ワークフローと内部統制の関係｜目的や要素、システム導入のメリット

従業員による不正やミスを防ぎながら企業を健全に運営するためには、適切な内部統制が必要であり、ワークフローの整備も重要です。本記事では、ワークフローと内部統制の関係性、ワークフローの自動化・電子化を実現するワークフローシステムのメリットなどを解説します。

目次

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1. ワークフローと内部統制の関係
2. 内部統制の目的
3. 内部統制の要素
4. 内部統制にはワークフローシステムが有効
5. 内部統制におけるワークフローシステム導入のメリット
6. 内部統制におけるワークフローシステム導入のデメリット
7. 内部統制向けワークフローシステムの選び方
8. まとめ

ワークフローと内部統制の関係

ワークフローと内部統制は、組織の効率性と信頼性を向上させる重要な要素です。ワークフロー管理では、複数人が関わる業務プロセスを図式化し、業務タスクの内容と情報を可視化します。これにより、業務の改善点を導き出し、新たな改善策を検討できます。

また、ワークフローシステムを活用した進捗状況や変更履歴の記録により、不正やミスが発生した際にその原因を特定して、責任の所在を明らかにできます。

ただし、システムの導入と合わせて、適切な制御措置とセキュリティ対策を講じなければ、内部統制上の脆弱性を招く可能性もあるため、注意が必要です。ワークフローと内部統制、両者を連携・統合することで、より強固な組織運営が可能になります。

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ワークフローとは

ワークフローとは、業務の流れ、もしくはそれを図式化したものを指します。ワークフロー管理では、作業手順や担当者、承認ルールを明確化し、素早い意思決定を行うことによって業務をスムーズに進行させます。

ワークフローを可視化することで、現在の業務の流れを評価し、生産性の低下に繋がっている業務を洗い出すことができます。そして、課題点を改善することによって、不要な業務を排除し、精度向上に繋げることが可能です。

例えば、社内で行う稟議や経費精算などがワークフローにおける代表的な例であり、申請書の申請から承認・決裁まで、複数の人間の間でやり取りが行われます。これらの業務フローを可視化し、無駄な工程や問題点を導き出すことで、改善に向けた取り組みが行えます。

内部統制とは

内部統制とは、組織が目標達成に向けたリスクを適切に評価・管理し、法令遵守や信頼性の確保を図るための仕組みです。日本の上場企業には、内部統制報告制度（J-SOX）があり、毎事業年度ごとに「内部統制報告書」の提出が義務付けられています。

報告書では、企業が内部統制の評価と運用をどのように行っているかが記載され、金融庁の指定した基準に基づいて評価されます。J-SOXの導入により、企業は自己評価を厳密に行い、問題点を把握して改善する機会を得ることができます。

これにより、組織の透明性が高まり、投資家やステークホルダーに対する信頼性も向上します。内部統制は組織の持続的な成長と発展に不可欠であり、責任ある経営に向けた重要な取り組みです。

参考：「財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準並びに財務報告に係る内部統制の評価及び監査に関する実施基準の改訂について（意見書）」の公表について｜金融庁

参考：財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準のあり方について｜金融庁

ワークフローシステムで内部統制を強化

ワークフローシステムとは、ワークフローを自動化・電子化するシステムです。内部統制の不整備によって起こるミスや法令違反のリスクを低減します。これらの問題解決や、組織の信頼性と効率性を向上させて内部統制を強化する上でも有効なツールです。

ワークフローシステムを使えば、業務の漏れや誤り、権限の不正使用などの問題を発見しやすくなります。そして、問題解決のために、業務プロセスを明確化・自動化し、担当者が適切に業務を実行できるようにサポートします。

特に承認プロセスにおいては適切な承認者が通知されるため、権限の不正使用を防止できます。また、内部統制の問題の追跡が容易になり、法令遵守を確保する上でも有効です。

このように、ワークフローシステムの導入によって経営のリスクマネジメントを行い、自社の信頼性を高めることができます。ただし、内部統制には適切なルール設定とセキュリティ対策が必要であり、システム導入は慎重に検討する必要があります。

内部統制の目的

内部統制の目的は、組織が業務を適切に実行し、リスクを適正に評価・管理して、法令遵守や信頼性の確保を図ることです。金融庁の報告書によれば、内部統制の目的は以下の通りです。ここでは、内部統制の4つの目的について詳しく解説します。

参考：財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準のあり方について｜金融庁

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業務の有効性及び効率性

内部統制の目的の1つは、業務の有効性と効率性を向上させることにあります。業務の有効性とは組織の目標達成に対する業務の適切な実行力を示し、効率性とは最小限のリソースで目標を達成することを指します。

内部統制は、適切なプロセスとルールを整備し、業務の正確性と透明性を確保することで、組織の効果的な運営とリソースの効率的な活用を促進します。

財務報告の信頼性

組織が適切な内部統制を行うことで、財務情報の正確性を確保し、誤った情報や不正な取引の発生を防止できます。

信頼性のある財務報告は、投資家や株主、取引先などの利害関係者に対して組織の健全性と透明性を示すためにも重要な要素です。

事業活動に関わる法令などの遵守

内部統制を構築し業務プロセスを適切に管理することは、法令順守を徹底し、倫理的な行動を推進することにも繋がります。

また、内部統制はルールやポリシーの遵守を強化し、不適切な取引や行為を防止します。これにより組織は法律的な問題が起こるのを防ぎ、信頼性を高め、法令違反リスクを低減できます。

資産の保全

組織は資産を効果的に管理・運用することで、経済的な利益を最大化し、持続的に成長していくことが重要です。内部統制によって、資産の適切な保護策を整備し、不正アクセスや横領、損失のリスクを最小限に抑えられます。

また、資産の取り扱いに関する明確なルールや手順を定めることで、無駄な浪費や損失を防止します。そして、資産の適切な保全によってリソースの効率的な活用を促進し、経営を安定させ、競争力を向上できます。

内部統制の要素

内部統制には、組織全体の健全な運営と目標達成に向けたいくつかの要素があります。金融庁の報告書によれば、以下の要素が挙げられます。

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要素	内容
統制環境	組織の風土や行動規範、 リスク管理の姿勢などを含むコントロール環境を整備し、 内部統制を支える基盤を築く
リスクの評価と対応	リスクを適正に評価し、 重要なリスクを特定することで、 適切なコントロール策を策定し、 適正なリスク管理をする
統制活動	内部統制を構築・運用する責任を明確化し、 内部統制の有効性の確保を重視するため、 定期的な実施が重要
情報と伝達	適切な情報が、適切な時に適切な人に提供される状態を確保し、 意思決定やコントロールに必要な情報の伝達を円滑にする
モニタリング	内部統制の有効性を定期的に監視・評価し、 問題点を早期に発見して 改善するための仕組みを構築する
ITへの対応	組織の効率性・生産性向上のためITに対応し、 情報漏洩やデータの改ざんリスクに 向けたセキュリティ対策も行う

これらの要素が組織全体で相互に連携することで、内部統制の強化と組織の信頼性向上に繋がります。

組織はこれらの要素を継続的に改善し、効果的な内部統制の確立に努めることで、持続的な成長とリスクマネジメントを実現できます。以下では、これらの要素について詳しく解説します。

参考：財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準のあり方について｜金融庁

統制環境

統制環境は、組織の風土や行動規範、リスク管理の姿勢などを含む基盤となる要素です。統制環境には、組織の経営陣や管理者によるコントロール意識・倫理的な価値観の確立・リスクを適切に評価して管理する姿勢・組織全体の行動基準などが含まれます。

統制環境が強化されることで、組織全体で内部統制の重要性が認識され、内部統制の有効性を高めることが可能となります。また、統制環境は組織の文化や価値観に影響を与えるため、組織の目標達成や法令遵守に向けた取り組みが促進されます。

そして、内部統制は組織全体で連携して機能するため、統制環境が適切に整備されることで組織の信頼性と透明性が高まり、リスクマネジメントの向上にも繋がります。

リスクの評価と対応

内部統制の要素において、リスクの評価と対応は重要な役割を果たします。例えば、リスクの評価では、組織は様々なリスクを特定し、それらの発生確率や影響度を評価します。

重要なリスクを特定することで、組織はリソースをリスク対応へと重点的に配分し、適切な対策を講じることが可能になります。また、リスク対応の際は、特定したリスクに対して適切なコントロール策を策定し、リスクを適正に管理します。

コントロール策には、予防的なもの（例：内部チェック、承認プロセスの強化）や、検知的なもの（例：監査、モニタリング）などが含まれます。リスクの評価と対応は継続的なプロセスであり、変化するリスク環境に対応するために定期的に見直しと改善を行います。

組織はリスクの評価と対応を通じて、内部統制の有効性を高め、組織の持続的な成長と安定的な運営に繋げられます。

統制活動

統制活動は、具体的な業務プロセスにおいてリスクを適正に管理するための重要な活動です。

組織はリスクを特定し、それに対する適切なコントロール策を設けることで、業務の誤りや不正、損失のリスクを最小限に抑えることを目指します。統制活動には、承認プロセスの強化・監査の実施・内部チェックの実行・職務分掌などの具体的な手段が含まれます。

統制活動は定期的に実施する必要があり、内部統制の有効性を確保するために重要です。組織は適切なタイミングで監査やモニタリングを行い、問題点を早期に発見して改善を行うことで、業務の運営におけるリスクを把握し、適切に対応することができます。

特に、リスクが高い業務に対して統制活動を重点的に行うことで、組織の信頼性を向上させ、法令遵守やリスクマネジメントを強化する効果が期待できます。

このように、組織は統制活動を適切に実行し、内部統制の強化に努めることで、持続的な成長と安定的な運営が可能です。また、利害関係者の信頼を確保する重要な要素としても、統制活動は重要と言えます。

情報と伝達

内部統制においては、正確で信頼性のある情報が不可欠です。組織は意思決定に必要なデータを収集・整理します。また、業務において発生した重要な情報は、適切な手段で適切な人に伝達されるようにしなければなりません。

正確な情報の伝達は、組織内外の利害関係者とのコミュニケーションにも関わります。そのため、組織は株主や投資家、取引先などに対して透明性を提供する必要があります。

また、情報の伝達では、情報の機密性を守るための適切なセキュリティ対策も重要です。組織は情報漏洩や不正アクセスのリスクを管理し、情報の適切な保護についても確保することが求められます。

情報と伝達が適切に機能することで、組織内の意思決定が円滑化され、業務の適切な遂行やリスクの適正な評価が行いやすくなります。そして、外部の利害関係者からの信頼性向上にも繋がります。

モニタリング

組織は定期的な監査やモニタリングを実施することで、内部統制が適切に機能しているかどうかを確認します。モニタリングにより、内部統制の問題点や不備を早期に発見でき、改善策が立てられます。

モニタリングは組織が内部統制の要素を常に評価するために継続的に行う活動であり、必要に応じて修正や改善を行うことが重要です。また、モニタリングは、内部統制の外部監査や内部監査によっても行われることがあります。

ITへの対応

内部統制の要素において、ITへの対応は極めて重要です。現代のビジネス環境では、情報技術の重要性が高まっており、組織の効率性や生産性を向上させるために欠かせない要素となっています。

しかしITの活用に伴い、情報漏洩やデータの改ざんといったリスクも増加しているため、セキュリティ対策の徹底が必要です。セキュリティ対策には、機密情報の保護や不正アクセスの防止、個人情報の適切な管理などが含まれます。

また、正確で信頼性のあるデータを確保するために、品質管理が重要となります。そして、障害やエラーの早期発見と対応が業務の円滑な進行を支えることから、システムの適切な運用と監視も欠かせません。

さらに、IT関連のリスクを評価し、適切な対策を講じることで、サイバーセキュリティ対策や災害復旧計画の策定などにも繋がります。

内部統制にはワークフローシステムが有効

ワークフローシステムは、内部統制の強化に有効な理由が多くあります。まず、業務プロセスの標準化と自動化により、一貫性のある運用と効率的な業務遂行を実現できます。

そして、進捗状況や承認フローの可視化により、リスク要因や問題箇所を早期に把握し、適切なコントロール策を講じることができます。また、データの正確性と信頼性が向上し、誤った情報による誤解や不正を防止します。

監査対応が迅速に行えるため、内部監査や外部監査にも対応しやすくなります。さらに、権限管理やセキュリティ対策によって、情報の保護を強化します。

これらの理由から、ワークフローシステムは、組織の内部統制の強化や効率性の向上に役立つ重要なツールと言えます。

内部統制におけるワークフローシステム導入のメリット

ワークフローシステムは、業務プロセスを効率的に管理するためのシステムです。組織が内部統制を強化する際に、ワークフローシステムを導入することで、以下のようなメリットが得られます。

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ワークフローの可視化ができる

ワークフローシステムの導入により、ワークフローが可視化されます。監査対象の情報や、承認履歴を簡単に検索して開示できるため、監査人の要求に迅速かつ正確に対応可能です。つまり、監査の際などに証跡管理を容易にし、組織の内部統制を強化できます。

また、業務プロセスの進行状況をリアルタイムで把握することで、リスク要因や問題箇所を早期に検知し、適切なコントロール策を講じることができます。

コンプライアンスに沿ったワークフローができる

コンプライアンスに沿ったワークフローを実現するために、ワークフローシステムの権限設定機能やセキュリティ対策を活用できます。権限管理では、各ユーザーに適切な役割と権限を与え、不正アクセスを防ぐことが可能です。

特に、重要な業務や決裁には複数の承認者を設定することで、厳格な承認プロセスを構築できます。データの暗号化と保護により、重要な情報や個人情報を守ります。

また、ログの記録と監視により不審なアクティビティを早期に検知して対応できます。これらの対策により、第三者が情報に触れない環境を作り出し、不正行為を防止します。

財務の健全性を明示できる

ワークフローシステムの導入により、財務の健全性を明示できるというメリットもあります。まず、取引や決裁プロセスの自動追跡によって、財務報告におけるデータの信頼性が向上します。

さらに、ワークフローシステムによる監査対応の強化により、内部監査や外部監査にスムーズに対応できます。厳格な承認プロセスや権限設定が組み込まれることで、不正行為を防止し、不正リスクの低減を図ることもできます。

また、ワークフローシステムはリアルタイムでの情報共有を可能にし、経営陣や関係者が最新の財務情報にアクセスできるため、正確なデータに基づく経営判断が行えます。

これらのメリットにより、組織は内部統制を強化しながら、正確かつ信頼性のある財務報告を行うことができます。そして、投資家や株主、金融機関などの利害関係者からの信頼を高め、組織の持続的な成長と組織価値の向上に繋げられます。

安全なテレワークが可能になる

ワークフローシステムを導入することで、安全なテレワークが可能になり、内部統制の強化に繋がります。テレワークや在宅勤務は、多様な働き方を推進する上で採用する企業も多いですが、業務上の情報流出の懸念があることが大きな課題です。

しかし、ワークフローシステムにより申請・承認のプロセスを一元管理することで、離れた場所にいる従業員がどのような作業を行ったかが把握できるようになります。そのため、出社する時間やコストを削減しつつ、監査対応もスムーズに進められます。

内部統制におけるワークフローシステム導入のデメリット

ワークフローシステムの導入によって内部統制の強化に繋がりますが、得られるのはメリットだけでなくデメリットも存在します。例えば、新しいシステムの導入には手間と時間がかかること、システム利用者の業務負担が増えることが挙げられます。

また、システムの混在によって利用者の混乱を招かないためには、自社で使用する既存システムとの連携ができるかを確認する必要があります。つまり、ワークフローシステム活用によって新たな手作業を増やし、ミスを増やさないように注意しなければなりません。

ただし、どのようなシステムでも、利用者が慣れてしまえば今までの業務を効率化できることは間違いありません。よって、正確なシステム運用が行えるように、運用開始前から社内教育を徹底し、適切な内部統制の強化に向けたシステムの運用を行うようにしましょう。

そして、リスク回避のために強固なセキュリティ対策を行いながら、社内満足度の向上にも努めていくべきです。

内部統制向けワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムには様々なタイプがありますが、多くは内部統制に役立つ機能を搭載しています。ここでは、内部統制を強化したい企業がワークフローシステムを選ぶ際のポイントを解説します。

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必要な申請書・プロセスに対応しているか

まずは、内部統制を徹底するために必要な申請書・プロセスに対応しているかどうかを確認します。特に承認者が複数いるなど、プロレスが複雑な場合は、柔軟な設定が可能なシステムを選ぶ必要があります。

中には、通常の申請・承認のほかに、回覧・分岐・スキップ・代理といったプロセスを設定できるものもあります。自社独自の規定がある場合は特に、統制を維持するため、対応している申請書やプロセスを確認しましょう。

ログを追跡できるか

内部統制を維持・強化するにあたって欠かせないのが、ログを管理する機能です。いつ・どこで・誰が・何をしたのか記録が残れば、何かトラブルが発生した際も原因を特定しやすくなります。

またログを追跡できれば、従業員による不正防止にも役立ちます。操作の履歴を確認することで、許可されていない情報にアクセスしていたり、業務手順が守られていなかったりする場合もすぐに発見できます。

内部統制を重視してワークフローシステムを選ぶ際には、操作ログ取得機能の有無も確認しましょう。

既存システムと連携できるか

ワークフローシステムを選ぶ際は、他システムと連携できるかも確認しましょう。特に、自社で使っている経費精算システム・勤怠管理システム・グループウェアなどとの連携できるかは重要です。

連携できない場合、データを各システムに転記する必要があり、その際にミスが起こる可能性があります。誤った入力によって、監査時にデータの不整合を指摘されるリスクもあるでしょう。

内部統制を強化するだけでなく、業務効率化を図るためにも、既存システムとの連携性は重要な選定ポイントです。

まとめ

ワークフローシステムは、内部統制において重要な役割を果たすツールです。例えば、業務プロセスの標準化と自動化により、一貫性のある運用と効率的な業務遂行を可能とし、進捗状況や承認フローの可視化で、リスク要因や問題箇所を早期に把握します。

内部統制を適切に行うには、ワークフローシステムの活用がおすすめです。ワークフローシステムを使えば、内部統制に必要なデータの正確性と信頼性が向上し、財務報告の信頼性も高まります。

また、ワークフローシステムによる監査対応の強化によって、内部監査や外部監査に対応しやすくなり、権限管理とセキュリティ対策の強化にも繋がります。

内部統制の強化は、組織の信用向上を促進し、持続的な成長と競争力の向上に欠かせません。ワークフローシステムも上手に活用しながら、組織の成長に繋がる内部統制を実施していきましょう。