人事管理とは？目的や基本的な業務内容・効率的な実施方法などを解説

人事管理とは、組織の目的達成のため、従業員の能力活用を最大化するための採用、育成、評価、配置等を行うことです。効果的な人事管理には客観的な評価や市場動向の把握が必要です。本記事では、人事管理の概要や人事管理業務を効率化する方法を解説しています。

目次

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1. 人事管理とは
2. 人事管理の基本的な業務内容
3. 人事管理を行う際の注意点
4. 人事管理を行うなら人事管理システムがおすすめ
5. 人事管理システムを導入するメリット
6. 人事管理システムを選ぶ際のポイント
7. まとめ

人事管理とは

人事管理は、人事労務管理とも呼ばれ、組織内で人材に関連するさまざまな活動を計画し、実行することで、人材のマネジメントを行う重要な業務です。

人事管理は、組織が従業員を適切なポジションに配置し、その能力やスキルを最大限に活用するための計画的な取り組みです。人事管理を行うことで、組織と従業員の双方が最適なパフォーマンスを発揮することができます。

人事管理を行う際は、客観的な人事評価や就活・転職市場についての理解など、様々な注意点があります。本記事では、人事管理の概要や人事管理業務を効率的に行うための方法を解説します。

人事管理を行う目的

人事管理の主要な目的は、従業員に対する適切なルールを決め、組織内で人材を効果的に活用することです。

人事管理は組織にとって最適な人材を採用することから始まります。適切な人材が適切なポジションにいることは、組織の効率性や生産性を高める上で極めて重要です。

また、人事管理は従業員のパフォーマンスを評価し、適切な報酬や昇進を提供することで、モチベーションを向上させることも目的です。評価を通じて、従業員が自身の努力や成果が認められることで、より一層組織に貢献しようとするでしょう。

人事管理と他の管理業務の違い

人事管理は、組織内での従業員に焦点を当て、従業員の雇用、育成、評価、労働条件に関する管理を担当します。一方、他の管理業務（例: 財務管理、マーケティング管理）は、それぞれの専門分野に焦点を当て、組織全体の運営や成果に関与します。

人事管理は人材関連の活動に特化しており、従業員の管理と発展に焦点を当てています。以下に詳しい違いを解説します。

人事管理と労務管理の違い

労務管理は、従業員の労働条件や法規制に特化しており、給与計算、シフト管理、出席管理など、具体的な労働に関連する業務に焦点を当てています。

一方、人事管理は労働条件だけでなく、従業員の採用、トレーニング、評価、キャリア開発など、幅広い人材関連の活動を管理します。人事管理は組織内の従業員が最適な状態で働けるようにサポートし、人事の長期的な計画を立案・実行します。

人事管理と勤怠管理の違い

人事管理と勤怠管理は、従業員に関する管理業務という点で共通していますが、その目的と範囲は異なります。人事管理は、従業員の採用から育成、評価、昇進、給与設定、福利厚生まで、組織における従業員のキャリア全般を包括的に管理する業務です。

これに対し勤怠管理は、従業員の日々の出退勤時刻、休暇取得、遅刻・早退といった、勤務時間に関する記録と管理に特化しています。

つまり、人事管理が従業員の長期的なキャリア開発や組織における役割を重視するのに対し、勤怠管理は労働時間の適正な把握と管理を主な目的としています。

人事管理と人材管理の違い

人事管理は組織内で従業員を適切に配置し、ルールや処遇を決め、組織全体の運営に関する管理を行います。これに対して、人材管理は従業員の個々の能力を最大限に引き出し、組織に貢献できるようにサポートする役割を果たします。

従業員の成長、トレーニング、キャリアプラン、モチベーション向上に焦点を当て、個人のスキルを最大化し、組織の目標を達成することを目指します。

人事管理の基本的な業務内容

人事管理は、組織内の人材を管理し、効率的な運営と従業員の発展をサポートするために、さまざまな業務が行われます。ここからは、人事管理の基本的な業務内容について詳しく解説していきます。

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採用

採用は人事管理の中でも非常に重要な業務です。これは新しい従業員を組織に迎え入れることで、組織にとって適切な人材を見つけることが目的です。

採用業務には、求人広告の作成と公開、応募者の履歴書や職務経歴書の審査、面接の実施、そして最終的に内定を出すことなどがあります。

優れた従業員を採用することで、組織のパフォーマンスを向上させ、新しいアイデアやスキルを組織に取り入れることができます。また、組織の理念や価値観に合致し、チームと協力しやすい人材を見つけることも大切です。

人材育成

人材育成の業務には、従業員のスキルや能力向上を促進するためのさまざまな活動があります。具体的には、組織内でのトレーニングプログラムの計画・実施が行われ、従業員が必要なスキルや知識を習得できるようになります。

また、人材育成の計画により、個々の従業員の成長をサポートします。組織は従業員のスキルアップを支援することで、従業員は自己成長を実現し、組織の目標達成に貢献することができるでしょう。

人事評価

人事評価は、従業員の業績を客観的に評価することです。これは、目標を設定し、それに基づいて業績が評価されます。評価基準は明確に設定し、評価者と評価対象者で共有することが重要です。

評価面談を通じて、従業員は自身の強みと成長のポイントを理解し、改善すべき点を把握することができます。また、評価は報酬や昇進の基準ともなり、従業員にモチベーションを与え、高いパフォーマンスを維持することにつながります。

人材配置

人材配置は、従業員を最適なポジションに配置する重要な役割を果たします。適材適所の配置は、従業員が最大限にパフォーマンスを発揮できる環境を整えます。

たとえば、技術的なスキルを持つ従業員は技術部門で働くことで最も能力を発揮できるでしょう。同様に、コミュニケーション力に長けた従業員は顧客対応のポジションで活躍することができるかもしれません。

適切な配置は従業員の満足度とモチベーション向上にも関わります。従業員が自身のスキルや興味に合った仕事をすることができると、仕事に対する意欲が高まるでしょう。

モチベーション管理

モチベーション管理は、従業員が仕事に対して意欲的で、最善のパフォーマンスを発揮するために行われ、結果として組織全体の生産性や従業員の満足度を向上させる役割を果たします。モチベーション管理にはいくつかの要素が含まれます。

まず、従業員に明確な目標を設定し、それを達成するための計画を立てることが重要です。また、報酬制度を適切に設計し、従業員の成果に対する認知や報酬を提供することもモチベーション向上に貢献します。さらに、従業員の要望を尊重することも重要です。

高いモチベーションは、従業員が仕事に取り組む意欲を高めます。個人のモチベーションが高まると、成長や昇進の機会を追求する原動力となり、組織にとっても非常に有益です。

人事管理を行う際の注意点

人事管理は、注意深く計画し、適切に実行することが必要です。以下では、人事管理を行う際に注意すべきポイントについて詳しく解説していきます。

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就活・転職市場の理解を深める

現代の就活・転職市場は常に変化しており、競争も激化しています。そのため、組織は就活・転職市場のトレンドや求職者の志向を正確に理解し、採用活動をする必要があります。

たとえば、求職者が働く環境や福利厚生に対する期待を高めている場合、組織はこれらの要求に応える取り組みを行う必要があります。市場の変化に敏感であり、戦略的なアプローチを取ることができれば、組織は最適な人材を獲得できます。

事業方針・戦略に合わせた人材育成を行う

事業方針・戦略に合わせた適切なスキルと能力を持つ従業員を育てることが、人事管理において非常に重要です。事業方針や戦略は、組織がどの方向に進むべきか、どの市場で競争すべきか、どの価値を提供すべきかを示します。

これに基づいて、組織は必要なスキルや知識を持つ従業員を育て、目標を達成するための力を養います。そのため、組織は従業員に対して関連するトレーニングや教育プログラムを提供し、事業戦略の実現をサポートをする必要があります。

客観的な人事評価を意識する

人事管理を行う際、特に人事評価において主観的な評価が問題となることがあります。主観的な評価は、個人の感情や偏見に左右されがちであり、これが人間関係に悪影響を及ぼす可能性があります。そこで、客観的な評価方法を採用することが重要です。

客観的な評価では、数値や具体的な指標、評価基準を使用して従業員のパフォーマンスを評価します。そのため、評価が公平で透明性のあるものとなり、従業員は自身の評価に対して不正確な感情や不満を抱くことが少なくなります。

法令・規制を遵守する

人事管理を行う際は、労働法や雇用法などの法令・規制を遵守することが、法的リスクを回避し、従業員の権利を保護するために重要です。労働法や雇用法には、従業員の最低賃金、労働時間、休暇、労働条件、安全規則などに関する規定があります。

法令・規制を遵守することは、組織にとって法的トラブルを避け、従業員の信頼を築く重要な要素です。また、適切な法令順守は、組織の評判やブランド価値を高め、業界内での信頼性を向上させます。

機密情報は適切に管理する

従業員の個人情報や会社の機密情報を適切に管理することは、組織の信頼性を保つために極めて重要です。まず、個人情報や会社の機密情報を保護するために、データセキュリティ対策を確立することが必要です。

従業員に対しても、機密情報を適切に扱う重要性を教育し、情報漏洩のリスクに対する意識を高めることが大切です。また、社内外からの情報漏洩の予防策を策定しましょう。

機密情報を紙文書やデジタルファイルとして保管する際の厳格なルール設定、情報の必要最小限の共有、外部からの不正アクセス対策、社内の通信や情報の暗号化、定期的なセキュリティ監査なども実施しましょう。

人事管理を行うなら人事管理システムがおすすめ

人事管理システムは、従業員に関する情報や業務をスムーズに管理するためのツールです。このシステムは、従業員のデータを効率的に整理・保管し、人事部門や管理者がさまざまな業務を円滑に行えるようにサポートします。

たとえば、従業員の基本情報、給与、出勤記録、評価結果、トレーニングの進捗状況など、さまざまなデータを一元管理できます。なぜ人事管理システムが重要なのかというと、人事業務は組織にとって欠かせないものであり、多くの情報を取り扱うからです。

手作業でこれらの情報を管理するとエラーや混乱が生じる可能性が高く、時間もかかります。しかし、人事管理システムを導入することで、情報の正確性とセキュリティが保たれ、業務がスムーズに行えます。

人事管理はエクセルでもできるのか

エクセルは、基本的な人事管理ツールとして活用できます。従業員の個人情報管理、勤怠記録、給与計算、パフォーマンス評価といった基本的な人事管理業務に対応可能で、追加コストなしで利用できる点が大きなメリットです。

一方で、手作業によるデータ入力が必要なため、ヒューマンエラーのリスクが高く、従業員数が多い企業では管理が煩雑になりやすいというデメリットがあります。

また、高度な人事評価や人材育成などの複雑な業務には対応が難しいため、そうした機能が必要な場合は専門の人事管理システムの導入を検討する必要があるでしょう。

人事管理システムを導入するメリット

人事管理システムの導入には多くのメリットがあります。ここからは、人事管理システムを導入する魅力と具体的なメリットについて詳しく解説します。

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人事管理業務の効率化

人事管理業務には、従業員の情報管理、給与計算、勤怠管理、評価の実施など多くのタスクが含まれます。これらの業務を従業員ごとに手動で行うと、時間がかかり、ヒューマンエラーが生じやすくなります。

しかし、人事管理システムを導入すると、これらの業務がデジタルプラットフォーム上で効率的に処理できます。たとえば、従業員のデータをデータベースに一元管理し、給与計算を自動化することができます。

また、勤怠情報もシステムが自動的に記録し、評価もオンラインで行うことができます。この効率化により、人事部門は煩雑な作業から解放され、戦略的な活動に集中できます。

強固なセキュリティ対策

人事データは極めて機密性の高い情報であり、従業員の個人情報や組織の戦略的な情報が含まれています。そのため、このデータを確実に保護することは非常に重要です。

人事管理システムは、そのような機密情報を確保するために強力なセキュリティ対策を提供します。アクセス制御、データの暗号化、セキュリティポリシーの適用など、機密情報の漏洩や不正アクセスから保護されるため、信頼性が高まります。

スムーズな情報共有

人事管理システムを導入することで、組織内での情報共有がスムーズに行えます。従業員は自分のデータや給与明細などに簡単にアクセスでき、リアルタイムで必要なデータを確認できます。

リアルタイムでデータを確認できることで、情報の透明性が向上し、誤解や不明確な点が減少します。 情報の透明性が高まることで、従業員としての自己管理もしやすくなり、組織の一員としての自覚を持つことができます。

ヒューマンエラーの削減

従業員に関連する細かな計算やデータ入力は、人事業務において非常に重要ですが、同時に誤りのリスクが高まります。ここで人事管理システムが役立ちます。このシステムは計算やデータ処理を自動化し、人為的なヒューマンエラーのリスクを最小限に抑えます。

たとえば、給与計算において、従業員の給与や手当の計算が正確に行われ、誤った支給や不正確な給与明細が発生しなくなります。同様に、勤怠管理においても正確な出退勤時間の記録が行われ、労働時間や休暇の計算においてエラーが発生しません。

従業員は正確な給与明細を受け取ることができ、組織は法的コンプライアンスを守ることができるため、人事業務全体の効率性が向上します。

継続的な人材育成の計画・実施

人事管理システムは従業員の能力を特定し、これに基づいて組織は個別の育成計画を立て、従業員のスキル向上をサポートすることができます。

新たな技術や業界の変化に適応し、従業員が最新のスキルや知識を身につけることができるようにすることは、組織にとって非常に重要です。

このシステムを使用することで、従業員のトレーニングプログラムをカスタマイズし、必要なスキルを習得するためのリソースを提供できます。

人事管理システムを選ぶ際のポイント

人事管理システムには、さまざまな種類が存在し、自社のニーズに合ったものを選ぶことが大切です。人事管理システムを選ぶ際はどのようなポイントに注目すべきか、ここでは、人事管理システムを選ぶ際のポイントを解説します。

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導入目的とシステムのタイプが合っているか

人事管理システムを選ぶ際のポイントは、まずシステムのタイプと導入目的を明確にすることです。人事管理システムには勤怠管理向け、人事評価向け、給与計算向けなど、さまざまなタイプがあります。

自社のニーズに合ったシステムを選ぶために、導入の目的を明確にすることが大切です。たとえば、勤怠管理においては、従業員の出勤時間や休暇の管理がスムーズに行えるシステムが必要です。

人事評価に焦点を当てる場合は、評価業務を効率的にサポートできるシステムを選びましょう。給与計算が課題であれば、給与計算専用のシステムを検討しましょう。

導入形態を確認

人事管理システムの導入形態には、オンプレミス型やクラウド型があります。自社の規模に合わせた導入形態を選ぶことが重要です。以下では、それぞれの形態について詳しくご紹介します。

クラウド型

クラウド型のシステムは、インターネットを通じてアクセスできるため、場所やデバイスに制約されず、テレワークでも利用できます。

また、プロバイダーがシステムのアップデートやメンテナンスを行うため、ユーザーはその負担を軽減でき、導入コストや運用コストが低いことがメリットです。一方で、クラウド型のシステムを使用する際にはセキュリティに対する懸念が生じることがあります。

データがクラウド上に保存されるため、セキュリティ対策が必須です。クラウド型の人事管理システムは、その柔軟性やコスト面で利点がありますが、セキュリティに注意を払い、信頼性のあるプロバイダーを選ぶことが大切です。

オンプレミス型

オンプレミス型の人事管理システムは、自社のサーバーにシステムを設置して運用するタイプです。この方法はデータのセキュリティとカスタマイズ性に優れています。

システムを自社の要件に合わせてカスタマイズできるため、特定の業務ニーズに対応することが可能です。一方で、オンプレミス型の導入には高いコストがかかることがあります。

サーバーの購入やメンテナンス、ソフトウェアのライセンスなど、多くの費用が必要です。オンプレミス型かクラウド型かを選ぶ際には、企業のニーズと予算に合わせて検討することが大切です。

データのセキュリティやカスタマイズ性を重視する場合はオンプレミス型が適していますが、コストに制限がある場合やリモートアクセスが必要な場合はクラウド型が選択肢になるかもしれません。しっかりと比較検討し、最適な選択をしましょう。

他ツールと連携できるか

人事管理システムが他のビジネスツールと連携できることは、非常に重要です。たとえば、給与計算ソフトや勤怠管理ツールとのスムーズな連携があれば、従業員の給与計算や勤怠管理が簡単に行えます。

労働時間の正確な記録がされ、従業員に正しい報酬が支払われることが保証されます。また、連携によりデータの一元管理が可能になります。これは、重要な情報が散在せず、システム間でデータを簡単に共有できることを意味します。

従業員の基本情報や評価結果が一元管理されれば、情報の整合性が保たれ、誤ったデータや情報の欠落を防ぐことができます。人事システムを導入する際は、他ツールと連携できるか確認しましょう。

操作性に問題はないか

複雑なインターフェースやわかりにくい操作性は、業務の効率を低下させるだけでなく、ユーザーにストレスを与えてしまいます。そのため、システムを選ぶ際には、シンプルで直感的な操作が可能なものを選ぶことが大切です。

使いやすいシステムを選ぶことで、業務効率が向上します。時間の無駄を減らし、作業をスムーズに進めることができます。たとえば、従業員情報を簡単に検索し、必要なデータを素早く取得できるシステムは、人事部門の作業を効率化します。

サポート体制が充実しているか

システムに問題が発生した際は、迅速な対応が必要になります。サポートが充実していると、トラブル時に安心して問題解決できます。まず、導入する人事管理システムのサポート範囲を確認しましょう。

どのようなトラブルや質問に対応してくれるのか、その範囲を把握します。また、問題が生じた場合、電話・メール・チャットなど、どのような問い合わせ方法があるのかも確認しましょう。

さらに、24時間対応してくれるか、あるいは特定の時間帯に限定されているのかを確認することが必要です。

まとめ

人事管理は、人材をマネジメントし管理する役割があり、採用、育成、評価、配置、モチベーション向上などの業務が含まれます。効率的な人事管理を実現するためには、人事管理システムの導入がおすすめです。

このシステムは、データの管理、業務の自動化、情報の共有、法令順守、セキュリティの向上など、多くの側面で人事管理業務をサポートします。しかし、人事管理システムを選ぶ際には慎重に検討する必要があります。

組織のニーズに合ったタイプを選び、使いやすさや連携性、サポート体制などを考慮しましょう。人事管理システムの選択は組織の成功に大きく影響するため、慎重に検討しましょう。