おすすめの座席管理システム15選｜選ぶ際のポイントも解説

座席管理システムは、オフィスの座席予約や利用状況を一元管理できるシステムで、フリーアドレス制の運用効率向上やスペースの有効活用、コミュニケーションの活性化につながります。この記事では、座席管理システムの選び方や、おすすめの座席管理システムを紹介します。

目次

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1. 座席管理システムでオフィス運用を効率化
2. 座席管理システムは機能タイプ・自社ルールへの適応性・使いやすさで選ぶ
3. 座席管理システムの選び方で重要な3つのポイント
4. 座席管理システムのその他の比較ポイント
5. おすすめの座席管理システム15選
6. 座席管理システムを導入する際の注意点
7. まとめ

座席管理システムでオフィス運用を効率化

座席管理システムは、オフィスの座席を管理し、働きやすい環境づくりをサポートするツールです。座席管理システムを使えば、誰がどこに座っているか、空いている席はどこかなどの情報をパソコンやスマホから簡単に確認できます。

特にフリーアドレス制を取り入れている企業では、席の予約や利用状況の把握が重要になります。座席を無駄なく使えることで、オフィススペースを有効に活用でき、必要以上に広いオフィスを持つ必要もなくなります。

この記事では、座席管理システムの選び方や、おすすめの座席管理システムを紹介します。

座席管理システムは機能タイプ・自社ルールへの適応性・使いやすさで選ぶ

座席管理システムを選ぶときは、機能タイプ・自社のルールとの相性・使いやすさの3つを重視しましょう。

オフィスの働き方は会社ごとに違うため、どんな機能を持つシステムか、自社の運用ルールに適応できるか、そして実際に使う人が使いやすいかを確認することが大切です。次の章では、これら3つのポイントについて、それぞれ詳しく見ていきましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 機能タイプを確認
2. 自社のルールとマッチするか
3. 管理者や従業員が使いやすいか

【その他の比較ポイント】

1. 料金プランを確認
2. 出社状況も把握できるか
3. 外部のシステムと連携できるか
4. セキュリティ性やサポートは十分か

座席管理システムの選び方で重要な3つのポイント

座席管理システムを選ぶときは、機能の種類・自社ルールへの対応・使いやすさの3つが重要です。自社に合ったシステムを選ばなければ、運用がスムーズに進まず、結局使われなくなることもあります。重要な3つのポイントを押さえることで、現場にも定着しやすく、無駄のないシステム運用が可能になります。

以下で、それぞれのポイントについて詳しく解説します。

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機能タイプを確認

座席管理システムは、多機能型と座席管理特化型に分かれるため、導入目的に合ったタイプを選びましょう。

座席管理システムには、座席管理だけでなく会議室予約や出社管理、備品予約などもできる多機能型と、座席の予約や利用状況の把握に特化した座席管理特化型があります。

多機能型はオフィスのあらゆる設備をまとめて管理したい場合に便利ですが、その分設定が複雑になる場合もあります。

一方、座席管理特化型は操作がシンプルで、必要な機能に集中できるため、初めて導入する企業に向いています。自社が何を管理したいのかによって、最適なタイプを選びましょう。

多機能型

多機能型は、座席だけでなく他の設備も一括で管理したい企業に向いています。多機能型のシステムでは、座席予約に加えて会議室やロッカー、備品などの予約・管理もできることが多く、ハイブリッドワークやフリーアドレスを導入している企業に最適です。

また、社員の出社予定や在席状況を可視化できる機能があれば、働き方に柔軟性を持たせることも可能です。ただし、機能が多い分だけ操作や設定に時間がかかる場合もあるので、必要な機能をしっかり見極めて選ぶことが大切です。

座席管理特化型

座席の管理だけに集中したい場合は、座席管理特化型がシンプルで使いやすいです。座席管理特化型は、あえて機能を座席管理のみに絞っているため、誰でも簡単に操作しやすく、導入後すぐに活用できます。

予約や使用状況の確認が中心となるため、複雑な設定は必要ありません。また、導入コストも比較的安いものが多く、コストを抑えて効率化したい中小企業にも適しています。

また、まずは座席管理をシステム化し、必要に応じて他の機能を追加したいと考える企業におすすめです。

自社のルールとマッチするか

会社独自の座席ルールに対応できるかは、システム選びで非常に重要です。 たとえば、以下のようなルールがある場合、それに対応しているシステムを選びましょう。

1. 予約は30分単位にしたい
2. 1週間先までの予約だけを許可したい
3. 毎日違う席を自動で割り当てたい（ランダム制）
4. 管理職だけが特定エリアを予約できるようにしたい

これらの細かなルールが反映できないと、運用に無理が出てしまいます。多くのシステムではこうしたルール設定が可能ですが、導入前にどのような設定ができるかを具体的に確認することが、失敗しない選び方のコツです。

管理者や従業員が使いやすいか

座席システムは誰でも簡単に使えることが、システム定着と業務効率化において重要です。 システムの操作が複雑だと、せっかく導入しても利用が定着しません。

特に従業員が日常的に使うツールだからこそ、「管理者はレイアウトや設定を簡単に変更できるか」「従業員は迷わず予約・確認できるか」といった視点で見ていく必要があります。ここでは、操作性に大きく関わる3つの項目を詳しく見ていきます。

オフィスレイアウトの設定方法

座席管理システムは、レイアウトの設定方法によって、導入の手間や見やすさが大きく変わります。システムによって、レイアウトの作成方法が異なります。

画面上でドラッグ＆ドロップしながら簡単に配置できるものもあれば、あらかじめ作成したPDFや画像を取り込んで、その上に座席を設定するタイプもあります。

視覚的にわかりやすいレイアウトは、従業員にとっても使いやすく、実際のオフィスに近い感覚で利用できます。導入前に、レイアウト設定の方法と見やすさを確認することをおすすめします。

チェックイン・チェックアウトの方法

着席や離席をどう記録するかも、システムによってさまざまです。たとえば、社員がアプリで「チェックイン」ボタンを押すタイプ、ICカードを使って専用端末にタッチするタイプ、人感センサーによって自動で判別するタイプなどがあります。

業務フローやセキュリティ、出社管理の厳密さによって、どの方式が合っているかを考える必要があります。チェックインの仕組みが合っていれば、無駄な確認作業が減り、従業員もストレスなく利用できます。

専用端末やアプリの操作性

専用端末やアプリの操作性は、座席管理システムを定着させるためにとても大切なポイントです。いくら機能が豊富でも、操作が難しければ現場では使われなくなってしまいます。特に多くの従業員が使うシステムでは、簡単に操作できることが重要です。

アプリや専用端末の画面が見やすいか、ボタンの位置がわかりやすいか、予約の流れが簡単かなど、実際に触ってみないと分からない部分も多くあります。

そのため、導入前には無料トライアルやデモ版を使って、誰でも迷わず使えるかをしっかり確認するのがおすすめです。従業員がストレスなく使えるシステムを選ぶことで、社内にスムーズに定着し、効率的に活用できるようになります。

座席管理システムのその他の比較ポイント

座席管理システムを選ぶときは、料金・出社状況の見える化・他システムとの連携・セキュリティとサポートも重要なチェックポイントです。

基本機能だけでなく、これらの点に注目することで、自社に合ったシステムをより適切に選ぶことができます。以下では、座席管理システムを選ぶ際の比較ポイントについて解説します。

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料金プランを確認

同じ座席管理システムでも、機能やユーザー数によって料金が大きく変わるため、事前確認が必要です。座席管理システムには、座席機能に特化した特化型と、会議室予約なども含む多機能型があります。多機能型は便利な反面、料金も高くなる傾向があります。

また、同じタイプでも初期費用の有無、月額料金、ユーザー数によって料金プランは異なります。たとえば「1ユーザーあたり500円」や「○人まで無料」など、システムごとに違いがあります。

導入前には、複数のシステムの料金を比較して、自社にとって費用対効果が高いものを選びましょう。

出社状況も把握できるか

座席管理に加えて、誰が出社しているかをリアルタイムで見える化できると便利です。

テレワークと出社が混在する働き方が増える中、社員の出社状況を確認できる機能は重要になっています。

管理画面で「今日は誰がどこに座っているか」がひと目で分かると、連絡や打ち合わせがスムーズに進みます。また、部署単位で出社人数を把握できれば、オフィスの混雑回避や座席調整にも活用できます。

このように出社状況が可視化できることで、より柔軟な働き方と効率的なオフィス運用が可能になります。

外部のシステムと連携できるか

座席管理システムが勤怠管理システムなどの既存システムと連携できれば、さらに効率的な運用ができます。たとえば、出勤情報が勤怠管理システムと連動していれば、座席予約と同時に出社記録も自動反映されるといった運用が可能です。

API連携やCSVでのデータ出力・入力が可能かも重要なチェックポイントです。特に業務システムを複数使っている企業では、システム間の連携性が業務効率に大きく影響するため、必ず確認しておきましょう。

セキュリティ性やサポートは十分か

社員の座席や出社情報を扱うため、セキュリティとサポートの体制も重要です。 座席管理システムでは、従業員の氏名や部署、出社状況などの情報を管理するため、安全性が求められます。

例えば、通信の暗号化がされているか・管理者権限の設定ができるかなど、基本的なセキュリティ対策は必須です。また、トラブル時に対応してくれるサポート体制があるかどうかも確認しましょう。

導入後の使い方相談やトラブル対応が早ければ、社内で安心して利用を続けることができます。導入前にはセキュリティ性やサポートに注目して、安全性と信頼性の高いサービスを選びましょう。

おすすめの座席管理システム15選

【多機能型】おすすめの座席管理システム4選

【座席管理特化型】おすすめの座席管理システム11選

座席管理システムを導入する際の注意点

座席管理システムは便利ですが、導入すればすぐに効果が出るわけではありません。成功にはいくつかの注意点があります。以下で、注意すべきポイントを具体的に見ていきましょう。

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導入目的を明確にする

座席管理システムは、ただ空いている席を予約するだけのツールではなく、業務効率やコミュニケーションを改善するための仕組みです。座席の有効活用によるコスト削減、部署間の交流の活性化、テレワークとの両立など、目的によって必要な機能は変わります。

目的が不明確だと、多機能すぎるものを選んで予算を無駄にしてしまうほか、反対に必要な機能が足りないシステムを選んでしまうリスクがあります。そのため、導入前に何を改善したいのかをチームで洗い出して共有しましょう。

従業員への周知と研修を行う

座席管理システムをスムーズに活用するには、導入時に全従業員への周知と研修を行うことがとても大切です。座席管理システムは多くの人が毎日使うため、使い方やルールが理解されていないと現場で混乱が起こる可能性があります。

たとえば「どう予約すればいいの？」「キャンセルはいつまでにできるの？」といった基本的な疑問が解消されていないと、トラブルやミスが増えてしまいます。

そのため、システム導入のタイミングで簡単な研修会を開いたり、マニュアルや操作動画を配布したりすると効果的です。また、よくある質問（FAQ）を用意しておくことで、困ったときにもすぐに解決できます。

従業員のプライバシーに配慮する

座席管理システムでは、「誰がどこに座っているか」「何時にチェックインしたか」といった情報を扱います。これらは勤務状況や働き方に関する個人情報でもあるため、社員に不安を与えないよう、運用方針をあらかじめ決めておく必要があります。

たとえば「管理者だけが情報を閲覧できる」「一定期間で履歴を削除する」といったルールを設けるとよいでしょう。社員の信頼を損なわないためにも、透明性のある運用が求められます。

まとめ

座席管理システムは、オフィスの効率的な運用や柔軟な働き方の実現に役立つ便利なツールです。しかし導入を成功させるには、目的の明確化、従業員への周知・研修、プライバシー配慮といったポイントを押さえることが大切です。

単にシステムを入れるだけではなく、「なぜ導入するのか」「誰がどう使うのか」「どんなルールで管理するのか」を整理したうえで運用を始めましょう。正しく使えば、オフィスの活用効率が高まり、働きやすい環境づくりにつながります。

本記事を参考に、ぜひ自社に最適な座席管理システムを導入してみてください。