ワークフローシステムとは？機能やメリット・デメリットなどを解説

ワークフローシステムとは、社内の申請・承認・決裁業務を自動化できるシステムです。承認の進捗状況を可視化でき、業務の効率化にも繋がります。本記事では、アナログなワークフローが抱える課題からワークフローシステムの機能やメリット・デメリットなどについて解説します。

目次

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1. ワークフローシステムとは
2. ワークフローシステム上で行う申請業務の流れ
3. ワークフローシステムの機能
4. ワークフローシステムのメリット
5. ワークフローシステムのデメリット
6. ワークフローシステムの比較ポイント
7. ワークフローシステムは自作できる？
8. まとめ

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、社内の申請・承認・決裁業務を自動化できるシステムです。紙ベースの業務を電子化・システム化することによって、申請書の作成や申請業務を自動化したり、承認までの進捗状況を可視化できたりし、決裁までの時間を短縮できます。

ペーパーレスを実現できるだけでなく、検索機能によりデータや過去の文書をすぐに見つけ出すこともでき、データの自動集計やグラフ化も可能で大幅な業務の効率化を実現することも可能です。

また、申請・承認のルールのシステム化や申請書の履歴管理、アクセス管理ができることで、適切なフローで処理が行われ不正を防止できるため、内部統制強化に繋がります。

ワークフローとは

ワークフローとは、「ワーク（仕事・業務）」と「フロー（流れ）」を組み合わせた言葉であり、複数の関係者が関わる業務をルールや慣習に従い、決められた流れとして処理することです。

大抵の業務には、判断や処理の必要があります。業務によっては流れが複雑になることもあるため、「どこに申請すればいいか」「誰の承認を得ればよいか」などの流れを決めておくと業務がスムーズに進みます。

業務の流れそのものを定型化・図式化したものをワークフローと呼ぶこともあります。社内稟議・経費精算・総務・人事諸届などさまざまなワークフローがあります。

ワークフローをアナログで運用する課題

従来、紙ベースの決済やEメールによる手入力、目視を含んだアナログのワーククローが一般的に導入されていました。しかし、ワークフローをアナログで運用する際には課題点が多くあります。ここではワークフローをアナログで運用する際の課題点を解説していきます。

申請の作成に時間がかかる

ワークフローをアナログで運用する場合、印刷や記入する必要があるため申請の作成に時間がかかります。また、書類作成のために社内に戻らなければならないなど、完結までに時間を要します。

さらに細かく分けると、申請書を探す・必須入力項目を確認する・決裁者を調べる・資料を運ぶなど、小さな作業を多数行う必要があるため、些細なミスでも停滞する原因になります。

上長・関係者の判断を含むと意思決定のスピードが遅くなったり、社員の負担が高まったりするといった問題があります。

承認漏れや決裁に時間がかかる場合がある

ワークフローをアナログで行う場合、「誰に申請すべきか」などの承認フローが複雑・承認者が周知されていないことで、決裁に時間がかかる場合があります。これらが原因で、承認漏れが起こることも考えられます。

書類の郵送やメールでの送付といった作業により、手間や次の承認を得るまでの時間がかかるだけでなく、承認者が不在の場合にはさらに時間を要します。

また、一連の作業を後回しにするあまり、一度に大量の申請書を請け負うタイミングが重なることで上長の業務負荷増大してしまうケースもあります。そういった場合、さらなる承認漏れを引き起こしたり決裁に時間がかかったりします。

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ミスや不正が起こる恐れがある

ワークフローをアナログで運用する場合、ミスや不正が起こる恐れがあります。紙ベースで行う場合、記載漏れや単純なミスが起こりやすいです。ワークフローが明確でないことでミスや漏れがあっても承認されることもあります。

また、申請者が勝手に上司の印鑑を押して事後報告をしても、黙認されてしまうケースも起こります。

さらに、決裁までの間に複数人の手に渡るため、紛失や盗難のリスクがあります。第三者へ情報が漏れたり、簡単に文書の改ざんが行われたりといった不正が起こる可能性が高いです。

書類の保管スペースを確保しなければならない

紙ベースでのワークフローは申請書類などの保管が必要なため、保管するためのスペースを確保しなければなりません。ワークフローの中で作成される書類は、保管の義務があるものとそうでないものの2つがあります。

保管の義務がないものでも後から見返す可能性があるため、一定期間は保存しておくのがおすすめです。しかし、書類は時間の経過とともに膨大な量となり、保管のために広いスペースが必要になります。

場合によっては倉庫をレンタルする必要もあり、保管するためのスペースの確保はアナログなワークフローにおける大きな課題の1つです。

ワークフローシステム導入の目的

従来アナログで行ってきたワークフローですが、最近では、多くの組織で社内の申請・承認・決裁業務を自動化するワークフローシステムを導入しています。ここではワークフローシステムを導入する目的を詳しく解説します。

ペーパーレス化推進

環境問題の配慮やコスト削減のためにペーパーレス化を目的として、システムを導入する企業が多いです。申請書類を電子化することで、ペーパーレス化につながります。

ペーパーレス化により、紙代や印刷代、郵送や保管にかかる費用を削減することもできます。また、申請書のファイリングを始めとする管理業務の負担も減り、紛失する恐れもありません。

各種申請業務の効率化

ワークフローシステムの導入により、申請手続きがシステム化され、各種業務の効率化が進みます。各種申請業務を自動化することで決裁までの時間が削減できます。

印刷や手書きの労力を削減できるだけでなく記入項目の自動チェックができ、記入漏れや計算ミスを防げるため、全体的な業務の効率化が見込めます。

働き方改革の推進

上記の通りワークフローシステムにより申請業務の効率化が実現することは、働き方改革の推進にもつながります。働き方改革とは、多様な働き方を自身で選択できる社会の実現を目指すものです。

働き方改革では時間外労働の上限を定めており、残業が発生しないようこれまで以上に業務の効率化が求められています。上限を超えた際は罰則が科されるため、残業を前提とした業務の見直しが必須です。

ワークフローシステムによって申請業務の無駄が解消されることで、残業の発生を防ぐとともに、テレワークなどの柔軟な働き方にも対応できます。

参考：時間外労働の上限規制　わかりやすい解説｜厚生労働省

内部統制の強化

システムを導入することで社内のワークフローが可視化され、「誰が」「いつ」「何をした」といった、承認日や承認の経緯などの履歴をすべて保存できます。承認のスキップや改ざん・不正が発生した問題箇所を特定できるため、内部統制の強化が見込めます。

適切な情報を伝達でき到達度も可視化され、承認が却下された原因や傾向を調べることもでき、不正の早期発見や迅速な対策実施も実現します。また、パスワードを設定して閲覧者を制限することも可能であり、内部統制の強化に繋がります。

ワークフローシステムの導入形態

ワークフローシステムの種類には、クラウド版とパッケージ版があります。それぞれメリットとデメリットがあるため、自社の規模や使用環境に応じて適切な方を選びましょう。

クラウド版

クラウド版は、インターネット環境とパソコンやスマートフォンといったデバイスを用いて利用するためソフトウェアをインストールする必要がありません。

月額制や年額制のものが多く、初期費用を抑えることができます。また、導入期間が比較的短く、まずは小規模で利用したいという企業に向いています。

一方で、セキュリティに若干の不安がある点や、カスタマイズ費用が別途かかる場合があることがデメリットとしてあげられます。以下に、メリットとデメリットをまとめました。

メリット	デメリット
ソフトウェアをインストールする必要がない	セキュリテイに若干の不安がある
月額制・年額制のものが多く、初期費用が抑えられる	カスタマイズ費用が別途かかる場合がある
短期間での導入可に向いている

パッケージ版

パッケージ版は、⾃社のサーバーにソフトウェアをインストールして利用します。カスタマイズ性やセキュリティ性が高いことや、自社システムとの連携のしやすいのがメリットです。

しかし、初期費用が高額で、自社でメンテナンスを行っていく必要がある点がデメリットとしてあげられます。簡単にまとめると、以下のようになります。

メリット	デメリット
自社システムとの連携がしやすい	初期費用が高額
セキュリティ性が高い	メンテナンスが自社対応
カスタマイズ性が高い

ワークフローシステム上で行う申請業務の流れ

申請業務にはワークフローが存在しますが、ワークフローシステム上で行うことで効率化が図ることができます。ここからは、ワークフローシステムで行う業務の流れを解説していきます。

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起票・申請

起票・申請において、ワークフローシステム上では、過去の申請書を雛形として利用できます。必要な箇所だけ修正すれば申請書が完成し、記入にかかる時間が大幅に短縮されます。

記入漏れや書き間違いなどのミスを防ぎ、合計金額などはワークフローシステム上で自動計算できます。また、起票した申請書の状況をリアルタイムで確認することも可能です。これにより、誰の承認待ちになっているか分からないなどの問題を防げます。

承認

申請者が必要書類を作成し、上長や責任者が申請内容を確認した上で承認を行います。ワークフローシステムでは、「誰が誰に対して申請し、誰が承認・決裁するのか」を明確にし、スムーズに業務を進めることができます。

また、ワークフローシステム上では、記入内容を自動チェックできます。承認にかかる時間を削減でき、承認者のチェックや差し戻しによる負担の軽減が見込めます。

記入漏れや記入ミスによるチェックや差し戻しは、訂正箇所の伝達も手間の1つであり、これらの負担の軽減は大きなメリットです。

保管

紙の場合、印刷が大変なだけでなく整理の手間やスペースの確保が必要になります。しかし、会社で扱う書類の多くは、各種法律で保存期間が定められており、知らずに処分すると法律違反となってしまう可能性があります。

ワークフローシステムでは、デバイス上ですべて完結できます。ファイル名や情報で検索して保管している書類を簡単に探し出せる上にペーパーレスを実現でき、コスト削減にも繋がります。

ワークフローシステムの機能

ワークフローシステムは幅広い申請に対応できるように、多くの機能が搭載されています。ここではワークフローシステムの機能と、その機能によってどのような効果を得られるかを解説します。

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機能	主な内容
申請書類のフォーマット作成	・テンプレートを利用した申請書の作成 ・Excelを利用した申請フォーマットの作成
ワークフローの申請・承認設定	・システム側で申請者の情報を取得し、各申請に応じた承認ルートや承認ステップをあらかじめ設定可能
承認・決裁機能	・承認や決裁までの業務に関わる人物の情報や流れがワークフローシステム上で可視化する ・進捗状況を常に確認でき、ルート変更操作も可能
期日アラート管理（通知機能）	・承認を忘れている場合や、期日が超過している場合は自動でアラート表示が可能
書類のアーカイブ・検索機能	・デバイス上で書類をアーカイブ ・ファイル名や情報で検索して、書類を簡単に探し出せる
他システムとの連携機能	・会計システムの連携で経費演算の自動化 ・購買管理システムとの連携で購入品を簡単に管理

申請書類のフォーマット作成

ワークフローシステムでは、テンプレートを利用した申請書の作成やExcelを利用した申請フォーマットの作成が可能です。フォーマット作成では、フォームの使いやすさや申請書の作りやすさが重要です。

テンプレートからの項目選択や独自項目作成や、作成済みのエクセルから申請フォームも作成できます。ワークフローシステムであれば最新のフォーマットが表示されるため、申請書を間違えることや、ファイルや項目を確認する必要がありません。

ワークフローの申請・承認設定

ワークフローを紙で行う場合、1枚の紙が承認者や決定者に順に回るため、時間や手間がかかります。しかし、ワークフローシステムではシステム側で情報を取得し、各申請に応じた承認ルートや承認ステップをあらかじめ設定可能で、申請・承認が効率的に行えます。

ブラウザ上で進捗状況が簡単に把握でき、申請が滞っている場合には催促通知を送って作業の進行を促すことも可能です。

また、同時に複数の承認を得ることができる上に、ネットに繋がっていれば自宅や外出先でも申請・承認が行えるため、スマホに対応していれば出先でもシステムを利用できます。

承認・決裁機能

ワークフローシステムでは、ボタン1つで承認や差し戻しができるため、決裁までの時間を短縮できます。

また、業務に関わる人物の情報や流れがワークフローシステム上に可視化できるため、進捗状況を常に確認できます。承認漏れなどの滞りを防げる上にルート変更操作も可能であり、スムーズに承認・決裁を進められます。

期日アラート管理（通知機能）

ワークフローシステムでは、期日アラート管理ができます。申請が未承認になっている場合や、期日が超過している場合は自動で通知し、対応漏れなどから進捗が滞るのを防げます。

メールやチャットでの通知を有効にすることで、ワークフローシステムにログインする必要や検索する必要なしに、すぐに対応すべき申請に気づきやすいです。

対応しなければならない件数がリアルタイムで画面上に表示されるため、即時に確認することができます。

書類のアーカイブ・検索機能

ワークフローシステムでは、デバイス上で書類をアーカイブしたり、ファイル名や情報で検索したりして、書類を簡単に探し出せます。担当者の連絡先などの関連データも共に管理できるため、よりデータを活用できます。

ペーパーレスを実現でき、書類の保管場所や人件費などのコストを削減することも可能です。ペーパーレス化により、書類の劣化や紛失も防げます。

他システムとの連携機能

ワークフローシステムは、外部システムとの連携ができます。例えば、電子契約を連携することによって、社内承認から契約までの手間を無くすことができるなど、分断された業務を1つにまとめ、自動化・効率化が可能です。

会計システムの連携で経費演算の自動化や、購買管理システムとの連携で購入品を簡単に管理でき、さらなる業務の効率化が期待できます。

ワークフローシステムのメリット

​​ワークフローシステムの導入には、業務の効率化をはじめとした多くのメリットがあり、働き方改革を進めるという観点からも大きな効果を発揮します。以下でそれぞれ解説します。

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業務の効率化

ワークフローシステムでは、申請書の作成や申請業務を自動化できます。ユーザー情報の登録などが不要な点や、申請書類のフォーマット作成が可能な点から業務の効率化が可能です。

また、記入内容の自動チェックが可能なためミスを大幅に削減できる上に、期日アラート管理により業務の滞りを防ぎ、スムーズに業務を遂行できます。さらに、会計システムの連携など他システムと連携し、さらなる一連の業務の効率化が見込めます。

決裁時間の短縮

ワークフローシステムでは、申請書の手渡しや郵送が不要ですべてデバイス上で完結できます。ボタン1つで承認や差し戻しができるため、決裁までの時間を短縮できます。

また、業務に関わる人物の情報や流れがワークフローシステム上で可視化することが可能です。進捗状況を常に確認できる上に承認漏れなどの滞りを防げ、状況によってはルート変更操作も可能であるため、大幅な決裁時間の短縮が期待できます。

データの活用促進

ワークフローシステムでは、デバイス上で書類をアーカイブできます。ペーパーレスを実現でき、書類の保管場所や人件費などのコスト削減でき、書類の劣化や紛失も防ぎます。

また、ファイル名や情報で検索して、データや過去の文書を簡単に探し出せます。さらに、データの自動集計やグラフ化も可能であるため、データをさらに有益に活用できます。

内部統制を強化できる

ワークフローシステムでは、申請者の情報を取得し、申請・承認のルールのシステム化することができます。申請書の履歴管理・アクセス管理ができることで、適切なフローで処理が行われることで不正を防止でき、内部統制の強化が見込めます。

適切な情報を伝達でき到達度も可視化でき、承認が却下された原因や傾向を調べられます。不正は早期発見でき、直ちに対策を打つこともできます。パスワードを設定して閲覧者を制限することも可能です。

テレワークや外出先からも対応可能

ワークフローシステムでは、申請書の手渡しや郵送が不要ですべてデバイス上で完結できます。ブラウザ上で進捗状況が簡単に把握できるため、場所を問いません。

また、同時に複数の承認を得ることや、スマホ対応していればモバイル端末を活用することでネットに繋いで自宅や外出先でも申請・承認ができます。それにより、テレワークや外出先、移動中などにも利用できます。

ワークフローシステムのデメリット

ワークフローシステム のメリットを解説してきましたが、デメリットもあることに注意しましょう。

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業務フローを見直す必要がある

ワークフローシステムを運用するためには、事前に申請フォームを作成したり、申請書の項目を独自仕様にカスタマイズしたり、承認ルートやアラート表示を設定したりなどの設定が必要です。

そこで自社の業務フローとシステムが合っていないと、意図しないフローで現場が混乱する可能性があるため、フローの確認や見直しが必要です。

業務には、さまざまな流れがあり複数の人物が携わっているため、どういったシステムを使用しているかを洗い出し、「どのシステムでどこからどこまで対応させるのか」といった業務フローの見直しが必要です。

既存システムと連携できない可能性がある

ワークフローシステムは、製品によって仕様や機能が異なります。よく製品を比較検討して、自社内の業務や課題に合うものを選びましょう。

システムによっては、既存の人事や給与システムと連携できないことがあります。その場合、システムごとに入力するといった二度手間が必要となるため、業務の効率化が叶いません。

社内研修が必要

アナログからシステムへ移行する場合、業務の進め方が大幅に変わります。システムの操作も覚えなければならず、システム化に反発する従業員がいることが考えられます。また、使いこなせなければ作業効率が落ちることもあります。

しかし、最近はシンプルで直感的な操作のシステムが増えています。また、チャットや電話サポートを受けられる場合もあるので、従業員に事前に操作方法を教える社内研修も検討しましょう。

ワークフローシステムの比較ポイント

ワークフローシステムは、操作やメンテナンスが複雑な製品や他システムと連携できない製品など、製品によって仕様や機能が異なります。

例えば、テレワークや外出先、移動中などに利用したいのに、スマホアプリに対応していない製品を選んでしまうなどの問題が起こることもあります。ワークフローシステムはそれぞれ比較して、自社内の業務や課題に合うものを選びましょう。

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自社に合った導入形態か確認

ワークフローシステムの種類には、クラウド版とパッケージ版があります。それぞれメリットとデメリットがあり、自社の規模や使用環境に応じて適切なものはどちらか確認して選びましょう。

⾃社のサーバーにソフトウェアをインストールして利用できるパッケージ版は、カスタマイズ性やセキュリティ性が高いことや、自社システムとの連携のしやすいのが魅力です。しかし、初期費用が高額で、自社でメンテナンスを行っていく必要があります。

もう一方のクラウド版は、ソフトウェアをインストールせずに利用できます。月額制や年額制のものが多いため初期費用を抑えることができ、短期間での導入が可能です。しかし、カスタマイズ限定的にしかできないなどデメリットもあります。

自社に合った業務フローか確認

ワークフローシステムは、それぞれ搭載している機能が異なります。会計システムの連携で経費演算の自動化や、購買管理システムとの連携で購入品を簡単に管理でき、さらなる業務の効率化が期待できる機能があります。

システムごとにどのような業務フローに適しているか異なるため、自社の業務フローに合ったシステムやカスタマイズ性が高いものを選びましょう。一度確認したものでも環境変化によって適切ではなくなる場合もあるため、定期的に見直しが必要です。

操作やメンテナンスが簡単か

操作やメンテナンスが簡単かというのもポイントです。操作やメンテナンスが簡単でない場合、業務の効率化のために導入したワークフローシステムのはずが、必要な手間や時間が多くなってしまうこともあります。

操作しやすく柔軟性の高いシステムを導入すれば、社内に浸透しやすく、組織変更や人事異動などでも承認ルートや承認者を簡単に変更できます。

ワークフローシステムの導入後にも、書類のフォーマット変更などにより、メンテナンスが必要な場面があります。メンテナンスをスムーズに行えるシステムを導入すれば、業務への支障を防止でき、滞りが起きにくいです。

他システムとの連携機能があるか

システム選定の際は、他システムとの連携機能があるかをチェックしましょう。他システムと連携できると、より利便性が高く、より広範囲の業務の効率化を図れます。

しかし、システムによっては既存のシステムと連携できず、システムごとに入力したりといった二度手間が必要となる場合もあるため、注意しましょう。

他システムの連携作業を請け負ってくれるシステム会社もあり、サポート体制はベンダーによってさまざまです。そのため、サポートが充実しているかなども確認しておくと安心です。

スマートデバイスに対応しているか

スマートデバイスに対応しているかもポイントです。ワークフローシステムを導入することで書類の郵送やメールでの送付といった手間がなくなり、決裁にかかる時間を大幅に短縮できますが、スマートデバイスに対応しているとさらに便利です。

会社の外にいてもスマートフォンやタブレットで簡単に申請・承認ができ、テレワークでも対応できます。紙の申請書の提出や捺印のために出社する必要はなく、社内に承認者がいなくても申請作業が滞ることがありません。

サポート体制が充実しているか

ワークフローシステムは、従業員全員が使いやすいシステムである必要があります。日常的に利用する従業員が選定に関わった上で、導入するシステムを決めましょう。

サポート体制が充実しているかが重要です。サポート体制が充実していない場合、システム利用中に不明点や問題が起きた際に、解決に必要以上の時間や手間をかける必要があり、業務に支障が生じてしまいます。

導入時にトライアル利用できたり、導入後のトラブルや疑問点にどれくらい対応してくれるか、何時まで対応しているかなど確認しましょう。

ワークフローシステムは自作できる？

ワークフローシステムは、簡単なものであればプログラミングの知識がなくても簡単に自作可能で、導入コストを抑えられます。また、業務フローから逆算して自社に必要な機能だけを搭載させることも可能で、情報の管理がしやすいというメリットがあります。

しかし、複雑なものになると、豊富な知識やスキルが必要となり上級者向けとなります。トラブルが起きても作成者がいないと対応できない可能性があります。ワークフローシステムは、高度なシステムの構築が必要となるため、既成のシステム導入がおすすめです。

まとめ

ワークフローシステムとは、社内の申請・承認・決裁業務を自動化できるシステムです。導入時には業務フローを見直す必要があり、既存システムと連携できない可能性もあるため注意する必要があります。

しかし、従来紙ベースだった業務を電子化・システム化することによって、申請書の作成や申請業務を自動化でき、テレワークなどでも対応可能です。大幅な業務の効率化が実現できます。また、不正を防止できるため内部統制強化も可能です。

ワークフローシステムは、製品によって仕様や機能が異なります。自社内の業務や課題に合うものかを注意して選びましょう。この記事を参考に、ワークフローシステムのメリットを実感できるような環境作りを行いましょう。