、使い勝手が良いでしょう。

請求書の発送代行機能

請求書の発送代行機能とは、その名の通り、請求書の取引先への送付を自動化してくれる機能です。請求書の発送方法にはメール送信と郵送の2通りがあり、どちらの場合でも取引先に応じたフォーマットでの個別送信が可能です。

メール送信に対応した請求書業務システムは、請求書データのファイル化・メール添付・送信まで自動で行ってくれます。取引先のメールアドレスは、社内のアドレス帳から自動で割り出されます。

郵送代行機能のある請求書発行システムでは、請求書データの印刷・封入・郵送を自動化できます。手動での印刷・封入は時間と手間がかかるため、システムの導入により業務効率を大きく軽減できるでしょう。

請求書データの形態（電子or紙）は、取引先によって希望が異なります。自社の取引先はどちらを希望しているのか、あらかじめ確認しておきましょう。なお、請求書業務システムの中には、メール発行・郵送発行の両方に対応したものも多くあります。

他システムとの連携機能

他システムと連携できる請求書発行システムを選ぶのもおすすめです。たとえば販売管理システム・SFA/CRMと連携できるシステムの場合、請求データは販売管理システムから転送されるため、請求書発行システムへの手動での入力が不要になります。

会計ソフトと連携可能なシステムの中には、計上・入金消込作業のほか、入金漏れがある場合に先方に督促してくれるものもあります。連携範囲や業務カバー範囲はシステムによって異なるため、あらかじめ確認しておきましょう。

なお、他システムとの連携方法には複数のやり方がありますが、中でもAPI連携はシステム同士を直接つなげるため、スムーズな連携が可能になります。

進捗管理など請求書発行以外の機能

請求書発行システムの中には、送付した請求書の進捗管理ができるものもあります。たとえば請求書の開封状況をチェックし、未開封の場合は自動で先方にリマインドしてくれるものが代表的です。

受領漏れを確実に防ぎたい場合は、こういった機能を備えたシステムを選びましょう。

電子帳簿保存法・インボイス制度に対応しているか

請求書発行システムは、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応したものを選ぶことが望ましいです。なお、それぞれの内容は次のようなものです。

1. 電子帳簿保存法：電子データで作成された国税関係帳簿書類を電子データのまま保存するためのルール
2. インボイス制度：消費税の仕入額控除を行うために適格請求書（インボイス）を発行・保存する制度

電子帳簿保存法の改正により、電子帳簿の中でも電子取引データの保存が義務化されました。またインボイス制度は2023年10月からスタートします。

請求書業務はそれぞれの要件を満たした形で遂行する必要があります。各制度に対応した請求書発行システムであれば、制度の知識が浅い従業員でも的確に処理できるでしょう。

ただし、各制度への対応の充実度はシステムによって異なるため、導入前に検討が必要です。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

参考：インボイス制度の概要｜国税庁

請求書発行システム選びのその他の比較ポイント

前述の3つのポイントに加え、請求書発行システム選びで重視すべきポイントを5つご紹介します。それぞれのポイントを検討しながら、自社に最適な請求書発行システムを選定しましょう。

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料金体系を確認

まずはシステムの利用料金の料金体系が自社に合っているかを確認しましょう。請求書発行システムの利用料金には、従量課金制と月額固定制の2種類があります。

1. 従量課金制：ユーザーの人数で料金が変動する
2. 月額固定制：ユーザー数にかかわらず定額の料金を支払う

従業員規模が小さい企業の場合、ユーザー数にあわせて料金が変動する従量課金制が適しています。反対に規模が大きい企業は、毎月定額を支払う月額固定制の方が割安になります。

使いやすい操作性か

請求書発行システムは、経理担当者が使いやすいものを選びましょう。操作しにくいシステムは敬遠されるため、せっかく導入しても誰も利用しなくなります。つまり導入コストを無駄にすることになります。

操作しやすいかどうかを判断するには、実際に使ってみるのが1番の方法です。請求書発行システムの中には無料トライアルできるものも多いため、積極的に活用しましょう。

サポート体制は充実しているか

いざという時にベンダーから充実したサポートを受けられるかどうかは、重要なポイントになるため、サポート体制の内容は必ず事前に確認しておきましょう。サポート範囲・サポート方法（電話・チャット・訪問）のほか、サポート対応時間は必須の確認事項です。

また、新しいシステムの導入前後は何かと混乱・トラブルが起こりがちです。導入前はもちろん、導入後のサポート体制が充実していると、エラーや操作が分からない時にも安心です。取引先も対象となるサポートがあると、よりスムーズに導入できます。

セキュリティ対策は万全か

請求書業務では機密性の高いデータを多く扱います。これらのデータが流出すれば顧客や取引先からの信頼を失うことになります。データを適切に管理するためにも、請求書発行システムは、セキュリティが万全なものを選ぶ必要があります。

たとえばサイバー攻撃やハッキング対策には、データ通信を暗号化（SSL暗号化）できるシステムや2段階認証を設けたシステムがおすすめです。あるいは不正アクセス・ウイルス感染といった異常を検知する機能が強化されたシステムも良いでしょう。

無料トライアルがあるか

請求書発行システムを選ぶ際は、無料トライアルがあるものを選ぶのも良い方法です。システムの使用感や利便性は、実際に使ってみなければ分からないことが多いためです。

使いにくいシステムは、いざ導入しても形骸化する恐れがあります。コストを無駄にしないためにも、無料トライアルを活用しながら現場が使いやすいシステムを見極めましょう。

請求書発行システムおすすめ11選

請求書発行システムの導入の仕方と注意点

請求書発行システムは、ただ導入するだけでは効果を実感できません。業務フローを効果的に改善するには、次の3つのポイントを抑えて導入することが大切です。

1.　自社の課題や導入目的を明確にする

請求書発行システムを導入する際は、まず導入目的を明確にしましょう。請求書発行システムの機能は、製品によって大きく異なるためです。導入を成功させるには、当然ながら自社が必要とする機能を備えたものを選ぶ必要があります。

そのために必要になるのが、システムの導入目的の明確化です。請求書発行業務の中でもどのフローを改善したいかを浮き彫りにすることで、おのずと自社に必要な機能が絞り込めます。

たとえば請求書の送付を自動化したい場合は、送付代行機能を備えたシステムが必要です。まずは自社が抱える課題を洗い出し、それを元に達成すべき目標・目的を具体的に設定していきましょう。

2.　業務フローへの組み込み方を確認

請求書発行システムを選ぶ際は、事前に、既存の業務フローへの組み込み方を確認しておく必要があります。たとえば請求書発行時に担当者・上長の承認が必要な場合は、そういったフロー機能を備えたシステムを選ぶ必要があります。

業務フローに合わないシステムの導入はかえって現場を混乱させたり、業務効率を低下させたりする恐れがあります。自社の業務フローとシステムの相性の良し悪しは必ず確認しましょう。

3.　テスト運用を行って導入を検討する

請求書発行システムはいきなり本格導入するのではなく、まずテスト的に運用するのがおすすめです。いざ導入してみたところ、自社には合わず使えなかったというケースは少なくありません。現場との相性を図るためにも、テスト運用は必ず行いましょう。

本格導入する場合も、いきなり広範囲の部署に取り入れるのではなく、一部の部署でのみ運用する「スモールスタート」方式がおすすめです。狭い範囲から運用を始め、徐々に拡大していくことで、大きな混乱やトラブルを防ぎやすくなります。

請求書発行システムには無料トライアルできるものも多くあります。積極的に活用しながら、自社にとって使いやすいシステムを見極めましょう。

エクセル作成した請求書をインポートできるか

これまでエクセルで請求書を自作していた場合、請求書に関するデータがエクセルに保存されていることでしょう。多くの請求書発行システムは特定のデータ形式やインポート機能を備えているものが多いため、エクセルのデータを請求書発行システムにインポートできます。

請求書発行システムでは、CSV（カンマ区切り値）形式などの汎用的なデータ形式をサポートしており、エクセルからCSVファイルをエクスポートし、それを請求書発行システムにインポートすることが一般的です。

エクセルの請求書データをインポートしたい場合は、請求書発行システム選定時に、インポート機能とその形式を確認しましょう。

まとめ

請求書発行システムは請求書の作成・発行・送付を自動化できるシステムです。カバーできる業務範囲・搭載機能・法改正への対応可否はシステムによって異なるため、導入前に十分に比較検討しましょう。

機能面に関しては、送付代行機能・他システムとの連携機能・進捗管理などを行える機能を備えたものは利便性が高くおすすめです。その他、料金体系・操作性・サポート体制・セキュリティ対策なども検討しながら、自社に適したシステムを選びましょう。

システム選びの際は、まず請求書発行業務における課題とシステムの導入目的を明確にすることが大切です。導入後の混乱を避けるためにも、既存の業務フローへの組み込み方の確認・テスト運用は必ず行いましょう。
請求書発行システムの導入により、請求書発行業務を大幅に効率化できるほか、請求ミスや送付ミスといった人為的ミスを低減できます。請求書業務の最適化を狙うなら、請求書発行システムの導入を検討してみましょう。