おすすめの債権管理システム3選｜選び方や導入時の注意点を解説

債権管理システムとは、顧客や取引先の債権管理・回収業務を効率化できるシステムのことを言います。債権管理システムごとに効率化できる範囲が異なり、自社に適したシステム選びが難しいのがネックです。本記事では、おすすめの債権管理システムや選び方を解説しています。

目次

開く

閉じる

1. 債権管理システムで入金チェックの工数削減
2. 債権管理システムは利用者・機能の範囲・連携性で選ぶ
3. 債権管理システム選びに重要な3つのポイント
4. 債権管理システム選びのその他の比較ポイント
5. 債権管理システムのおすすめ3選
6. 債権管理システムの導入の仕方と注意点
7. まとめ

債権管理システムで入金チェックの工数削減

債権管理システムとは、売掛金や未入金などの債権情報を一元管理するシステムです。債権情報を一元管理できるため、情報の把握が容易になり、管理業務にかかる時間を短縮できます。

また、入金チェックの工数を減らせる上に、データ入力の自動化や入金と請求書の照合、入金遅延の通知といった作業負担も軽減でき、債権管理業務を大幅に効率化できます。

Excelでの債権管理の課題

これまではExcelで債権管理を行うことが多かったですが、管理業務の効率化や正確さの確保の観点から、債権管理システムで管理する企業が増えています。

Excelによる管理は、データの入力や集計に手間と時間がかかる上に、誤入力やデータの紛失といったリスクがあります。また、データの検索や分析、共有が困難といったデメリットも抱えています。

一方で、債権管理システムにはExcelでの管理に生じる上記の課題を解消する機能が搭載されており、効率的な債権管理業務を可能にします。

債権管理システムは利用者・機能の範囲・連携性で選ぶ

債権管理システムを選ぶ際は、利用者・機能の範囲・連携性の3つのポイントに注目しましょう。システムの利用者を確認するほか、必要な機能や他システムの連携もチェックしておくのがおすすめです。詳しい選び方については、次の章から解説します。

【重要な3つのポイント】

1. システムの利用者を確認
2. 債権管理に加えてどんな機能が必要か確認
3. 他システムと連携できるか

【その他の比較ポイント】

1. イレギュラーな入金にも対応できるか
2. 海外取引に対応しているか確認
3. サポート体制が充実しているか
4. 無料トライアルがあるか

債権管理システム選びに重要な3つのポイント

債権管理システム選びに重要な3つのポイントは、利用者・機能の範囲・連携性です。それぞれについて以下で詳しく解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

システムの利用者を確認

債権管理システムは売掛金や未入金などの債権情報を一元管理するシステムのため、システムの利用者は営業担当者・経理担当者・督促担当者など、さまざまな部門の担当者となります。

システムの利用者を確認することで、システムに必要な機能や操作性を把握できます。また、利用者にとって使いやすいシステムを選ぶと、導入効果を最大限に引き出すことが可能です。担当者数やスキルレベルなども、あわせて把握しておきましょう。

債権管理に加えてどのような機能が必要か確認

債権管理システムは、統合基幹業務システムの役割を担っているものが多くあります。基本の債権管理に加えて、自社の状況に合わせて必要な機能を選択し、費用対効果を高められるシステムを選びましょう。

債権管理以外の機能には、請求書発行機能・入金管理機能・督促管理機能・データ分析機能・レポート機能・セキュリティ機能などがあります。債権管理に必要な機能以外の機能を備えていることで、債権管理以外の業務の効率化にも期待ができます。

他システムと連携できるか

債権管理システムは、ネットバンキングや財務会計システムなどの他システムと連携することで、より効率的な債権管理が行えます。例えば、販売管理システムと連携すれば、売上情報や取引先情報を債権管理システムに自動的に取り込むことが可能です。

また、会計システムと連携すると、債権管理システムのデータを会計システムに自動的に転送できます。このように、債権管理システムと他システムを連携することで、債権管理業務の効率化やデータの正確性向上にも役立ちます。

債権管理システム選びのその他の比較ポイント

債権管理システム選びの際は、以上の3つの重要な比較ポイントのほかに以下の4つのポイントにも注目しましょう。それぞれの内容を詳しく解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

イレギュラーな入金にも対応できるか

債権管理システムを選ぶ際は、イレギュラーな入金に対応できるかどうかも確認しておきましょう。例えば、クレジットカードの期限が切れていて使えなかった場合や入金額にミスがあったなど、イレギュラーな入金が発生する可能性があります。

イレギュラーな入金に対応できるシステムは、スムーズに対応できる上にミスやトラブルも防げるため、普段とは違う入金や振り込みが発生しうる企業におすすめです。

イレギュラーな振り込みを検出して対応するほか、自動で学習しながらスムーズに対応できるシステムもあり、より効率的に対応できます。

海外取引に対応しているか確認

海外とのやり取りや海外出張が多い企業では、海外取引に対応してるかどうか確認することも大切です。海外取引で債権債務を管理する場合は、為替の情報があらかじめ設定できるものを選びましょう。

為替情報を設定しておけば、日本円以外の通貨でも管理がしやすくなります。海外取引がない場合には必要ありませんが、今後取引をする可能性がある企業は海外取引に対応したものを導入するのがおすすめです。

サポート体制が充実しているか

債権管理システムを選ぶ際には、サポート体制が充実しているかどうかにも注目しましょう。特に、初めて債権管理システムを選ぶ際は、サポート体制が充実しているシステムを選ぶのがおすすめです。

サポート内容を入念に確認するのはもちろんですが、夜間や休日の問い合わせ先があるかどうかチェックしておくと、安心してシステムを利用できます。トラブルやエラーがあった際、早急に対応してくれるシステムを選びましょう。

無料トライアルがあるか

複数のシステムを利用して比較検討したい場合や操作性を重視して選びたい際は、無料トライアルのあるシステムを選ぶのがおすすめです。無料トライアルのあるシステムであれば、一定期間テスト運用をした上で本番運用を開始できます。

無料トライアルの期間や条件はシステムによって異なるため、導入前に必ず確認しておきましょう。テスト運用をしながら使用感や操作性を確認し、どのプランを契約するのか検討すると、スムーズに導入できます。

債権管理システムのおすすめ3選

債権管理システムの導入の仕方と注意点

債権管理システムを導入する際には、いくつかの注意点があります。ここでは、債権管理システム導入の方法とともに、導入の際の注意点を見ていきましょう。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

導入目的とシステムがマッチしているか確認

債務管理システムには、債権管理特化タイプ・請求業務を効率化できるタイプ・販売管理を効率化できるタイプがあります。導入目的とタイプが合っていなければ、効率的な債権管理は実現されません。そのため、必ず目的とタイプがマッチしているか確認しましょう。

例えば、販売管理を効率化できるタイプでは、販売管理全体のプロセスを効率化でき、債権管理だけでなく、販売管理を目的とした使い方もできるのが特徴です。

このように、債権管理システムは選ぶタイプによって使い方が異なります。先に自社の導入目的を明確にしておき、その内容にあわせたシステムを選ぶことが大切です。目的とタイプがマッチしていない場合、費用対効果が大きく下がる可能性もあります。

費用対効果を見極める

債権管理システムを導入する際は、必ず費用対効果を確認しましょう。一般的に、機能性に優れたシステムは費用が高額、シンプルな機能のシステムは費用が安価な傾向にあります。自社に必要な機能を見極めた上で、予算に合ったシステムを選ぶのがおすすめです。

同じシステムでもプランによってかかるコストが異なるケースもあるため、どのような機能が必要なのかを見極めた上で導入を検討しましょう。

検討の結果、費用対効果が低い場合は、選んだシステムが自社の目的に合っていない可能性があります。そのような場合は、導入の目的などを改めて明確にした上で導入するシステムを再考しましょう。

導入工程を確認

債権管理システムの導入には、さまざまな工程が必要です。例えば、今までExcelで管理していたデータをシステム内に移行する場合、データ量が大きければ大きいほど膨大な時間がかかります。

思っていた以上に導入に時間がかかり、後悔することのないように事前に導入工程を確認しておきましょう。データの移行テストを行ったり、データの構造を理解したりすることで、スムーズな導入を目指せます。

与信管理業務に活かす

債権管理システムを導入する際は、与信管理業務でも活用できるように体制を整えましょう。債権管理システムは債権回収の進捗が確認できるため、与信管理が適切だったかの答え合わせができます。

期日までに入金があったかという結果はもちろん、進捗の確認も行うことで、与信管理の新たな指標が構成できる可能性もあります。そのため、与信管理業務に債権管理システムの利用を組み込むなど、活用できる体制や業務フローの見直しが必要です。

まとめ

債権管理システムとは、売掛金や未入金などの債権情報を一元管理するシステムです。債権管理システムを導入すると、債権管理業務の効率化や未入金のリスク軽減、債権回収率の向上などのメリットが得られますが、自社に適したシステムか見極める必要があります。

債権管理システムを選ぶ際には、利用者・機能の範囲・連携性のほか、海外対応の有無やサポート体制にも注目しながら選ぶのがおすすめです。また、無料トライアルの有無やプランの内容など、コストにも注目しながら選びましょう。

債権管理システムの導入は、債権管理業務の効率化や未入金のリスク軽減につながります。自社の債権管理業務を改善するためにも、この記事を参考に自社に合った債権管理システムの導入を目指しましょう。