オンラインアシスタントとは？メリット・デメリット、選び方を解説

オンラインアシスタントとは、インターネットを利用して自社の業務を外部にサポートしてもらうサービスです。本記事では、オンラインアシスタントをよく知らない方のために、オンラインアシスタントのメリット・デメリット、依頼できる主な業務内容などを解説しています。

目次

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1. オンラインアシスタントとは
2. オンラインアシスタントに依頼できる主な業務内容
3. オンラインアシスタントを利用するメリット
4. オンラインアシスタントのデメリット・注意点
5. オンラインアシスタントの選び方
6. オンラインアシスタント導入の流れ
7. オンラインアシスタントになるには
8. まとめ

オンラインアシスタントとは

オンラインアシスタントは、インターネットを通じて提供されるサービスで、個人や企業の業務をサポートします。タスク管理、スケジュール調整、メールの処理、データ入力、翻訳、調査など、さまざまな業務をオンライン上で依頼できます。

専門的なスキルを持つ人材を、必要なときにフレキシブルに活用できるのが特徴で、中小企業で採用や教育に課題がある場合にも便利です。リモートワークの増加などに伴い、現代の働き方に合ったサポートツールとして注目されています。

オンラインアシスタントの仕組み

オンラインアシスタントのサービス事業者には各業務領域・スキル領域に応じたアシスタントスタッフが多数登録されており、依頼者のニーズに応じて担当可能なスタッフを準備してくれます。

スタッフはオンラインで業務に対応するため、依頼者としてもサービスやスタッフの選択肢に制限が起きにくく、またスポット対応もしやすいので、従来の外注（アウトソーシング）や派遣社員・アルバイトなどの採用に比べても、高い柔軟性があります。

オンラインアシスタントに依頼できる主な業務内容

オンラインアシスタントが対応可能な業務は多岐にわたります。以下に、オンラインアシスタントに依頼できる主な業務内容について解説します。

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営業・マーケティング

営業では、プレゼン資料作成やアポイント管理、顧客データ入力・分析などを、マーケティングでは競合のリサーチやアクセス解析、メルマガ作成などをオンラインアシスタントがサポートします。

オンラインアシスタントを利用することで、自社の営業・マーケティング担当者はコア業務に専念でき、生産性向上をも見込めます。また、外部のアドバイスや支援により、事業の成長と競争力強化につながることも期待できます。

Web制作・運用

Web制作・運用では、サイト構築やデザイン、SEO対策、アクセス解析や保守、ブログ更新などを依頼できます。

こうした業務には専門的な知識・スキルが必要なことも多いですが、オンラインアシスタントを活用することで自社に専門人材がいない場合でも希望のイメージやニーズを反映しやすくなります。また、定期的な更新など手間のかかる作業も効率的に行えます。

秘書業務

秘書業務としては、スケジュール調整、メールや電話対応、出張や会食の手配、資料作成・リサーチなどが挙げられます。オンラインアシスタントはリモートでこれらの業務に対応します。

通常、秘書は常時の雇用となることが多いですが、オンラインアシスタントなら必要な期間にのみ秘書業務を依頼することも可能なので、コスト削減にもつながるでしょう。

経理・財務

経理では帳簿管理、請求書処理、経費精算などを、財務では予算策定、資金管理、報告書作成などをオンラインアシスタントが担当してくれます。

オンラインアシスタントの活用により、専門的な経理・財務スキルを必要な時に柔軟に活用でき、担当者の負担を軽減できるでしょう。決算期など、業務が増える時期に人的リソースを増やすことも可能です。

人事・労務

人事・労務においては、給与計算、社会保険手続き、採用事務、応募者対応、スカウトDM送信、勤怠管理など、幅広い業務をオンラインアシスタントがサポート可能です。

人事・労務の業務は広範囲に及び、作業量も負担になることが多いです。オンラインアシスタントには定型的な作業を依頼し、自社の担当者は人材戦略の強化といったコア業務に集中するなど、負担を減らしつつよりよい組織づくりができるような体制を整えられます。

庶務・総務

庶務・総務においては、書類整理、データ管理、役所とのやり取り、契約書製本、議事録作成などの業務をオンラインアシスタントがサポートします。

庶務・総務業務は重要ではありながら、優先度が低くなりがちなため、オンラインアシスタントに依頼することで業務のスムーズな遂行を実現できます。

オンラインアシスタントを利用するメリット

オンラインアシスタントを活用すれば、オンライン上でのコミュニケーションができることで時間と場所に制約されずに高品質かつ柔軟なサポートを受けることができます。以下では、オンラインアシスタントを利用するメリットについて具体的に解説します。

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コア業務に専念できる

非コア業務やルーティンワークをオンラインアシスタントに委託することで、自社の従業員はコア業務に専念できます。例えば、メールの整理やデータ入力、スケジュール管理などの定型業務をアシスタントが処理すれば、従業員はより専門的なタスクに集中できます。

コア業務に専念できることで、重要な業務の品質と効率が高まり、生産性が向上します。オンラインアシスタントの効果的な支援により、企業は本来の成長戦略に専念できる環境を整えられるでしょう。

人件費・教育コスト削減

オンラインアシスタントは外部から必要な時に活用するため、常勤の従業員を雇う必要がなく、その分の費用を節約できます。雇用に伴う人件費や福利厚生費などのコストを削減可能です。

また、オンラインアシスタントは専門的なスキルを持っている場合が多いため、従業員の教育やトレーニングコストも削減されます。

採用の手間を削減できる

従業員の採用にあたっては、コストだけでなく手間や時間もかかります。その点、オンラインアシスタントは、サービスへの申込とサポート担当者との打ち合わせが済めばすぐに利用開始できるので、利便性が高いです。

前述したようにアシスタントは既に専門的なスキルと経験を持っているため、教育・トレーニングの手間も不要です。

高い業務品質の担保

オンラインアシスタントは、一般的にそれぞれの業務領域において専門的なスキルや経験を持っています。業務に精通しているため、効率的かつ正確な作業が期待でき、企業は信頼性の高いサポートを受けられます。

コミュニケーションはオンライン上に限りますが、依頼内容に関する指示やフィードバックといったやり取りもしやすい仕組みが整えられているので、十分な品質が担保されるでしょう。

オンラインアシスタントのデメリット・注意点

オンラインアシスタントを利用するメリットは数多くありますが、一方でデメリットや注意点も存在します。これらの点も考慮して、オンラインアシスタントの利用を検討しましょう。

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通信環境の整備・連絡ツールが必要

オンラインでサポートを受けるため、高速で安定したインターネット接続が必要となります。不十分な通信環境だと、コミュニケーションや業務の円滑さに支障をきたす恐れがあります。

また、ビジネスチャットなどの適切な連絡ツールの導入も重要なポイントで、コミュニケーションを円滑に行うための工夫が必要です。これらの環境を整えることに対するコストや手間がデメリットとなる場合もあるかもしれません。

オンラインでのコミュニケーションに戸惑うことがある

対面ではなく、テキストベースのコミュニケーションが主流となるため、特にそうしたコミュニケーションに慣れていない場合は相手の感情や意図を読み取りづらく、誤解が生じる可能性があります。

また、リアルタイムのコミュニケーションが難しい場合もあり、お互いに返信の遅れやタイムラグが生じることもあります。とりわけ、依頼する側がオンラインコミュニケーションツールの使い方に不慣れな場合、効率的なコミュニケーションが難しくなるでしょう。

オンライン業務に限定される

オンラインアシスタントは、その特性上、インターネットを介して実行可能な業務のみに対応が限られます。

データ入力や文書作成、スケジュール管理といったデジタル作業は問題なく行えますが、実物の整理や対面での接客など、物理的な作業が必要な業務には対応できません。

そのため、業務フローの中にオフラインでの作業が含まれる場合、その業務全体をオンラインアシスタントに任せることは困難です。導入を検討する際は、依頼する業務がオンラインで完結できるものかどうかを事前に確認することが重要です。

オンラインアシスタントの選び方

ここでは、オンラインアシスタントの選び方について解説します。自社のニーズにあったサービスを見つけるためには、以下のポイントを考慮しましょう。

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どのような業務を依頼できるか

サービスによって対応可能な業務領域や具体的な作業内容に違いが見られることもあるため、どのような業務を依頼できるかを確認しましょう。

まずは自社がサポートしてもらいたい業務内容を洗い出し、そのニーズに合うオンラインアシスタントを探すことをおすすめします。

十分な実績やスキルレベルがあるか

いざサポートを依頼しても、それが求める品質に達していないとコストなどが無駄になりかねません。サービス全体、また個々のアシスタントの実績やスキルレベルを事前に把握しておくことで、こうした事態を防げるでしょう。

自社と似た企業、同じようなニーズがある企業の利用実績があるかや、ポートフォリオを見ることで、信頼性の高いアシスタントを見つけることができます。

料金はどの程度かかるか

料金プランやサービス内容を比較し、自社の予算に合ったサービスおよびプランを選ぶことが重要です。その際は、単に金額の安さだけでなく、コストパフォーマンスも考慮しましょう。

トライアル期間や試用契約を利用して、料金体系だけでなく、提供されるサービス内容や品質も検証することが大切です。

オンラインアシスタントの料金相場

オンラインアシスタントの料金は月額制の場合が多く、一般的な相場は1ヶ月あたり3〜10万円程度です。料金は利用時間数に応じて設定されており、高額なプランほど多くの業務を依頼することができます。

データ入力や請求書発行などの基本的な事務作業であれば月あたり数時間のプランで対応可能なことも多いですが、デザイン業務などを含む場合は月あたり数十時間が必要となることもあります。また、初期費用や時間超過時の追加料金が発生する場合もあります。

セキュリティ対策は万全か

企業の機密情報や個人情報を扱う場合、十分なセキュリティ対策がなければ情報漏洩のリスクが高まります。そのため、利用するサービスがどのように情報を保護し、セキュリティを確保しているかを明確に知る必要があります。

セキュリティ対策の確認により、リスクを最小限に抑え、安心して情報を委託できる信頼性の高いアシスタントを選ぶことができるでしょう。

オンラインアシスタント導入の流れ

ここでは、オンラインアシスタント導入の流れについて解説します。オンラインアシスタントをスムーズに導入できるよう、基本的なステップを確認しておきましょう。

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1. 依頼する業務の明確化

オンラインアシスタントを導入する際は、まず依頼する業務を明確化することが重要です。現状の業務課題や負荷の高い業務を洗い出し、依頼内容を決めましょう。

なお、前述したようにオンラインで対応できない業務もあるため、その点も考慮しながら自社の従業員とオンラインアシスタントへの割り振りを考えることが大切です。

2. 申し込み

依頼内容と利用するサービスを決めたら、申し込みのステップに進みます。手続きはサービスの案内に沿って行いますが、具体的な依頼内容については自社の現状やニーズを明確に伝えることが大切です。

業務内容や範囲、必要なスキルや経験、期待する成果物などを伝えると良いでしょう。また、提供する情報が機密性を持つ場合は、情報管理やセキュリティ対策についても申し込み時にすり合わせておくと安心です。

3. 担当者と打ち合わせ

利用開始前には、サポート担当者との打ち合わせを行います。例えば、オンラインアシスタントの業務開始日や業務内容などを詳細に詰めていきます。

チャットツール、メールなどの連絡手段、報酬や契約条件、契約内容なども打ち合わせの内容のひとつです。導入してからトラブルが起こらないよう、慎重な合意形成が求められます。

4. 無料トライアルなどで試験導入

オンラインアシスタントを導入する際には、無料トライアルを利用することをおすすめします。無料トライアルを利用することで、そのサービス・アシスタントの実力や相性を確認できます。

無料トライアルの期間中に業務の効率化や品質向上を実感できれば、本格的にオンラインアシスタントを導入しましょう。

5. 運用開始

本格導入を決定したら、必要に応じて追加の準備を進めましょう。タスクの詳細や優先順位などをまとめておくことで、アシスタントがスムーズに業務を開始できます。

運用開始後は、適切な情報共有とコミュニケーションを意識し、協力関係を築いて業務の効率化と品質向上に取り組みましょう。オンラインアシスタントとの密な連携が、導入の成功につながります。

オンラインアシスタントになるには

近年では、オンラインアシスタントを利用する企業が増えています。それと同時にオンラインアシスタントの求人も増加しており、副業などとしてオンラインアシスタントを始めるケースもあります。

そこでここでは、オンラインアシスタントになるために必要なことについて解説します。

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オンラインアシスタントに求められるスキルと能力

オンラインアシスタントは未経験でもなれますが、PCスキルとコミュニケーションスキルが求められます。

オンラインアシスタントはオンライン上で業務を行うため、PCスキルは必須です。OfficeソフトやWeb会議ツールといった、クライアントが使うツールを使いこなせることも重要です。

また、クライアントとの意思疎通を円滑に行うためのコミュニケーションスキルや、イレギュラーなことが発生してもすぐに対応できる柔軟な対応力も必要とされます。

オンラインアシスタントに有利な資格

オンラインアシスタントになるにあたって、資格は必要ありませんが、取得しておくことで採用が有利になる資格にオンラインアシスタントになるにあたって特別な資格は必要ありませんが、取得しておくことで採用が有利になる資格には次のようなものがあります。

• 秘書検定：事務や秘書業務に関する能力を評価する資格試験
• 日商PC検定：コンピュータの基本操作やビジネスに役立つソフトウェアの利用能力を測る試験
• 日商簿記：会計の基礎から応用まで幅広い知識を評価する資格試験

参考：秘書検定

参考：日商PC検定

参考：日商簿記

まとめ

オンラインアシスタントは、インターネットを介して企業や個人の業務を支援するアシスタントです。広範な業務に活用可能で、営業・マーケティング、Web制作・運用、人事・労務、秘書業務、総務・庶務などさまざまな分野でサポートを依頼できます。

オンラインアシスタントがルーティンワークや煩雑な業務を担当することで、従業員はより重要で専門的な業務に集中でき、人件費や教育コスト、採用の手間の削減にもつながります。

サービスごとの対応可能業務や料金体系、セキュリティ対策などを確認しながらニーズに合ったサービスを選び、業務の効率化と企業の成長を加速させましょう。