Excel対応の名刺管理ソフトおすすめ2選｜メリットを解説

Excel（エクセル）を使用した名刺管理は、低コストでオフラインでも使用できますが、入力ミスが発生しやすいため、Excelに出力できる名刺管理ソフトの導入がおすすめです。本記事では、Excel出力に対応しているおすすめの名刺管理ソフトを紹介します。

目次

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1. 名刺管理はExcelでもできる
2. Excelで名刺管理するメリット
3. Excelで名刺管理するデメリット
4. Excel出力できる名刺管理ソフトを利用しよう
5. Excelを活用して名刺管理を行う際の注意点
6. Excel出力対応の名刺管理ソフトおすすめ2選
7. その他の名刺管理ソフトの選び方
8. まとめ

名刺管理はExcelでもできる

名刺管理は営業活動にも影響する重要な業務のため、名刺管理ソフトを使用する企業が多いです。名刺管理ソフトの中にはExcelに出力できるものもあるため、使い慣れたExcelで名刺管理をしたい企業でも使用されています。

もちろん、いくつかの注意点などはありますが、名刺管理ソフトを使用せずにExcelのみで名刺管理を行うことも可能です。本記事では、Excelのみで行う名刺管理について解説し、Excel出力可能な名刺管理ソフトも紹介します。

Excelで名刺管理する方法

Excelでの名刺管理には、専用シートの自作または名刺管理向けのテンプレートの利用といった2つの方法があります。それぞれの特徴を適切に理解し、自社での導入を検討しましょう。

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名刺管理向けのシートを自作する

名刺管理向けのシートは自作できます。自作の方法はさまざまですが、一般的には以下のような項目を一覧表にまとめ、名刺を一括管理します。

1. 会社名
2. 部署名
3. 担当者名
4. 担当者の役職
5. 氏名
6. 住所
7. 電話番号
8. メールアドレス
9. アプローチ履歴・商談履歴

名刺管理用のシートを自作する場合は、項目などを自由にカスタマイズできる点がメリットです。ただし、入力項目が多すぎると、シートの動作が重くなったり、開けなくなったりする可能性がある点に留意しましょう。

作成した名刺管理用のシートには、特定の従業員だけが閲覧できるよう共有設定を適切に行いましょう。個別にアクセス権限を設定すれば、メンバー外の閲覧や情報流出といったリスクを低減できます。

また、セルの削除・表崩れなどを防ぐために、セルにロックをかける・編集権限を設定するといった対策も必要です。

名刺管理向けのテンプレートを利用する

Excelで名刺管理を行う方法の2つ目は、名刺管理向けのExcelのテンプレートをダウンロードして利用する方法です。テンプレートは無料で使用できるものも多く、白紙の状態から作成するよりも簡単に導入できます。

テンプレートごとに入力項目や仕様が異なりますが、無料のためいくつかダウンロードして使い勝手を比較しやすいのも利点です。

Excelで名刺管理するメリット

Excelでの名刺管理には、コストや通信環境などのメリットがあります。ここからは、それぞれの内容を解説します。

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コストを抑えられる

Excelで名刺管理をするメリットの1つは、導入コストを抑えられる点です。Microsoft Officeがすでにインストールされている場合、別途導入コストをかけずに名刺管理を行うことができます。

ただし、Microsoft OfficeもExcel単体でもインストールしていない場合は、どちらかを購入する必要があります。

自社に適したカスタマイズができる

Excelはカスタマイズ性が非常に高いため、自社にとってベストな名刺管理ができるようにカスタマイズできます。テンプレートを基にカスタムすることもでき、項目の増減や書式の変更も可能です。

ただし、カスタムにはExcelの知識が必要になるため、Excelスキルを持つ人材が社内にいない場合は、テンプレートのままの使用となります。

オフラインでも使える

Excelはオフラインでも利用できます。よって、Excelを利用すれば、通信環境が整っていない企業でも名刺管理を行えます。

また、インターネットの通信障害やシステム障害の影響を受けずに、安定した動作が期待できるのもExcelでの名刺管理のメリットの1つです。大量のデータの処理も比較的問題なく行えます。

一方、名刺管理サービスやソフトはオンライン経由で利用するものが多く、通信環境がなければ利用できないのが難点です。通信環境やシステム障害発生時には利用できなくなるほか、平時でも大量のデータの処理には時間がかかるといった懸念があります。

Excelで名刺管理するデメリット

Excelでの名刺管理には、デメリットも存在します。Excelでの名刺管理を検討している企業は、メリットとデメリットを十分に比較検討しましょう。

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入力の手間がかかる

Excelでの名刺管理は、入力の手間がかかる点がデメリットです。名刺管理ソフトのようなデータの自動読み込み機能がないため、名刺データの入力は1つずつ手動で行わなければなりません。

手動での入力には時間と手間がかかるため、営業担当者などがコア業務に注力できなくなる恐れがあります。また、手動での入力には転記ミスといったヒューマンエラーのリスクもあります。

Excelに慣れていないと使いづらい

Excelは、関数やマクロを使うことで入力をある程度自動化できます。しかし、関数やマクロを利用するには、専門知識を持った人材が必要です。そのため、Excelの知識の少ない方にとっては管理がしにくいといったデメリットがあります。

また、専門知識を持った従業員しかExcelでの名刺管理ができない以上、業務が属人化するのは否めません。仮に担当者が急な退職や休職となり、業務を引き継げる人材がいない場合、名刺管理業務は停止してしまいます。

同時編集ができない

Excelは、同一のファイルを同時に複数人で編集することができません。名刺は顧客情報の一部のため、常に最新の情報である必要があります。そのため、更新したいタイミングで更新が行えないのは大きなデメリットと言えます。

共有ブック機能で複数人同時に編集することはできますが、ユーザーごとに個別に設定しなければならない上に、セルの挿入や条件付き書式が利用できないといった機能制限が付く点も、デメリットに挙げられます。

Excel出力できる名刺管理ソフトを利用しよう

Excelでも名刺管理は可能ですが、大量の名刺を管理する場合はミスも起きやすく、Excelのみでの名刺管理には限界があります。しかし、名刺管理ソフトを利用すれば、前述のようなデメリットを解消でき、名刺管理業務の効率化も期待できます。

名刺管理ソフトとは、名称の通り、名刺の管理に特化したソフトで、多くは紙の名刺をスキャンするだけでデータ化できるOCR機能を備えています。

多くのソフトは操作が簡単で、利用するために特別な知識は必要ありません。通信環境さえあればスムーズな運用ができるほか、他メンバーとのデータ共有や共同編集がしやすい点もメリットです。

名刺管理ソフトを導入すれば、従来の手動入力は不要です。業務の効率化や転記ミスといったヒューマンエラーの防止になるほか、名刺管理に割かれていた人手をコア業務へ注力できるようになります。

名刺管理ソフトの中には、営業支援機能や顧客管理機能を備えたものも多く、営業やマーケティングといった業務範囲まで広くカバーできます。搭載機能はソフトによって異なるため、自社のニーズや導入目的に応じて使い分けましょう。

Excelを活用して名刺管理を行う際の注意点

Excelで名刺管理を行う場合の注意点を解説します。ここから解説する注意点は、Excel出力可能な名刺管理ソフトを使う場合でも注意が必要なポイントです。Excelを利用した名刺管理業務を行う場合は、必ず確認しましょう。

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処理速度の低下に注意する

Excelで名刺管理する際は、処理速度に注意しましょう。1つのファイルのデータ量が大きいと処理速度が低下し、ファイルがなかなか開けないといったトラブルが起こりやすいです。

処理速度が遅くなると、入力や更新に時間がかかり、業務の進行に影響が出ます。処理速度を安定させるためには、1つのファイルにデータが集中しないようファイルをこまめに分けましょう。ファイルを日付・用途・業種ごとに分けるのがおすすめです。

また、データ量はさほど多くなくとも、パソコンのスペック自体が小さい場合も処理速度が低下しやすくなります。Excelで名刺管理を行う場合は、ある程度のスペックのパソコンを利用しましょう。

セキュリティに注意する

Excelでの名刺管理には、セキュリティリスクがある点をくれぐれも認識しておきましょう。たとえばExcelを利用すれば、外出先でもモバイル端末から名刺管理データへアクセス可能です。

しかし、外出先でデータを閲覧すると、フリーWi-Fi経由でデータをハッキングされたり、単純に画面をのぞき見されたりする恐れがあります。また、端末そのものが盗難される可能性もあります。

名刺には個人情報などの機密性の高いデータが詰まっています。万が一、名刺のデータが外部に流出すれば先方に多大な迷惑をかけるほか、自社への信頼を失いかねません。

よってExcelでの名刺管理には、アクセス権限や編集権限を個別に設定するといったセキュリティ対策が必要です。また、画面の盗み見・デバイスの盗難を防止するための対策も行いましょう。

情報共有しやすい体制を作る

Excelは同時編集ができないため、チャットツールの活用など、情報共有がしやすい体制作りが必要です。また、更新済みのファイルを一目で判断しにくく、古いデータで営業活動を行うといった点も、情報共有によって解決できます。

たとえば、編集の開始と終了とチャットツールでアナウンスを行うなど、簡単な工夫でスムーズな名刺管理が実現します。

情報共有が十分に行われるだけで最新ファイルの共有も同時編集の難点もクリアできるため、体制を整えるたけでExcelでの名刺管理の効率は大きく変わります。

Excel出力対応の名刺管理ソフトおすすめ2選

その他の名刺管理ソフトの選び方

名刺管理ソフトを選ぶ際は、法人向けor個人向け・名刺データ化の精度・機能の充実度の3つのポイントを考慮しましょう。併せて、提供形態や名刺の取り込み方法といった＋αのポイントにも注目すると、より利便性の高いソフトを選定できます。

【重要な3つのポイント】

1. 法人向けか個人向けか確認
2. 名刺データ化の精度を確認
3. 自社に必要な機能が備わっているか

【その他の比較ポイント】

1. 提供形態を確認
2. 名刺の取り込み方法を確認
3. 名刺データを共有できるか
4. 多言語に対応しているか
5. データの引き継ぎは可能か
6. 操作しやすいか

まとめ

名刺管理はExcelでも可能です。Excelでの名刺管理には、導入コストがかかりにくい・動作が安定しているといったメリットがある一方、入力の手間がかかる・専門知識が必要といったデメリットがあります。

また、Excelで名刺管理する場合は、処理速度の低下・セキュリティ・情報共有しやすい環境の整備といった点にも注意しましょう。
Excelでの名刺管理に限界を感じる場合は、名刺管理ソフトの導入がおすすめです。名刺をスキャンするだけで電子データ化できるほか、共有性・セキュリティ性・操作性にも優れています。名刺管理業務の効率化を狙う場合は、名刺管理ソフトを検討してみましょう。