おすすめのクラウドFAX受信サービス9選｜選ぶ際のポイントも解説

クラウドFAX受信サービスは、インターネット経由でFAXを送受信できるサービスです。場所を問わずにFAXの送受信が可能になるため、導入を検討している企業も多いでしょう。この記事では、クラウドFAX受信サービスを選ぶポイントを交え、おすすめサービスを紹介します。

目次

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1. クラウドFAX受信サービスで場所を選ばずFAXを受信
2. クラウドFAX受信サービスは受信返信機能・費用・番号の要件で選ぶ
3. クラウドFAX受信サービスの選び方で重要な3つのポイント
4. クラウドFAX受信サービスのその他の比較ポイント
5. おすすめのクラウドFAX受信サービス9選
6. クラウドFAX受信サービスを導入する際の注意点
7. まとめ

クラウドFAX受信サービスで場所を選ばずFAXを受信

クラウドFAX受信サービスは、インターネット経由でFAXを送受信できるサービスです。クラウドFAX受信サービスは「クラウドFAX」や「インターネットFAX」とも呼ばれ、FAXの内容をインターネット経由でパソコンやスマホに送ってくれます。

従来のようにFAX機がなくても、外出先や自宅でもFAXをチェックできるため、テレワークや外回りの多い業務にもぴったりです。ペーパーレス化にもつながるので、印刷コストの削減や書類の整理が簡単になるメリットもあります。

この記事では、クラウドFAX受信サービスの選び方やおすすめサービスについて、わかりやすく紹介していきます。

クラウドFAX受信サービスは受信返信機能・費用・番号の要件で選ぶ

クラウドFAX受信サービスを選ぶときは、機能・番号費用の3つをしっかり確認することが大切です。どれも実際の使い勝手や運用に直結するポイントなので、導入前に比べておくことで失敗を防げます。

次の章では、それぞれのポイントについて詳しく解説していきますので、自社に合ったサービスを選ぶ参考にしてください。

【重要なポイント3つ】

1. 受信・返信を重視したサービスか
2. 現在のFAX番号をそのまま使えるか
3. 費用はどのくらいかかるか

【その他の比較ポイント】

1. 対応デバイスを確認
2. FAXデータの管理機能を確認
3. 無料トライアルはあるか
4. サポート体制は充実しているか

クラウドFAX受信サービスの選び方で重要な3つのポイント

クラウドFAX受信サービスを選ぶ際には、どのサービスも同じように見えても、機能や対応範囲、料金に大きな違いがあります。そのため、自社にとって何が最も重要かを見極めながら比較検討することが大切です。

以下では、クラウドFAX受信サービスの選び方で重要な3つのポイントに注目して解説します。

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受信・返信を重視したサービスか

クラウドFAX（インターネットFAX）を選ぶときは、受信だけでなく、返信機能にも注目しましょう。クラウドFAXは、紙ではなくインターネットを通じてFAXを受け取る仕組みです。

多くのサービスは送信もできますが、特に受信がメインの会社では、PDF形式で受け取ったFAXにそのまま返信できる機能があると便利です。もし返信機能が不十分だと、ダウンロードしてから別の手段で返信する必要があり、手間が増えてしまいます。

そのため、FAXをよく使う部署なら、受信から返信まで一貫して行えるシステムを選ぶと、仕事の効率が大きくアップします。

現在のFAX番号をそのまま使えるか

クラウドFAXを導入する際は、今使っているFAX番号がそのまま使えるかどうかを確認することが大切です。クラウドFAX受信サービスによっては、新しい番号が付与されてしまい、今まで使っていた番号が使えなくなることがあるためです。

番号が変わると、取引先やお客様に変更を知らせたり、名刺・ホームページ・請求書などの印刷物を修正したりと、多くの手間とコストがかかります。一方、現在の番号をそのままクラウドFAXで利用できるサービスもあります。

たとえば、電話会社と連携して番号を移行できる仕組みがある場合です。もし番号の変更が難しい場合は、番号そのままで使えるクラウドFAXを選ぶと、移行もスムーズに行えます。

費用はどのくらいかかるか

クラウドFAXの費用は、サービスによって大きく異なるため、自社の利用頻度に合ったプランを選ぶことが大切です。主にかかる費用には、初期費用・月額料金・送信料金の3つがあります。

月に数件しかFAXを使わないにも関わらず高額な定額プランを選んでしまうと、無駄なコストになります。反対に毎日何十件も送受信する企業で、従量課金型のサービスを使うと、料金が高くなりすぎてしまうこともあります。

そのため、自社が月にどのくらいFAXを使っているかを事前に把握し、費用体系が合っているサービスを選びましょう。試算できる料金シミュレーターを用意しているサービスもあるので、活用するのがおすすめです。

スモールスタートできるサービスもおすすめ

クラウドFAXの導入は、まず一部の部署で試してから全社に広げるスモールスタートができるサービスを選ぶと安心です。中には、全社一斉に切り替えが必要とされるサービスもあります。

いきなり全体に導入してしまうと、使い方が定着しなかったり、トラブルが起きたときに対応が難しくなったりすることが考えられます。

スモールスタートができるサービスなら、まずはFAXを多く使う部署だけで使ってみて、実際の使いやすさやコスト、運用方法を確かめたうえで導入範囲を広げられます。導入のリスクを下げたい場合や、社内で合意形成が必要なときにも有効です。

スモールスタートする場合は、公式サイトで「少人数から利用可能」「段階的導入に対応」と書かれているか確認してみましょう。

クラウドFAX受信サービスのその他の比較ポイント

クラウドFAX受信サービスを選ぶときは、費用や機能だけでなく、細かな使い勝手やサポート体制も比較することが大切です。以下では、クラウドFAX受信サービスのその他の比較ポイントについて詳しく解説します。

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対応デバイスを確認

クラウドFAXを選ぶときは、スマートフォンやタブレットでも使えるかを必ず確認しましょう。出張先や自宅など会社以外の場所から、FAXを確認・返信する機会がある人にとっては特に重要です。

モバイル端末に対応していれば、わざわざ会社に戻らずとも受信したFAXをチェックでき、返信も可能になります。アプリを用意しているサービスや、スマホでの表示に最適化された画面構成を持つものもあります。

反対に、PCでの利用にしか対応していないサービスを選んでしまうと、移動中やリモートワーク時に不便を感じる場面が多くなるでしょう。そのため、日常の業務スタイルに合った端末で使えるかを事前に確認しておくことが重要です。

FAXデータの管理機能を確認

クラウドFAXサービスでは、受信したデータをどのように整理できるかも重要な比較ポイントです。

受信FAXを「営業」「総務」「経理」などのフォルダに振り分けられるほか、「未対応」「対応中」「完了」といったステータスを付けて管理できると、業務がスムーズに進みます。

複数の担当者がFAXを共有して処理する場合、誰が対応したか、まだ対応していないものはどれかがひと目で分かるようになるためです。こうした管理機能があることで、FAX処理のミスや見落としも減らせます。

データをただ受け取るだけでなく、どのように使いやすく整理できるかにも注目して、システムを選ぶようにしましょう。

無料トライアルはあるか

クラウドFAXの導入前には、無料トライアルを活用するのがおすすめです。多くのクラウドFAX受信サービスでは、数日〜数週間使える無料トライアル期間が用意されており、その間に操作のしやすさやFAX送受信の速度、スマホとの相性などを自分たちの環境で試せます。

導入後に「思ったより使いづらかった」「必要な機能が足りなかった」と後悔しないためにも、トライアル期間中に実際の業務フローで試しておくと安心です。また、管理画面が見やすいか、ボタンの配置が分かりやすいかといった細かな使い心地も重要です。

初めてクラウドFAXを導入する場合は、トライアルで不安を解消してから本格導入に進むと失敗が少なくなります。

サポート体制は充実しているか

クラウドFAX受信サービスを選ぶときは、サポート体制が充実しているかどうかも重要です。クラウドFAXはいつでもどこでも使えることが魅力ですが、その分トラブルが起きる可能性も高いです。

特に深夜や休日にトラブルが発生した場合、サポートが受けられないと業務に大きな支障が出るおそれがあります。チャットや電話、メールなどで365日対応しているサービスもあるので、サポート時間や対応方法をあらかじめチェックしておくことが大切です。

おすすめのクラウドFAX受信サービス9選

クラウドFAX受信サービスを導入する際の注意点

クラウドFAX受信サービスは便利ですが、導入すればすぐに快適に使えるわけではありません。通信環境や使い方によっては、手間がかかる場面もあり、特にインターネット環境が整っていない場合や、紙に手書きしたい業務が多い職場では注意が必要です。

ここでは、クラウドFAX受信サービスを導入する際の注意点について詳しく解説します。

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安定した通信環境が必須になる

クラウドFAXは、インターネットを使ってFAXの送受信を行うサービスです。そのため、通信環境が不安定だと送信エラーや受信の遅れが発生することがあります。

特にオフィスのWi-Fi環境が弱かったり、外出先でスマホの通信が途切れやすかったりする場合などは注意が必要です。クラウドFAXの利点である「どこでも受信できる」というメリットを活かすには、安定したネット環境が欠かせません。

導入前にはオフィスや利用予定の場所の通信状況を確認し、必要があればWi-Fi機器の強化やモバイル回線の見直しを行っておくと安心です。

手書きしたい場合は手間がかかる

クラウドFAXは基本的にデジタルデータでのやりとりですが、手書きで書き込みたい際は少し手間がかかります。受信したFAXにペンで追記して返したい場合、一度印刷して書き込み、スキャナーやスマホのカメラで取り込んで再送信する必要があることもあります。

一部のサービスには、タブレットでの手書き入力が可能な機能もありますが、それでも紙と比べると操作の習得が必要です。日常的に手書き対応が多い業務では、クラウドFAXを導入する際にこうした作業工程が発生する点を理解しておきましょう。

他システムとの連携の必要性も確認しておく

クラウドFAXを業務の一部として取り入れるなら、他のシステムと連携できるかどうかも重要です。自社での利用シーンや業務フローを踏まえ、受注管理システムや電子署名ツールなど他システムとの連携が必要かも事前に確認しておきましょう。

FAXで受信した注文書をそのまま受注管理システムに登録したり、契約書に電子署名を加えて返送したりといった作業がある場合、それらのツールとスムーズに連携できるクラウドFAXを選ぶことで、業務効率が大きく向上します。

一方で連携機能がない場合は手作業が増えてしまい、クラウド化の意味が薄れてしまいます。自社の業務フローを事前に整理し、どんな連携が必要かを明確にしたうえで、対応しているサービスを選ぶと失敗しにくくなります。

まとめ

クラウドFAX受信サービスは、インターネット環境さえあれば場所を選ばずFAXを送受信できる便利なツールです。受信・返信機能や費用、既存のFAX番号が使えるかといった基本の選び方に加え、対応デバイスやサポート体制なども比較のポイントになります。

また、導入時には通信環境や他システムとの連携、従業員の運用方法にも配慮が必要です。自社の業務フローやニーズをよく整理し、実際に操作して試せる無料トライアルなども活用しながら、最適なサービスを選びましょう。

本記事を参考に、自社にぴったりのクラウドFAX受信サービスを見つけてみましょう。