SaaS管理ツールとは？メリット・デメリット、選び方を解説

テレワークの普及などでSaaSを複数導入する企業が増えていますが、一方で複数のSaaSのアカウント管理が負担になっている企業も多いです。そのような課題の解決には、SaaS管理ツールの導入が有効です。本記事では、SaaS管理ツールのメリットや選び方を解説しています。

目次

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1. SaaS管理ツールとは
2. SaaS管理ツールの必要性
3. SaaS管理ツールの主な機能
4. SaaS管理ツールを導入するメリット
5. SaaS管理ツールを導入するデメリット
6. SaaS管理ツールを選ぶ際のポイント
7. まとめ

SaaS管理ツールとは

SaaS管理ツールは、自社に導入しているSaaSツールの利用状況や利用料を一元管理することができる管理ツールです。導入するSaaSツールが多くなると、各サービスのアカウント情報や利用状況等の管理が煩雑になり、管理に工数がかかってしまいます。

SaaS管理ツールを利用すれば、各サービスの管理を効率的に行うことができます。また、導入したものの利用頻度が少ないサービスを可視化することも可能です。

SaaSの成長は目覚ましく、SaaS市場規模は拡大の一途をたどっています。そのため、SaaS管理ツールで利用中のSaaSの情報を効率的に管理する必要性が増しています。

SaaSとは

SaaS、またはSaaSツールとは、ソフトウェアをクラウド上で利用することができる便利なサービスです。SaaSはインターネットさえ接続できれば利用できる便利なサービスなため、在宅勤務やテレワークにも対応することができます。

また、クラウド上にデータを保存するため、タイムリーに情報共有することが可能です。SaaSにはさまざまな分野のツールがあり、業務の効率化にも期待ができるため、導入企業が増えています。

SaaS管理ツールの必要性

SaaSの導入が進んでいることもあり、複数のSaaSを利用する企業が増えています。SaaSにはさまざまな種類や用途があるため、社内全体で利用しているサービスもあれば、部門やチーム単位で利用しているサービスもあります。

導入しているサービスが多くなると、SaaSの管理が煩雑になることから、SaaS管理ツールの需要が増しています。ここからは、SaaS管理ツールの必要性について詳細を解説していきます。

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テレワークでSaaSの導入が増加した

多くの企業がテレワークを推進しており、SaaSを複数導入している企業も多く、SaaS管理ツールの必要性が増しています。SaaSはインターネット環境があればアクセスできるツールのため、在宅勤務時やオフィス以外でも利用することができます。

働き方の多様化に伴い、SaaSの導入が進んでおり、複数のSaaSを導入している企業も少なくありません。

複数のSaaSを利用していると、どのサービスを誰がどの程度利用しているか管理するのが手間になってしまうため、導入しているSaaSの管理を効率的にできるSaaS管理ツールの需要が増しています。

また、SaaS管理ツールを導入することで、SaaSの利用状況を把握することも可能になり、利用頻度が減っているサービスや不要なものを可視化することができます。そのため、SaaS利用にかけるコストを最適化するためにもSaaS管理ツールのニーズが高まっています。

複数のIDやパスワードの管理が課題になっている

複数のSaaSを導入すると、SaaSごとにアカウントのIDやパスワードを管理する手間がかかってしまいます。セキュリティ対策として、全てのIDやパスワードを異なるものにしている場合もあるでしょう。

IDやパスワード等のアカウント情報が異なると、管理が煩雑になってしまいます。そこで、アカウント情報を一つにまとめ、一元管理することができるSaaS管理ツールの需要が高まっています。

SaaS管理ツールの主な機能

導入しているSaaSの情報を一元管理できるSaaS管理ツールには、いくつかの機能があります。ツールによって細かい機能は異なりますが、コスト可視化・契約管理・利用状況可視化ができる機能が搭載されていることが多いです。

ここからは、搭載されていることの多い3つの機能の詳細について解説していきます。

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コスト可視化

SaaS管理ツールには、利用しているSaaSにかかっているコストを集約し、ランニングコストを簡単に確認するコスト可視化機能があります。全社で利用しているSaaSはもちろん、組織ごとや製品ごとの利用料金を可視化することができます。

SaaS管理ツールによっては、月ごとのSaaS利用料金の推移を確認でき、コストの増減を把握することも可能です。ダッシュボードやグラフでSaaS利用に伴うコストを一目で確認できるため、コストの削減や最適化に役立ちます。

契約管理

SaaS管理ツールには、導入したSaaSごとに契約内容や契約状況を確認できる機能があります。SaaSの契約形態は、継続しない申し出をしない限り自動更新されるサービスが多く、更新のタイミングに気付かない場合もあるでしょう。

SaaS管理ツールには、更新前のタイミングでアラートする機能が搭載されていることが多いです。契約更新前のアナウンスにより、契約プランの見直しや社内稟議漏れを防ぐことが可能になります。

利用状況可視化

SaaS管理ツールは、誰がどのSaaSを利用しているか利用状況を可視化する機能がついています。SaaSごとにアカウントをいくつ発行しているのか、従業員ごとにどのSaaSのアカウントを保持しているのか、といった情報を一元化することができます。

自社で導入している全SaaSを誰がどの程度使っているのかといった利用状況を一元管理することで、使われているSaaSと使われていないSaaSを把握することができます。

また、利用状況を確認するために各SaaSの管理画面にログインする必要がなくなり、利用状況の管理工数削減にも繋がるでしょう。

SaaS管理ツールを導入するメリット

SaaS管理ツールを導入するメリットはいくつかあります。SaaS管理ツールを導入することで利用状況を可視化したり、管理工数を減らすことが可能になるだけでなく、コスト削減やセキュリティ強化にも繋がります。

ここからはSaaS管理ツールを導入するメリットについて紹介していきます。

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アカウント管理の効率化

SaaS管理ツールを導入することで、アカウント管理の効率化が可能になるというメリットがあります。SaaSを利用するにあたって、サービスごとにアカウントを管理することがあり、SaaSを利用する従業員数が多いほど、アカウントの管理に工数がかかります。

従業員が入社する際にはSaaSごとにアカウントを追加する必要があり、従業員が退職する場合はアカウント解約の対応が必要になります。また、部門ごとに利用しているSaaSがあれば、部署異動の際にアカウントの管理が必要になります。

SaaS管理ツールを活用することで、アカウント情報を一覧化することができ、管理工数の削減効果に期待ができます。また、アカウントの追加や削除が必要なタイミングで漏れなく申請することが可能になり、業務に支障をきたすリスクも抑えることができるでしょう。

コストの最適化が図れる

アカウント情報の可視化・一元管理によって、使用されていないアカウントを把握することが可能になり、SaaS利用にかかるコスト最適化に繋がります。

退職した社員アカウントの削除依頼漏れや、発行したが利用されていないアカウント等を把握することができるため、使わないアカウントに無駄なコストをかけることがなくなります。

また、SaaSの製品ごとやアカウントごとの利用状況を確認することによって、使用頻度の低いサービスを洗い出すこともできます。導入したSaaSの契約が更新される前に、各SaaSの利用を継続すべきか、現プランのままで問題ないのかを検討する判断材料にもなります。

サービスの利用状況を確認できる

SaaS管理ツールを導入することで、各SaaSのアカウント管理が効率化できる点に加えて、サービスの利用状況を把握することができるというメリットもあります。

SaaSごとに、発行したアカウントのログイン状況や、どれだけ利用されているかといった情報を可視化することが可能になります。

利用状況を可視化することで、各部署の規模が適切か判断ができ、異動の際に参考になります。活用しきれていないSaaSがあれば、最大限活用できるよう方針変更を考えるきっかけにもなります。

セキュリティ強化に繋がる

SaaS管理ツールを導入することで、情報管理の効率化やコスト削減に期待ができるだけでなく、セキュリティ強化にも繋がります。

全社で利用しているSaaSもあれば、部署ごとに利用しているSaaSもある場合は、アカウント管理や権限管理が難しくなります。SaaSの運用体制によって、不要なアカウントが放置されたり、操作や設定のミスによるセキュリティリスクも高くなってしまいます。

例えば、退職者のアカウントを放置してしまうことで、退職後にもアクセスすることができるというケースがあります。情報漏洩やインシデントを起こさないためにも、不要なアカウントを検知することが重要です。

また、SaaS管理ツールを活用することによって、会社に無許可で利用している「シャドーIT」と言われるアカウントを検出することもでき、セキュリティ対策としても大きな役割を持ちます。

SaaS管理ツールを導入するデメリット

SaaS管理ツールを導入することによって様々なメリットがあることを解説してきましたが、一方でデメリットもあります。

SaaS管理ツールが自社に必要か判断する上で、デメリットも合わせて理解することも重要です。この章では、SaaS管理ツールを導入するデメリットについて解説していきます。

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導入コストが発生する

SaaS管理ツールを導入するデメリットとしては、導入にコストがかかる点です。SaaS管理ツールは、導入しているSaaSの種類やSaaSを利用する社員数が多いほど、導入による管理効率の向上効果が高いサービスです。

そもそも導入しているSaaSやアカウント数が少なければ、管理工数がかからず、導入しても効果が感じられないでしょう。自社のSaaS利用状況や規模間によって、導入を検討することが重要です。

初期登録に手間がかかる

SaaS管理ツールは導入時に初期登録を行う必要があり、手間がかかってしまいます。社内でどのSaaSを利用しているか、各SaaSを誰が利用しているのかといった情報を棚卸しする必要があります。

導入しているSaaSや社員数が多いと、利用中のSaaSを全て把握するのに時間を要してしまう場合があります。SaaS管理ツール導入時の初期登録にある程度時間がかかってしまうことは認識しておきましょう。

新しいSaaS導入時のネックになりうる

SaaS管理ツール導入時に使用している全てのSaaSと連携ができても、今後導入するSaaSと連携できるかはわかりません。使用したいSaaSが管理ツールと連携できない場合、新規導入を諦めるか、管理ツールとは別で管理をするかの二択になります。

連携可能なものに限定して新規SaaS導入する場合、最適なSaaSを選べなくなる可能性もあります。

SaaS管理ツールを選ぶ際のポイント

SaaS管理ツールは数多くの種類があり、サービスによって機能や特徴に違いがあります。導入効果を高めるためには、自社に最適なツールを選定することが重要ですが、ツール選定にはポイントがあります。

ここからはSaaS管理ツールを選ぶ際のポイントについて紹介していきます。ツール選定時の参考にしましょう。

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導入目的を明確にする

SaaS管理ツールを導入するにあたって、導入目的を明確にすることが重要です。SaaS管理ツールはそれぞれ機能が異なり、強みも違います。

例えば、コストの削減が導入目的であれば、SaaSごとの利用状況や不要なアカウントの検知に特化したサービスを選ぶ必要があります。

SaaS管理ツールを導入する目的や自社の課題を整理し、解決できる特徴を持ったツールを選定することが重要です。

管理できるSaaSの範囲を確認

SaaS管理ツールによって管理できるSaaSが異なるため、管理できるSaaSの範囲を確認しておく必要があります。

複数のSaaSを管理する場合、API連携によってアカウントを一元管理することになりますが、自社で利用しているSaaSがSaaS管理ツールの対象でなければ、一元管理することができません。

対象外のSaaSを利用している状態で管理ツールを導入すると、かえって管理が煩雑になる可能性があります。対象でないSaaSを利用している場合は、管理ツールを導入するかもふまえて管理方法をよく検討しましょう。

コスト管理がしやすいか確認

SaaS管理ツールを導入することで、コスト削減に繋がるというメリットがあります。コスト削減が目的の場合、コスト管理がしやすい機能が搭載されているか確認しておきましょう。

コストの管理機能の有無や、コストがどれだけかかっているか簡単に把握できるかといった観点で確認するのがおすすめです。

管理画面が使いやすい・見やすいか

SaaS管理ツールを選ぶ際には、管理画面の使いやすさや見やすさも重要な選定ポイントになります。SaaS管理ツールは、社内で利用しているSaaSについての情報を一元化して簡単に管理することを目的としたサービスです。

SaaS管理ツールの管理画面が使いづらければ、SaaSの利用状況やアカウント情報の把握に時間がかかる恐れがあります。導入前の段階でトライアルやデモ画面で使用感を確認しましょう。

アカウント情報を連携できるか

アカウント情報を連携することができるかも重要なポイントになります。SaaSのアカウントを作成する際、従業員の名前やメールアドレスといった情報が必要です。

SaaS管理ツールでアカウントを管理するにあたって、別のシステムと連携することができれば、アカウント管理の元となるデータとして活用することができ、手間がかかりません。

マスターデータとなるシステムと連携できれば、アカウント情報も常にアップデートされ、更新の手間もかからないというメリットがあります。

セキュリティ対策が十分か

セキュリティ対策として、アカウントのロック機能やIP制限、二要素認証といったセキュリティ機能が搭載されているかも重要な選定ポイントになります。

SaaS管理ツールを導入することで、複数のSaaSの利用に関する情報を集約することになります。SaaS管理ツール自体のセキュリティ機能が優れていなければ、情報漏洩やインシデントのリスクが高くなってしまうため、注意が必要です。

サポート体制が整っているか

万が一に備え、十分なサポートを受けられるか確認しましょう。サポート内容はもちろん、サポート窓口が自社の稼働時間に対応できるかもチェックポイントです。

場合によってはすべてのSaaSに影響を与える可能性があるため、安心して使用できるかどうか厳しい目で確認してください。

まとめ

SaaS管理システムは、複数のSaaSを導入している企業にとって、管理業務の効率化やコスト削減、セキュリティ対策強化に繋がるサービスです。自社にマッチしたサービスを選定することで、様々なメリットがあるでしょう。

SaaS管理ツールによって搭載されている機能や強みが異なるため、自社の導入目的にマッチした機能を持つサービスを選定する必要があります。

自社に最適なツールを選定するために、本記事で紹介したSaaS管理ツールの特徴や選定のポイントを参考にして比較検討を行いましょう。