おすすめの図面管理システム17選｜選ぶ際のポイントも解説

図面管理システムは図面データを電子化して一元管理するシステムで、煩雑な図面管理を効率化できます。効果的に活用するためには、自社に合ったシステムを導入することが重要です。この記事では図面管理システムの選び方を交え、おすすめの図面管理システムを紹介します。

目次

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1. 図面管理システムで図面データを一元管理
2. 図面管理システムは対応業界・対応ファイル・導入形態で選ぶ
3. 図面管理システムの選び方で重要な3つのポイント
4. 図面管理システムのその他の比較ポイント
5. おすすめの図面管理システム17選
6. 図面管理システムを導入する際の注意点
7. まとめ

図面管理システムで図面データを一元管理

図面管理システムは、紙やファイルで管理していた図面や設計資料を電子化し、一つのシステムで一元管理できるツールです。図面管理システムを導入することで、図面の紛失や重複を防ぎ、必要な図面をすぐに検索・共有できるようになります。

特に建設や製造業など、多くの図面を扱う企業では業務のスピードアップやミスの削減に大きな効果があります。ただし、システムによって機能や使い勝手に差があるため、自社の図面の種類や業務フローに合ったものを選ぶことが重要です。

この記事では、図面管理システムのメリットや選び方、おすすめのシステムについても紹介します。

図面管理システムは対応業界・対応ファイル・導入形態で選ぶ

図面管理システムを選ぶ際には、まずは自社の業界に適した機能が備わっているかを確認することが重要です。業界ごとに扱う図面の種類や管理方法が異なるため、自社の業務に合ったシステムを選ぶことで導入効果が高まります。

次に、対応しているファイル形式も必ずチェックしましょう。図面データはCADファイルやPDFなど様々な形式があるため、自社で使っているファイルに対応していないとスムーズな管理ができません。

さらに、導入形態も大切なポイントです。クラウド型かオンプレミス型かによって、運用コストや管理の手間が変わるため、自社の環境や予算に合わせて選ぶ必要があります。

次の章ではこれらのポイントを詳しく解説し、自社に最適な図面管理システムの選び方をサポートします。

【重要なポイント3つ】

1. 自社業界に対応しているか
2. 対応するファイル形式を確認
3. 導入形態を確認

【その他の比較ポイント】

1. 図面検索の精度が高いか
2. OCR機能はあるか
3. 他システムと連携しやすいか
4. セキュリティ機能は充実しているか
5. 多言語に対応しているか

図面管理システムの選び方で重要な3つのポイント

自社に最適な図面管理システムを選ぶには、３つの重要なポイントがあります。以下では、図面管理システムの選び方で重要な3つのポイントについて詳しく解説します。

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自社業界に対応しているか

図面管理システムは、特に製造業や建設業で多く利用されています。これらの業界は複雑な設計図面や建築図面を大量に扱うため、専門の管理機能が求められます。しかし、すべての図面管理ソフトが全業界に対応しているわけではありません。

例えば、製造業向けに特化したシステムもあれば、建設業向けにカスタマイズされたものもあります。自社の業界に合ったシステムを選ぶことで、より使いやすく、業務効率が向上するため必ず対応業界を確認しましょう。

対応するファイル形式を確認

図面管理システムを選ぶ際は、自社で使うファイル形式に対応しているかを必ず確認することが重要です。図面管理システムは画像ファイルやテキストファイルだけでなく、2D CADや3D CADといった専門的なファイル形式にも対応していることが多いです。

しかし、すべてのシステムが同じ形式に対応しているわけではありません。特に製造業や建設業では、独自のCADデータを多用することもあるため、これらのファイルが問題なく扱えるかどうかが運用の成否に直結します。

対応ファイル形式が不足していると、図面をうまく管理できず業務効率が下がってしまう恐れがあります。そのため、導入前に自社で使用しているファイル形式を整理し、それに対応可能なシステムを選びましょう。

導入形態を確認

図面管理システムには大きく分けてクラウド型とオンプレミス型の2つの導入形態があります。自社の運用方針やセキュリティ要件に応じて適切なタイプを選ぶことが求められます。

クラウド型はインターネット経由で利用できるため導入が簡単で、メンテナンスもベンダー任せにできます。一方、オンプレミス型は自社内にサーバーを設置して運用するため、細かいカスタマイズやセキュリティ管理がしやすいです。

以下では、それぞれの特徴を詳しく解説します。

オンプレミス型

オンプレミス型の図面管理システムは、自社内にサーバーを設置して管理する方式です。オンプレミス型の大きな特徴は高いセキュリティ性を確保できる点にあります。

外部のクラウド環境を利用せず、自社のネットワーク内部でデータを保管・運用するため、機密性の高い図面データや社外秘情報など、厳重な管理が求められる情報を扱う企業にとって安心して利用できる仕組みです。

また、自社のネットワーク環境や業務に合わせて柔軟にカスタマイズできるのも大きな強みです。一方でデメリットとして、サーバーの設置やシステム構築にかかる初期費用が高額になりやすいことが挙げられます。

専門的な知識を持つスタッフを社内で確保する必要があり、導入から安定稼働までに時間を要する場合も少なくありません。そのため、オンプレミス型を選ぶ際は、セキュリティを最優先にする企業や、自社に十分なITリソースがある企業に適した選択肢だと言えます。

クラウド型

クラウド型図面管理システムは、インターネット環境があればどこからでもアクセスできる利便性が最大の特徴です。初期費用を抑えられ、システムの保守やアップデートはサービス提供者が行うため運用負担が軽減されます。

また、スマートフォンやタブレットからも利用可能で、リモートワークにも対応しやすいです。しかし、インターネットに依存するため接続環境に左右されることや、情報管理をサービス提供者に委ねるためセキュリティ面に不安を感じる場合があります。

したがって、クラウド型は利便性やコストを重視しつつも、サービス提供者のセキュリティ対策やサポート体制を十分に確認したうえで導入を検討することが重要です。

図面管理システムのその他の比較ポイント

図面管理システムを選ぶ際には、基本機能以外にも重要な比較ポイントがあります。これらを確認することで、より使いやすく効率的なシステム導入が可能となります。

以下では、図面検索の精度、OCR機能、他システムとの連携、セキュリティ機能、多言語対応という5つのポイントについて詳しく解説していきます。

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図面検索の精度が高いか

図面検索の精度が高いことは、図面管理システムを選ぶ際に重要なポイントです。類似した図面を簡単に検索できる機能があれば、過去に作成した図面を迅速に見つけ出し、そのまま再利用が可能です。

これによって、同じ内容の図面を一から作成する手間が省け、設計作業にかかる時間を大幅に削減できるため、全体の業務効率が格段にアップします。特に大量の図面や複雑なプロジェクトを扱う企業では、この検索精度が作業のスピードや設計の品質に直結します。

そのため、図面管理システムを導入する際は、検索機能の精度を実際に確認し、自社のニーズに合っているかどうかを慎重に判断しましょう。

OCR機能はあるか

OCR機能が搭載されているかどうかは、図面管理システムを選ぶ上で非常に重要なポイントです。OCR機能を活用することで、紙の図面をスキャンして文字情報をデジタル化し、検索可能なデータとして扱えるようになります。

例えば、過去の紙図面の中から特定の部品名や図面番号を探す場合、従来は目視で確認するしかありませんでした。しかし、OCR機能があれば、キーワード検索で一瞬にして該当データを表示できます。

また、紙図面の保管スペースや管理コストの削減にもつながります。そのため、古い図面が多く残っている企業ほど、OCR機能の有無は導入前に必ず確認しておくべきです。

他システムと連携しやすいか

図面管理システムは、他の業務システムと柔軟に連携できるかどうかを必ず確認すべきです。他システムとの連携性が高ければ高いほど、日々の業務フロー全体を効率化できます。

例えば、CADソフトと連携すれば設計データを直接取り込み、更新内容も即座に反映可能です。また、プロジェクト管理ツールと連携すれば、進行中の案件ごとに関連図面を紐づけ、チーム全員がリアルタイムで正しい図面を参照できるようになります。

このように、システム間のデータのやり取りがスムーズになることで、情報共有のスピードが上がります。特に複数部門や拠点で協働する企業にとって、連携性は利便性を飛躍的に高める重要な要素です。

セキュリティ機能は充実しているか

図面データは企業にとって極めて重要な知的財産であり、その流出は競合への技術流出や信用失墜、取引停止など深刻な被害を招く可能性があります。そのため、図面管理システムを導入する際には、セキュリティ機能が十分に充実しているかを確認すべきです。

具体的には、アクセス権限管理、通信の暗号化、不正アクセスの検知などがあり、これらの機能によって図面情報を確実に保護することが必要です。加えて、データのバックアップ体制やログ管理機能も、安全な運用を継続するうえで欠かせません。

こうした多層的なセキュリティ対策を備えたシステムを選ぶことで、図面データを確実に保護し、安心して長期的に活用できる環境を整えられます。

多言語に対応しているか

海外拠点での運用や外国人スタッフの利用を想定している企業にとって、図面管理システムが多言語に対応しているかどうかは非常に重要な確認ポイントです。

日本本社で作成した図面を海外拠点で活用する場合、システムが英語や中国語、その他必要な言語に対応していると、現地スタッフが自国語で操作でき、誤解や情報伝達の齟齬を防げます。

また、ユーザーごとに使用言語を切り替えられる機能があれば、多国籍のスタッフも違和感なく同じシステムを利用できます。反対に言語対応が不十分だと、翻訳作業や補助的なサポートが必要になり、余計な手間とコストが発生します。

そのため、導入前に自社のグローバル展開や人材構成を踏まえ、必要な言語が対応しているかを必ず確認し、多言語環境でも安心して利用できるシステムを選ぶことが大切です。

おすすめの図面管理システム17選

図面管理システムを導入する際の注意点

図面管理システムを導入する際は、単に機能やコストだけを見て選ぶのではなく、実際の運用をスムーズに進めるための注意点を理解しておくことが重要です。以下では、図面管理システムを導入する際の注意点を解説します。

無料トライアルなどで使用感を確認すると良い

図面管理システムを導入する際は、無料トライアルや無料デモを活用して実際の使用感を確認することが非常に重要です。どれだけ優れた機能があっても、自社の業務に合わなかったり、操作が難しかったりすると活用が進みません。

無料トライアルでは、操作性や動作の速さ、対応ファイルの扱いやすさなどを実際に試せるため、購入後のミスマッチを防げます。また、トライアル期間中に気になる点を洗い出し、ベンダーに質問や相談を行うことで、導入後のトラブルを減らせるでしょう。

自社に最適な図面管理システムを見極めるためにも、まずは無料で試してみることをおすすめします。

計画的な導入と丁寧な社内周知が必要

図面管理システムの導入は計画的に進めることが不可欠です。新しいシステムへの移行中に業務が滞ることのないよう、スケジュールをしっかり組み、段階的に導入していく必要があります。

特に図面管理は多くの部署や担当者が関わるため、全社的に利用されることが前提です。そのため、導入前から社内の関係者に丁寧に周知し、新システムのメリットや使い方をしっかり説明しておくことが大切です。

周知が不十分だと利用が進まず、旧来の方法に戻ってしまうリスクもあります。研修やマニュアルの準備も含めて、円滑な移行と早期浸透を目指しましょう。

まとめ

図面管理システムは、図面データの一元管理や業務効率化に役立つツールです。選ぶ際には、自社の業界に対応しているか、必要なファイル形式を扱えるか、導入形態は適しているかを確認することが重要です。

また、検索機能やOCR、多システム連携、セキュリティ、多言語対応などの比較ポイントも押さえましょう。

導入時は無料トライアルで使用感を試し、計画的に移行し社内での周知を徹底することが重要です。本記事を参考に、最適な図面管理システム導入を検討してください。