おすすめのシフト自動作成ツール6選｜選ぶ際のポイントや注意点も解説

シフト自動作成ツールとは、シフト作成業務を自動化・効率化するためのツールです。時間がかかるシフト作成を、AIなどが自動で行ってくれます。本記事では、シフト自動作成ツールを選ぶ際のポイントやおすすめのツールを紹介し、導入時の注意点も解説します。

目次

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1. シフト自動作成ツールでシフト作成を効率化
2. シフト自動作成ツールは勤務形態・設定の柔軟性・コストで選ぶ
3. シフト自動作成ツールの選び方で重要な3つのポイント
4. シフト自動作成ツールのその他の比較ポイント
5. おすすめのシフト自動作成ツール6選
6. シフト自動作成ツールを導入する際の注意点
7. まとめ

シフト自動作成ツールでシフト作成を効率化

シフト自動作成ツールとは、AI技術などを活用してシフトの作成・管理を自動化するツールです。シフト希望の収集や調整、シフト表の作成・共有などの作業を自動化できます。

従来のように、従業員に対して個別にシフトの希望を聞き取って、手書きやExcelでシフト表を作成する手間を削減でき、管理業務を効率化できます。また、システム上でシフトに関するデータを収集・管理することで、回収漏れや人員配置ミスの防止にもつながります。

本記事では、シフト自動作成ツールの選び方のポイントやおすすめの製品を紹介します。煩雑なシフト作成業務の負担を減らしたい場合は、ぜひ参考にしてください。

シフト自動作成ツールは勤務形態・設定の柔軟性・コストで選ぶ

シフト自動作成ツールを選ぶ際は、「自社の勤務形態への対応可否」「細かな設定」「コスト」の3つに注目することが大切です。これにより、ツールの導入効果を最大化でき、シフト作成業務も楽になります。

あわせて、従業員との連絡手段や見やすさ・使いやすさ、複数店舗への対応可否、連携性にも注目すると、自社とさらに相性のよいツールを導入できる可能性が高まります。シフト自動作成ツールの選び方のポイントについて、次の章で詳しく解説していきます。

【重要なポイント3つ】

1. 勤務形態に合っているか
2. 細かな設定ができるか
3. コストは予算に見合っているか

【その他の比較ポイント】

1. 従業員との連絡手段を確認
2. 見やすく使いやすいか
3. 複数店舗・施設を管理できるか
4. 他システムと連携できるか

シフト自動作成ツールの選び方で重要な3つのポイント

シフト自動作成ツールを選ぶときに特に重要なのが、勤務形態・設定可能な内容・予算です。特に、複数の雇用形態や24時間営業など、変則的な勤務をしている企業には、柔軟性の高いツールの導入が求められます。

一方で、高機能なツールは費用が高くなりやすいため、予算とコストのバランスも考慮する必要があります。ここでは、シフト自動作成ツールの選び方で重要な3つのポイントについてみていきましょう。

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勤務形態に合っているか

シフト自動作成ツールによって、早番・遅番や日勤・夜勤など対応できる勤務形態が異なります。そのため、自社の勤務形態に合わせて運用できるかどうかは、ツールを選定するうえで重要なポイントです。

例えば、飲食業やサービス業、小売業などは、勤務形態が変則的になりやすいため、これらに対応できるツールが望ましいです。ランチタイムやディナータイムなど、忙しい時間帯を考慮してシフト作成できるツールであれば、人員配置の最適化にもつながります。

また、医療・福祉の分野では、従業員別のスキルや職歴に加えて、法定人員配置基準も考慮したツールが便利です。業種・業態別に、自社が求める基準でシフトを自動作成できるツールを選びましょう。

細かな設定ができるか

シフトの作成・管理に加えて、勤務時間の管理やアラートなどの細かい設定の有無も、自動作成ツールを選定するうえで参考にすべきポイントです。

例えば、従業員ごとの勤務条件や休日・連続勤務の日数を考慮できるツールであれば、パートタイマーからの「扶養範囲内で働きたい」などの希望に対応しやすいです。勤務時間・日数の上限を超えそうな際には、自動通知するアラート機能もあると便利でしょう。

また、専門性が求められる業種・業態では、スタッフのスキルにあわせて、作業内容やポジションの割り当てまで行えるツールが望ましいです。設定可能な項目はツールによって異なるため、どこまで細かく設定できるかは、事前に確認しましょう。

コストは予算に見合っているか

シフト自動作成ツールによって料金体系は大きく異なります。例えば、毎月一律の料金で利用できる「月額料金制」や、作成人数などに応じて料金が増減する「従量課金制」のほか、製品によっては初期費用と月額費用がかかるものもあります。

料金プランを確認し、長期的なコストの見通しを立てた上で、自社の予算に合うものを選びましょう。

無料プランがあるツールも

シフト自動作成ツールの中には、無料で利用できるものもあります。固定費を抑えて運用したい場合は、このようなツールも検討しましょう。

ただし、5人まで無料で6人以上から料金がかかるといった人数制限や、最初の3ヶ月だけ無料などの期間制限が設けられている可能性があるため、無料利用できる条件は事前に確認が必要です。

また、一般的に無料ツールは有料ツールに比べると機能面がシンプルで、基本的な機能しか備えていないことも多いです。そのため、無料プランは従業員数が少ない・日勤スタッフしかいないなど、小規模な利用に向いているといえます。

シフト自動作成ツールのその他の比較ポイント

シフト自動作成ツールを選ぶときは、従業員との連絡手段・見やすさや使いやすさ・複数店舗の管理・他システムとの連携性にも注目すると、より費用対効果の高いツールの導入につなげられます。ここでは、シフト自動作成ツールのその他の比較ポイントを解説します。

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従業員との連絡手段を確認

シフト自動作成ツールによっては、従業員からのシフト希望の提出・回収から、完成したシフト表の共有までを自動化できます。この際に、どのような手段で従業員とコミュニケーションを取るのかを確認しましょう。

例えば、専用アプリを使う場合や、LINEなどのチャットツールと連携するなど、ツールによって連絡手段が異なります。

場合によっては、従業員に新しいアプリをダウンロードしてもらう必要があるため、自社で導入しやすい連絡手段を備えたシフト自動作成ツールを選ぶことが大切です。

見やすく使いやすいか

シフト自動作成ツールは、管理者はもちろん従業員にも使ってもらうため、双方にとって使いやすいものを選びましょう。例えば、管理画面の見やすさや、シフト提出・確認の操作が簡単にできるツールが望ましいです。

操作性は、実際に使って見ないと分からないこともあります。無料トライアルや無料プランを活用して試験運用したうえで、管理者・従業員ともに負担の少ないツールを導入しましょう。

複数店舗・施設を管理できるか

シフト関連業務のさらなる安定化を図りたい場合は、複数店舗・施設の管理が可能なツールを選びましょう。例えば、複数店舗間のシフト管理機能や、欠員時の従業員の応援要請を送信できる機能を備えたツールがおすすめです。

特に、チェーンの飲食店など近隣での店舗展開が多い企業にとって利便性が高いでしょう。また、複数店舗を1人で統括している管理者にとっても、シフト管理における業務負担を軽減できます。

他システムと連携できるか

他システムと連携できる自動作成ツールならば、より広範な業務を自動化できます。例えば、勤怠管理システムや給与計算ソフトと連携できるツールならば、勤務時間の集計や給与計算までが一気通貫に自動化され、集計・計算ミスの削減にもつながります。

すでに自社で運用しているシステムがある場合は、それらと連携できるシフト自動作成ツールを選定しましょう。CSV形式での出力に対応しているツール同士であれば、問題なく連携できる可能性が高いです。

リアルタイムでの情報共有など、より高度なデータ連携を求める場合は、互いにAPI連携できるツールを検討しましょう。

おすすめのシフト自動作成ツール6選

シフト自動作成ツールを導入する際の注意点

シフト自動作成ツールには業務効率化や管理者の負担軽減などのメリットに期待できる一方で、導入時に注意すべき点も存在します。ここでは、シフト自動作成を導入する際の注意点を解説します。

どこまで自動化したいか明確にしておく

シフト自動作成ツールによって搭載機能は大きく異なり、自動化できる業務範囲にも違いが出ます。そのため、自社が自動化したい業務範囲を明確にしたうえで、それをカバーできるツールを選定しなければなりません。

例えば、従業員数が多い企業であれば、シフト希望の回収から配置場所の割り当てまで一貫して自動化できるツールが必要です。

人手不足や長時間労働などの問題を抱えている企業は、勤務日数の管理や休憩時間の付与、上限値を超えた場合のアラートなど、自社基準に沿って細かい設定ができるツールが適しています。

シフト管理における自社の課題を洗い出し、課題解決につながるツールを選ぶことが大切です。

人の手による最終調整は必要になる

ツールを導入してシフト作成を自動化しても、細かい調整は人の手で行う必要があります。自動作成ツールによっては細かい設定ができますが、すべての事情に対応できるわけではないためです。

例えば、自社独自の休憩時間の設定がある場合や、「隔週で働きたい」といった従業員ごとの個別事情などを、詳細にツールに反映させるのは難しいです。アプリで対応できない部分や、最終的な確認・調整は人の手で行いましょう。

なお、手作業での対応が多くなると、ツールの導入効果が半減します。自動化できる範囲と人力で対応しなければならない部分を比較したうえで、導入前よりも業務が効率化されるツールを選ぶ必要があります。

まとめ

シフト自動作成ツールは、時間のかかるシフト作成を自動で行うツールです。対応範囲はツールによって異なるものの、勤務日時の希望回収から完成シフトの共有まで、シフトに関連する業務を幅広く自動化できます。

サービス業や医療分野など変則的なシフトが多い業界・業種では、自社の勤務形態に合わせたシフトが作成できるかを確認しましょう。特に、上限労働時間の設定やアラームなど、細かな設定ができるツールは、管理者の負担を大幅に軽減できます。

一方で、高機能なツールは費用が高額な傾向にあるため、予算とのバランスも注目する必要があります。本記事を参考に、費用対効果の高いシフト自動作成ツールを導入して、自社におけるシフト関連業務の課題解決につなげましょう。