おすすめの請求書受領サービス8選｜選ぶ際の重要なポイントを解説

請求書受領サービスとは、請求書を受領しデジタルデータ化してくれるサービスのことです。請求書受領サービスは、代行する業務範囲が異なることもあるため、どれを選べばいいか迷う企業もあるでしょう。本記事では、おすすめの請求書受領サービスと選び方を解説しています。

目次

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1. 請求書受領サービスで経理業務を効率化
2. 請求書受領サービスを導入するメリット
3. 請求書受領サービスはデータ化する方法と項目で選ぶ
4. 請求書受領サービス選びに重要な3つのポイント
5. 請求書受領サービス選びのその他の比較ポイント
6. 請求書受領サービスのおすすめ8選
7. 請求書受領サービスの導入の仕方と注意点
8. まとめ

請求書受領サービスで経理業務を効率化

請求書受領サービスとは、受領した請求書をOCRで電子化し、システム上で一元管理するサービスのことです。受領した請求書の電子化や保管のほか、仕訳や振込データの作成機能があるサービスもあります。

従来、請求書処理業務は請求書を回収し、内容を確認して仕訳や振込データを作成・承認を経て保管と、複雑なフローを経ていました。また、法改正やインボイス制度の導入で今後さらに煩雑さが増すと予想されます。

請求書受領サービスでは、これらの業務を自動化することで業務やミスの削減につながります。また、オンライン化できることで、これまで難しかった請求書処理業務のテレワーク化にも役立ちます。

請求書受領サービスを導入するメリット

請求書受領サービスを導入することで、担当者の負担軽減や法改正へのスピーディーな対応が実現します。ここからは、請求書受領サービスを導入するメリットを解説します。

担当者の負担軽減

請求書受領サービスの導入により、郵便物の受け取りや開封、請求書のファイリング作業といった物理的な作業も全て委託することが可能です。そのため、担当者の負担は軽減され、本来の業務に集中することができます。

また、請求書受領サービスによっては、請求書支払いの申請・承認機能が搭載されています。これにより、クラウド上で申請・承認や、次に誰の承認が必要か・どこで承認が止まっているのかをリアルタイムで確認でき、スムーズな請求書処理業務につながります。

最新の制度への迅速な対応

電子帳簿保存法やインボイス制度など、請求書処理業務に関する法制度は目まぐるしく変化しています。法改正が起こるたびに、担当者は書式の変更などを行う必要がありました。

しかし、クラウド型の請求書受領サービスを導入すれば、最新の法改正に合わせて自動でアップデートされます。そのため、担当者は変更作業の手間をかけることなく、法改正に迅速に対応でき、反映ミスの防止につながります。

請求書受領サービスはデータ化する方法と項目で選ぶ

請求書受領サービスを選択する際には、特に重要な3つのポイントを念頭に置いて複数のサービスから検討してみましょう。自社の規模や受領する請求書の傾向によって、適合するサービスが異なります。

また、その他の比較ポイントもセキュリティが万全なのはもちろん、既存システムと連携する場合などデータ化以外の機能面なども確認しましょう。サービスに慣れていないならば、無料トライアルができ導入後もサポートが手厚いものがおすすめです。

【重要な3つのポイント】

1. データ化の方法と精度を確認
2. データ化できる項目を確認
3. 電子帳簿保存法・インボイス制度に対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. 請求書の保管期間を確認
2. 国税関係の書類も受領・データ化できるか
3. データ化以外の機能も確認
4. セキュリティ対策は万全か
5. サポート体制が充実しているか
6. 無料トライアルがあるか

請求書受領サービス選びに重要な3つのポイント

請求書受領サービスは、サービスによって機能が異なっています。ここでは、自社にとって最適なサービスを選ぶために、押さえておきたい重要な3つのポイントを解説します。

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データ化の方法と精度を確認

請求書受領サービスは、提供方式によって「請求書の受領から代行」「自社で請求書をデータ化」「取引先が請求書を入力」の3つのタイプがあります。

この3つのタイプでは、請求書の内容をどのようにデータ化するかが提供方式によって異なっています。自社タイプはOCRが自動でデータ化するのに対して、代行タイプは提供会社のオペレーターが担います。

そのため、提供方式によってデータ化までの時間と精度が異なります。データ化までの時間とデータの精度は、基本的に両立できません。それぞれ長所短所があるため、事前にどちらを重視するかを決めた上でサービスを比較検討しましょう。

請求書の受領から代行してくれるタイプ

受領から代行してくれるタイプというのは、サービス提供会社が取引先から送られた請求書を受け取り、データ化する方式です。

紙の請求書も代理で受領してスキャンし、データ化します。なお、受領した紙の請求書は、倉庫で一定期間保管後廃棄する場合や一定期間に一度まとめて送付する場合など、提供会社によって異なっています。

基本的に、請求書の受領からデータ入力、内容の点検までを提供会社のオペレーターが行います。そのため、データの精度は100％に近く、正確性には優れるものの、完了するまでの時間がかかるのが短所です。

自社で請求書をデータ化するタイプ

このタイプは、請求書のデータ化を自動で行うものです。請求書の受領は従来どおり自社で行い、電子請求書はそのまま、紙の請求書の場合はスキャンで画像化します。画像化したものを請求書受領システムにアップロードし、OCRが自動で読み取り、データにします。

請求書の受領からデータ化までを自社にて手作業で行うため、代行タイプより工数は増えますが費用が抑えられます。また、自動で読み取りを行うことから、スピードが速くなります。

しかし、OCRが自動で項目を読み取ってデータ化するため、オペレーターの点検がある代行タイプよりミスが出やすい場合もあります。

取引先に請求書を入力してもらうタイプ

取引先に請求書を入力してもらうタイプは、取引先もサービスを利用していることを前提としています。受領側は業務の一部を取引先が行うため業務を大幅に効率化でき、発行側も受領側の入力ミスを防げるなど双方にメリットがあります。

取引先が行う作業は、サービスによって異なっています。取引先がこれまでほかのサービスを使っていないなどで導入が可能な場合や、同じサービスを導入している取引先が多い場合におすすめです。

データ化できる項目を確認

請求書に記載される内容には、基本的に次のような項目が挙げられます。

1. 請求日
2. 発行者
3. 請求金額
4. 税区分ごとの金額
5. 源泉徴収税額
6. 支払期限
7. 振込先口座

しかし、請求書のどの項目をデータ化するかはサービスによって異なっています。そのため、導入したいサービスが自社で必要な項目をデータ化できるかの確認が重要です。また、源泉徴収税や軽減税率への対応も必要です。

なお、請求明細もデータ化できるサービスなら、品名で仕訳が行えるようになるため、仕訳の自動化にも役立ちます。

電子帳簿保存法・インボイス制度に対応しているか

請求書処理に関する法律や制度は、デジタル化やグローバル化など環境の変化により大きく変わりつつあります。2022年の電子帳簿保存法改正で電子保存要件の変更があり、2023年10月から適格請求書の保存が必要になるインボイス制度も開始されます。

インボイス制度では従来の請求書より内容が煩雑化し、手作業で対応すると処理に多くの手間がかかります。また、電子帳簿保存法における保存要件も複雑なため、手作業でスキャンするとミスでデータが使えなくなる可能性があります。

請求書受領サービスが電子帳簿保存法やインボイス制度などの最新の法制度に対応していると、このような手間やミスの発生を抑えることができ、業務効率化や担当者の負担軽減になります。

参考：電子帳簿保存法の概要

参考：インボイス制度の概要

請求書受領サービス選びのその他の比較ポイント

請求書受領サービスは、提供会社によって異なりますが請求書のデータ化以外にも機能を搭載しています。ここでは、請求書のデータ化以外で考慮するべきポイントについて解説します。

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請求書の保管期間を確認

請求書の原本は、法人の場合原則7年、個人事業主なら原則5年の保管義務があります。特に紙の請求書の場合、その間保管しておくスペースが必要です。そのため、取引数が大きい企業ほど保管スペースに悩まされがちです。

請求書受領サービスで請求書受領代行も行っている場合、紙原本の項目をデータ化した後も倉庫で一定期間保管しています。この保管期間はサービスによって異なっていますが、7年以上が多く、期間が過ぎると破棄も行うサービスもあります。

一方で、一時保管後に原本を郵送するサービスもあります。この場合、自社で保管スペースが必要です。導入したいサービスがどれぐらいの保管期間を設定しているのか、事前に確認しておきましょう。

国税関係の書類も受領・データ化できるか

請求書の処理が電子帳簿保存法に対応していても、領収書や納品書などほかの国税関係書類が未対応の場合、経理担当者の負担はそれほど減りません。また、別のシステムを導入する手間が発生し、コストが余計にかかります。

そのため、既存の文書管理システムがない場合は、請求書以外の国税関係書類も法対応できるかが重要になります。請求書受領サービスの中には、同じシリーズのシステムを使用することで請求書以外の電子保存も可能なサービスがあります。

データ化以外の機能も確認

請求書に関係する業務は、請求書をデータ化するだけではありません。請求書受領サービスには、請求書のデータ化以外にも下記のような経理業務の支援を行える機能を持っているサービスがあります。

これらの機能があると、請求書を受領したあとに発生する仕訳作業や上司などへの承認、銀行への振込などの業務が効率化でき、経理担当者の負担軽減や経費削減にもつながります。

自動仕訳・会計システムとの連携

請求書受領サービスには、受領してデータ化された請求書の情報をもとに自動で仕訳データや請求データを作成する機能を備えているものがあります。この機能があると入力でのミスが減り、作業を効率化できます。

データを会計システムに連携するには、APIを使用する方法と出力したCSVファイルをインポートする方法の2つがあります。API使用の場合は、担当者がデータを触らずに自動で連携できるのが長所ですが、使える会計システムが限られるのが短所です。

一方、CSVファイルは汎用性が高く、連携できる会計システムが多くなります。しかし、サービスによって出力したCSVファイルのデータ整形が必要なケースもあります。ファイル整形が不要なサービスを選んでおくと、作業による遅延を防げます。

FBデータの作成

請求書の金額を銀行で振り込む際、特に振込先が多い企業は日本国内の銀行宛の場合FB（ファームバンキング）を使用することが多くなります。この際、統一形式である全銀フォーマットに基づいて、FBデータを作成しています。

このFBデータを簡単に作成できる機能を備えた請求書受領サービスなら、銀行振込の業務を効率的にすることが可能です。ただし、そのサービスが自社の取引銀行に対応しているかを事前に確認しておく必要があります。

承認ワークフロー

請求書を受領してから実際に取引先へ支払うまでには、担当者から部署の上司、経理担当者などの確認と承認のワークフローを経る必要があります。しかし、従来のいわゆる「ハンコリレー」は、関係者が不在でハンコを貰えず処理が滞ることが度々起きています。

しかし、請求書受領サービスでワークフローを電子化することで、物理的にハンコを押す必要がなくなりパソコンなどの端末から確認や承認ができます。オンラインで使えることから、自宅や外出先でもチェックできテレワークにも対応しています。

セキュリティの安全性を確認

請求書に書かれていることは、自社にとって重要な機密情報です。もし情報漏洩があると、自社だけでなく取引先にも多大な影響が出て信用失墜の原因になります。

請求書受領サービスは提供会社に請求書を預けることになるため、提供会社のセキュリティは万全か確認しておくことが重要です。

データセンターの監視体制や立地、セキュリティに関する各種認証の取得の有無のほか、通信データの暗号化・IPアドレスの制限などのセキュリティ機能を備えているかを必ず確認しましょう。

サポート体制が充実しているか

請求書受領サービスに限らず、業務システムを導入する上で面倒なのが初期設定を行うことです。特に経理担当者がITに不慣れな場合、設定自体が大きな負担になります。この場合、提供会社からリモート指導などのサポートがあると、負担も軽減されます。

稼働後のサポートへの連絡方法も、メールやチャット、Webサイトでの問い合わせのほか電話も利用できると、ITに慣れない担当者でも安心です。

サービスによって回答回数に制限があったり、相談内容によって有料になったりする場合があるため、事前に確認しておきましょう。

無料トライアルがあるか

特に、今まで書類の電子化に対応しておらず、サービス自体を使用したことがない場合、請求書受領サービスが一体どのようなものなのか分かりにくい可能性があります。

しかし、サービスを一度導入してしまうと、すぐに止めることはできません。自社に合わずに結局使わなくなるのを防ぐために、どんな仕組みかを実際に体験して機能を確かめるのが重要です。

ここで便利なのが無料トライアルです。無料トライアルなら、合わなければすぐに変えることができるため、サービスの操作性を確かめるのはもちろん、実際使うことで自社に必要な機能を検討する助けにもなります。

請求書受領サービスのおすすめ8選

請求書受領サービスの導入の仕方と注意点

ひとことで請求書受領サービスと言っても、備えている機能やできる範囲は異なっています。導入後に後悔しないためにも、導入までの過程を慎重に進める必要があります。ここでは請求書受領サービスの導入の仕方と注意点を解説します。

1.　自社の課題を洗い出し、サービス利用の業務範囲を確認

請求書受領サービスを導入したい理由は、企業ごとに異なります。まずは、自社がどうしてサービスを導入したいのか、その理由を明確にしましょう。そして、導入したい理由を解決するには何ができたらいいのかを考え、サービスに必要な機能を洗い出してみます。

たとえば、紙の請求書が多く処理が大変なのを解決したい場合は、受領やスキャン代行があるサービスを使用すると業務の負担が削減できます。また、請求書の数が多い場合は自動で読み込むAI-OCR機能があるサービスがおすすめです。

請求書のデータ化だけでなく、法制度への対応や業務システムとの連携といった機能のチェックも重要です。

2.　費用対効果を確認

請求書受領サービスは、基本的に月額固定料金を採用しており、料金の相場は大体5,000円から3万円です。しかし、企業の規模や機能の数・種類によって異なっているため、必要な機能が備わっているサービスの料金を確認しましょう。

また、月額固定料金に加えて、請求書のデータ処理1件ごとに費用が発生する従量課金がつくサービスもあります。オプションを選択した場合は、その料金も加算されます。

費用を十分に確認せずに導入すると、余計なコストがかかる恐れがあります。導入前に料金体系やオプションなどをチェックし、無駄なコストがかからないようにしましょう。

3.　テスト運用で導入を検討

請求書受領サービスに限らず、業務システムは実際に稼働する前にテスト運用を行うことが重要です。テスト運用は本番稼働後と同じ環境で行い、実際の業務で問題なく利用できるかを確認します。

ある程度の不具合については提供会社が開発した際に対策しますが、特定の環境では想定外の動きをする場合があります。テスト運用することで起こるトラブルを事前に知って対策を立てられることで、本格的に稼働してから大きなトラブルになるのを防止できます。

まとめ

請求書受領サービスは、受領した請求書を電子化して管理し、請求書処理業務を効率化するサービスです。請求書の電子化や保管のほか、仕訳データや請求データの作成などの機能も備えています。

請求書受領サービスには、自社で請求書の受領を行うものと提供会社が受領から代行するもの、取引先が入力するタイプがあります。それぞれ処理の速さや精度が違っているため、導入の目的に従って選びましょう。

また、請求書のデータ化以外にも、会計システムなどとの連携可否やセキュリティ対策などもチェックして、理想のサービスを選びましょう。