給与計算アプリのおすすめ4選｜正社員やアルバイトの年末調整にも

給与計算アプリなら、スマホやタブレットから簡単に給与明細の作成・発行ができます。正社員やアルバイトの年末調整の自動計算も可能で、面倒な業務を効率化できます。本記事では、給与計算アプリのおすすめ3選とともに、選び方やメリット・注意点も紹介します。

目次

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1. 給与計算アプリを導入して業務を効率化！
2. まずは資料請求！複数のソフトを検討しよう
3. 給与計算アプリのおすすめ4選
4. 給与計算アプリのおすすめ比較一覧表
5. 企業規模別｜おすすめ記事
6. 給与計算アプリの主な機能
7. 給与計算アプリを使用するメリット
8. 給与計算アプリを比較する際の注意点
9. 給与計算アプリのその他の選び方
10. まとめ

給与計算アプリを導入して業務を効率化！

給与計算ソフト（アプリ）とは、毎月の給与計算・社会保険料の算出・年末調整などの業務をサポートしてくれるシステムです。法改正に伴う雇用保険料や所得税の変更に自動対応できるものも多く、機能はさまざまです。

給与計算アプリは、スマホやタブレットなどのデバイスとインターネット環境さえあれば、場所や時間を選ばずに操作可能です。外出先や移動中でも従業員の給与情報を確認することができ、一部のアプリには出退勤の打刻昨日もあるので、利用者自身が自己管理できるのもメリットです。

まずは資料請求！複数のソフトを検討しよう

給与計算ソフトは導入する製品によって、特徴や機能・使い勝手が異なります。 始めから一つの製品に絞るのではなく、必ず複数の製品を比較して選びましょう。

無料トライアル期間を設けている会計ソフトなら、本格的な導入の前に操作性や機能を確認できます。導入後に後悔しないためにも、まずは無料トライアルや資料請求を行いましょう。

給与計算アプリのおすすめ4選

給与計算アプリのおすすめ比較一覧表

企業規模別｜おすすめ記事

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給与計算アプリの主な機能

給与計算アプリの主たる機能は、給与の自動計算で、手計算のデメリット解消に寄与します。それ以外にもWeb明細の発行機能や他システムとの連携機能など便利な機能を備えている場合もあります。ここでは給与計算アプリの機能について解説します。

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給料自動計算機能

給料自動計算機能は、従業員ごとの勤怠情報や関連データから、給与・諸手当・保険料・税金などを自動的に計算します。アプリには、勤怠情報・出勤日数・労働時間・欠勤日数などが登録・管理されており、これらは給与計算に必要な基本情報となります。

自動計算機能は、給与を手計算する必要がないため、時間・労力の削減につながる機能です。また、人による作業が自動化される分、ミスも軽減され、正確性の向上に寄与します。

保険料・所得税等の自動計算機能

給与から差し引かれる社会保険料・税金についても、法定控除額や税率を踏まえた正確な保険料・税金額の計算が可能です。アプリはアップデートによって、法改正や税制の変更にも対応できるため、新しいルールに基づく計算方法に自動的に切り替えられます。

従業員数が多い企業では、これらの計算作業は膨大な作業量を伴うことがあります。給与計算アプリの自動計算機能は、担当者の手動計算作業を大幅に削減し、正確性を高めるとともに、時間とリソースの節約に寄与します。

Web明細書の発行機能

給与計算アプリのWeb明細書発行機能は、従業員の給与明細情報を電子的な形式でオンライン上で提供します。従業員は個人用のログイン情報を使用して、任意の端末(スマートフォンやパソコンなど)からアクセスし、自身の給与明細を確認することができます。

Web明細によって、従業員は自宅や外出先からも、インターネット接続があれば給与明細にアクセスできるため、紙の明細書を受け取るために特別な場所に行く必要はありません。給与計算担当者にとっても紙の明細書を個別に印刷して配布する手間が不要になります。

給与計算が完了した直後にWeb明細書をアップロードすることができるため、従業員は給与支給日にすぐに明細を確認できるのも利点です。アプリによっては、アクセス制御によってプライバシーを保護するセキュリティ対策が施されたものもあります。

年末調整機能

アプリでは少ないですが、ブラウザで閲覧できる給与計算ソフトの一部には、年末調整の自動計算を行ってくれる機能を備えている場合もあります。税理士に年末調整を依頼している場合は不要な機能ですが、年末調整への対応を楽にしてくれる機能です。

ただし、専門の年末調整システムのように、年末調整結果の一覧作成や、中途入社の従業員の前職情報の登録など、どこまでできるかは、給与計算ソフトによって異なります。従業員数が多い場合には、年末調整に特化したシステムの方が望ましい場合もあります。

他システムと連携機能

給与計算アプリでは、給与計算に必要な情報として勤怠データや従業員情報を転記(手入力)する必要があります。しかし、勤怠管理システムと連携可能な場合は、勤怠データの入力も自動化されます。労務管理システムとの連携なら従業員情報も自動で登録可能です。

従業員数が多くなるほど、労働時間・休暇・残業などの勤怠情報の入力や、雇用形態・労働契約・役職などの従業員情報の登録は、作業量が膨大になります。そのため、業務効率化を目指す場合は、各システムとの連携機能があるアプリがおすすめです。

給与計算アプリは便利ですが、他システムから独立させて利用すると、勤怠管理システムや労務管理システムとの整合性がとれているかの確認作業も必要になります。そのため、連携させて統合的に管理する方が理想的です。

給与計算アプリを使用するメリット

給与計算アプリのメリットは、計算業務の労力削減・従業員全体の利便性の向上・法改正への自動対応などさまざまあります。総じて、柔軟で無理のない働き方を支援する大きなメリットにつながりますが、ここでは、それらのメリットについて解説します。

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給与明細をアプリ上で確認できる

給与計算アプリでは、従業員が給与明細に簡単にアクセスできます。従業員はスマートフォンにアプリをダウンロードして利用するだけで、書類の受け取りを省略できるため、給与明細の確認が迅速かつ容易です。

アプリの利用に時間や場所に制約はなく、インターネット環境さえあれば、従業員は自宅や外出先など、どこからでもアプリにアクセスできます。給与明細の確認を待つ必要がなく、自分の都合に合わせてアクセスできて便利です。

また、適切なセキュリティ対策を講じて従業員のデータを保護することもでき、従業員の個人情報や給与明細が安全に管理され、情報漏洩するリスクを低減します。

多様な雇用形態に対応できる

企業内にはさまざまな雇用形態の社員が在籍しています。正社員・派遣社員・アルバイト・業務委託・管理職など、それぞれ異なる契約や条件が存在し、給与計算アプリは、これら多様な雇用形態に適切に対応可能です。

異なる雇用形態ごとに設定された給与規定・労働条件を自動的に適用し、正しい計算式・控除額を導き出します。また、残業手当・深夜勤務手当・交通費・特別手当など、さまざまな要因に基づいた手当や給与規定にも適切に対応できます。

これらは手計算しようとすると、雇用形態ごとに異なる計算基準や手当を一人ずつ考慮する必要があり、時間と労力がかかります。しかし、給与計算アプリの自動計算によって、作業負担を大幅に軽減することが可能です。

法改正に自動で対応できる

社会保険や所得税などの知識は、正しい給与計算のためには必要不可欠で、法令に基づいて計算しなければいけません。また、これらは法改正によって変更することがあり、最近では2023年4月に雇用保険料率が改正されました。

給与計算アプリでは、こうした法改正にも対応し、アップデートにより保険料・税額・控除額などの計算を最適化します。手計算では、給与計算の担当者が法改正の内容を理解しなければいけませんが、アプリなら、法改正対応への負担感も軽減できます。

ただし、そのためにはアプリがしっかり法改正に対応しているか、サービス提供元の信頼性を確認しておくことが大切です。企業の信頼の低下や法的リスクを回避するためにも、アプリを選ぶ際にしっかり確認しましょう。

参考：『令和5年度雇用保険料率のご案内』｜厚生労働省

給与明細書を簡単に印刷できる

紙の給与明細書の発行や配布が不要なのが給与計算アプリのメリットですが、必要に応じてプリントアウトも簡単にできます。給与明細はPDF形式でアップロードされるため、プリンターと接続している端末からアクセスすることで印刷可能です。

給与明細は、課税支給額や保険料の証拠書類になり得るため、所得税や保険の関係で、紙での発行が必要になる場合もあります。この時、会社がシステムを利用していない場合、従業員は紙での交付の旨を会社に伝えなければいけません。

しかし、給与計算アプリなら従業員自らが、必要に応じて給与明細をダウンロードして印刷すればいいだけなので、会社へ請求する手間も省けます。

給与明細の紛失を防ぐことができる

給与明細がデータ化されることで、紙媒体の給与明細を紛失する心配や再発行の手続きを取る必要性もなくなります。アプリを通じていつでも自分の給与明細の確認が可能です。他の人の手に渡ったり、誤って他人の給与明細を見たりするリスクもありません。

給与計算アプリは、各従業員が自分のアカウントにログインして自分の給与明細を確認します。そのため、紛失・漏洩・盗難などの心配がなく、プライバシー面・セキュリティ面で安心感を持つことができます。

また、過去の給与明細を必要とする場合、過去の給与明細の履歴も確認可能です。過去の給与明細を探し出す手間や管理の必要がなくなり、必要な情報を簡単に取得できます。

働き方改革の推進に繋がる

計算業務の効率化が実現できることで、作業スピードが向上し、業務量が軽減されるだけでなく、計算ミスや誤りのリスクも低減されます。この効率化は、企業が働き方改革を進めるための強力なツールとなります。

「人手不足」「本来のコア業務への集中」などの課題解決に役立ち、労働力の有効活用が促進され、生産性向上に寄与します。また、給与計算アプリは、どこからでも正確な勤怠情報を記録できるため、リモートワークとの相性も良く、柔軟な働き方を支援します。

従業員にとっても紙媒体に依存することなく、遠隔地からアクセス可能で、勤務スタイルの幅も広がります。従業員はリモートワークやフレキシブルな勤務時間を選択しやすくなり、個々の生活スタイルに合わせた働き方が実現できます。

給与計算アプリを比較する際の注意点

さまざまある給与計算アプリから、自社に合ったものを選ぶ際には、料金プランや利用できる機能を始め、他システムとの連携の可能性を確認しておくことが大切です。ここでは給与計算アプリの比較ポイントを解説します。

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モバイルデバイス向けのアプリの有無

スマホやタブレットなどモバイルデバイスで給与計算システムを利用するためには、主に2つの方法があります。一つはモバイルデバイス向けに設計された給与計算アプリを、各端末にインストールする方法です。

給与計算アプリは、月額・年額でプランが細かく分かれているものや、一部無料のアプリもあります。機能性も、給与計算を始め、勤怠管理・労務管理まで統合したものから、複数の勤務先に対応して勤怠や給与を自己管理する目的で作られたものもあります。

もう一つは、モバイルブラウザでの利用に対応した給与計算システムを導入する方法です。こちらは機能性の高いシステムをモバイルブラウザで利用できるもので、クラウドタイプのサービスで対応している場合があります。

従業員も使いやすい仕様か

高機能なアプリであっても、従業員が扱いやすいものでなければ形骸化を招きかねません。ITツールを導入するのであれば、実際に現場で利用する従業員の操作性へも着目しましょう。

アプリの「見やすさ」「使いやすさ」が伴うほど、導入による費用対効果も実感できます。トライアルが可能なサービスであれば、事前に機能や操作性も試せるので、積極的に活用していきましょう。

API連携の有無

給与計算アプリは、他システムと連携できると便利ですが、連携方法の一つにAPI連携があります。アプリ単体よりも連携した方が自社の業務を効率化できる場合は、アプリを選ぶ際に、API連携が可能かどうかを確認しておきましょう。

例えば、勤怠管理システムや労務管理システムとの連携によって、給与計算に必要な基本情報のほとんどは自動で収集されるようになります。効率的な連携のためには、給与計算に必要なデータを事前に明確にしておくことが大切です。

アプリやシステムによって、連携できる内容が異なるため、アプリと目的のシステムの連携の可否や、必要なデータをどこまで連携できるかどうかを確認しておきます。連携によってデータの整合性が保てるようにすることも重要です。

給与計算アプリのその他の選び方

給与計算アプリは便利ですが、自社のさまざまな条件に適合していない場合、かえって不便なものになりかねません。会社規模が大きい場合は、システムで管理した方が効率的な場合もあります。また、サポートやセキュリティ対策の充実度合も大切なポイントです。

以下に、給与計算アプリを選ぶ時の重要ポイントと、アプリを比較する時のポイントをまとめています。これらのポイントに注目して選ぶことで、業務効率化や従業員の負担軽減などに寄与できる可能性が大きくなります。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の規模に合っているか
2. 自社の体制・業務フローに合っているか
3. 自社の勤怠管理の方法に合っているか

【その他の比較ポイント】

1. 自社に必要な機能が搭載されているか
2. サポート体制は充実しているか
3. セキュリティ対策は万全か
4. 無料トライアルはあるか

まとめ

給与計算アプリは効率的な給与計算を行い、正確な給与支払いを実現します。勤怠管理や給与明細の自動化により業務効率が向上します。

Web上で完結する利便性により、いつでもどこでも給与明細を確認できるのも利点です。給与計算アプリを導入して、給与に関わる業務の煩雑さを軽減してください。