電子申請できる給与計算ソフトのおすすめ6選｜メリットや使い方も解説

給与計算ソフトには、e-Gov電子申請に対応したものもあります。電子申請はいつでもどこでも行えるため、労務の手間や時間が大幅に削減できます。この記事では、e-Gov電子申請に対応したおすすめの給与計算ソフトやそのメリット、選び方などを解説します。

目次

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1. 給与計算ソフトで電子申請ができる
2. 給与計算ソフトで電子申請するメリット
3. 給与計算ソフトで電子申請するデメリット
4. e-Gov電子申請の使い方
5. e-Gov電子申請に関する注意点
6. 電子申請対応の給与計算ソフトおすすめ6選
7. 電子申請対応の給与計算ソフトおすすめ比較一覧表
8. その他の給与計算ソフトの選び方
9. まとめ

給与計算ソフトで電子申請ができる

給与計算ソフトウェアは、給与や賃金を正確に計算し、従業員に支払うためのツールです。これにより、企業は給与計算プロセスを効率化し、計算ミスを最小限に抑えることができます。

さらに、近年では電子申請機能を備えた給与計算ソフトウェアも増えており、これによって給与計算だけでなく、関連する手続きや申請も電子的に行うことが可能になっています。

企業や組織は、給与計算ソフトウェアを導入する際に、電子申請機能がどれだけ効果的に運用できるかを検討することが重要です。給与計算だけでなく、関連するプロセスや申請をデジタル化することで、効率性と正確性を向上させることができます。

e-Gov電子申請とは

e-Gov電子申請は、行政手続きのデジタル化を推進する電子政府の一環として提供されるサービスです。これにより、市民や事業者はオンライン上で様々な行政手続きや申請を簡便に行えます。

紙ベースの手続きを回避するため、個人や法人は自宅やオフィスからインターネットを通じて手続きを完了でき、移動や書類作成の手間とコストを削減できます。

このシステムでは、専用のウェブプラットフォームを通じてデジタルフォームを提供し、ユーザーは必要な情報を入力・送信します。システムは自動的に情報を処理し、進捗状況や承認状況を追跡できるようにします。

通知機能も備えられており、ユーザーは申請の進行状況や新しい情報についての通知を受けることができます。

さらに、データの正確性が向上し、ヒューマンエラーを削減するため、より信頼性の高い手続きが可能となります。セキュリティ対策も重視されており、個人情報や機密情報の保護が確保されています。

総じて、e-Gov電子申請は効率性、便益性、正確性、セキュリティを高め、市民や事業者が行政手続きをスムーズに遂行できる革新的なシステムです。

参考：e-Gov電子申請とは｜e-Gov電子申請

給与計算ソフトで電子申請するメリット

給与計算ソフトを活用した電子申請は、従来の手続きと比べて多くの利点を提供します。この革新的なアプローチは、企業や組織にとって効率性と正確性を向上させる手段となります。以下にそのメリットを詳しく解説します。

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時間・場所を問わない申請で労務コストを削減できる

給与計算ソフトを通じた電子申請は、労務コストを大幅に削減する優れた手段です。従来の手続きでは、役所へ足繁く通う必要がありましたが、電子申請によってこの手間が軽減されます。

パソコンとネット環境さえあれば24時間365日、場所を問わず申請が可能なため、従業員は労働時間を最大限に活用でき、生産性の向上が期待されます。

さらに、デジタルフォームを利用することで書類の作成や提出の手間が省かれ、情報の正確性も向上します。

これにより、従業員は本業に専念することができ、労働負担が軽減されます。また、柔軟な申請時間はワークライフバランスの向上に寄与し、従業員の満足度を高めます。

総じて、給与計算ソフトを用いた電子申請は、労務コストを削減し、生産性や労働環境の改善を促進する有益なシステムです。企業や組織はこれを活用することで、より効率的な運用と従業員の満足度向上を実現できるでしょう。

ペーパーレス化を促進する

給与計算ソフトによる電子申請は、ペーパーレス化を進める上で重要な役割を果たします。伝統的な手続きでは、大量の紙書類を保管・整理する必要があり、スペースの浪費や書類の探し出しに時間がかかりました。

しかし、電子申請を導入することでこれらの課題が克服されます。デジタルフォームを使用するため、書類の物理的な保管スペースが不要となります。これによってオフィスのスペース効率が向上し、コスト削減にも寄与します。

さらに、電子データはキーワード検索やフィルタリングにより迅速にアクセスでき、必要な情報の取得が容易です。煩雑な手続きがシンプルで効率的なものに変わります。

環境への配慮も大きなポイントです。紙の使用を削減することで森林保護に貢献し、印刷や郵送に伴う環境負荷も軽減されます。同時に、電子データのセキュリティも高まります。データベース内での保管と適切な暗号化により、情報漏洩のリスクが低減されます。

総括すると、給与計算ソフトを利用した電子申請は、ペーパーレス化を進めることで効率性や環境保護を促進します。手間とコストの削減、効率的な情報アクセス、データセキュリティの向上など、多くのメリットが組織や企業にもたらされるでしょう。

スマートフォンからも申請状況が簡単に確認できる

給与計算ソフトの電子申請には、申請状況の迅速な確認がもたらす大きな利点があります。従来の手続きでは、書類の到着や審査進捗の確認には繁雑な問い合わせが必要でしたが、電子申請によってこれらが簡単に解決されます。

利用者は個人のマイページにログインするだけで、自身の申請状況や履歴をリアルタイムで把握できます。申請が受理されたか、承認待ちか、承認済みかなど、現在の状況を簡単に確認できるため、不確実性や不安を軽減します。

また、電子申請では提出した書類がシステム上にアップロードされ、個別の申請に関連する文書を確認できるため、書類の届いているかの確認作業も容易になります。さらに、システムは申請進捗に応じて自動的に通知を送信し、審査完了や承認の際に利用者に通知する仕組みも備えています。

これにより、利用者は申請状況を確認するための手間や時間を大幅に軽減できます。問い合わせや確認作業のためのコミュニケーション量が減少し、結果としてスムーズで効率的なプロセスを実現できるでしょう。

なお、現状申請手続きはパソコンからのみ可能ですが、事務処理状況はスマートフォンからも確認できます。

給与計算ソフトで電子申請するデメリット

給与計算ソフトの電子申請には、一部のデメリットも存在します。その中でも、利用環境の整備が求められる点が挙げられます。適切なハードウェアやソフトウェア、安定したインターネット接続が必要です。

これに加えて、デジタルツールの操作やセキュリティ対策に関する技術的なスキルも必要です。特に高齢者やデジタルリテラシーの低い従業員にとって、新たなシステムへの適応に時間がかかる可能性があります。

このような利用者へのサポートやトレーニングが重要です。また、電子申請には機密情報や個人データが含まれることがあり、セキュリティの確保が求められます。適切なセキュリティ対策を講じることで、データ漏洩や不正アクセスのリスクを低減できます。

さらに、システムの障害やテクニカルな問題が発生する可能性もあります。これによって申請プロセスが遅延したり中断したりするリスクがあります。これらのデメリットに対処するためには、利用環境の整備や技術的なサポート体制の強化が必要です。

e-Gov電子申請の使い方

e-Gov電子申請は、簡便なオンライン手続きを通じて行政手続きを行う革新的な方法です。以下では、e-Gov電子申請の使い方について詳しく解説いたします。

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①電子証明書の準備

e-Gov電子申請を利用するには、電子証明書の準備が必要です。電子証明書にはファイルタイプとICカードタイプの2つがあります。ファイルタイプの電子証明書は、法務省の公式サイトから取得できます。手続きは以下のステップに従います。ICカードタイプの電子証明書も同様の手順で取得可能です。

1. 法務省のサイトにアクセス
2. 個人情報を登録・申請
3. 電子証明書ファイルをダウンロード

電子証明書はe-Gov電子申請のセキュアなアクセスを保障し、手続きの正確性と安全性を確保する重要な要素です。法務省の指示に従って適切なタイプの電子証明書を取得し、スムーズな電子申請を実現しましょう。

参考：電子証明書取得のご案内｜法務省

②e-Govアカウントの作成

e-Gov電子申請を利用するためには、「e-Govアカウント」「GビズID」「Microsoftアカウント」のいずれかを作成する必要があります。

e-Govアカウントは一般の行政手続きに、GビズIDは企業向けの手続きに、そしてMicrosoftアカウントは一部の行政サービスに利用されます。e-Govアカウントの作成手順は、公式ウェブサイトへのアクセス、必要情報の入力、本人確認などからなります。

GビズIDの場合、Gビズポータルへのアクセス、企業情報の入力、本人確認が求められます。Microsoftアカウントの作成では、Microsoftサイトへのアクセス、個人情報の入力、確認手続きが必要です。

これらのアカウントは、e-Gov電子申請の利用を円滑にするために欠かせない要素です。目的に合わせたアカウントを選び、指示に従って作成を進めてください。

参考：1.e-Govアカウントの取得｜e-Gov 電子申請

③ポップアップブロックの解除

ポップアップブロックの解除は、特定のウェブサイトやサービスを利用する際に必要です。解除しないと、コンテンツや機能にアクセスできない場合があります。ただし、ブラウザごとに解除方法が異なるため、以下のサイトを参考にして各自で確認してください。

ブラウザのバージョンや設定は変わる可能性があるため、公式ウェブサイトやサポートページを参照して正確な手順を確認することが大切です。これによって、ポップアップブロックを解除し、ウェブサイトやサービスをスムーズに活用できるようになります。

参考：ポップアップブロックの解除｜e-Gov 電子申請

④e-Gov電子申請アプリケーションのインストール

e-Gov電子申請アプリケーションをインストールする手順は以下の通りです。まず、提供されたURLを開き、利用準備のページに移動します。

そのページで、e-Gov電子申請アプリケーションのインストールセクションを見つけ、OSに合わせたアプリケーションをダウンロードします。ダウンロードが完了したら、ダウンロードされたアプリケーションファイルを見つけて実行します。

その後、インストールプロセスに従って必要な情報を入力し、アプリケーションをインストールします。これにより、e-Gov電子申請アプリケーションがコンピュータに正常にインストールされ、利用できるようになります。

ただし、具体的な手順は提供されたサイトの指示に従って進める必要があります。提供されたURLを確認し、正確な手順を確認してください。

参考：利用準備｜e-Gov 電子申請

e-Gov電子申請に関する注意点

2022年12月31日をもって外部連携APIの終了が予定され、代わりに電子申請APIへの移行が必要です。外部連携APIは外部システムとのデータ連携に用いられましたが、新たな電子申請APIはより効率的なデータ共有を可能にします。

移行の重要性は、適切な機能維持やサービス提供を確保するためです。外部連携APIと電子申請APIの違いは、後者がセキュリティ強化やシステム統合を促進し、より一元的でスムーズなアクセスを提供する点です。

注意深く移行を計画し、電子申請プロセスの適切な継続性を確保する必要があります。

参考：外部連携APIのサポート終了について｜e-Gov Developer

参考：電子申請API利用ソフトウェア開発時のよくあるお問合せ｜e-Gov Developer

電子申請対応の給与計算ソフトおすすめ6選

電子申請対応の給与計算ソフトおすすめ比較一覧表

その他の給与計算ソフトの選び方

給与計算ソフトを選ぶ際には、以下のポイントに注目することが重要です。まず、自社の規模に合ったソフトを選ぶことが必要です。規模に見合った機能や処理能力があるかを確認しましょう。

次に、自社の体制や業務フローに合致しているかを確認することも大切です。給与計算は複雑なプロセスを含むため、ソフトウェアが現行の業務にスムーズに統合できるかを検討しましょう。

また、自社の勤怠管理方法に適合するかも確認が必要です。従業員の出退勤記録や休暇管理などがシームレスに行えるかを確認します。

さらに、必要な機能がソフトウェアに含まれているかも重要です。給与計算だけでなく、報告書生成や税務処理など、必要な業務全般をサポートできるかを見極めましょう。また、ソフトウェアのサポート体制も確認が必要です。

問題が発生した際に迅速かつ適切なサポートを受けられるかを確認し、運用の安定性を確保しましょう。セキュリティ対策も重要なポイントです。給与情報などの機密データを取り扱うため、ソフトウェアが十分なセキュリティ対策を備えていることを確認します。

最後に、無料トライアルの有無も考慮すべきです。実際にソフトウェアを試用して、使い勝手や機能を確認することで、自社のニーズに適した選択をすることができます。これらのポイントを総合的に検討し、給与計算ソフトを選ぶ際の判断材料として活用しましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の規模に合っているか
2. 自社の体制・業務フローに合っているか
3. 自社の勤怠管理の方法に合っているか

【その他の比較ポイント】

1. 自社に必要な機能が搭載されているか
2. サポート体制は充実しているか
3. セキュリティ対策は万全か
4. 無料トライアルがあるか

まとめ

e-Gov電子申請対応の給与計算ソフトは、労務コスト削減やペーパーレス化などのメリットを提供します。使い方はソフト導入後、オンラインで申請書を作成し、電子署名や申請状況の確認を行います。

選び方では、自社のニーズを明確にし、e-Gov対応かどうかを確認し、機能比較やサポート体制、セキュリティ対策を検討します。給与計算と電子申請の効率化を実現する有用なツールと言えます。