受発注管理システムとは？主な機能とメリット・デメリットを徹底解説

受発注管理システムとは、受注システムと発注システムの機能を併せ持ったもので、受発注に関する一連の業務・管理をデジタル化できるシステムです。本記事では、受発注管理システムの主な機能一覧とメリット・デメリット、導入がおすすめな企業や選び方についても解説します。

目次

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1. 受発注管理システムとは
2. 受発注管理システムのメリット
3. 受発注管理システムのデメリット
4. 受発注管理システムの主な機能一覧
5. 受発注管理システムの導入がおすすめな企業
6. 受発注管理システムを選ぶ際の比較ポイント
7. まとめ

受発注管理システムとは

受発注管理システムは、受注と発注処理の両方の機能を持つシステムで、受発注における一連の業務をデジタルで一括管理できます。近年のEC（電子商取引）の普及などにより、業務効率化を目指す企業で導入が進んでいます。

業務の処理としては、受注から発注、入庫・在庫管理、出荷、納品、請求まで商品とお金の流れを一元管理できる、便利なシステムです。受注管理側と発注管理側には、それぞれ以下のような機能が備わっています。

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受注管理側の機能

受注管理側では、顧客からの注文を自動で受け付け、その情報を即座にシステムに反映することで、手入力や転記の手間を省きます。また、納品書や受領書の作成から請求書の発行まで、必要な書類をシステムが自動で作成します。

出荷管理機能も備えているため、納期に合わせた出荷指示など、指定の商品を確実に出荷することが可能です。

また、顧客の注文履歴や連絡先情報を記録・保存できるため、過去の取引内容を簡単に確認できます。さらに、受注数や受注額などのデータ分析やレポート作成機能も利用可能です。

従来の受注管理における課題

従来の電話やFAXでの受注は、手作業での入力や転記が必要なため、人為的なミスが発生しやすく、作業効率も悪くなりがちです。

また、受注データの管理が紙ベースやエクセルファイルなどで個別に行われることで、情報の一元管理が難しく、在庫状況や納期の即時確認ができません。

さらに、受注履歴の分析や顧客ニーズの把握も困難で、営業活動や在庫管理の最適化を図りにくいという課題があります。

発注管理側の機能

発注管理側は、システム上で商品の発注を行えます。在庫管理機能も備わっているため、適切な在庫量を保つことができます。

中には、商品の在庫が少なくなった時や、将来の需要予測に基づいて自動的に発注を行う機能を持つシステムもあります。これにより、在庫切れを防ぎながら、効率的に商品を調達できるでしょう。

また、受注側と同様に今までの取引履歴を記録・分析することもできるため、無駄のない仕入れ計画を立てることができます。この機能により、コストを抑えながら効果的な商品調達が可能になります。

従来の発注管理における課題

従来の電話やFAXでの発注は、発注内容の確認や修正に時間がかかり、急な発注変更にも対応しづらい状況でした。また、発注履歴の管理が煩雑で、過去の取引データの検索や分析が困難なため、適切な発注量の判断や在庫管理の最適化が難しいという問題があります。

さらに、取引先ごとに異なる発注方法や書式に対応する必要があり、担当者の負担が大きくなることも課題の1つです。

受発注管理システムのメリット

受発注管理システムを導入することには、多くのメリットがあります。システムでの管理に移行することにより、Excel（エクセル）などで管理するよりも、業務プロセスの効率化やヒューマンエラーの軽減といった効果が得られます。

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業務負荷とミスを削減できる

受発注管理システムを導入することで、受注・発注のプロセスが自動化されます。システムが受注・発注業務を素早く正確に処理してくれるため、従業員は煩雑な手作業から解放され、業務負担が軽減されるでしょう。

また、手作業でのデータ入力では避けられない人的ミスも、システムによる自動処理で大幅に減らすことが可能です。

業務の属人化が防げる

受発注管理システムは、特定の担当者に業務が依存する「属人化」を防ぐ効果があります。従来の手作業による受発注処理では、特定のスタッフの経験や知識に頼る部分が大きく、業務が属人化しやすい傾向がありました。

受発注管理システムを利用すれば、業務手順が標準化され、情報が共有されるため、誰でも同じように仕事を進めることができます。そのため、担当者の変更や不在時にも業務が滞ることなく、安定した運用が可能です。

ペーパーレス化が進む

受発注管理システムは、注文書や発注書がデジタル化されるため、紙の使用量を大幅に削減できます。これにより、環境に配慮した経営が行え、企業全体のコスト削減にもつながります。

システムによってデジタル化されたデータは、コンピュータやサーバーに記録・保存されるため、紙の注文書や発注書を保管するためのファイリング作業や、専用の保管スペースは不要です。また、データの検索やコピーも簡単にできます。

さらに、紙の文書は紛失や破損のリスクがありますが、デジタル化されたデータは暗号化やバックアップができるため、情報の安全性やセキュリティ面が強化されます。システムが的確に管理することにより、機密性の高い情報も安全に保護されることがメリットです。

注文状況をリアルタイムで把握できる

受発注管理システムは、注文情報をリアルタイムでデータベース上に反映します。顧客が新しい注文を行ったり、既存の注文を変更したりすると、その情報がシステムに即座に登録・反映されます。そのため、常に最新の注文情報を把握することが可能です。

リアルタイムな注文情報は、在庫管理や生産計画に活用できます。在庫状況や生産予定と注文情報を連携すると、需要と供給のバランスが最適化され、過剰在庫や品切れを最小限に抑えられる点がメリットです。

また、必要な情報がいつでも手に入るようになるので、受発注業務の意思決定が速くなります。さらに、今後の経営を考えるうえで重要な業績指標も効果的に選定・設定できるようになるでしょう。

対応の迅速化が図れる

受発注管理システムは、クラウド上で受発注のやり取りを行うシステムです。最も一般的な方法はWeb発注で、発注側は受注側の都合を考慮せずにいつでもどこでも発注できます。急に発注が必要になった場合も、スムーズに対応できることがメリットです。

受注側も、顧客ごとの注文情報をリアルタイムで確認でき、要望に素早く正確に応えられます。また、注文内容の確認メールを自動送信できるシステムもあり、業務の効率化が図れます。

さらに、顧客のニーズを把握しやすくなることもメリットの1つです。注文のキャンセル理由や新商品の選択理由などから、顧客ニーズの変化を理解し、適切な提案ができるようになります。

受発注管理システムのデメリット

受発注管理システムにはデメリットもありますが、事前に知っておくことで、的確にシステムを利用することができます。ここでは、導入には取引先の同意が必要なことや、システムの定着までに時間がかかることについて解説します。

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導入には取引先の同意が必要

受発注管理システムは通常、受注側と発注側の両者で利用します。そのため、システムを導入すると、取引先に発注方法の変更などを依頼することになります。

しかし、取引先の中には、既存の処理に慣れており、新システムへの変更に対して抵抗感を持つことも少なくありません。

特に、取引先の企業が小規模な場合や、伝統的な手法を重視する企業の場合には、システム導入に対しての抵抗感が大きく、コスト面でも懸念する可能性があります。

そこで、システムの導入を検討する際には、事前に取引先へ導入の意向を伝え、同意を得ることが重要です。相手側の同意なく一方的に受発注システムを導入すると、取引に支障が出たり、これまでの良好な関係が損なわれたりする可能性があります。

また、取引先にもシステム変更を依頼する場合、手間をかけることになり、インターネット環境の整備なども必要になるかもしれません。このようにさまざまな影響があるため、事前の同意は必須となります。

システムの定着までに時間がかかる

受発注管理システムを導入すると、多くの場合、操作方法が従来の手作業や既存システムとは異なります。そのため、従業員向けに勉強会を開き、システムの使い方や効果的な操作方法を説明する必要があります。

また、操作マニュアルの作成も必要です。導入から実際の稼働までには、ある程度の時間と費用がかかることを理解しておきましょう。操作トレーニングなどで一時的に業務効率が低下する可能性もあります。

取引先との話し合いと併せてこういった点も考慮して、導入前にしっかりとした計画を立てておくことが重要です。

導入・運用コストがかかる

受発注管理システムを用いて受発注業務をシステム化することでコスト削減効果も見込めますが、それと同時にシステムを導入・運用するためのコストが新たに発生します。初期費用と月額費用が主な負担になるでしょう。

システムやプランによって具体的な金額は異なりますが、初期費用は数万円から数十万円、月額費用は数万円程度のことが多いです。

特に初期費用は大きな投資になる場合もあるため、費用対効果の面から考えると始めはマイナスになるかもしれません。コスト的な導入効果が出始めるのはシステムの運用が軌道に乗り始めてからなので、中長期的な視点を持つことが大切です。

受発注管理システムの主な機能一覧

受発注管理システムには、さまざまな機能があります。ここで、その主な機能について改めて詳しく見ていきましょう。マルチチャネル機能や在庫の反映、出荷・請求管理、メールの自動返信、ログイン方法、他システムとの連携など、7つの機能について解説します。

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マルチチャネル機能

受発注管理システムのマルチチャネル機能は、異なるチャネルを通じて発生した受注を一元管理する機能です。

チャネルは売手と買手の接点を指し、企業が商品やサービスを複数の販売元・窓口で提供している場合、さまざまなマルチ（複数）チャネルを通して受注が行われます。

BtoB、BtoCといった事業の形態や、商材によっても異なりますが、販売チャネルには以下のようなものがあります。

1. 店頭
2. 訪問営業
3. Web、ECサイト
4. ダイレクトメール
5. SNS
6. 電話注文
7. FAX
8. モバイルアプリ

複数のチャネルを持っている場合、受発注管理システムのマルチチャネル機能で、すべての注文情報を一元管理できます。

在庫の反映機能

受発注管理システムにおける在庫の反映機能は、企業が保有している商品の在庫情報を、リアルタイムでシステムに反映させる機能です。この機能により、在庫の正確な情報を常に把握できるため、受注処理を効率化し、適正な在庫管理が実現できます。

商品の追加や削除、在庫数の増減といった情報は、システムに自動的に反映されます。それにより、在庫状況や売れ筋商品の把握など、企業戦略に必要な情報を常にリアルタイムで確認することが可能です。

さらに、発注処理とも連携しているので、在庫切れや納期の遅れを防ぎ、注文キャンセルといったトラブルを回避できます。その結果、顧客が安心して商品を購入できるようになり、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

出荷管理機能

受発注管理システムの出荷管理機能は、受注処理が完了した商品や製品を、顧客に配送するまでの流れを効率的に管理する機能です。この機能により、顧客の入力した配送情報を正確に反映し、最適な配送手段を選択して出荷することができます。

システムは受注情報を元に、出荷指示書や伝票などを自動的に作成します。指示書には、出荷する商品の種類・数量・配送先・発送元・配送方法などの必要な情報がすべて記載されます。そして、出荷する商品の在庫も自動的に確保されるため、安心です。

また、出荷指示書を基に、出荷スケジュールを作成・管理します。出荷の優先順位や納期に応じて、適切な出荷日を設定します。配送業者とも連携しているため、商品の発送状況や配送状況をリアルタイムで追跡することが可能です。

請求管理機能

請求管理機能は、注文情報に基づいて請求書を自動作成し、顧客に送付する機能です。請求書には商品やサービスの詳細、価格、数量、支払い条件などが記載されており、そのほか、支払い期限や支払い方法、割引条件などの項目も明記されます。

作成した請求書は、電子メールや郵送などの方法で顧客に送付され、システムが送付状況を確実に記録します。また、顧客からの支払い情報はシステムに入力され、入金の確認・追跡処理が行われます。未払いや遅延が発生した支払いに対しても、適切な対応が可能です。

請求管理機能により、請求書の作成や送付が自動化されるため、人的ミスが減り、請求処理が効率的に行える点がメリットです。また、正確な請求管理により、金銭的なトラブルを防ぎ、顧客との信頼関係を築くためにも重要な機能と言えます。

メールの自動返信機能

受発注管理システムのメールの自動返信機能は、顧客からの注文や問い合わせなどを受信した際に、すぐに自動で返信する機能です。例えば、顧客の注文を受け付け完了した際には、自動的に注文の詳細確認やお礼のメールを送信します。

これらのメールには、注文内容の詳細や受注番号、支払い情報などが記載されます。また、顧客からの問い合わせには、受信確認と今後の対応について案内するメールを自動返信します。

自動返信メールは、システムによって自動的に送信されるため、24時間365日いつでも送信が可能となり、休業時間や休業日でも、顧客からの問い合わせにすぐに対応できることがメリットです。

そして、問い合わせ内容に応じて、稼働時間に合わせた柔軟な対応が可能です。これにより、自社の業務効率化はもちろん、顧客との円滑なコミュニケーションの実現や顧客満足度向上にも期待できます。

発注者ごとのマイページ作成機能

受発注管理システムには、それぞれの発注者がシステムに個別でアクセスするために、専用のマイページを作成・提供する機能があります。発注者はこのマイページから、注文内容や取引情報を簡単に確認することができ、必要な機能を利用できます。

ログイン画面では、各発注者に個別のアカウントが割り当てられ、発注者は独自のユーザー名とパスワードを使用してログインします。ログイン後は、現在の注文状況はもちろん、過去の注文や支払い履歴なども項目を選択して表示・確認することが可能です。

このように、個別のマイページを設けることで、他の発注者情報にアクセスされるリスクを減らし、情報の機密性を保持します。その結果、システムのセキュリティ面の強化につながります。

また、発注者が自身の取引内容をいつでも確認できるため、問い合わせや確認作業を減らすことができ、業務の手間が軽減される点もメリットです。

他システムとの連携機能

受発注管理システムは、他システムとの連携機能によって、企業内のさまざまなシステムとデータの連携を可能にします。在庫や販売管理、生産管理など、他システムとの連携により、受注データの二重入力や人的な入力ミスによる修正作業が不要になります。

例えば、在庫の確認が必要な時には、在庫管理システムと自動的に連携して、現在の在庫数や出し入れの記録をすぐに確認できます。また、在庫が少なくなった時の自動発注なども可能です。

このように、各システムが連携することで、手作業での入力作業が減り、ミスのない正確な業務処理ができるようになります。また、各システム間でデータを共有することにより、必要なデータをいつでも正確に把握できる環境が整えられるでしょう。

受発注管理システムの導入がおすすめな企業

受発注管理システムは、多数の店舗や取引先がある企業や、納品・請求の回数が多い企業、他の業務に注力したい企業などにおすすめです。それぞれについて、詳しく解説します。

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多数の店舗や取引先がある企業

多数の店舗や取引先を持つ企業では、受注や発注情報が分散してしまい、管理が煩雑になりがちです。受発注管理システムを導入することで、全ての注文情報を一元管理できるため、最新の情報を会社全体で共有することができます。

また、多店舗展開している企業では在庫の管理も複雑になりやすいものです。受発注管理システムは在庫の一元管理も可能にするため、在庫数や入出庫履歴をすぐに把握できます。その結果、在庫の過不足を防ぎ、効率的に管理できます。

このように、システムの導入により、大量の注文データや在庫情報も簡単に管理できるようになります。その結果、顧客へのサービス向上や、販売データの分析なども効率よく行えるため、企業の競争力アップにもつながるでしょう。

受注・発注の回数が多い企業

飲食業や製造業は、日常的に多くの注文や納品が発生する業種です。受発注管理システムは、これらの業務を効率化し、手作業によるミスを減らします。注文の受け付けから請求書発行までの流れを自動化することで、スピーディーで正確な処理が可能となります。

また、飲食業や製造業では素材や商品の在庫管理が大切です。受発注管理システムなら、在庫の状況や出し入れの記録をすぐに確認できるため、適切なタイミングでの発注や在庫の管理が簡単になります。

納品や請求書の発行が多い業種だからこそ、手作業での処理には限界があります。受発注管理システムの導入により、作業の効率が上がり、正確な納品や請求ができるため、お客様により良いサービスを提供できるようになるでしょう。

他の業務に注力したい企業

人員が限られている中小企業などでは、業務の効率化と省力化が重要です。受発注管理システムは受注・発注関連の業務を自動化できるため、従業員の手作業をなるべく減らし、他の注力すべき業務に時間とリソースを割り当てることができます。

限られた人員で、適切な在庫管理を行うのは難しい場合があります。しかし、受発注管理システムは、在庫をリアルタイムで管理でき、適切なタイミングで受発注・入出庫の処理が行えるため、少ない人員でも過剰在庫・在庫不足を防止できるでしょう。

また、中小企業は、企業継続のために顧客との信頼関係を築くことが重要です。受発注管理システムを導入することで、顧客からの注文や問い合わせにスピーディに対応できるため、顧客満足度を高め、より良い関係を築くことができます。

受発注管理システムを選ぶ際の比較ポイント

受発注管理システムを選ぶ際の比較ポイントには、さまざまな観点があります。ここからは、主なポイントとして、導入目的に合ったシステムかどうか、取引先企業も導入しやすいか、簡単に操作できるかなどがあります。

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導入目的に合ったシステムか

受発注管理システムは、導入目的に合ったシステムを選ぶことが重要です。企業や組織によって必要な機能は異なるため、第一ステップとして自社のニーズを整理して、導入目的を明確にしましょう。

例えば、「属人化を解消したい」「顧客ニーズを把握して売上を伸ばしたい」など、企業によって目的はさまざまです。受発注管理システムを選ぶ際には、これらの目的を明確化し、導入後に目的との認識違いを発生させないよう、十分に比較検討しましょう。

トータルコストと予算が見合っているか

システムを比較する際には、コストも大切なポイントです。初期費用だけでなく、運用コストやカスタマイズ費用なども含めたトータルコストで考える必要があります。

システムの導入に必要な、初期費用や運用コストなどを正確に把握し、トータルコストを算出してから自社の予算内で収まるかを確認しましょう。

また、導入によってどの程度のコスト削減効果が得られるのかを事前に算出しておくことで、費用対効果の高さについても評価できます。

取引先企業も導入しやすいか

受発注管理システムを選ぶ際のポイントとして、取引先が使いやすいシステムであることも重要です。取引先は、従来の方法に慣れ親しんでいる場合が多いため、分かりやすい操作方法で、直感的に使えるシステムがおすすめです。

また、新しいシステムの導入には、使い方を覚えるための説明や研修が必要になります。導入によるメリットなどを取引先にしっかり理解してもらい、納得してもらえるよう、事前の説明会などを丁寧に行うことが大切です。

取引先が使いやすい受発注管理システムを選べば、受発注業務がスムーズになり、取引先との関係もより強固なものになります。取引先のニーズを理解し、使いやすいシステムを導入することで、信頼関係を築き、業務効率化にもつなげましょう。

簡単に操作できるか

システムを選ぶ際には、操作のしやすさが重要です。例えば、普段の業務の合間にスムーズに受発注処理ができると、従業員の負担が減り、他の業務に集中できます。

また、システムで簡単に受発注業務をこなせると、顧客からの注文にもすぐ対応できるため、顧客の信頼感や満足度を高めることにもつながります。さらに、システムが自動で処理を行うため、人の手による入力ミスを減らすことも可能です。

データの入力間違いや書類の紛失といった心配も少なくなり、より確実な業務処理が可能になるでしょう。

同じ業界・業種への導入実績があるか

受発注管理システムが、自社と同じ業界や業種の企業に多数導入されている場合、そのシステムは標準的な業務内容に加えて、業界特有の業務にも対応している可能性が高いです。そのため、同じシステムを導入することで、効率的な運用が期待できます。

また、基本機能に加えて、業界の特性や要件に合わせたカスタマイズがすでに行われていることも多く、自社の業務にも適していることが考えられます。

このように、自社と同じ業界・業種への導入実績がある受発注管理システムは、業界特有の業務に適した機能を持っていることが多く、導入効果も予測しやすいと言えるでしょう。

ただし、顧客層が似ていたとしても、実際の商品ごとの売れ行きや、顧客ニーズには違いがあります。自社のニーズを適切に理解し、導入システムの特性と要件をよく比較検討することが大切です。

サポート体制は充実しているか

トラブルの防止や業務品質向上のために、サポート体制の充実度も重視しましょう。特に、専門的な知識を持った従業員がいないなど、システムの導入や運用に不安がある場合は、サポート体制をしっかり確認することが非常に重要です。

システム運用中に、必要なトラブル対応や、問い合わせを行うための電話サポートが提供されているかどうかを確認しましょう。また、電話サポートが無料か有料か、有料の場合は、その料金についても確認しておく必要があります。

なお、メールやチャット、オンラインフォームなどのオンラインサポート体制も確認し、1日の中で利用可能な時間帯や応答可能な時間のチェックも重要です。

サポート体制の充実度は、システムの導入や導入後に安心して運用できるかどうかの重要な要素となるため、事前の充分な確認が必要です。

まとめ

受発注管理システムの活用は、効率的な業務処理、在庫管理の最適化、顧客満足度の向上などにつながることがメリットです。さらに、自動化された受発注プロセスにより、人的ミスを減らし、業務の作業効率を高められます。

また、リアルタイムで在庫情報管理をすることにより、在庫切れや過剰発注を防止して、適切な在庫管理を実現できます。ただし、システム導入には初期費用や従業員のトレーニングなどが必要で、費用対効果もしっかり検討することが重要です。

システムの選び方としては、必要な機能の有無、拡張性、セキュリティ、サポート体制などが比較ポイントになります。受発注管理システムを導入する場合には、自社のニーズに合った最適なシステムを選択し、受発注管理業務を効率化しましょう。