無料の名刺管理ソフトおすすめ2選｜メリットや選び方も解説

スマホやスキャナーを使って名刺をデータ化できる名刺管理ソフトには、無料で利用できるものもあります。コストをかけずに名刺管理したい場合に便利ですが、機能はソフトにより異なります。この記事では、おすすめの無料で使える名刺管理ソフトや選び方を解説します。

目次

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1. 名刺管理ソフトには無料で導入できるものもある
2. 無料の名刺管理ソフトのメリット
3. 無料の名刺管理ソフトのデメリット
4. 無料の名刺管理ソフトを選ぶ際の比較ポイント
5. 無料で使える名刺管理ソフトおすすめ2選
6. その他の名刺管理ソフトの選び方
7. まとめ

名刺管理ソフトには無料で導入できるものもある

名刺管理ソフトとは、スキャナーやスマホなどから名刺を取り込んでデータ化し、一元管理するためのツールです。名刺管理ソフトで名刺情報をデータ化することにより、検索や共有が簡単にできます。

スマホなどのデバイスでも閲覧が可能になるため、社員全員で名刺情報を共有できるのが強みです。名刺管理は無料のフリーソフトもあるため、企業だけでなく個人事業主でも導入が増えています。

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無料の名刺管理ソフトのメリット

無料の名刺管理ソフトはコスト面でのメリットが目立ちますが、それだけではありません。ここからは無料の名刺管理ソフトのメリットを、コストの面も踏まえて解説します。

コストをかけずに導入できる

無料の名刺管理ソフトは導入費がかからないため、コストを抑えたい企業や個人事業主でも導入が可能です。費用の兼ね合いで有料ソフトはすぐに導入ができない場合でも、無料であればコストを気にする必要がありません。

「名刺管理が本当に楽になるのか試してみたい」といったお試し感覚で導入することもできます。有料ソフトを導入してから自社に適していなかったと気付くと無駄なコストとなってしまうため、無料トライアルを活用するのもおすすめです。

名刺管理の手間がなくなる

名刺管理ソフトの導入により、名刺管理にかかっていた手間を大幅にカットすることができます。機能や容量に制限はあるものの、無料ソフトでも基本的な名刺管理はできるため、名刺管理が楽になります。

紙名刺のファイリングやデータ入力といった作業が不要になり、本来の業務に充てる時間を確保できます。

名刺データが共有でき、新たなビジネスチャンスが生まれる

企業全体で名刺管理をすることで、常にデータは最新のものに更新されます。名刺に付随する顧客・取引データは、チームや部門間の垣根を超え、新たな情報やビジネスチャンスに発展することもあるでしょう。

利用する人数が増えるほど、セキュリティ対策には気を配らなければなりませんが、名刺管理を通して企業の連携力も高めることができます。

無料の名刺管理ソフトのデメリット

無料の名刺管理ソフトは、有料ソフトと違って機能はシンプルです。そのため、登録したい名刺数や管理の範囲が増えれば、無料のものでは対応できなくなる可能性があります。今後、名刺の枚数が増える可能性がある場合は、有料版の検討が必要です。

無料ソフトの場合は、データの管理や共有、オンライン上での名刺交換が主な機能になり、登録できる名刺の枚数や、利用できるユーザー数が制限されていることが多い傾向があります。

また、クラウド上に名刺情報を格納する無料ソフトの場合、セキュリティ面に脆弱性がある場合があります。

無料の名刺管理ソフトを選ぶ際の比較ポイント

無料の名刺管理ソフトの選び方は複数あります。スキャンの方法や登録枚数の限度、他システムとの連携できるかなどが、注目すべき比較ポイントです。ほかにも、無料で使える期間に限りがないか、セキュリティ面の安全性も注意したい事項となります。

人気というだけで選ぶと、自社に適さず使いにくく感じる原因になるため、無料の名刺管理ソフトを選ぶ際の比較ポイントについて、具体的に解説します。

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スキャンの方法

名刺管理ソフトには、OCRによる自動入力とオペレーターによる入力の2つのスキャン方法があります。それぞれメリット・デメリットを理解し、スキャン方法を選定しましょう。

OCRによる自動入力

名刺管理ソフトはOCR機能を搭載しているものがあり、スキャンやスマホなどで読み取った名刺情報を自動でテキスト化します。OCR機能とは、画像内から文字列を抽出し、テキストデータにする機能を指します。

OCRの精度は高まっており、スキャンしてから反映されるまでの時間がかからないことが特徴です。しかし、精度の低いOCRを搭載したものは、文字認識を誤るケースもあります。その場合、手入力での修正作業が発生するため、手間がかかります。

オペレーターによる手入力

もう1つのスキャンの方法は、スマホなどで撮影した名刺を、オペレーターが直接見て、手入力で登録を行う方法です。OCRと異なり、すべて人の目で確認して登録を行います。そのため、文字列の認識違いなどが発生しにくく、精度が高いのがメリットです。

なかには、OCR機能と併用してオペレーター入力の方式を採用しているベンダーもあり、正確度が非常に高いです。しかし、人の手による登録は、時間を要するのがデメリットです。撮影・送信から登録作業が完了するまで、登録枚数が多いほど時間がかかります。

対応OS

名刺管理ソフトは、名刺管理をどのデバイスで行うかによって、対応OSも変わります。スマホで使うなら、iOSやAndroidに対応したものを選びましょう。なかには、iOSのみ対応のソフトもあるため、手持ちのスマホのOSに対応しているか確認が必要です。

また、名刺管理をパソコンで行いたい場合も、WindowsやMac、それぞれ使いたい端末で動作するのか確認することが必要です。インストール型の場合、パソコンだけでなく、スマホでも利用できるものもあるため、両方に対応するOSを選びましょう。

登録可能な数

無料の名刺管理ソフトでは、登録可能な名刺の枚数が無制限のソフトもありますが、枚数制限のあるものもあります。登録可能枚数に制限があるものは、ほかの機能が充実していることが多いです。

枚数が制限されているものは、月ごとに制限されているものや、1アカウントに登録できる枚数制限があるものなど、ソフトによって異なります。名刺の登録枚数が少ない場合は、無料版を、今後大量に増える場合は有料版を検討するのがおすすめです。

また、登録する際に同時撮影が何枚まで可能かも注目しましょう。一度に10枚の名刺を撮影・送信できるものは、大量の名刺を登録したい場合に利便性が高いです。オペレーター入力のソフトの中には、名刺を郵送して入力を行うものもあります。

無料のまま継続して使用できるか

無料の名刺管理ソフトは、継続して使用できるのか確認が必要です。名刺管理ソフトの料金形態はさまざまですが、なかには、無料期間が設定されているものもあるため、無料期間終了後は有料に切り替わる可能性があります。

また、名刺の登録枚数に制限もなく、無料でずっと使えるものや、無料トライアル期間のみ無料のものなど、サービスにより異なります。名刺管理ソフトの料金形態は多様化しているため、今後、管理すべき名刺が増える可能性を考慮して選定すると良いでしょう。

オフラインで利用できるか

名刺管理ソフトは、基本的にクラウドに保存されるため、オフラインでも使いたい場合は端末にデータを保存できるか確認が必要です。オフラインで使用できると、ネット環境を気にする必要がない上にデータが開くまで時間がかからないため、検索時間が短縮されます。

オフラインで閲覧できるデータは、名刺情報をすべて閲覧できるものと、登録データのみ閲覧可能なものなど、サービスによって異なります。

他システムと連携できるか

名刺管理ソフトは、CRMやSFAと連携することで、より名刺管理を効率化できます。CRM・SFAと連携すれば、名刺情報の担当者や、商談案件に該当する名刺を紐づけすることが可能です。

また、名刺交換を行うことで、リードの確保となるため、連携により効率の良いアプローチ策略へと繋げられます。CRMやSFAと連携することで、名刺交換の機会を無駄にしない営業活動が期待できます。

安全性はどうか

無料の名刺管理ソフトによっては、セキュリティに脆弱性がある可能性が少なくありません。名刺管理ソフトは個人情報を扱うため、安全性はもっとも重視すべき事項です。

多くの無料名刺管理ソフトは、データをクラウド上に保存するため、サーバー攻撃などによってデータが盗み見されるケースも考えられます。特に、SNSと連携した場合は、不特定多数の人に見られる可能性もあるため、セキュリティ面をしっかり確認しましょう。

無料で使える名刺管理ソフトおすすめ2選

その他の名刺管理ソフトの選び方

名刺管理ソフトを選ぶ際は、まずは法人向け・個人向けなのか確認し、名刺のデータ化の精度・自社に必要な機能が備わっているかどうかなど、以下のような3つの重要ポイントの確認が必要です。

そのほかにも注目したい比較ポイントとしては、クラウド型やインストール型などの提供形態や、名刺データの共有・引継ぎ、操作しやすいかどうかも注目しましょう。また、ビジネスのグローバル化に伴い多言語に対応しているものも必要とされています。

【重要な3つのポイント】

1. 法人向けか個人向けか確認
2. 名刺データ化の精度を確認
3. 自社に必要な機能が備わっているか

【その他の比較ポイント】

1. 提供形態を確認
2. 名刺データを共有できるか
3. 多言語に対応しているか
4. データの引き継ぎは可能か
5. 操作しやすいか

まとめ

名刺管理ソフトは、スマホやスキャナーを使って名刺をデータ化できるもので、無料で利用できるものも多数あります。無料であるため、コストをかけずに名刺管理を効率化できるのがメリットです。

しかし、無料であるため、登録できる枚数の制限や、CRM機能などが搭載されていないものがあり、セキュリティ面でも脆弱性がある場合も考えられます。今後名刺が増える可能性がある場合は、有料版も選択肢に入れて検討しましょう。

一方で、無料の名刺管理ソフトでも、登録枚数が無制限のものや、OCR機能とオペレーター入力を併用しているものなど、精度が高いソフトも多くあります。

また、名刺管理ソフトを利用すれば、社内で名刺情報を共有できるため、さまざまな部門での業務の効率化が期待できます。自社に合った無料の名刺管理ソフトを選定し、効率よく、生産性のある名刺管理を行いましょう。