Excel(エクセル)で手軽に給与計算を始めよう！作り方やテンプレートも紹介

給与計算ソフトにはExcelで使える無料ソフトもあります。コストをかけずに給与計算ソフトが導入でき、パートやアルバイトの給与計算や各種保険料や源泉徴収税の計算ができるものも。本記事では、Excelで使える無料給与計算ソフト7選を選び方とともに紹介します。

目次

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1. Excelを給与計算業務に活用するメリット
2. Excelを給与計算業務に活用するデメリット
3. Excelで使える無料の給与計算ソフトおすすめ7選
4. おすすめ給与計算ソフト5選
5. 企業規模別｜おすすめ記事
6. Excelで給与計算するときのポイント
7. Excelで給与計算する際の注意点
8. その他の給与計算ソフトの選び方
9. まとめ

Excelを給与計算業務に活用するメリット

Excelは、広く利用されている表計算ソフトなこともあり、給与計算シートやテンプレートがネット上で無償提供されています。Excelで使用できる給与計算ソフトにも無料で利用できるものがあり、これらを活用することで、初期コストなしで手軽に給与計算を始めることができます。

また、Excelは柔軟なカスタマイズが可能であり、企業の特定のニーズに合わせて計算式やレポートを自由に設定できます。ここでは、Excelを給与計算業務に用いた場合のメリットについて解説します。

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導入・ランニングコストがかからない

Excelは、多くの企業や個人に普及しているため、別途専用のソフトウェアを購入する必要がなく、無料で手軽に利用できます。また、無料の給与計算シートやテンプレートが多数公開されており、特定の業務ニーズに合わせてカスタマイズすることも可能です。

ただし、無料の給与計算ソフトは機能がシンプルであるため、複雑な給与体系や大規模な従業員数を扱う企業には向かないこともあります。一方で、少人数の企業や個人事業主にとっては十分な機能性であり、給与計算を手軽に始めることができます。

自動計算できる

Excelは、数式を組むことができるため、給与計算に必要な計算式を設定することで、給与明細や社会保険料、税金などを自動的に計算することができます。これにより、手動での計算ミスを防ぎ、正確な給与計算を実現します。

また、無料の給与計算用テンプレートをダウンロードして利用できる点も大きなメリットです。テンプレートには、最初から給与計算に必要な式やフォーマットが組み込まれているため、専門的な知識を持たないユーザーでも簡単に利用できます。

これにより、手間をかけずに給与計算を始めることができ、効率的な給与処理が可能となります。

使い慣れているため操作に困らない

多くの企業や個人がExcelを日常的に使用しており、セルや数式の入力、データの整理やフォーマットなど、Excelの基本操作に慣れています。そのため、給与計算をExcelで行う際には、新たなソフトウェアを導入する必要がなく、すぐに操作に取り組むことができます。

使い慣れているExcelを使うことで、柔軟に給与計算を行いながら、正確な給与明細を作成することができます。また、無料の給与計算用テンプレートも豊富に公開されており、既存のテンプレートをカスタマイズして利用することもできます。

自社向けにカスタマイズも可能

Excelは、関数やマクロなどの高度な機能を使いこなすことで、給与計算に特化した機能を独自にカスタマイズできます。給与計算に必要な計算式やフォーマットを自社のニーズに合わせて組み込むことができ、給与計算の効率化と正確性を高めることができます。

無料の給与計算用テンプレートも多数公開されているため、既存のテンプレートをベースにカスタマイズすることも容易です。Excelの高度なカスタマイズ機能を活用することで、自社に最適な給与計算環境を構築することができます。

Excelを給与計算業務に活用するデメリット

ここでは、給与計算業務のツールとしてExcelを選択するデメリットについて解説します。カスタマイズ性の高さに見合った労力コストを支払えるのか、自社の体制へも改めてフォーカスしながら確認していきましょう。

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税率の変更や法改正に自動対応できない

税率や法改正は定期的に行われており、それに合わせた給与計算が必要です。しかし、無料の給与計算ソフトは自動的なバージョンアップがないため、新しい税率や法改正に対応するためには、最新情報を把握し、計算式やデータを手動で変更しなければなりません。

これにより、計算の正確性が保たれない可能性があります。専門的な給与計算ソフトでは、法改正に対応するための自動アップデートが行われるため、担当者の負担を軽減し、正確な給与計算を確保することができます。

簡単に書き換えられる

Excelは誰でも簡単にセルの内容を書き換えることができるため、ヒューマンエラーが起こりやすいというデメリットがあります。給与計算などの重要な業務にExcelを使用する場合、誤って数値を変更したり、数式を間違えたりするリスクがあります。

特に複数の担当者が同じファイルを操作する場合、意図しない変更が行われる可能性が高まります。また、データの入力ミスもヒューマンエラーの一因となります。給与計算などの重要な業務では、厳格なデータ入力ルールを設けるなどの対策が必要です。

複雑な設定は手間がかかる

給与計算はさまざまな要素を考慮し、複雑な数値処理や条件付きの計算が必要な場合があります。Excelでは、これらの計算を実現するために、関数やマクロなどの設定が必要になります。

特に専門的な知識がない場合は、関数の組み合わせやマクロの記述に手間がかかり、正確性や効率性を確保するために時間を要します。また、設定ミスや誤った関数の使用により誤った結果が生じるリスクもあります。

サポート体制が不十分

操作方法などのオンラインマニュアルは提供されていても、有人サポートはないことがほとんどのため注意しましょう。慣れ親しんだExcelを使用していても、細かな設定やカスタマイズは担当者に大きく負担がのしかかるので、検討・導入していく必要があります。

他システムと連携できない

無料で使用できる給与計算ソフトは、他システムと連携できるものも少ないです。給与計算以外にも効率化を図ることを検討している場合は、連携サービスも視野に入れ比較していきましょう。従来の給与計算方法からの刷新は、担当者の負担が削減されコア業務に集中できる環境づくりに繋がります。

Excelで使える無料の給与計算ソフトおすすめ7選

①無料給与計算ソフト「楽しいかもしれない給与計算」

10人以下の会社向けに提供されている無料給与ソフトで、LINEやテレビ電話での無料相談にも対応しています。利用する場合はご利用のエクセルが2007以降のものか確認しましょう。

リンク：無料給与計算ソフト「楽しいかもしれない給与計算」

②10人まで完全無料「給与計算Free for EXCEL」

10名までの給与・賞与計算機能が搭載された無料ソフトです。所得税や社会保険料、年金計算などの手間がかかる計算も、ボタン1つで行ってくれます。10名以上での利用や年末調整計算・源泉徴収票・マイナンバー機能を追加したい場合は、Free版利用後であれば製品版の「給与計算DX」を割引価格で購入することができます。

リンク：10人まで完全無料「給与計算Free for EXCEL」

③「EXCELで給料」

2023年4月の雇用保険料率改定にも対応している給与計算ソフトです。余分な機能を省き、操作性を重視した仕様となっています。年末調整やアルバイトの給与計算などは有料版のソフトと連携することで機能の幅を拡げることができます。

リンク：「EXCELで給料」

④「給与・賞与自動計算エクセル」

給与・賞与計算が30人まで可能な給与計算ソフトです。源泉徴収税額・雇用保険料率・社会保険料率も最新の情報に更新されているため安心して利用することができます。

リンク：「給与・賞与自動計算エクセル」

⑤「イージー給料計算」

253名分のパート・アルバイトの時給計算だけでなく、給与・賞与の社会保険料や源泉所得税を計算し各種明細の作成もできます。給与振込に必要な銀行・郵便局ごとのデータフォーマットも搭載しており、給与計算に必要な機能が豊富です。電話での窓口サポートも長時間行っているため安心して導入できます。

リンク：イージー給料計算

⑥「給与計算Q太郎F」

5名まで登録可能で、給与・賞与計算に機能が限定された、初心者でも扱いやすい給与計算ソフトです。必要最低限の入力項目のみで、作成した明細書をメール送信できる機能もあります。

リンク：「給与計算Q太郎F」

⑦小さな会社のための給与明細・台帳forExcel

マクロを使用しないシンプルな設計で、給与明細・給与台帳が簡単に作成できます。各台帳も個人別で出力できるので、源泉徴収簿に転記すべきデータも混同することなく揃えられます。

リンク：小さな会社のための給与明細・台帳forExcel

おすすめ給与計算ソフト5選

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Excelで給与計算するときのポイント

Excelで給与計算する際は、正確性と効率性を考慮することが重要です。給与計算は、煩雑な業務であり、入力ミスや数式の誤りがあると、給与に誤りが生じてしまう可能性があります。ここでは、Excelで給与計算するときのポイントについて解説します。

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セルをロックする

セルをロックすることで、給与計算など重要なデータの書き換えを防ぐことができ便利です。ロックされたセルは読み取り専用となり、誤って値を変更するリスクを低減できます。ロックの方法は以下の通りです。 

【セルのロック設定】

1. ロックしたいセルを選択します。
2. ホームタブから「セルの書式設定」をクリックします。
3. 「保護」タブで「セルをロック」のチェックボックスをオンにします。

これらの手順により、給与計算に関連する重要なセルをロックすることで、データの誤った書き換えを防止できます。ただし、ロックした後は計算や入力ができなくなってしまうため、必要な操作ができるよう適切にセルをロックすることが重要です。

1行おきに色をつける

1行おきに色を付けることで、各行が視覚的に区別されます。これにより、長いリストや多くのデータを扱う際に行を追いやすくなります。1行おきに色を付けることで、個々のデータが分かりやすくなり、入力ミスやデータの漏れを防ぐことができます。

【 1行おきに色を付ける設定方法】

1. 色を付けたいセル範囲を選択します。
2. ホームタブの「条件付き書式」をクリックします。
3. 「新しいルール」を選択します。
4. 「書式を使用してセルの値を書式設定する」を選択します。
5. 「セルの値が次の式と一致する場合」に =MOD(ROW(),2)=0 と入力します。この式は1行おきに色を付けるための条件です。
6. 「書式」をクリックして背景色などを設定します。
7.  OKボタンをクリックして設定を確定します。 

これにより、条件付き書式が適用され、1行おきに色が付けられます。追加のデータを入力しても自動的に1行おきに色が付くため、見やすい給与計算シートが完成します。条件付き書式を利用することで手動で色を付ける手間を省き、効率的な給与計算が可能となります。

先頭の行や列を固定する

給与計算のExcelシートで先頭の行や列を固定することは、データの見やすさを向上させる重要なポイントです。先頭行や列を固定することで、スクロールしても常に重要な情報が画面に表示されるため、データの整理や計算が容易になります。

【先頭行を固定する】

1. 先頭行の下にある行の最初のセルを選択します。
2. 「表示」タブを選択します。
3. 「ウィンドウ枠の固定」をクリックします。
4. 表示された一覧から「先頭行の固定」を選択します。

【先頭列を固定する場合】

1. 先頭列の右にある列の最初のセルを選択します。
2. 「表示」タブを選択します。
3. 「ウィンドウ枠の固定」をクリックします。
4. 表示された一覧から「先頭列の固定」を選択します。

これにより、選択した行や列が固定され、スクロールしても常に見えるようになります。給与計算のExcelシートで先頭の行や列を固定することで、データの操作や確認が便利になり、作業効率が向上します。

時間×時給の表示を設定する

アルバイトの給与計算では、勤務した時間と時給をかけて支給額を計算する必要があります。Excelでは、時間×時給を計算するための関数を使って簡単に支給額を表示できます。これにより、手動で計算する手間を省き、正確な給与計算が行えます。

【表示方法】

1. アルバイトの労働時間を入力するセル（例: A1）に勤務した時間を入力します。 
2. 時給を入力するセル（例: B1）にアルバイトの時給を入力します。
3. 支給額を計算するセル（例: C1）に以下の数式を入力します。： =A1 * B1
4. Enterキーを押すと、時間×時給の計算結果が表示されます。

このように設定することで、アルバイトの給与計算が時給ベースで簡単に行えるようになります。また、他のアルバイトの情報を追加しても同じ数式を使えるため、作業効率も向上します。

Excelで給与計算する際の注意点

ここでは、Excelで給与計算する際の注意点について解説します。これらの注意点に留意することで、Excelを用いた給与計算が正確で信頼性のあるものとなります。効率的な給与計算を行い、従業員への支給が適切に行われるように注意しましょう。

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担当者以外はアクセスできないようにする

給与計算には従業員の個人情報が含まれるため、担当者以外はアクセスできないようにすることが重要です。個人情報の漏洩や不正アクセスを防ぐため、ファイルやシートには適切なアクセス制限を設けましょう。

特に誰でも開けないようにパスワードをかけることで、機密性を保護します。これらの対策により、給与計算に含まれる個人情報の保護を徹底し、セキュリティ上のリスクを最小限に抑えることができます。

定期的にバックアップを取る

Excelで給与計算を行う際の注意点として、まず、数式やデータの正確性を確認し、誤った計算を防ぎましょう。また、定期的なバックアップを取り、データの損失を防止し、個人情報の保護にも配慮しましょう。

労働基準法を遵守し、保存期間を守ることも重要です。「給与台帳」「労働契約書」「労働時間記録」「賃金台帳」など、労働基準法で定められている保存期間は5年間となります。これらのポイントを守って正確かつ信頼性のある給与計算を行いましょう。

参考：労働基準法（昭和二十二年法律第四十九号）｜e-GOV 法令検索

法改正時の対応をマニュアルに記載する

Excelで給与計算業務を行っていく場合、法律・法令・保険料率の改正や変更へは担当者が常に対応しなければなりません。属人化しやすい業務のため、数式などの変更の際はその都度運用マニュアルを更新し、ダブルチェックを習慣にしましょう。

給与計算のミスは従業員との信頼関係を失うだけでなく、後の税務処理の修正も引き起こし多大なコストが発生することもあり得るため、細心の注意を払い処理しましょう。

その他の給与計算ソフトの選び方

ここでは、給与計算ソフトを選ぶ際のポイントを掲載しています。「重要なポイント3つ」「その他の比較ポイント」の2つの項目に分けて掲載しているので、以下のポイントを参考にして、給与計算ソフトの比較、検討を行いましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の規模に合っているか
2. 自社の体制・業務フローに合っているか
3. 自社の勤怠管理の方法に合っているか

【その他の比較ポイント】

1. 自社に必要な機能が搭載されているか
2. サポート体制は充実しているか
3. セキュリティ対策は万全か

まとめ

Excelで給与計算するメリットは、導入・ランニングコストが低くシンプルな機能で使いやすい点です。しかし、複雑な計算や連携機能は不足しているため大規模企業には向かない場合もあります。

選び方では、社員数や必要な機能を考慮し、セキュリティ面も重要です。また、無料の場合はサポート体制が弱いことや保存期間が短いことに注意しましょう。給与計算には正確性が求められるため、慎重に選ぶことが重要です。