英語対応のおすすめ契約書管理システム｜メリットや選び方も解説

海外進出している企業や外国人従業員が多い企業は、英語に対応している契約書管理システムの導入が便利です。業務を効率化して海外企業とのスムーズな契約締結を実現します。本記事では、英語対応のおすすめな契約書管理システムを、メリットや選び方を交えて紹介します。

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目次

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1. 英語対応の契約書管理システムで海外進出もスムーズに
2. 英語対応の契約書管理システムがおすすめな企業
3. 英語対応の契約書管理システムのメリット
4. 英語対応の契約書管理システムおすすめ
5. その他契約書管理システムの選び方
6. まとめ

英語対応の契約書管理システムで海外進出もスムーズに

英語対応の契約書管理システムでは、契約書管理や締結依頼のやり取りを英語で実施できます。外国人を雇用している企業や海外に取引先がある企業は、実際に英語でのコミュニケーションが発生することもあるため、英語対応の契約書管理システムが便利です。

またグローバル展開を視野に入れている企業は、英語での契約管理ができることでスムーズに海外進出を狙えます。これは、翻訳作業のための人員を採用したり、契約に関わる作業を自社で英語に対応させたりする必要がないためです。

英語対応の契約書管理システムがおすすめな企業

英語対応の契約書管理システムは、海外との取引が多い企業や外国人従業員が多い企業におすすめです。ここでは、このような企業に英語対応の契約書管理システムがおすすめの理由を詳しく解説します。

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海外との取引が多い企業

海外との取引が多い企業は、取引数に応じて英語の契約書を管理することになります。その際、契約ごとに英文を和訳していたら非常に手間がかかるでしょう。よって、日本語と英語の切り替えがしやすければ、翻訳しなくても必要なときにシステム上で確認ができます。

また、締結を依頼する際のやり取りも英文メールで作成が必要です。契約管理システムの中には英文のメールテンプレートが利用できるものもあり、上手く活用することで海外との契約締結に関わる業務プロセスを簡略化できます。

外国人従業員が多い企業

外国人従業員が多い企業では、英語対応の契約書システムの活用機会が多くなります。外国人従業員が契約締結のやり取りに携わることや、契約内容の確認業務をすることもあるため、業務時に言語の壁があると、従業員にとって業務のハードルが一気に上がります。

契約書の内容は法にも関係する重要事項があるため、誤解から様々な弊害に繋がることもあるでしょう。したがって、外国人従業員が理解できる言語に対応することで、活躍の幅が広がり、外国人が働きやすい会社として優秀な人材が集まることにも期待できます。

英語対応の契約書管理システムのメリット

英語対応の契約書管理システムを導入することで、グローバルビジネスなどにおける契約業務の利便性が高まります。ここでは、英語対応の契約書管理システムのメリットを解説します。

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日本語と英語を簡単に切り替えられる

英語対応の契約書管理システムでは、言語設定機能で日本語と英語を自由に切り替えられます。システムによっては、トップページだけでなく、承認フローや契約の締結、契約書の詳細など、様々なプロセスで言語切り替えが可能です。

さらに、契約書の締結から承認で従業員の国籍が変わる際にも、切り替え機能によって柔軟に言語の違いに対応できるメリットがあります。また、翻訳作業が不要なことで業務を効率化して作業ミスを減らし、従業員のストレスを軽減するため、生産性向上にも貢献します。

押印申請や締結依頼も英語でできる

英語対応の契約書管理システムにより、押印申請や締結依頼も英語でできるメリットがあります。メールテンプレートの内容も日本語と英語で切り替えられるため、契約締結までのスムーズな進行が可能です。

また、押印申請や締結依頼のために英語能力の高い人材を必要としていたところ、英文のテンプレートなどを利用することで多くの従業員が対応できるようになります。その結果、海外との契約締結に関わる従業員の属人化も防止できるでしょう。

オンラインで素早い契約締結が行える

海外の企業とのやり取りや契約の際に大きな障壁となるのが、契約書の郵送にかかる海外手数料です。国際郵便の利用で発生するコストは負担が大きく、仮に差し戻しなどが発生すると、また契約書を作成して送付する手間が増え、契約締結までの時間も要します。

その点、契約書管理システムを利用すると契約締結までがオンラインで素早く完了し、業務にかかる手間や時間、郵送コストを削減できます。そして、英語対応していることにより、国ごとの法令などを遵守しやすくなるのも大きなメリットです。

専門用語や社内用語の翻訳も可能

英語対応の契約書管理システムでは、各機能ごとに英語と日本語を切り替えて、スムーズに言語の違いに対応できるのが魅力です。中には、AI翻訳と連携して専門用語や社内用語も素早く正確に翻訳可能なシステムもあり、豊富な業種の企業で導入されています。

専門用語や社内用語といった自力では翻訳が難しい単語を含む内容も、自動で翻訳して契約を進められるため、よりスムーズな契約締結が可能になるでしょう。

書類の管理・検索を簡易化できる

契約書管理システムの活用は、書類の管理・検索にかかる時間を大幅に短縮できる点もメリットです。英語と日本語の両方から、キーワードや文章で検索して、それを含む契約書を検索できるため、契約書探しが簡単になります。

また、オンライン上で契約書を管理できるため保管場所も必要ありません。これにより、契約更新期限を自動で管理でき、また、国内外の複数拠点で契約書データを共有しやすくなるメリットがあります。

人材不足やグローバル展開に対応可能

近年の日本国内では人材不足が深刻化しており、外国人労働者を雇用する企業が続出しています。そのような人材不足に対応するためには、契約書管理においても英語表記が簡単に行えるシステムの活用が必須です。

また、市場規模の拡大や顧客ニーズの多様化に合わせたグローバル展開においても、多国籍企業との契約を円滑に行うには、英語対応している必要があります。このように、世界的な視野を広げるためには、契約業務に関する英語対応にも留意するべきだといえます。

英語対応の契約書管理システムおすすめ

調査したところ英語対応と明記されている契約書管理システムは0件でした。その他の契約書管理システムが気になる方は是非以下の記事からお気に入りのサービスを見つけてお問い合わせしてみてください。

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その他契約書管理システムの選び方

契約書管理システムには、機能やタイプに応じて様々な製品が販売されています。そのため、システム選びの際に大切なのは、自社の特性やニーズに合ったシステムを選ぶことです。

特に注目したい重要なポイントは、データ化・検索の精度、必要な機能の有無、外部システムとの連携性です。これらは契約書管理システムの活用できる範囲に関わるため、外せないポイントと言えます。

その他にも、操作性やセキュリティ面、サポート体制なども合わせて確認しておくと自社に最適なシステムを導入しやすいです。以下の内容を参考に、システムを比較・検討しましょう。

【重要な3つのポイント】

1. データ化・検索の精度を確認
2. 必要な機能が搭載されているか
3. 外部システム・サービスと連携できるか

【その他の比較ポイント】

1. 使いやすい操作性か
2. クラウド型かオンプレミス型か
3. セキュリティ対策は万全か
4. サポート体制が充実しているか
5. 無料トライアルがあるか

まとめ

英語対応の契約書管理システムは、グローバル企業や外国人従業員が多い企業、将来的に海外展開を視野に入れている企業におすすめです。これにより、契約書の管理だけではなく、契約締結や押印申請などの業務まで英語に切り替えた対応が可能になります。

英語対応に必要な翻訳作業が不要であるため、業務効率化だけでなく、業務の属人化防止や外国人従業員の活躍の幅を広げることにも繋がります。

契約書管理システムをを選ぶ際には、必要な機能やデータ化の精度など、様々な視点からの比較・検討が必要です。本記事で紹介した内容を参考にしながら、英語対応の契約書管理システムを導入し、自社のグローバルな発展を目指しましょう。