電子帳簿保存法に対応した会計ソフトおすすめ23選｜タイムスタンプ機能も

改正電子帳簿保存法で書類の電子保存に関する要件が緩和され、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトの需要が増えています。今回は電子帳簿保存法やタイムスタンプ機能対応のおすすめ会計ソフトや、スキャナーやスマホで簡単に電子化できるソフトを紹介します。

目次

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1. 再確認｜電子帳簿保存法とは？
2. 電子帳簿保存法の改正内容
3. 電子帳簿保存法の要件
4. 会計ソフトを導入する際には資料請求が必要
5. 電子帳簿保存法に対応した会計ソフトおすすめ23選
6. 電子帳簿保存法に対応するための4つの機能
7. 電子帳簿保存法に対応した会計ソフトのメリット
8. その他の会計ソフトの選び方
9. まとめ

再確認｜電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法は、法人税法や所得税法などの税法で保存が義務付けられている、帳簿や書類の電子データ保存を認める法律です。法律自体は1998年から施行され、何度か改正されています。直近の改正が、2022年1月1日から施行された大幅改正です。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

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電子帳簿保存法の概要

トラブルが起きたときに、法令違反にならないために電子帳簿保存法の知識を得ることが重要です。3つの電子帳簿保存法の保存区分について詳しく解説します。

電子帳簿保存

電子帳簿保存とは、パソコン等で作成した帳簿や国税関係書類を電子データのまま保存することを認めたものです。一定の要件を満たすことで電子データで保存することができます。

スキャナ保存

取引先から受け取った書類や自社で作成した書類などの紙の書類をスマートフォンやスキャナで読み取った電子データとして保存することを認めたものです。

電子取引

取引の際にやり取りした電子データはそのまま保存する必要があります。一定の条件を満たして保存することが義務づけられています。

電子帳簿保存法の対象書類

電子帳簿保存法の対象書類には大きく分けて、国税関係の帳簿や書類と取引関係書類があります。ただし、国税関係の帳簿や書類は紙媒体での保存も可能で、要件を満たせば電子データ保存も可能です。

国税関係帳簿：仕訳帳・総勘定元帳・売掛帳・買掛帳・現金出納帳・固定資産台帳など

国税関係書類：貸借対照表・損益計算書・棚卸表など

取引関係書類：注文書・見積書・契約書・領収書など

電子帳簿保存法の改正内容

2022年1月1日に施行された電子帳簿保存法は、以前のものに比べ大幅に要件の緩和が図られています。ここでは、改正の内容について具体的に解説します。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

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①電子帳簿保存の緩和

改正前までは、電子帳簿保存法に該当する対象書類の電子データ保存は、原則承認制で保存する3か月前までに税務署への承認申請書の提出が必要でした。しかし、改正で承認制度は廃止され、申請の手間も省け導入しやすくなりました。

ただし、電子帳簿保存法の改正後も、国税関係帳簿や国税関係書類の電子データ化は義務化されておらず、電子データの保存も可能ということです。しかし、電子帳簿保存法対応の会計ソフトを使えば、比較的簡単に電子データ化でき、さまざまなメリットが享受できます。

②スキャナ保存のタイムスタンプ緩和

電子データ保存を利用しやすくなった一番大きな改正点は、スキャナ保存のタイムスタンプの緩和だともいわれています。従来は、受領者がスキャンする場合はおおむね3営業日以内、スキャンする者が受領者以外の場合はおおむね7営業日以内と、かなり短期間でした。

しかし改正後のタイムスタンプの付与期間は、すべての場合において最長約2ヶ月とおおむね7営業日以内と大幅に延長され、企業のスケジュールに合わせやすくなりました。加えて電子帳簿保存と同様、税務署長の事前承認制度が廃止されています。

③電子取引での書面保存撤廃

電子取引であっても、取引情報を印刷して書面保存することもできていましたが、2022年の改正では、電子取引では電子データの保存が義務化され、書面保存は認められなくなりました。ただし猶予期間があり、完全義務化されるのは2024年1月1日からです。

対象となるのは、送信・受信した両方の取引情報のすべてで、注文書や契約書・見積書・領収書などのほかに送り状なども含まれます。また、クレジットカードや交通系IC系カードの利用明細なども保存対象です。

電子データの保存場所は、会計ソフトなどのほかにも、CD・DVD・USBメモリなども認められています。ただし、検索要件を満たさない場合には、税務調査時に税務職員の求めで、保存義務者がダウンロードできるようにしておく必要があります。

電子帳簿保存法の要件

電子帳簿等保存法を基に電子データを保存するには、「真実性の確保」と「可視性の確保」の両方を満たす必要があります。ここでは2つの要件について解説していきます。

参考：電子帳簿保存時の要件｜国税庁

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真実性の確保

真実性の確保とは、保存したデータの削除や改ざんができないようにすることです。そのための要件の一つが、電子データに改ざんがないことを証明する時刻認証局（TSA）が発行するタイムスタンプの付与です。

真実性の確保のためには、以下の4つの内いずれかの要件を満たさなくてはなりません。

1. タイムスタンプが付与された後の授受
2. 授受後遅滞のないタイムスタンプの付与
3. データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムの利用
4. 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備え付け

可視性の確保

可視性の確保とは、保存されている電子データの検索・表示ができることです。具体的には、まずパソコン・ソフト・ディスプレイ・プリンタなどのマニュアルを備え付け、すぐに画面やプリンタへ出力できなくてなりません。

また、検索方法では下の3つの要件を満たす必要があります。

1. 帳簿の種類に応じた取引年月日・取引先・取引金額での検索
2. 取引年月日・取引金額では範囲指定しての検索
3. 2つ以上の条件を組み合わせての検索

しかし、保存義務者が、税務職員の質問検査権による電子データのダウンロードの求めに応じられるように整備されていれば、上の②③の要件は不要です。

会計ソフトを導入する際には資料請求が必要

会計ソフトを利用する場合、多くの製品は資料請求が必要となります。これは公式サイトから利用する際も同様です。

本サイトでは、複数のサービスをまとめて資料請求できるので、気になる製品を一括ダウンロードして自社に最適な会計ソフトを選びましょう。

電子帳簿保存法に対応した会計ソフトおすすめ23選

個人事業主・フリーランス向けおすすめ3選

小規模法人・中小企業向けおすすめ12選

中堅・大企業向けおすすめ8選

電子帳簿保存法に対応した会計ソフトおすすめ比較一覧表

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電子帳簿保存法に対応するための4つの機能

電子帳簿保存法に対応するために必要な機能がいくつかあります。会計ソフトを選ぶ際の基準として確認しておきましょう。

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タイムスタンプ機能

電子データの真実性の確保には、タイムスタンプの付与のほかにもいくつかの方法があります。しかし、タイムスタンプの付与は、最も安全性や信頼性が高く、手軽にできることから広く使われています。

タイムスタンプは、時刻認証局（TSA）が発行するもので、データが存在していたことを証明する存在証明と、データが改ざんされていないことを証明する非改ざん証明の2つの証明となります。

タイムスタンプの付与方法には、時刻認証局と契約する方法と、タイムスタンプに対応した会計ソフトを利用する方法があります。会計ソフトでの付与は簡単で、時刻認証局に支払う料金も利用料に含まれる場合が多いです。

真実性の確保は、スキャナで取り込んだ画像データにも必要です。会計ソフト導入時には画像へのタイムスタンプの付与が可能かの確認も必要となります。画像への付与ができない場合は、訂正削除の履歴が残る会計ソフトが必須となります。

検索機能

電子帳簿保存法に基づき帳簿や書類を電子データ保存する場合は、検索機能の確保が必要です。しかし、電子帳簿保存法の改定でその要件が緩和され、範囲指定や複数項目での検索機能があればよく、一般的な会計ソフトであれば、その要件はほとんど満たしています。

それ以上に、自社の実態に合わせた検索機能を持った会計ソフトを選び、必要な電子データを即座に取り出せるようにすることが重要です。それにより、書類管理業務の時間が大幅に短縮でき、業務全体の効率化につながります。

スキャン機能

電子帳簿保存法では、紙媒体で受け取った請求書や領収書などを、スキャナで読み取って電子データとして保管することが可能です。以前はスキャン後も一定期間原本の保存が必要でしたが、改正後は保存の必要はなくなり、破棄できるようになっています。

スキャンされた電子データにも、真実性の確保と可視性の確保が必要ですが、スキャンされた画像にタイムスタンプが付与できる会計ソフトであれば十分満たされます。スキャナ保存は原則税務署への届出は不要ですが、過去にさかのぼる場合は届出が必要です。

スキャン機器に対する要件も、法改正で緩和されています。要件を満たす能力があればスマホなどの使用も可能で、外出先からの利用もできます。

OCR機能

OCRとは、スキャナで読み取った、手書きや印刷された文字を、文字コードに変換する技術です。たとえば、スキャンしたレシートをOCRで文字コードに変換し、そのまま自動で仕訳して、帳簿に反映させることができ、大幅な業務時間削減につながります。

従来、読み取り精度が低かったために、導入しにくかったOCRですが、最近では大きく進歩し、AI搭載のOCRも開発され、実用に耐えうる読み取り精度を実現しています。AIは使うほど賢くなるため、効率的で入力ミスの少ない会計処理が可能となります。

JIIMA認証とは

会計ソフトの中にはJIIMA認証されたものがあります。JIIMA認証は、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が、電子帳簿保存法の要件を満たしていると判断した証明となり、会計ソフト選びの一つの基準になります。

参考：JIIMA認証制度

もう一度見る！電子帳簿保存法に対応した会計ソフト23選

電子帳簿保存法に対応した会計ソフトのメリット

電子帳簿保存法の電子データにはさまざまな要件があり、自社での対応は大変です。その点、電子帳簿保存法対応の会計ソフトなら、要件をすべて満たしているので安心して利用できます。ここでは、電子帳簿保存法対応の会計ソフトを利用するメリットを解説します。

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経理業務の効率化ができる

1998年に制定された電子帳簿保存法の目的には、納税の正確かつ円滑な履行と書類管理の負担軽減がありました。当初は要件が厳しすぎて、広がりを見せませんでしたが、度重なる改正を経て要件が大幅に緩和され、一気に各企業での会計ソフト運用が進んできています。

それに加え、会計ソフト導入には、業務の大幅な効率化が期待できます。中には、入力を自動化できる分野もあり、入力ミスの減少につながるのも魅力です。また、電子データであれば、必要なデータの抽出も簡単になり、企業の状況もリアルタイムで把握できます。

書類紛失のリスクを削減できる

税務関係書類は基本的に7年間の保管が必要です。企業によっては、膨大な量になり、過去の書類を探し出すのに大変な手間暇がかかることに加え、持ち出しもしやすいため紛失や盗難のリスクもあります。

電子データの保存ではデータが共有できるシステムであれば、各種書類を持ち出す必要はなく、自分のデスクから過去の書類などを検索して確認できます。したがって、書類の紛失のリスクはなく、セキュリティ上も安全な活用ができます。

ペーパーレス化などコスト削減できる

電子帳簿保存法で各帳簿・書類などを電子データとして保管すれば、紙媒体での保管は必要なくなり、ペーパーレス化が大きく進みます。そして、すべてのデータはサーバーに安全に保管され、今までの保管スペースが必要なくなり、オフィスの有効活用になります。

また、キャビネット・紙代・印刷代・ファイル代なども不要で、コスト削減にもつながります。書類量が膨大で、書類管理に人的配置をしていた企業では、人的コストの削減にもなります。

参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間 ｜ 国税庁

改ざん防止になる

電子帳簿保存法対応の会計システムには、タイムスタンプを付与する機能や、訂正や削除の記録を自動的にとる機能など、電子データの改ざん防止する機能が備わり、安全に利用できます。

しかし、電子帳簿保存法の要件緩和などで不正のリスクも高まっています。そこで、電子帳簿保存法の改正では、不正を排除するために重加算税の加重措置などが設けられています。強い改ざん防止機能のある会計システムの選択とともに、社内規程の見直しも必要です。

もう一度見る！電子帳簿保存法に対応した会計ソフト23選

その他の会計ソフトの選び方

会計ソフトの中にはJIIMA認証されたものがあります。JIIMA認証は、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が、電子帳簿保存法の要件を満たしていると判断した証明となり、会計ソフト選びの一つの基準になります。

そのほかにも会計ソフトを選ぶポイントはいくつもあり、ここでは重要な3つの選択ポイントと8つの比較ポイントを紹介しておきます。

【重要なポイント】

1. 個人事業主向けか法人向けか
2. 帳簿の知識が少なくても使いやすい操作性か
3. クラウド型かインストール型か

【その他の比較ポイント】

1. 必要な機能が搭載されているか
2. インボイス制度に対応しているか
3. 自身の申告方式や電子申告に対応しているか
4. 使用するデバイスやOSに対応しているか
5. 他システムと連携できるか
6. 顧問税理士とデータ共有ができるか
7. サポート体制・セキュリティ対策は万全か
8. 無料トライアルがあるか

まとめ

2022年1月1日から施行された改正電子帳簿保存法では、電子データ保存要件が大幅に緩和され、電子帳簿保存法対応の会計ソフトを導入して業務の効率化を図る企業が増えてきました。また、電子取引の電子データ保存は2024年1月1日からは完全義務化となります。

電子帳簿保存法に対応するには、タイムスタンプの付与などの要件を満たす必要があります。しかし、電子帳簿保存法対応の会計ソフトであれば、それらの要件をすべて満たした上で、業務の効率化・コスト削減・改ざん防止なども期待できます。

もう一度見る！電子帳簿保存法に対応した会計ソフト23選