英語・多言語対応の名刺管理ソフトおすすめ4選｜選び方も解説

紙の名刺をデータ化できる名刺管理ソフトには、英語をはじめとした多言語に対応したものもあります。近年において、海外に拠点・取引先を持つ企業では、特に必要性が高まっています。本記事では、英語・多言語に対応したおすすめの名刺管理ソフトや選び方を解説します。

目次

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1. 多言語対応の名刺管理ソフトでグローバル化に備えよう
2. 英語・多言語対応の名刺管理ソフトを導入するメリット
3. 英語・多言語対応の名刺管理ソフトを選ぶ際のポイント
4. 英語・多言語対応の名刺管理ソフトおすすめ4選
5. その他の名刺管理ソフトの選び方
6. まとめ

多言語対応の名刺管理ソフトでグローバル化に備えよう

名刺管理ソフトとは、名刺の情報をデータ化して記録・管理ができるシステムです。紙の名刺をスキャンすることでデータを一元管理し、必要時には検索機能で呼び出すことができます。

名刺管理ソフトには多言語に対応したものもあり、海外企業との取引の際には重要なポイントになります。海外拠点がある企業や海外との取引が多い企業では、特に必要とされるでしょう。

英語をはじめとして、中国語や韓国語、フランス語、スペイン語など、様々な言語に対応したソフトがあるため、自社の活動拠点に合わせて柔軟に活用できます。

英語・多言語対応の名刺管理ソフトを導入するメリット

英語・多言語対応の名刺管理ソフトを導入することで、自社のビジネスチャンスを広げられるメリットがあります。ここでは、以下のメリットについて詳しく解説します。

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OCRによるスキャンで業務を効率化できる

名刺管理ソフトに搭載されているスキャン機能を利用することで、海外の取引先の名刺を自動でスキャンし、業務を効率化することができます。特に、最近のAI技術を活用したOCRは読み取り性能が高く、確実な情報をデータ化して管理することが可能です。

名刺管理ソフトでは、顧客との関係性構築のためにも、正確な名刺の情報が管理されていることが必要不可欠です。よって、日本語対応のみのソフトでは、名刺に記載された日本語以外の情報に関しては手入力で行わなければならないこともあるでしょう。

その点、英語や多言語対応の名刺管理ソフトを使用することで、取引先の名刺管理を正確に行え、海外の顧客情報でも社内で共有して管理できます。

スマホアプリの対応で顧客対応が迅速化する

名刺管理ソフトの中にはスマートフォンでの利用を想定し、スマホアプリも提供していることがあります。これにより、外出先でも受け取った名刺を即座にデータ化することができ、社内共有を迅速化して顧客対応につなげることができます。

例えば、展示会などで名刺交換した相手に対し、名刺情報からメールアドレスを読み取り、多言語に対応した素早いメッセージのやり取りを行うことが可能です。その結果、新規のアプローチ先を獲得し、グローバル展開に向けた企業の利益向上にも寄与します。

英語・多言語対応の名刺管理ソフトを選ぶ際のポイント

英語・多言語対応の名刺管理ソフトを選ぶ際は、自社の特性に合ったソフトを選ぶことが大切です。特に、ツールによって対応する言語は異なるため、多言語対応であってもどの言語に対応しているかは重要なポイントです。

なお、現在取引先のある国や今後の参入を目指す国によって、選ぶべき名刺管理ソフトは変わります。

また、英語の名刺管理ソフトは無料や格安で利用できるソフトもあります。そのため、導入することに不安な点がある場合は、無料のソフトでスモールスタートしても良いでしょう。

英語・多言語対応の名刺管理ソフトおすすめ4選

その他の名刺管理ソフトの選び方

名刺管理ソフトには様々な機能やタイプのものがあるため、多角的に比較・検討することが大切です。特に重要なのは、法人向けか個人向けか・データ化の精度・自社に必要な機能の有無であり、ニーズによって選ぶべきツールが大きく変わるため、慎重な確認が必要です。

また、名刺の取り込み方法やデータ引継ぎの可否、操作のしやすさなども使い勝手に大きく影響するため、重要視する必要があります。以下にまとめたポイントを参照し、選ぶ際の参考としてください。

【重要な3つのポイント】

1. 法人向けか個人向けか確認
2. 名刺データ化の精度を確認
3. 自社に必要な機能が備わっているか

【その他の比較ポイント】

1. 提供形態を確認
2. 名刺の取り込み方法を確認
3. 名刺データを共有できるか
4. データの引き継ぎは可能か
5. 操作しやすいか

まとめ

英語・多言語対応の名刺管理ソフトは、海外の取引先の名刺の情報を管理できます。外国語で記載された名刺でも、スキャンするだけでシステム上に保存できるため、業務の効率化や正確な管理による海外との円滑なやり取りが可能です。

近年、海外展開する企業が増える中で、多言語に対応したシステムを取り入れることは事業の拡大・成長に必要不可欠です。ただし、現在の取引先の国や今後展開したい国などで、使用する言語が異なる場合があります。

そのため、名刺管理ソフトを導入する際は、自社の取引先の国や展開を考える国の言語に対応したソフトを選ぶ必要があります。名刺管理ソフトには様々なソフトが存在するため、本記事で紹介した内容を参考にしながら、自社に最適なソフト選びをおすすめします。

英語や多言語に対応した名刺管理ソフトを導入し、海外の取引先との円滑なコミュニケーションや事業の拡大につなげましょう。