おすすめの固定資産管理システム｜選ぶ際の重要なポイントを解説

固定資産管理システムとは、企業が保有・使用する土地や建物などの固定資産の情報を一元管理し、管理の効率を上げるためのシステムです。本記事では、固定資産管理システムの導入において、おすすめの固定資産管理システムと選び方、導入時の注意点などを詳しく解説しています。

目次

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1. 固定資産管理システムで固定資産を適切に管理
2. 固定資産管理システムは償却費計算方法・法改正対応で選ぶ
3. 固定資産管理システム選びに重要な3つのポイント
4. 固定資産管理システム選びのその他の比較ポイント
5. おすすめの固定資産管理システム
6. 固定資産管理システムの導入の仕方と注意点
7. まとめ

固定資産管理システムで固定資産を適切に管理

固定資産管理システムとは、土地・建物・機械装置・車両などの固定資産情報を一元管理して、税法・会計基準に沿った運用ができるシステムです。固定資産の購入、保有・保守、廃棄までの、ライフサイクル全体にわたる情報を追跡した活用が可能です。

固定資産管理システムで可能なことは、資産登録・譲渡および廃棄、減価償却計算から税務申告のサポートまで多岐にわたり、管理項目はカスタマイズもできます。システムを導入することで、リアルタイムの更新や検索ができ、管理効率も上がることが期待されます。

固定資産管理システムは償却費計算方法・法改正対応で選ぶ

固定管理システムを選ぶ際は、減価償却の計算方法・法改正や会計基準への対応・機能面の3つのポイントに着目しましょう。減価償却の計算方法・機能が自社にあっているか、税制改正や国際会計基準に対応しているかは、システム選びで特に大切なポイントです。

【重要な3つのポイント】

1. 減価償却の計算方法が自社に合っているか
2. 税制改正・IFRSに対応しているか
3. 自社に必要な機能が搭載されているか

【その他の比較ポイント】

1. 導入形態を確認
2. データ保存容量を確認
3. 固定資産管理データの移行方法を確認
4. スマホ・タブレットに対応しているか
5. サポート体制は充実しているか

固定資産管理システム選びに重要な3つのポイント

固定資産管理システムを選ぶ際は、「減価償却の計算方法」「税制改正・IFRSに対応可能か」「搭載機能」の3つのポイントに着目しながら、検討するのがおすすめです。詳しい選び方については、下記で解説します。

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減価償却の計算方法が自社に合っているか

減価償却の計算方法は、大きく分けて定率法（定率減価償却法）と定額法（定額減価償却法）の2つの方法があります。

定率法は、資産の使用寿命に応じて均等な償却費が発生するため、会計処理が理解しやすく、中小企業など一般的な事業所で広く採用されています。定額法は、長期的に使用される高額資産などに用いられ、大企業や上場企業の一部の事業所で採用されることがあります。

固定資産管理システムを選ぶ際は、自社の管理会計基準はどちらに該当するかを確認して、対応するシステムを選ぶことが必要になります。

参考：No.2106 定額法と定率法による減価償却｜国税庁

税制改正・IFRSに対応しているか

固定資産管理の税制は、今後も頻繁に改正される可能性があります。法に沿った運用を行うには、税制改正にリアルタイムに対応できるシステムを選ぶと、税制改正にともなうシステム改修へのコストを抑えられるでしょう。

税制改正事項の例としては、「中小企業が固定資産を取得した場合の法人税額の特別控除の延長」や「少額減価償却資産の損金算入の特例措置」などがあります。

最近では、日本の会計基準とIFRS（国際財務報告基準）の双方に対応するシステムを選ぶ企業が増えてきています。そんな、グローバル化への取り組みとして、日本独自の会計基準を保持しながら、世界共通基準であるIFRSへの歩み寄りが進められています。

しかし、IFRSの対応には多くのコストとリソースを必要とし、国内の企業すべてへの浸透が難しいという課題があります。また、IFRS対応のシステムが向いている企業は、グローバル展開している多国籍企業や、国際投資家と関わる可能性が高い上場企業などです。

参考：税制改正の概要｜財務省

参考：IFRSとは(基礎知識)｜日本公認会計士協会

自社に必要な機能が搭載されているか

固定資産管理システムを選ぶ際は、自社に必要な機能が搭載されていることで、資産の登録・追跡・減価償却計算・保守管理などを、一括で効率的に行えます。さらに、人的ミスを減らしてより正確な管理ができるようになります。

搭載されていると便利なおすすめの機能に、リース資産管理機能と他システムへの連携機能があります。以下で、それら2点の機能の概要とメリットを解説します。

リース資産管理機能

医療機器や建設機器などの高額なものは、購入ではなくリース契約しているケースも多いことでしょう。

リース資産管理機能では、リース契約の期間や条件、支払い管理、資産の価値などの複雑な管理を一元化でき、コストを正確に把握してリース資産の最適な利用ができます。

さらに、監査対応の際にも、必要なリース契約に関する情報を迅速に提供でき、リース契約の自動更新日をアラートで通知できるため、正確な契約の自動更新管理にも役立ちます。

他システム連携機能

固定資産管理システムと他システムとの連携機能があると、企業内での情報の一元化や業務の効率化を図れます。会計システムとの連携では、資産の取得や売却、減価償却費のデータを会計処理をする際に取り込むことで、二重入力などのミスを防ぐ効果があります。

また、人事・給与計算システムとの連携では、社員の入退社に伴い、個別に割り当てられた固定資産・リース資産の情報を自動更新できます。なお、固定資産は一般的に購買プロセスを経て取得されます。

よって、購買管理システムと連携して発注書の情報が固定管理システムへ反映されると、資産の登録・減価償却の開始などが効率的に行われます。

固定資産管理システム選びのその他の比較ポイント

固定資産管理システム選びの際は、以上の3つの重要な比較ポイントの他に、以下の5つのポイントにも着目しましょう。以下に、それぞれの内容を詳しく解説します。

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導入形態を確認

固定資産管理システムの導入形態には、クラウド型とオンプレミス型があります。その中でも、近年は運用・保守、利便性の面などから、クラウド型を選択されることが多くなっています。

クラウド型は、ネットワーク機器などの準備が不要で、初期コストを抑えられ、保守・セキュリティ面はサービス提供元が管理するため、少ない工数で安定した運用ができます。一方、カスタマイズに制限があるため、機能面でミスマッチが起こる可能性があります。

対して、オンプレミス型は、導入・運用コストが高額になることが多く、構築にも時間がかかりますが、カスタマイズ性が非常に高いといったメリットがあります。システム導入の際には、自社の規模と予算を考慮しながらニーズに合ったものを選ぶとよいでしょう。

データ保存容量を確認

会計監査や税務監査の際には、固定資産管理情報の開示を求められることがあります。そのため、現行の会計・税務監査に対応するには、短くとも10年間のデータを保管できるシステムの選択をおすすめします。

また、データの保持や閲覧期間をサービス提供元へ確認しておくと、導入後のトラブルも抑えられて会計・税務監査にもスムーズに対応できます。

参考：固定資産台帳の公表のあり方について｜総務省

固定資産管理データの移行方法を確認

既存の管理台帳と償却資産申告書の内容が異なると、固定資産管理システムへのデータ移行前に管理台帳を修正しなければならない場合があります。

保有する固定資産の数によっては、システムへのデータ移行が自社で対応できないケースもあります。そういったトラブル防止のため、サービス提供元でデータ移行のサポートを受けられるか、データ移行後には管理台帳の修正が可能か、なども確認しておきましょう。

スマホ・タブレットに対応しているか

スマートフォン・タブレットに対応可能な固定資産管理システムであれば、棚卸しの現物管理をする際にも効率化でき、タイムリーで正確な登録・更新が可能になるでしょう。

例えば、固定資産に、管理台帳の情報をデータ化したバーコード・QRコードのラベルを貼付しておき、棚卸しの現場でスマートフォンなどからスキャンして情報を入力します。そうすると、不明資産の洗い出し・報告書が出力され、より適切な管理が行えます。

また、資産の状態や配置場所を撮影して管理台帳へ添付しておくと、視覚的な情報を補完できて便利です。スマートフォンなどから入力されたデータは、即座にシステムへと反映され、分析やレポートの作成にも手間がかかりません。

サポート体制は充実しているか

ベンチャー企業や急成長を遂げた企業などの場合、一般的なケースと比べて固定資産の計算が複雑になる場合があります。

理由としては、急激に増えた資産を管理していくことの大変さが挙げられます。また、海外との取引がある場合は、国ごとに異なる取引構造・減価償却ルールや、多言語へ対応する必要があり、固定資産の計算が複雑になります。

その点、グローバル対応可能なシステムでは、海外の現地法人の土地・建物・機械装置などへの固定資産について対応し、国ごとに異なる税制度に沿った管理が可能です。

しかし、償却資産申告書の提出は1年に1度しかなく、申告が正しく行われていなかった場合は、罰則の対象になるケースもあります。予期せぬトラブルを避けるためにも、導入前にサポート範囲や、対応方法をサービス提供元へ確認しておくことが非常に大切です。

おすすめの固定資産管理システム

固定資産管理システムの導入の仕方と注意点

固定資産管理システムの導入の仕方によって、管理効率やより正確な減価償却ができるかも変わってきます。ここからは、システム導入時に確認しておきたいこと、導入する際の注意点を見ていきましょう。

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導入目的とシステムのタイプが合っているか確認

システムによって、現物管理に強みがあるタイプや、ERP（基幹システム）・会計システムの一部であるタイプなど、それぞれ仕様が異なります。そのため、検討時には自社の導入目的とシステムのタイプが合っているかを確認しておくことも必要です。

土地・建物・設備など、物理的な資産の維持・管理を効果的に行うことが主な目的であれば、現物管理に強いタイプを選択しましょう。また、資産の償却計算や会計処理を行うのが主な目的であれば、ERP・会計システムの一部であるタイプの選択をおすすめします。

その他、スマホとタブレット端末と連携したアプリ版の固定資産管理システムや、無料のトライアル期間を設けたサービスもあります。自社の導入目的とシステムのタイプを比較検討し、価格とも照らし合わせながら一番効率の良いものを選ぶようにしましょう。

自社と同じ規模で導入実績があるか確認

システムの導入実績を確認し、自社と同じ規模での導入実績があるかを調べておくと、システムの扱えるデータ量や、適切な運用ができるかを推測できる材料となります。

大企業の場合は、多くの資産を管理するため、大量のデータをシステムが高いパフォーマンスで処理できるかが重要です。また、複雑な組織内で拠点間のプロセスに適応するカスタマイズ性があるかも、判断材料のひとつになります。

なお、中小企業の場合、予算やリソースが限られることが多く、コストパフォーマンスに優れた運用しやすいシステムを求める傾向が高いといえます。そして、現在成長段階の企業もあるため、将来に合わせてシステムが柔軟に対応できるかも大切な要素となるでしょう。

導入時のサポートやコンサルティングに依頼するか確認

現物管理を行う場合、ラベルで管理するために、それぞれの物品にシールを貼り付ける作業が必要です。システム導入前には、システム提供元からのサポートがあるか、もしサポートがない場合は、コンサルティング会社に依頼できるかも確認しておきましょう。

なお、システムによっては、ラベル貼り付け作業に関するガイドや手順を提供していて、要望があれば専門家がサポートを行うことがあります。

導入前に、ラベル貼り付けや現物管理に関するコンサルティングの依頼ができる場合は、現物管理のプロセスや実施方法のアドバイスを受けることも可能です。また、サービス提供元からのトレーニングサービスを活用して、自社チームで作業手順を整える方法もあります。

まとめ

固定資産管理システムとは、固定資産情報を一元管理して、税法・会計基準に沿った運用ができるシステムです。システムを選ぶ際は、減価償却の計算方法・法改正やIFRS対応可能か、機能面などにも着目しながら比較検討するとよいでしょう。

また、データの保存容量や移行方法、スマートフォン・タブレットに対応しているかも確認しておくと、業務の幅が広がり、さらに選びやすくなります。

その他、自社と同じ規模での導入実績があるかを確認しておくことも重要です。システムの扱えるデータ量や、適切な運用ができるかなどが、大きな判断材料となるでしょう。