おすすめの保育園ICTシステム13選｜選ぶ際のポイントも解説

保育園ICTシステムとは、保育園や幼稚園における様々な業務を効率的に管理するためのシステムです。システムによって保護者ともスムーズにコミュニケーションがとれ、職員の負担を軽減できます。この記事では、おすすめの保育園ICTシステムや選ぶ際のポイントを解説します。

目次

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1. 保育園ICTシステムで保育士・先生の業務負担を軽減
2. 保育園ICTシステムはスマホからの使いやすさと機能で選ぶ
3. 保育園ICTシステムの選び方で重要な3つのポイント
4. 保育園ICTシステムのその他の比較ポイント
5. おすすめの保育園ICTシステム13選
6. 保育園ICTシステムを導入する際の注意点
7. まとめ

保育園ICTシステムで保育士・先生の業務負担を軽減

保育園ICTシステムとは、インターネットやアプリを活用し、保育園や幼稚園における様々な業務の効率化を図るシステムです。園児の登降園管理や保護者とのコミュニケーション、職員のシフト管理などを一元的に行えます。

紙や共用パソコンを使ったアナログな記録作業や個別の連絡を削減し、保育園・幼稚園職員の業務負担の大幅な軽減にもつなげられます。本記事では、保育園ICTシステムの選び方のポイントやおすすめの製品について解説します。

保育園ICTシステムはスマホからの使いやすさと機能で選ぶ

保育園ICTシステムを選ぶ際は、スマホから簡単に操作できるかを確認しましょう。職員だけでなく、保護者目線での使いやすさに配慮することも大切です。また、保育園ICTシステムによって搭載機能が異なるため、自園に必要な機能の有無も確認すべき事項です。

その他にも、セキュリティ対策・サポート体制・補助金の可否を確認することで、ツールの費用対効果を高めることができます。それぞれのポイントについて、次の章から確認していきましょう。

【重要なポイント3つ】

1. スマホアプリは使いやすいか
2. スマホで業務を効率化できるか
3. 目的に合った機能があるか

【その他の比較ポイント】

1. セキュリティ対策は万全か
2. サポート体制は充実しているか
3. 導入時に補助金が利用できるか

保育園ICTシステムの選び方で重要な3つのポイント

保育園ICTシステムを選ぶ際は、「スマホアプリの使いやすさ」「スマホでの業務の効率化」「目的に合った機能の有無」に注目しましょう。ここでは、保育園ICTシステムの選び方で特に重要な3つのポイントについて解説します。

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スマホアプリは使いやすいか

保育園ICTシステムは、誰でも使いやすいスマホアプリを提供しているものがおすすめです。操作が複雑なシステムは、職員・保護者ともに利用するのが億劫になり、せっかく導入しても活用されない恐れがあります。

例えば、職員からの連絡頻度が下がり、園児・保護者に重大な連絡が届かなくなるなどのケースが代表的です。

また、保護者視点でも、職員から届いた連絡事項の確認が疎かになり、忘れ物をしたり、子供の体調急変の連絡を見落としたりするリスクがあります。これらの回避のためにも、職員・保護者共にストレスなく利用できるスマホアプリを備えたシステムを利用しましょう。

スマホで業務を効率化できるか

業務の効率化につながるかどうかも、保育園ICTシステムを選ぶ上で重要なポイントです。例えば、紙の記録簿や共用パソコンで業務を行う場合、入力の度にこれらの設置場所に戻る必要があるうえ、他の人が利用中の場合は待ち時間が発生します。

一方、スマホから操作できる保育園ICTシステムであれば、動きの多い職員でも今いる場所からスマホで必要な作業を行えます。例えば、保護者への配布プリントの作成から印刷までスマホで完結できると、印刷物を取りに戻るだけで済み、タイムロスもありません。

スマホから行える業務範囲は、保育園ICTシステムによって異なるため、どのような業務が可能かを確認しましょう。

目的に合った機能があるか

保育園ICTシステムの主な機能は、以下のような「保護者とのコミュニケーション機能」「園児の情報管理」「園の運営支援機能」などが代表的です。

なお、これらの機能の詳細はシステムによって異なるため、自園の課題や目的に備えた機能があるかを確認する必要があります。ここからは、保育園ICTシステムの代表的な機能の特徴や具体的な例を解説します。

保護者とのコミュニケーション機能

保護者とのコミュニケーション機能では、保護者と園の連絡をアプリやインターネット上で行えます。例えば、次のような機能が代表的です。

1. 出欠・遅刻・早退・延長保育の連絡受付
2. 連絡帳
3. お知らせ・お便りの一斉配信
4. 保護者参観などのイベント受付
5. 園バスの位置情報確認

これまで個別にしていた連絡をシステム上で自動化でき、職員における電話・メール対応の負担を減らせます。また、保護者や園からの連絡経路を一本化することで、連絡漏れや伝達ミスのリスクも軽減できます。

園児の情報管理

園児の情報管理に関する機能には、例えば次のようなものがあります。

1. 基本情報登録
2. 登降園記録
3. 検温・検便・午睡の管理
4. 成長記録
5. 写真の管理・販売

これらの機能の活用により、誕生日や家族構成、持病、アレルギーといった園児ごとの個人情報をデータベース化でき、職員全員で共有しやすくなります。また、登降園状況やその日の体調も園と保護者でスムーズに共有でき、安全に園児を見守ることができます。

保育園ICTシステムの中には、成長記録や園での様子を収めた写真を共有できるほか、保護者への写真販売をワンストップで行えるものもあります。

園の運営支援機能

以下のような保育園・幼稚園の運営支援機能の有無にも注目しましょう。

1. 職員のシフト作成・勤怠管理
2. 園児の指導計画・保育日誌の作成
3. 毎月の保育料の請求・入金管理
4. 自治体に提出するデータの自動集計

職員のシフト作成・勤怠管理機能では、園ごとの運営体制に合わせたシフトを効率的に作成でき、過剰人員の削減や働き過ぎの防止にも役立ちます。また、複雑な保育料の計算から、保護者への請求までを自動化することで、職員の心理的負担の軽減を図れます。

また、保育園ICTシステムによっては、自治体に提出する報告書に必要なデータの集計も自動化でき、人手不足の園でも効率的な運営につなげやすいです。

保育園ICTシステムのその他の比較ポイント

保育園ICTシステムを選ぶ際は、上記に加えて、「セキュリティ対策」「サポート体制」「補助金の可否」にも注目するのがおすすめです。ここでは、保育園ICTシステムのその他の比較ポイントについて解説します。

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セキュリティ対策は万全か

園児や保護者の個人情報を取り扱う保育園ICTシステムは、万全のセキュリティ対策がなされたものを導入しましょう。例えば、次のような機能を備えたものは安全性が高く、安心して運用できます。

1. 個別のアクセス権限設定
2. データ通信の暗号化
3. 多段階認証
4. IPアドレス制限
5. 操作ログ管理
6. 外部監査機関による審査

上記のようなセキュリティ機能により、ハッキングや情報漏洩などのリスクを最低限に抑えられます。また、厳重なセキュリティ機能がある保育園ICTシステムを導入することで、保護者に安心感を与えることができ、スムーズな運用にもつなげられます。

サポート体制は充実しているか

ITツールの導入に不安がある場合は、ベンダーのサポート体制の充実度に注目しましょう。例えば、初期設定や運用フローの設計サポートなどがあると、スムーズなシステムの運用開始につなげられます。

また、操作・運用方法に関する相談窓口や、トラブル発生時に技術的な支援を受けられるサービスであれば、リソース不足の園でも安心できるでしょう。休日保育などを実施している場合は、土日祝のサポート対応の有無にも注目しましょう。

導入時に補助金が利用できるか

保育園ICTシステムの導入時に、国・自治体から補助金を受けられる場合があります。例えば、「保育所等におけるICT化推進補助金」や「教育支援体制整備事業費交付金（ICT化推進）」などが代表的です。

補助金の利用によって、金銭的な負担を軽減しながら園の運営業務の効率化を図れます。なお、補助金の適用可否や上限金額は自治体によって異なるため、まず園の所在地を管轄する自治体サイトなどで、「適用できるのか」「上限額はいくらか」を確認しましょう。

また、保育園ICTシステムのベンダーの中には、補助金の請求サポートを提供する事業者もいます。書類準備や申請方法に不安がある場合は、これらのサポートを備えたサービスを検討しましょう。

おすすめの保育園ICTシステム13選

保育園ICTシステムを導入する際の注意点

保育園ICTシステムは、園の運営業務の効率化に役立つ一方で運用方法を誤ると、導入効果が低下する恐れもあります。ここでは、保育園ICTシステムを導入する際の注意点を解説します。

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余計な機能を利用しない

一般的に保育園ICTシステムは機能が豊富ですが、全てを利用しようとすると、操作が複雑になったり、逆にやるべき業務が増えたりする恐れがあります。例えば、入力項目が増えすぎてしまい、本来注力すべき園児への対応が疎かになるといったケースが代表的です。

そのため、保育園ICTシステムを導入する際には、自園の課題や導入目的に合わせて、必要な機能と不要な機能を整理することが大切です。これにより、必要最小限のシステム選定が可能になり、無駄なコストの節約にもつなげられます。

効果的に運用するためのルール見直しが必要

園ごとに、職員に対して独自の勤務ルールを設けている場合もありますが、これらのルールが保育園ICTシステムの有効活用を妨げる恐れがあります。例えば、勤務中のスマホ操作を禁止している園では、スマホを使った業務の効率化が見込めません。

保育園ICTシステムを効果的に運用するには、柔軟なルールの見直しや策定が求められます。実際に運用してみなければ分からない課題や改善点もあるため、最初から厳格なルールを決めるのではなく、運用状況を見ながらその都度対応しましょう。

保護者からの理解を得る

保護者の中には、保育園ICTシステムのセキュリティ面に不安を抱いたり、従来の紙の連絡帳やプリントを希望したりする人もいるでしょう。スムーズに運用を開始するためにも、このような事態を想定し、あらかじめ保護者からの理解を得ておく必要があります。

例えば、セキュリティ機能が万全なツールを選ぶだけでなく、これらの有用性を周知しましょう。また、システム導入による保護者側のメリットを具体的に説明すると、導入に賛成してもらえる可能性が高まります。

保育園ICTシステムの中には、保護者向けの資料作成や説明会のサポートを提供するサービスもあります。これらを有効活用し、保護者の了承を得た上でシステムを導入・運用しましょう。

まとめ

保育園ICTシステムとは、スマホアプリなどを使って、保育園・幼稚園における様々な業務を一定程度自動化できるツールです。例えば園児の情報管理をはじめ、保護者とのやり取り、職員のシフト・勤怠管理もこれ1つで完結できる可能性が高いです。

紙媒体や共用パソコンによる業務を廃止し、職員はスマホから隙間時間を活用して様々な業務に取り組めます。また、保護者も欠席・遅刻などの連絡や、園からのお知らせをスマホで確認でき、コミュニケーションが効率化します。

なお、園児や保護者の個人情報を大量に管理するため、セキュリティ対策が万全なものを選ぶことが大切です。本記事を参考に、自園での運用に適した保育園ICTシステムを導入して、園運営の効率化や職員の負担軽減を図りましょう。