おすすめの議事録作成ツール13選｜選び方・導入時の注意点も解説

議事録作成ツールとは、会議の音声を自動で文字起こししてくれるツールです。ツールを活用することで議事録作成の手間が軽減され、情報共有も円滑化できます。この記事では、議事録作成ツールや選ぶポイントを踏まえておすすめのツールを紹介し、導入時の注意点を解説します。

目次

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1. 議事録作成ツールを活用して会議への集中力アップ
2. 議事録作成ツールは文字起こし精度・対応OS・機能で選ぶ
3. 議事録作成ツールの選び方で重要な3つのポイント
4. 議事録作成ツールのその他の比較ポイント
5. おすすめの議事録作成ツール13選
6. 議事録作成ツールを導入する際の注意点
7. まとめ

議事録作成ツールを活用して会議への集中力アップ

議事録作成ツールは、会議の内容を自動で文字にしてくれるツールです。手書きやタイピングで一字一句を記録する手間が省けるため、参加者は会議にしっかり集中できます。

ツールによっては、話者ごとに発言を分けたり、重要な発言を自動で抜き出したりする機能もあります。最近では、リモート会議の増加に伴い、対応しているツールも増えており、場所やデバイスを問わず利用できる点も大きなメリットです。

このように議事録作成ツールは、会議の質を向上させるため、多くの企業で導入が進んでいます。本記事では、こうした議事録作成ツールの活用メリットと、選ぶ際に注目すべきポイント、導入時の注意点についても詳しく解説していきます。

議事録作成ツールは文字起こし精度・対応OS・機能で選ぶ

議事録作成ツールを選ぶ際には、「文字起こしの精度」「使用している端末への対応」「便利な機能がそろっているか」の3つをチェックしましょう。どれも議事録の使いやすさに直結するポイントです。次の章では、それぞれの項目について詳しく解説します。

【重要なポイント3つ】

1. 文字起こしの精度を確認
2. 対応デバイス・OSを確認
3. 求める機能があるか

【その他の比較ポイント】

1. Web会議ツールと連携できるか
2. 多言語に対応しているか
3. 無料プラン・トライアルがあるか
4. 料金はどのくらいかかるか

議事録作成ツールの選び方で重要な3つのポイント

議事録作成ツールを選ぶ際には、使いやすさや機能性だけでなく、実際の業務でどれだけ役立つかを見極めることが大切です。特に注目すべきなのは、文字起こしの精度、対応しているデバイスやOS、そして搭載されている機能の内容です。

これら3つのポイントを押さえることで、自社に最適なツールを選びやすくなります。ここでは、それぞれのポイントについて詳しく解説していきます。

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文字起こしの精度を確認

文字起こしの精度は、議事録作成ツールを選ぶ際に最も重要なポイントです。精度が低いと、誤った文字や意味が伝わりにくい文章ができてしまい、後で手作業で修正する手間が増えてしまいます。

最近のツールには、AIが会話内容を学習し、より正確に文字起こしできる機能が搭載されています。

発言者の識別や「えー」「あのー」などの不要な言葉を自動で削除する「ケバ取り」機能、特定の単語を辞書に登録し、正しく認識させる辞書登録機能などがあると、議事録の質が大きく向上します。

こうした機能が揃っているかをしっかり確認し、自社の会議内容に合った文字起こしの精度が高いツールを選びましょう。

発言者の識別	誰が何を話したかを時系列で記録できる
ケバ取り	「えー」「あのー」など不要な言葉を自動で省く
辞書登録	専門用語や人名などを登録して正しく記録 できるようにする

対応デバイス・OSを確認

議事録作成ツールは自分の使うデバイスやOSに対応しているかを必ず確認してから導入すべきです。どれだけ高機能なツールでも、自分の環境で使えなければ意味がありません。

たとえば、社内ではWindowsパソコン、自宅ではMac、移動中にはスマートフォンやタブレットを使うといったケースは珍しくありません。そのため、Windows・Mac・iOS・Androidといった主要なOSへの対応状況をあらかじめチェックしておくことが重要です。

中には、Windowsのみ対応でMacでは使えなかったり、スマートフォンアプリは提供していないツールもあります。一方で、Webブラウザから利用できるクラウド型ツールなら、OSを問わず利用できることもあるため便利です。

求める機能があるか

議事録作成ツールを選ぶ際は、単に文字起こし機能があるかどうかだけでなく、会議内容をスムーズに整理・共有・活用できる機能が備わっているかも重要なチェックポイントです。

特に、議事録作成後の編集やチームとの連携を重視する場合は、要約・共有・タスク管理といった機能の有無が業務効率に大きく関わってきます。導入を検討する際は、自社の目的や運用体制に合った機能が揃っているかをしっかり確認しましょう。

機能	概要
議事録テンプレート	定型フォーマットに沿って簡単に議事録を 作成できる機能
議事録要約	重要なポイントだけを把握しやすくする機能
タグ付け・マークアップ	発言や内容にタグや強調を加え、後から特定の 話題を探しやすくする整理補助機能
タスク抽出・管理	会議中に出たToDoや担当事項を自動で抽出し、 タスクとして整理・管理できる機能
共有・共同編集	議事録を複数人でリアルタイムに編集・確認できる機能
検索機能	キーワードで過去の議事録を素早く検索できる機能

議事録作成ツールのその他の比較ポイント

議事録作成ツールを選定する際は、文字起こし精度や基本機能だけでなく、連携性やコスト、多言語対応など周辺機能にも目を向けることが重要です。とくに日々の業務に無理なく取り入れるためには、自社の利用環境に適しているかを細かく確認する必要があります。

以下では、基本機能以外の比較ポイントについて詳しくご紹介します。

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Web会議ツールと連携できるか

議事録作成ツールを選ぶ際には、自社で使用しているWeb会議ツール（ZoomやGoogle Meetなど）と連携できるか事前に確認しましょう。

会議の録音・録画データをスムーズに取り込める連携機能があると、手作業でのアップロードが不要になり、大幅な時短につながります。リアルタイムで文字起こしを行えるツールも多く、会議進行中の記録が格段に楽になります。

連携機能が充実しているかどうかは、ツール導入後の使い勝手に大きな影響を与えるため、導入前にチェックしておくべき大切な項目です。

多言語に対応しているか

国際的な取引や海外拠点との会議がある場合、多言語対応の有無は重要な比較ポイントです。英語はもちろん、中国語やフランス語など複数の言語に対応し、さらに自動翻訳機能を備えているツールであれば、異なる言語間でも内容を共有できます。

会議中の発言をリアルタイムで文字起こしし、そのまま翻訳できる機能があると、情報伝達の正確性が高まります。グローバルな環境での利用を想定している場合には、対応言語の幅や翻訳の品質も選定時に確認しておきましょう。

無料プラン・トライアルがあるか

初めて導入する場合は、無料プランやトライアル期間が用意されているツールを選ぶと安心です。操作性や文字起こし精度など、実際の使用感は導入前に試しておくことで、自社の業務フローに合うかどうかを見極められます。

また、コストを抑えたい企業にとって、無料で使える範囲がどこまでかも重要な判断材料です。契約前に、試用期間を活用して使用感を確認することで、導入後のトラブルやギャップを防げます。

料金はどのくらいかかるか

ツール導入にあたっては、初期費用や月額料金などの費用面も慎重に確認しましょう。文字起こしのみのシンプルな機能であれば、比較的低コストで導入できますが、要約機能や共有・編集機能が加わると費用は上がる傾向にあります。

サービスによっては長期契約による割引や、ユーザー数に応じた従量課金制を採用している場合もあります。自社の予算と必要な機能のバランスを考慮し、コストパフォーマンスの高いツールを選ぶことが、長期的な活用においても重要なポイントとなります。

おすすめの議事録作成ツール13選

議事録作成ツールを導入する際の注意点

議事録作成ツールは会議の効率化に役立つ便利なツールですが、導入すればすぐにすべてがスムーズにいくわけではありません。議事録作成ツールの性能を最大限に活かすためには、事前にいくつかの注意点を理解しておくことが重要です。

ここでは、導入前に知っておくべきポイントを解説します。

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利用環境を整える

文字起こしツールの性能を最大限に活かすには、まず会議の音声環境を整えることが重要です。たとえ高性能なツールであっても、騒がしい場所で行われた会議では正確な文字起こしは難しくなります。会議室はできるだけ静かな環境にし、雑音を抑える工夫をしましょう。

さらに、発言者の声をクリアに拾うために、指向性マイクや高品質なスピーカーフォンの導入も検討すべきです。音質の改善によって、AIの誤認識を減らし、修正の手間も大幅に削減できます。

参加者からの同意を得る

会議を録音して文字起こしを行う場合、参加者全員から事前に同意を得ることが大切です。プライバシーや個人情報の観点から、録音に対して抵抗を感じる人も少なくありません。

そのため、導入の際はツールの目的や利便性を丁寧に説明し、「議事録作成のために使用する」ことを明示しましょう。

信頼関係を損なわないためにも、透明性のある運用が求められます。例えば、社内ルールとして録音・文字起こしに関するガイドラインを作成しておくと、トラブルを未然に防ぐことができます。

ある程度の修正・加筆は必要

AIを活用した文字起こしツールは日々進化していますが、依然として誤認識や聞き間違いが起こるケースはあります。そのため、生成された文字起こしデータには、必ず人の手による見直しと修正が必要です。

特に専門用語や固有名詞、話し手の言い回しによっては、文脈に沿わない文章になることもあります。ツールを使って作成した議事録は「たたき台」として活用し、必要に応じて加筆・修正を行う運用体制を整えておきましょう。

まとめ

議事録作成ツールは、会議記録の効率化や情報の共有スピード向上に大きく貢献する便利なツールです。しかし、その効果を十分に発揮させるには、音声環境の整備や参加者の同意取得、文字起こし内容の見直しなど、いくつかの準備と対応が必要です。

ツールをただ導入するだけではなく、社内での運用ルールや体制を整えましょう。本記事で紹介した注意点をふまえ、議事録作成ツールを適切に活用し、会議の質と業務の効率の向上を行いましょう。