おすすめのファイル共有サービス4選｜選ぶ際のポイントも解説

ファイル共有サービスを使えば、社内の様々なデータをクラウド上で簡単に共有・管理できます。しかし、多数のサービスがあるためセキュリティ対策などに注意しながら自社に合うものを選ぶことが重要です。この記事では、おすすめのファイル共有サービスや選び方を解説します。

目次

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1. ファイル共有サービスで社内の情報管理を一元化
2. ファイル共有サービスはセキュリティ対策・容量・使いやすさで選ぶ
3. ファイル共有サービスの選び方で重要な3つのポイント
4. ファイル共有サービスのその他の比較ポイント
5. おすすめのファイル共有サービス4選
6. ファイル共有サービスを利用する際の注意点
7. まとめ

ファイル共有サービスで社内の情報管理を一元化

ファイル共有サービスは、社内の情報やデータをまとめて管理し、スムーズに共有できるサービスです。ファイル共有サービスを使えば、パソコンやUSBメモリに保存して手渡ししたり、メールで何度も送ったりする必要がなくなります。

ただし、サービスによって機能やセキュリティレベルは異なるため、情報漏えい対策がしっかりしているか、容量や料金が自社に合っているかを確認して選ぶことが重要です。

この記事では、そんなファイル共有サービスの特徴やメリット、そして選び方のポイントを分かりやすく解説していきます。

ファイル共有サービスはセキュリティ対策・容量・使いやすさで選ぶ

ファイル共有サービスを選ぶときは「セキュリティ対策」「共有できるデータ容量・期間」「使いやすさ」の3つをしっかりチェックすることが大切です。

これら3つのポイントを押さえておけば、使いやすく長く活用できるファイル共有サービスを選びやすくなります。次の章では、この3つのポイントをそれぞれ詳しく解説していきます。

【重要なポイント3つ】

1. セキュリティ対策を確認
2. 共有できるデータ容量・期間を確認
3. 誰でも使いやすいか

【その他の比較ポイント】

1. 対応デバイス・OSを確認
2. 検索性が優れているか
3. ディザスタリカバリに対応できるか

ファイル共有サービスの選び方で重要な3つのポイント

ファイル共有サービスを選ぶ際は「セキュリティ対策」「共有できるデータ容量と保存期間」「使いやすさ」の3つを重視することが必要です。ここからは、ファイル共有サービスの選び方で重要な3つのポイントを詳しく解説します。

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セキュリティ対策を確認

ファイル共有サービスの安全性は導入可否を左右する最重要ポイントです。機密性の高い情報をクラウドにアップロードする以上、強固なセキュリティ機能が備わっているサービスを選ぶべきです。

セキュリティ対策は、以下のような機能が備わっているものがおすすめです。

セキュリティ機能	概要
データの暗号化	データを暗号化して、送受信や保存時に 第三者が内容を読めないようにする
アクセス制限	閲覧や編集の権限をユーザーや部署単位で 設定できる
認証機能	二段階認証やワンタイムパスワードなどで、 正規ユーザーのみアクセス可能にする
ログ管理	誰がいつどのファイルにアクセスしたかを記録し、 不正利用を防ぐ

共有できるデータ容量・期間を確認

必要な容量や保存期間を満たさないサービスは、使い続けるうちに必ず不便が生じます。例えば、動画や大量の画像データを扱う企業では、1回の共有で数GB以上の容量が必要になる場合があります。

また、保存期間も重要です。サービスによっては、アップロードしたファイルが一定期間（例：30日）を過ぎると自動的に削除されます。保存期間が短いと、再利用したいデータが必要なときに見つからず、業務が滞ることもあるでしょう。

そのため、ファイルサイズや保存期間は、自社の業務内容やデータ利用の頻度に合った条件を満たすサービスを選ぶことが重要です。

誰でも使いやすいか

どれだけ高機能なファイル共有サービスでも、操作が難しいと社内で定着せず、効率化にはつながりません。特に日常的にパソコンを使わない社員や、ITに不慣れな人でも直感的に操作できるインターフェースが必要です。

管理画面が見やすく、必要な機能にすぐアクセスできる設計になっているか、またファイルのアップロードや共有リンクの発行が数クリックで行えるかが重要なチェックポイントです。

さらに、スマホやタブレットでも操作しやすいレスポンシブデザインや専用アプリの有無も便利さを左右します。有料サービスを検討している場合は、無料トライアルを利用して実際の操作感を確かめることがおすすめです。

使いやすさはカタログや仕様書では判断しにくいポイントです。そのため、試用期間中に社内メンバーに使ってもらい、操作感やスムーズさを確認すると、導入後のトラブルや使いにくさによる離脱を防げます。

ファイル共有サービスのその他の比較ポイント

ファイル共有サービスを選ぶ際には「セキュリティ・容量・使いやすさ」だけでなく、その他の機能や対応状況も比較することが重要です。ここからは、ファイル共有サービスのその他の比較ポイントについて解説します。

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対応デバイス・OSを確認

ファイル共有サービスを選ぶ際は、自社で使用しているデバイスやOSに対応しているかを必ず確認しましょう。どれだけ高機能なサービスでも、自社のパソコンやスマートフォン、タブレットで利用できなければ、業務に活かすことはできません。

例えば、社内でWindowsパソコンを使う部署とMacを使う部署が混在している場合、どちらかの環境で使えないと情報共有に支障が出ます。また、外回りの営業担当者がiOSやAndroidのスマホやタブレットを使っている場合、その端末で快適に利用できることも重要です。

モバイル対応が不十分だと、外出先でのファイル閲覧や共有が難しくなり、業務の効率やスピードが落ちてしまう恐れがあります。

理想的には、Windows、Mac、iOS、Androidといった主要なOSすべてに対応し、ブラウザと専用アプリの両方で使いやすいサービスを選ぶことが大切です。

検索性が優れているか

検索性の高さは業務効率を大きく左右します。ファイル共有サービスでは、日々膨大な量のデータが蓄積されていくため、必要なファイルをすぐに見つけられる機能が不可欠です。

検索性が低いと、目的のデータを探すのに時間がかかり、作業の遅延やストレスの原因になります。検索機能が優れていると、ファイル名だけでなくファイル内のテキストやタグ、アップロード日時、作成者などの条件で絞り込みが可能です。

社内での利用シーンを想定し、「頻繁に使う検索条件」「データ量が増えたときの表示速度」「スマホやタブレットでの検索操作のしやすさ」などをチェックすると、実務に即した選び方ができます。

ディザスタリカバリに対応できるか

ファイル共有サービスがディザスタリカバリに対応しているかは、長期利用を前提とする場合に非常に重要です。

ディザスタリカバリとは、地震や火災、システム障害、サイバー攻撃などの予期せぬトラブルでデータが失われた場合に、それを復旧するための仕組みや体制のことです。

対応していないサービスでは、万が一の際に重要なデータを取り戻せず、業務の継続が困難になる恐れがあります。一方で対応しているサービスでは、バックアップデータからの復元や履歴管理による過去バージョンの復元などが可能で、損害を最小限に抑えられます。

導入前には、バックアップの頻度、保存期間、復旧にかかる時間、追加料金の有無などを確認しましょう。

おすすめのファイル共有サービス4選

ファイル共有サービスを利用する際の注意点

ファイル共有サービスは非常に便利ですが、何も考えずに使うと情報漏えいや法律違反、業務効率の低下などのリスクがあります。ここからは、ファイル共有サービスを利用する際の注意点について詳しく解説します。

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用途・目的を明確にしておく

ファイル共有サービスを使う前に用途・目的を明確にしないと、運用が迷走してしまいます。

「社内のプロジェクト進行資料をリアルタイムで共有する」「顧客との契約書データを安全にやり取りする」など、用途によって必要な機能やアクセス権限の設定は大きく変わります。

目的を決めずに使い始めると、ファイルが乱雑にアップロードされ、後から探しにくくなったり、アクセス権限が適切でなく情報漏えいのリスクが高まったりします。

また、用途によっては容量やセキュリティ要件も異なるため、導入時点で目的を明確にしておくことで、最適なサービスを選びやすくなり、運用効率や安全性も高められます。

自社に合わせたカスタマイズは難しい

クラウド型のファイル共有サービスは便利ですが、自社サーバーを使ったシステムのように自由度の高いカスタマイズは難しいです。

自社サーバーなら、アクセス権限やフォルダ構造、データ保存形式などを細かく設定でき、特定の業務フローに完全に合わせた仕様にできます。しかし、クラウド型サービスは多くのユーザーが同じ仕組みを利用するため、基本的な構造や機能は共通仕様に依存します。

細かいカスタマイズは制限される場合がほとんどであるため、導入前に自社の業務フローとサービス仕様の相性を確認しましょう。さらに必要であれば、カスタマイズ性の高いサービスやAPI連携可能なプランを選ぶことが重要です。

著作権侵害に気をつける

ファイル共有サービスで著作権を侵害するデータを共有すると、意図せず法律違反になり、企業や個人に重大な責任が発生します。例えば、市販の画像や音楽、動画、書籍のデータなどを権利者の許可なくアップロード・共有すると、著作権侵害となります。

これは社内だけの共有であっても適用される場合があり、特に社外との共有ではさらにリスクが高まります。著作権侵害が発覚すれば、損害賠償請求や刑事罰、企業の信用失墜といった深刻な影響が出る可能性があります。

そのため、利用する前に社内で著作権に関する運用ルールを明確にし、アップロードするファイルが正当な権利を有しているものか必ず確認する体制を整えましょう。

まとめ

ファイル共有サービスは社内外での情報共有を効率化し、業務スピードや生産性を向上させるための有効なツールです。クラウド上にデータを保管することで、パソコンやスマートフォン、タブレットなど、場所や端末を問わずに必要なファイルへアクセスできます。

ただし、サービスごとにセキュリティ機能、データ容量、操作性、対応デバイスなどが異なるため、導入前に自社の用途や目的に合ったものを慎重に選定することが重要です。

本記事では、選び方のポイントや注意点を整理して解説しましたので、これらを参考に、自社に最適なファイル共有サービスを導入し、安全かつ効率的な情報管理体制を構築していきましょう。