おすすめのインターネットFAX10選｜選ぶ際のポイントも解説

インターネットFAXとは、電話回線不要で利用できるFAXです。インターネットさえあればPCだけでなくスマホからも利用でき、ペーパーレス化が推進されるためコスト削減にも繋がります。この記事では、おすすめのインターネットFAXや選ぶ際のポイントを解説します。

目次

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1. インターネットFAXならいつでもどこでも送受信可能
2. インターネットFAXは電話番号の条件・料金・対応デバイスで選ぶ
3. インターネットFAXの選び方で重要な3つのポイント
4. インターネットFAXのその他の比較ポイント
5. おすすめのインターネットFAX10選
6. インターネットFAXを導入する際の注意点
7. まとめ

インターネットFAXならいつでもどこでも送受信可能

インターネットFAXは、いつでもどこでもFAXを送受信できる便利なサービスです。インターネットFAXのメリットは、電話回線が不要で、インターネットさえあればPCやスマホからFAXのやり取りができる点です。

オフィスにFAX機を置かなくてもいいため、外出先や自宅でも対応でき、働く場所を選びません。また、送られてきたFAXはPDFなどのデータで届くため、紙を使わずペーパーレス化を進められます。

印刷代や紙の保管スペースも不要になるので、コスト削減にもつながります。この記事では、そんなインターネットFAXを選ぶときに確認すべきポイント、初心者にも使いやすいおすすめサービスについて分かりやすく紹介していきます。

インターネットFAXは電話番号の条件・料金・対応デバイスで選ぶ

インターネットFAXを導入する際は、「電話番号の条件」「料金」「対応デバイス」の3つのポイントをしっかり確認することが大切です。

現在使っているFAX番号を引き継げるか、月々の料金が自社の利用頻度に合っているか、スマホやタブレットなど複数の端末で使えるかどうかなど、それぞれの項目が使い勝手やコストに直結します。次の章では、この3つのポイントについて順番に詳しく解説します。

【重要なポイント3つ】

1. 希望の電話番号を利用できるか
2. 利用料金を確認
3. 対応デバイスやファイル形式を確認

【その他の比較ポイント】

1. FAX以外の機能もチェック
2. 使いやすい操作性か
3. セキュリティ対策は万全か
4. サポート体制は充実しているか

インターネットFAXの選び方で重要な3つのポイント

インターネットFAXを選ぶうえで大切なのは、「希望の電話番号が使えるか」「料金は見合っているか」「対応デバイスやファイル形式に問題がないか」という3点です。これらは導入後の利便性やコスト、業務のスムーズさに直結する重要な項目です。

サービスによって仕様や条件は異なるため、導入前にしっかり比較しましょう。以下では、それぞれのポイントについて詳しく解説します。

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希望の電話番号を利用できるか

まず確認すべきは、インターネットFAXで希望する電話番号が使えるかどうかです。新たに取得できる番号の種類（市外局番や050など）や、現在使っているFAX番号の引き継ぎが可能かはサービスごとに異なります。

特に、既存の取引先に周知している番号をそのまま使いたい場合、番号継続（ナンバーポータビリティ）に対応しているかが重要です。変更できない場合は、通知や名刺の刷り直しが必要になるため手間やコストがかかります。

事前に自社の利用状況と照らし合わせて、柔軟に番号の選択や引き継ぎができるサービスを選びましょう。

利用料金を確認

費用対効果の高いプランを選ぶには、FAXの利用量に合った料金体系のサービスを選ぶことが大切です。インターネットFAXの料金は、提供会社やプランによってさまざまです。

大量のFAX送受信がある企業には、送受信無制限や多くの枚数を含む定額プランが向いています。一方、FAXのやり取りが少ない事業者であれば、送信枚数に応じた従量課金制の低価格プランや、受信無料・送信のみ課金といったシンプルな料金体系が適しています。

なお、月額基本料だけでなく、送信1枚あたりの料金や初期費用なども比較することが重要です。サービス内容と料金のバランスを見て、最適なプランを選びましょう。

対応デバイスやファイル形式を確認

インターネットFAXは、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットからも使えるサービスが多く、場所にとらわれず利用できる点が魅力です。

しかし、すべてのサービスが全デバイス対応というわけではないため、実際に使いたい端末で問題なく利用できるかを事前にチェックしましょう。また、送受信できるファイル形式（PDF、TIFF、JPEGなど）も確認が必要です。

対応形式が限られていると、別途変換が必要になり手間がかかることがあります。業務に合った形式に対応しているかを見ておくと安心です。

インターネットFAXのその他の比較ポイント

インターネットFAXを選ぶときは、電話番号や料金などの基本条件だけでなく、使いやすさやサポート体制、セキュリティ対策なども重要な比較ポイントです。これらの点を事前に確認することで、導入後のトラブルを避けられ、快適に活用できます。

ここからは、インターネットFAXのその他の比較ポイントについて詳しく解説します。

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FAX以外の機能もチェック

FAX機能だけでなく、それ以外の便利な機能が搭載されているかも重要なチェックポイントです。たとえば、以下のような機能があるサービスがあります。

1. メール通知（FAXの受信をリアルタイムで知らせてくれる）
2. PDFや画像ファイルの自動変換
3. クラウドストレージとの連携（Google Drive、Dropboxなど）
4. 送信予約や一斉送信機能

以上のような機能があれば、よりスムーズに業務を行うことができます。業務内容に応じて必要な機能を見極め、自社に合ったサービスを選びましょう。

使いやすい操作性か

操作のしやすさを確認するには、無料トライアルや無料プランを活用しましょう。インターネットFAXは日常的に使用する業務ツールのため、使いやすい操作性か確認することは重要です。

いくら機能が充実していても使い方が複雑だったり、設定が分かりにくかったりすると、使いこなせず業務効率が落ちる可能性があります。インターネットFAXサービスでは、導入前に無料で使える期間やプランが用意されているものもあります。

無料プランやトライアルを利用して実際の画面や操作フローを確認し、自社の業務に合っているか見極めるとよいでしょう。操作性は長く使う上での満足度にも直結するため、導入前にしっかりと確認しておくことがおすすめです。

セキュリティ対策は万全か

インターネットFAXでは、顧客情報や契約書などの重要な書類を扱うことも多いため、セキュリティ対策は必須です。選ぶ際には、通信がSSLなどで暗号化されているか、誤送信防止機能があるか、アクセス権限の設定ができるかなどを確認しましょう。

また、保存されたデータが安全に管理されているか、運営会社のセキュリティポリシーもチェックすることが大切です。万が一の情報漏えいを防ぐためにも、信頼できるサービスを選ぶことが基本です。

サポート体制は充実しているか

トラブル時にすぐに対応してもらえるサポート体制があるかどうかは、安心してサービスを使い続けるうえで大きなポイントです。

特に、はじめてインターネットFAXを導入する場合は、設定や操作に不安を感じることもあるため、導入時のチュートリアルや電話・チャットでのサポートがあると安心です。

また、トラブルが起きた際に24時間対応してくれるかどうかも確認しましょう。対応時間が限られていると、業務に支障をきたす場合があります。

おすすめのインターネットFAX10選

【大規模な送受信に対応】おすすめのインターネットFAX5選

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インターネットFAXを導入する際の注意点

インターネットFAXは便利でコスト削減にもつながりますが、導入する際にはいくつか注意点があります。特に電話番号の変更や通信環境、書類の取り扱い、法令対応などは業務に影響することもあるため、事前に理解して準備しておくことが重要です。

ここからは、インターネットFAXを導入する際の注意点を解説します。

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番号が変わる場合がある

インターネットFAXに切り替える際、これまで使っていたFAX番号が変わってしまう可能性があります。サービスによっては番号ポータビリティが可能ですが、対応していない場合は新しい番号を使わなければなりません。

番号変更は取引先への連絡や名刺の更新など手間がかかるため、導入前に必ず確認しましょう。既存番号を使い続けたい場合は、その点に強みのあるサービスを選ぶことが大切です。

安定した通信環境が必要

インターネットFAXは通信回線を使ってFAXの送受信を行うため、安定したインターネット環境が必須です。回線が不安定だと送受信が途中で止まったり、遅延やエラーが発生したりする可能性があります。

特に業務で頻繁にFAXを使う場合は、こうしたトラブルが大きな支障となる可能性があります。できれば光回線などの高速・安定した回線を利用し、無線LANを使う場合は、通信が不安定にならないようルーターの設置場所や電波状況にも注意が必要です。

FAXをスムーズに利用するためにも、インターネットFAXを導入する際は、自社の通信環境を事前にしっかり確認しておきましょう。

手書きの書類はスキャンが必要

インターネットFAXを使う場合、手書きの書類や印刷された帳票はそのまま送れません。FAXはすべてデジタルデータとして送信されるため、紙書類は事前にスキャンしてPDFなどの形式に変換する必要があります。

日常的に紙の書類を多く扱う業種では、スキャンの頻度も増えるため、専用のスキャナーを導入したり、スキャン作業の担当を決めたりして対応することが求められます。

ペーパーレスによるコスト削減という利点を活かすためにも、スキャンの手間を考慮した運用体制の整備が重要です。

電子帳簿保存法への対応が求められる

請求書や発注書などの重要な書類をFAXでやりとりする場合、電子帳簿保存法に準拠した保存方法が必要です。電子帳簿保存法に対応するには、改ざんされていないことを証明するためのタイムスタンプの付与や、取引情報の記録が必須です。

また、過去の帳票を簡単に検索できる環境を整えることも求められます。これらの要件を満たすことで、法令遵守につながります。電子帳簿保存法にしっかり対応するなら、法律に対応したサービスを選ぶか、自社の保存ルールを整備することが大切です。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

まとめ

インターネットFAXは、電話回線がなくてもインターネットを使ってFAXを送受信できるサービスです。パソコンやスマホから簡単に使えるため、場所を選ばずにいつでも利用できます。

インターネットFAXの導入は、便利でコスト削減にもつながる一方で、番号変更の可能性、安定した通信環境の確保、手書き書類のスキャン作業、そして電子帳簿保存法への対応などの注意点があります。

自社に合ったサービスを選ぶためにも、よく確認してから始めましょう。本記事を参考に、インターネットFAXを上手に活用してください。