PDF化した電子契約書は有効？メリット・デメリットや注意点を解説

PDF化した電子契約書も捺印した本人が特定できれば法的に有効で、紙の契約書よりもコストをカットできるメリットがあります。しかし簡単に書き換えられてしまうため注意が必要です。この記事ではPDF化した電子契約書に関する注意点や、リスク回避の対策などを解説します。

目次

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1. PDF化した電子契約書は有効か
2. PDF化した電子契約書のメリット
3. PDF化した電子契約書のデメリット
4. 電子署名を使って改ざんリスクを回避
5. PDF化した電子契約書に関する注意点
6. 契約書をPDF化する方法
7. まとめ

PDF化した電子契約書は有効か

捺印後にスキャンしてPDF化した電子契約書が法的に効力を持つためには、いくつかの条件が重要です。まず、契約当事者の意思表示が明確であり、契約内容が契約書に正確に表現されている必要があります。

捺印した人の署名が忠実に再現されており、適切な電子署名が必要な場合には適切な手続きを経て行われていることも重要です。当事者の同意が確認可能であり、契約書の成立過程や内容が後から証明できるよう、保管と証拠の管理が求められます。

また、電子契約に関する国や地域の法的規制に適合していることも必要です。法的な効力を確保するためには、専門家や弁護士のアドバイスを得ながら、適切な手続きと条件を満たすことが大切です。

PDF化した電子契約書のメリット

近年、技術の進化に伴い、従来の紙ベースの契約書からデジタルな形態への移行が進んでいます。その中でも、捺印後にスキャンしてPDF化した電子契約書は、多くのメリットを提供します。

紙文書と比較して、効率性や環境への配慮など、さまざまな観点から利点が存在します。以下では、そのメリットについて詳しく解説いたします。

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コストを削減できる

捺印後にスキャンしてPDF化した電子契約書は、印刷や郵送に関わるコストを効果的に削減できる利点があります。従来の紙ベースの契約書には印刷用紙、インク、プリンターのコストがかかるだけでなく、郵送費や配送までの時間も必要でした。

しかし、電子契約書は電子メールやオンラインプラットフォームを通じて瞬時に送信されるため、郵送コストや配送時間を大幅に削減できます。また、デジタルストレージに保存されるため、物理的な保管スペースと関連するコストも不要です。

さらに、紙の使用量を削減することで環境への負荷も軽減され、環境への配慮にも寄与します。これにより、捺印後の電子契約書は、経済的な利益と環境への配慮を両立させる効果的な手段となります。

契約業務を迅速化できる

捺印後にスキャンしてPDF化した電子契約書は、契約業務の迅速化に大きな利点をもたらします。伝統的な手続きでは、紙への署名や捺印、郵送、返送に時間がかかりましたが、電子契約の導入により、以下の方法でプロセスを効率化できます。

まず、デジタルフォーマットで契約書を送信するため、受け手とのリアルタイムなコミュニケーションが可能です。また、オンラインプラットフォームや電子メールを通じて素早くアクセスし、即座に受信者に配信できます。

複数の当事者へ同時に送信することもでき、多人数の調整時間を短縮します。さらに、遠隔地での取引も円滑に行え、自動化された通知やタスク管理により、手作業によるエラーを軽減します。

これらのメリットにより、捺印後の電子契約書は、煩雑な手続きを省き、効率的でスピーディな契約プロセスを実現します。

テレワークに対応できる

捺印後にスキャンしてPDF化した電子契約書は、テレワークに最適な方法で契約業務を進めることができます。電子契約はオンラインアクセスでき、場所を選ばずに契約書にアクセスや編集が可能です。

また、適切な電子署名プロセスを使用すれば、リモートで署名が可能であり、紙の署名を必要としません。オンラインコミュニケーションツールや電子メールを通じて即時のコミュニケーションが行え、複数の関係者との共同作業も容易です。

さらに、電子契約プラットフォームは透明性と追跡の機能を提供し、契約の進行状況をリアルタイムで把握できます。これにより、オフィスに行かずに効率的でスムーズな契約業務を実現することができます。

検索性が高い

捺印後にスキャンしてPDF化した電子契約書は、紙ベースの契約書に比べて優れた検索性を持ちます。PDF形式の電子契約書はテキストデータとして保存されており、特定のキーワードやフレーズを素早く検索できます。

目次や索引も自動生成でき、章立てやセクションごとに必要な情報へアクセスするのが容易です。ハイライトや注釈機能を利用して重要な部分を強調し、文書管理ソフトウェアで整理・タグ付けすることも可能です。

また、デジタルフォーマットなので共有が簡単で、関係者間で情報の提供やコラボレーションが円滑に行えます。これらの特長により、電子契約書は必要な情報へのアクセスを迅速化し、契約業務の効率向上に寄与します。

PDF化した電子契約書のデメリット

一方で、PDF化した電子契約書にも考慮すべきデメリットが存在します。これらのデメリットは、紙ベースの契約書と比較して留意すべき点であり、適切な対処策を検討する必要があります。以下でそのデメリットについて解説いたします。

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簡単に書き換えられる

PDF形式の電子契約書は、ソフトウェアを用いれば容易に書き換え可能です。これにより、文書の改ざんや誤った修正が行われるリスクが存在します。また、署名や捺印の削除や追加も簡単に行えるため、署名の無効化や偽造のリスクも懸念されます。

このようなデメリットから、電子契約書のセキュリティ確保と内容の整合性を保つためには、適切なセキュリティ対策が必要です。信頼性の高い電子署名やセキュアプラットフォームの活用などが、不正変更や紛争のリスクを軽減するために有効です。

パスワードをかけても改変は可能

PDF形式の電子契約書のパスワード保護は「共通鍵暗号方式」を用いており、パスワードを知る関係者がいればアクセスや編集が可能です。共有されたパスワードが悪意を持つ者によって不正利用されるリスクが存在します。

安全な共有方法と定期的な変更を考慮する必要があります。また、PDFのパスワード保護だけでは完全なセキュリティを保障することは難しいため、電子署名やセキュアな共有プラットフォームを併用することが重要です。

契約書の内容の保護とセキュリティを確保するために、総合的なセキュリティ対策を検討することが不可欠です。

電子署名を使って改ざんリスクを回避

電子署名を活用することで、PDFファイルの改ざんリスクを効果的に回避することができます。

さらに、電子署名に加えてタイムスタンプや長期署名も利用することで、契約書の整合性とセキュリティを強化することが可能です。以下では、それぞれの手法について詳しく解説します。

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電子署名とは

電子署名は、デジタル文書の改ざんを防ぐ技術で、公開鍵暗号方式を基にしています。署名者はデータのハッシュ値を秘密鍵で署名し、これによってデータの完全性と送信者の認証を保証します。

受信者は公開鍵を用いて署名を検証し、データの改ざんを検知できます。秘密鍵は署名者のみが知っており、署名の正当性を確認できるため、改ざんされた場合には検証が失敗します。

この仕組みにより、電子署名はデータの信頼性とセキュリティを確保する効果的な手段となります。

タイムスタンプとは

タイムスタンプはデータや文書の存在時刻を証明する情報で、信頼性のあるタイムスタンプオーソリティ（TSA）によって生成されます。データのハッシュ値と時刻情報を結合したデジタル署名により、データの内容と存在時刻が保護されます。

TSAの公開鍵を用いて検証され、データの改ざんが検知されると検証が失敗します。この仕組みにより、タイムスタンプはデータの時間的正当性を確保し、改ざんから守る役割を果たします。

長期署名とは

電子署名には有効期限がありますが、長期署名はその有効期限を延長する技術です。タイムスタンプを使用して電子署名の時刻情報を保持し、有効期限切れ後も署名の正当性を確認できるようにします。

長期署名は法的効力の維持やアーカイブ、記録の証拠として利用されます。文書の内容が変更されていないことを保証し、信頼性と法的な安全性を確保します。

参考：電子署名及び認証業務に関する法律施行規則｜e-Gov法令検索

PDF化した電子契約書に関する注意点

PDF化した電子契約書は便利で効率的な方法ですが、いくつかの注意点が存在します。これらの注意点を理解しておくことは、契約書の信頼性と法的有効性を確保するために重要です。以下でその注意点について解説いたします。

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紙をPDF化した場合は原本も保管する

電子契約書をPDF化することは便利で効率的ですが、注意が必要です。PDFはコピーとして扱われる場合があり、証拠能力が低く評価される可能性があります。このため、電子契約書をPDF化した場合でも、紙の原本を保管しておくことが重要です。

原本は物理的な形式であり、契約の当事者や関係者の信頼性を高める要素となります。紙の原本は契約の履行や法的な紛争の際に証拠として重要な役割を果たすことがあります。

従って、PDF化した電子契約書とともに、紙の原本を適切に保存しておくことで、契約書の信頼性と法的有効性をより確実に確保することができます。

電子帳簿保存法に対応する

電子帳簿保存法は、企業や団体が電子形式で管理する帳簿類や会計資料を適切に保存・管理するための法律です。この法律は、電子帳簿を含む電子データの保存に関する基準と義務を定めており、情報の信頼性や法的有効性を確保する目的があります。

電子帳簿保存法によれば、電子データだけでなく、紙の帳簿や文書と同様に、企業や団体は特定の帳簿類や会計資料を7年間保存する義務があります。この期間は、税務署や監査機関などの公的機関が情報の確認や調査を行う際に必要とされるためです。

電子データの場合でも、法的要件を満たすためには、電子帳簿保存法の基準に従ってデータの保存と管理が行われる必要があります。

従って、電子帳簿保存法に対応する際には、電子データが紙と同じように長期間（7年間）保存されることが重要です。適切な保存方法やセキュリティ対策を講じて、情報の信頼性と法的要件を満たすことが求められます。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

契約書をPDF化する方法

契約書をPDF化することは、効率的で確実な方法です。紙の契約書をデジタル形式に変換することで、保管や共有が容易になります。以下では、契約書をPDF化する手順とそのメリットについて解説します。

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紙の契約書をスキャンする

契約書をPDF化する手順は、スキャナを使用して紙の契約書をデジタルデータに変換することから始まります。この方法は電子帳簿保存法のスキャナ保存要件に適合し、契約書を効果的にデジタル化する手段です。

スキャニング作業では、スキャナの準備と契約書の整理が重要です。解像度やファイル形式の設定にも注意し、スキャンされたデータを適切なフォルダに保存します。必要に応じてメタデータも追加し、データの検索や整理を容易にします。

また、データのセキュリティとバックアップを確保することも重要です。国税庁の要件に従いながら、適切な方法でスキャンを行い、電子契約書を効率的に管理することが大切です。

参考：電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件が改正されました｜国税庁

電子契約システムを利用する

電子契約システムはデジタル環境で契約書を作成、管理、署名するプラットフォームです。電子署名を利用し、法的効力を持つ契約を迅速に締結できます。効率的な契約プロセスやオンラインアクセス、契約書データの保管が特徴で、紙の印刷や保管の手間が不要です。

電子契約システムにより、契約書データをPDF化して共有や印刷が容易になり、効率的で信頼性の高い契約管理が可能です。

まとめ

PDF化した電子契約書は効率的な管理手法であり、電子署名を通じて法的効力が確保されます。コスト削減や業務迅速化などのメリットがあり、テレワークにも適しています。検索性が高まる一方、簡単な書き換えやパスワード保護の限界が懸念されます。

しかし、電子署名やタイムスタンプ、長期署名によりデータの信頼性と改ざんリスクの軽減が可能です。電子契約システムも有用で、電子署名や効率的な管理を組み合わせ、契約書の作成から保管までを円滑に行えます。

最終的には法的要件を遵守し、紙の原本と併せて電子契約書を適切に保管することが重要です。適切なセキュリティと法的な知識により、有効な活用と安全な保管を実現します。