請求書受領サービスとは？メリット・デメリット、選び方も解説

請求書受領サービスとは、請求書の受領や電子化などの請求書受け取りに関する業務を行ってくれるサービスです。これまで複雑で時間がかかっていた請求書処理を効率化してくれます。本記事では請求書受領サービスのメリット・デメリット、選ぶときの比較ポイントなどを解説します。

目次

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1. 請求書受領サービスとは
2. 従来の請求書受領に関する課題
3. 請求書受領サービスの機能
4. 請求書受領サービスの3タイプ
5. 請求書受領サービスのメリット
6. 請求書受領サービスのデメリット
7. 請求書受領サービスの選び方・比較ポイント
8. まとめ

請求書受領サービスとは

請求書受領サービス（請求書受取サービス）とは、請求書に関わる業務を代行するサービスのことです。請求書に関する業務には、請求書の受け取り、請求書の保存、請求書をスキャンして電子保存、会計仕訳や振込データの作成などさまざまなものがあります。

請求書受領サービスは、これらの煩雑な作業を代行しています。請求書受領サービスを利用することで、これまで手間のかかった請求書に関する業務を効率化し、経理業務の負担を低減できるでしょう。

従来の請求書受領に関する課題

従来の請求書受領には、受領方法が一様ではない、支払いまでの工数が多いなどさまざまな課題があります。さらに、企業にはペーパーレス化の流れやインボイス制度への対応が迫られています。ここからは、従来の請求書受領にはどのような課題があるのかを解説します。

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受領方法が一律ではない

従来の請求書受領には、取引先によって受領方法が一律ではないという課題があります。請求書の受領は、紙の書類で郵送、PDF形式の電子メールで送付、Webサイトからのダウンロードなど、取引先によって異なります。

このため、担当者は複数の様式の請求書の処理や管理に手間が増え、請求書の処理にもたつくと、支払いまで経理業務がスムーズに進みません。

支払いまでの工程が複雑

請求書業務は請求書の受け取りから社内手続き、代金の支払い、請求書のデータ化、会計の仕訳など数多くの工程を経ます。従来の請求書受領は、支払いまでの工程が複雑で多いという点も課題です。

この間に営業スタッフ、承認者、経理担当者など複数の人物が請求書の手続きに携わります。ミスなく、スムーズに請求書の手続きや確認を行うには、経験とスキルが必要で、経理処理には時間がかかります。

処理状況が把握しづらい

従来から行われている請求書の受領業務には、現在の処理状況を把握しづらいという課題もあります。従来の請求書受領では、請求書の受け取りから代金の支払い、請求書を保管するまでの工数も関わる人の数も多いです。

このため、受け取った個別の請求書が、現在どの部署のどの人物のところにあるのか、判然としません。もしも請求書に関するトラブルがあった場合、取引先に対して迅速に対応できないケースも出てきます。

電子化が進んでいない

紙の請求書を郵送で届けるなど、アナログで請求書の処理をしている企業が多い点も請求書受領の課題として挙げられます。紙で請求書を受け取ると目視で確認し、金額を会計システムなどに入力する必要があり、その後に請求書は保管しなくてはいけません。

このため、請求書受領サービスを利用していない場合、取引先がアナログで請求書を処理していると経理業務の負担は大きくなります。取引先が請求書を郵送やアナログで処理していると、リモートワークにも対応できません。

担当者はリモートワークをしているときにも、郵送されてくる請求書の確認や経理処理のために出社する必要があり、請求書受領サービスを利用していない場合、リモートワークの推進にブレーキがかかります。

インボイス制度対応の準備ができていない

2013年10月1日から始まるインボイス制度に対応しなければいけない点も、請求書受領の課題です。インボイス制度で、適格請求書に記載する項目が追加され、要件を満たした請求書を発行すること、並びに保管が義務付けられました。

インボイス制度の新しい適格請求書は、従来の形式で発行される請求書とは異なります。請求書受領サービスを利用してない場合、インボイス制度の新しい適格請求書の処理・管理に不慣れな経理担当者には、負荷が増えると予想できます。

インボイス制度とは

インボイス制度（適格請求書等保存方式）とは、企業が仕入れ税額控除を受けるために新しく作られた制度のことを言います。これまでの請求書には取引金額、取引年月日、発行者などを記載した区分記載請求書が使われてきました。

新しく創設されたインボイス制度では、請求書発行の際に従来用いられてきた区分記載請求書へ登録番号と適用税率、消費税額等を追加で記載することが義務付けられています。そして、請求書の発行の際は、この形式に沿った適格請求書（インボイス）を作成します。

インボイス制度は、10%と8%が混在する消費税の正確な納税額算出のため、消費税課税対象外の事業者の元に残る益税や課税額5000万円以下の事業者の簡易課税制度で算出した消費税額の益税問題を解決するために作られました。

企業が適格請求書を発行するためには適格請求書発行事業者になる必要があり、税務署に登録申請をします。仕入れ税額控除は、登録した売り手が買い手に適格請求書を発行し、双方が請求書を適切に保存している場合にのみ適用されるようになります。

参考：インボイス制度の概要｜国税庁

請求書受領サービスの機能

請求書受領サービスを導入する企業は増加していますが、請求書受領サービスでは具体的にどのような機能が提供されているのでしょうか。ここからは、請求書受領サービスに含まれる主な機能を解説します。

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請求書の受領代行

請求書受領サービスは、請求書の受け取り代行をサービスとして提供しています。取引先から自社に届けられる大量の請求書を、請求書受領サービスが代わって受け取ります。

近年は、紙の請求書は受け取り後スキャンし、データ化作業も行われるようになりました。また、PDF形式で受け取った請求書も、アップロードするだけでまとめて管理できるようになっています。

このように、請求書受け取り代行を利用すると、請求書を電子データとして一元管理することも可能です。

請求書のテキストデータ化

請求書受領サービスには、紙の請求書をスキャンした画像やPDFの請求書をOCRやAI OCRを使ってテキスト化する機能を実装しているサービスもあります。光学文字認識機能を用い、自動で請求書の画像やPDFから文字に起こし、テキスト化します。

請求書のテキストデータ化に使われるOCRは、Optical Character Readerの略称です。OCRは、光学文字認識機能で画像の文字を認識し、文字データに変換します。OCRの文字認識機能で、請求書の画像データやPDFから自動で文字を読み取ります。

AI OCRは、OCRにAI技術を活用した技術のことです。AI OCRは、AIの機械学習によって文字補正の結果を学習します。このため、OCRよりも画像データとして処理された請求書の文字を認識する文字認識能力が向上しています。

請求書データの保管

請求書受領サービスは、請求書を電子データ化して保管するサービスを提供しています。一般企業の場合、請求書は7年間の保存が義務付けられていますが、紙の書類を保存するためにはノートに貼り付けたり、ファイリングしたりと手間がかかります。

請求書をまとめたノートやファイルの保管スペースも必要です。しかし、請求書受領サービスを利用すると、請求書を電子データとして保存できるため、書類の保管スペースも不要になります。

参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

電子帳簿保存法にも対応

電子帳簿保存法の改正により、2024年からはPDFなどの電子データとして受け取った請求書等の書類は、電子データとして保存することが義務付けられます。これにより、書類データをプリントアウトして保管することはできなくなりました。

電子帳簿保存法には、電子データの保存要件も細かく定められています。保存要件を満たすシステム等が自社にない場合、一から用意するのは難しいこともありますが、請求書受領サービスを利用すれば、法律に則った保管方法に簡単に対応することができます。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

請求書受領サービスの3タイプ

請求書受領サービスは、サービス提供事業者によって提供するサービス内容が異なり、大きく分けると3つのタイプに分けられます。ここからは、3つある請求書受領サービスのタイプについて特徴を交えながら解説します。

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受領・スキャンを代行するタイプ

請求書受領サービスには、請求書の受領・スキャンを代行するタイプがあります。こちらのタイプは、その名の通り、請求書の受け取りや内容の電子データ化を委託でき、ほかにも原本の保管や書類の廃棄なども任せられます。

請求書の受領とスキャンを代行するタイプは、請求書管理の工数を減らしたい企業におすすめのタイプです。受け取りや電子データ化、原本の保管や破棄など、請求書業務で必要な人の手作業の部分をなくせます。

データの電子化を自動化できるタイプ

データの電子化を自動化できる請求書受領サービスは、紙の請求書をスキャンした画像やPDFの請求書などをアップロードすると、OCRやAI OCRの光学文字認識機能で書面の文字をデータに起こす機能を提供しています。

データの電子化を自動化するタイプは、請求書をスキャンする、画像をアップロードするという工程を踏みますが、承認フローがスピーディーに進むという点が特徴です。しかし、光学文字認識機能は100%の精度ではありません。

電子化された請求書のデータには間違いが含まれる可能性もあるため、データの電子化を自動化するタイプは、決まった形式の請求書を大量に処理するといったケースに向いていると言えるでしょう。

自社と取引先で共同利用するタイプ

請求書受領サービスに取引先がログインし、直接請求書のデータを入力できる自社と取引先でサービスを共同利用するタイプも登場しています。こちらのタイプは、取引先もプラットフォームを利用しますが、取引先は無料で使用できる請求書受領サービスも多いです。

こちらのタイプは、紙で送られてくる請求書をプラットフォームで一元管理できる点も特徴です。取引先から届いた紙の請求書画像をアップロードし、請求書受領サービス上で電子データとしてまとめられます。

自社と取引先で共同利用するタイプの請求書受領サービスの導入する際には、先方の都合もあるため、協力を期待できる取引先が多いケースにおすすめと言えます。同じ請求書受領サービスを取引先が利用しているケースなら、協力も要請しやすいでしょう。

請求書受領サービスのメリット

請求書受領サービスは、請求書の受領代行やテキストデータ化、請求書データの保管などの有益な機能を提供していますが、導入した企業はどのようなメリットを得られるのでしょうか。ここからは、請求書受領サービス導入で企業が得られるメリットを解説します。

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ペーパーレス化の促進・検索性の向上

請求書受領サービスの導入は、ペーパーレス化の促進と請求書の検索性向上を企業にもたらします。請求書処理は受け取りから開封、確認、スキャンによるPDF化、原本をファイリングして保管など多くの工程を踏みます。

さらに、担当者から部署の上司、さらに上長や経理担当者の確認とハンコによる承認も必要です。しかし、請求書受領サービスを導入すると一連の請求書業務の人的作業は不要になり、電子データ化された請求書をサービス上で確認し、承認できるようになります。

このため、紙の請求書を用いていたときのようなやり取りが不要になり、業務の効率は大幅に向上します。紙の請求書を保管する必要もなくなり、ペーパーレス化も進むでしょう。請求書受領サービスを導入すると、テレワークでも請求書の処理ができるようになります。

パソコン上で請求書の確認と承認ができるため、ハンコを押すために出社する必要もありません。クラウドに請求書を電子データとして一元化して保存するため、検索性も大幅に向上するでしょう。確認したい請求書があるときは、検索するとすぐに内容を見られます。

さまざまな形態の請求書に対応しやすい

請求書受領サービスを導入すると、さまざまな形態の請求書に対応しやすくなります。請求書受領サービスは、複数ある請求書の形態に対応しており、紙の請求書をスキャンし電子データ化する作業も任せられます。

請求書受領サービスでは、請求書をスキャンした画像やPDFの請求書をOCRやAI OCRでテキスト化することも可能です。請求書を電子データ化して一元管理できるため、さまざまな形態の請求書にその都度対応していたときのような手間は大幅に軽減できます。

形態の違う請求書の内容を確認しつつ、手打ちでPCに転記していく必要もありません。請求書の内容をチェックするサービスも提供している請求書受領サービスなら、仕訳までをほぼ自動化できるようになるため、さらに請求書業務の手間を低減できます。

処理フローが円滑化できる

請求書受領サービスを利用すると、請求書処理のフローを円滑化できるでしょう。上司が不在で請求書の処理が滞り、承認までに時間がかかるといった紙の請求書で手続きを進めているときに起こりがちなトラブルがなくなります。

請求書受領サービスでは、請求書を電子データ化するため、不在の上司もPC上で請求書の内容の確認や承認ができます。請求書受領サービスを導入すると、ワークフローが電子化され、今誰が承認を行おうとしているのかといった承認までのフローも可視化できます。

コストを削減できる

請求書受領サービスの導入は、コストの削減にも繋がるでしょう。請求書受領サービスの導入で、請求書をスキャンしてデータ化、ファイリングして保管など社員が手作業で行っていた業務を委託できるため、経理業務の手間が減り人件費の削減を期待できます。

請求書受領サービスを利用すると、取引先が紙で請求書を届けてきたとしても、請求書を電子データ化して一括管理できるようになるため、ペーパーレス化も進み、紙やインク代などの削減にも繋がるでしょう。

税制改正や法改正に対応しやすい

請求書受領サービスを導入すると、電子帳簿保存法の改正とインボイス制度の創設などの税制改正に対応しやすくなります。たとえば、電子帳簿保存法の改正とインボイス制度の創設に伴い、請求書受領サービスは機能をアップデートして対応しています。

税制が改正されたとしても、請求書受領サービスではサービスに実装された機能が自動でバージョンアップされるため、自社が特別な対応策を取らなくても制度の改正に対応できるでしょう。

請求書受領サービスのデメリット

請求書受領サービスは、コストが発生する、請求書確認に時間がかかるケースもあるといったデメリットも持っています。

請求書受領サービスを導入すると初期費用が発生する場合もあり、サービスの利用には月額料金も必要です。中には無料で利用できるものもありますが、受け取られる請求書の数が限られていたりと、機能は限定的になります。

利用する請求書受領サービスと自社の休日が異なる場合、請求書の確認に時間がかかるケースもあります。請求書受領サービスが休日の場合、先方が営業日になるまで請求書の確認できないといったことが起こる可能性があります。

請求書受領サービスの選び方・比較ポイント

ここからは、請求書受領サービスの選び方と比較ポイントを解説します。ポイントを押さえて、業務の効率化、コスト削減などの目標を達成できるように自社に合った請求書受領サービスを選びましょう。

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必要な項目をデータ化できるか

請求書受領サービスを選ぶときは、必要な項目をデータ化できるかどうか確認しましょう。請求書には請求金額や請求日、支払先口座、税区分ごとの金額などのさまざまな項目が記載されていますが、請求書受領サービスによってデータ化できる項目は異なります。

請求書受領サービスが請求明細もデータ化できると、品目の仕分け作業も自動化できます。請求書受領サービスを選ぶ際は、どの範囲まで請求書をデータ化可能なのかを調べ、自社が必要としている情報をデータ化できるサービスを選びましょう。

請求書以外の帳簿にも対応できるか

請求書以外の帳簿にも同じサービスで対応できれば、より幅広い範囲の業務効率化に期待できます。特に、電子帳簿保存法は請求書だけでなく国税関係書類全般に影響するため、注意が必要です。

請求書も含めた帳簿全体の電子帳簿保存法対応を進めたい、請求書以外の書類業務も効率化したいと考えている場合は、納品書や見積書など多くの帳簿に対応しているサービスを選ぶのがおすすめです。

データ化までのスピード・精度

請求書受領サービスを選ぶときは、請求書のデータ化までにかかるスピードと精度も確認したいポイントです。請求書データ化のスピードを重視したい場合は、OCRの光学文字認識機能で書類のテキストを文字に起こすサービスをおすすめします。

しかし、OCRの自動文字認識機能は、100%の精度保証がなく、間違いも起こるという難点があります。このため、OCRで電子化された請求書のデータは、自社において再確認する作業が必要です。

請求書のデータ化に精度を求める場合は、オペレーターがチェックを行う請求書受領サービスがおすすめです。OCRを使った請求書のデータ化よりも時間はかかりますが、オペレーターが丁寧に確認作業を行うため、電子化した請求書データの精度は格段に上がります。

原本の保管期間

請求書受領サービスを選ぶときは、請求書原本の保存期間も確認しましょう。請求書受領サービスには、7年以上の請求書原本の保存期間を約束している会社もありますが、保存期間は各サービス提供事業者により違います。

例外を除いて、請求書の保存期間は法人は7年、個人事業主は5年と定められています。請求書受領サービスが提供する請求書原本の保存期間を確認し、自社の事業形態に合ったサービスを選びましょう。

参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

参考：記帳や帳簿等保存・青色申告｜国税庁

他のシステムと連携できるか

請求書受領サービスを選ぶときは、他のシステムと連携可能かどうかも調べましょう。請求書受領サービスが、自社に導入している会計システムと連携できれば、請求書の処理をほとんど自動化できるため、経理業務を今以上に効率化できます。

まとめ

請求書受領サービスとは、求書の受け取りから電子データ化、請求書の保管など、さまざまな請求書に関する業務の代行をしているサービスのことを言います。請求書受領サービスは、請求書業務の電子化もできる非常に有用なサービスです。

請求書受領サービスを利用すると、紙やPDF、Webサイトからダウンロードといったさまざまな形態の請求書にも対応しやすくなり、請求書を電子データ化するためペーパーレス化の促進にも繋がります。

請求書受領サービスを挿入すると、PC上で請求書の手続きが行えるため、処理フローも円滑化し、従業員が人の手で行っていた請求書業務も不要になり、コストの削減も期待できるでしょう。

請求書受領サービスは、税制の改正に合わせてサービスの機能をアップデートするため、インボイス制度などの制度の改正にも対応しやすくなります。

請求書受領サービスを利用するとコストが発生し、請求書確認に時間がかかるケースもありますが、これらのデメリットを差し引いても、享受できるメリットは非常に大きいです。

請求書受領サービスは請求書の情報を電子データ化できる範囲、電子化した請求書データの精度やデータ化に要するスピード、他社の会計システムとの連携、請求書原本の保存期間などを確認し自社に合った請求書受領サービスを選びましょう。