法人向けのおすすめ名刺管理ソフト4選｜メリットや選び方も解説

名刺管理ソフトには、大きく分けて法人向けと個人向けの2種類があります。名刺情報を営業活動に活用するには法人向けの名刺ソフトが便利です。本記事では、営業活動の効率化ができる法人向けのおすすめ名刺管理ソフトを、メリットや選び方を交えて解説します。

目次

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1. 名刺情報を活用するには法人向け名刺管理ソフトが便利
2. 法人向け名刺管理ソフトのメリット
3. 法人向け名刺管理ソフトの比較する際の注意点
4. 法人向けの名刺管理ソフトおすすめ4選
5. その他名刺管理ソフトの選び方
6. まとめ

名刺情報を活用するには法人向け名刺管理ソフトが便利

名刺管理ソフトには、大きく分けて法人向け・個人向け・無料ソフトの3種類があります。それぞれ利点が異なりますが、名刺情報をより有効活用したい場合は、多機能な法人向けのソフトがおすすめです。

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法人向け名刺管理ソフトと個人向け名刺管理ソフトの違い

法人向けと個人向けの名刺管理ソフトの主な違いは、機能の多さです。一般的に個人向け名刺管理ソフトは、名刺のスキャン機能・閲覧や検索機能など、名刺管理に特化したシンプルなものが多いです。

一方、法人向け名刺管理ソフトは名刺管理機能に加え、マルチデバイス対応・営業支援機能・外部システムとの連携機能など、その他の機能が充実しているものが多いです。

また、個人向けのソフトの場合、名刺の読み込みは手動で行う必要がありますが、法人向けのソフトの中には外部のオペレーターによる入力サービスが付随するものもあります。

名刺管理が出来ればよいという個人事業主や中小企業の場合は、個人向けの名刺管理ソフトで十分でしょう。一方、名刺管理に＋αの機能を求める場合は、多機能な法人向けのソフトがおすすめです。

無料名刺管理ソフトとの違い

名刺管理ソフトには、無料で利用できるものもあります。一方、法人向けソフトの多くは有料です。無料のソフトは有料ソフトと比べて、次のような違いがあります。

1. 利用できる機能が制限されている
2. 登録できる名刺の数が制限されている
3. ユーザー数が制限されている
4. 無料利用できる期間が制限されている

無料の名刺管理ソフトは、有料版に比べて機能面がシンプルなのが特徴です。名刺のデジタル管理のみを目的とする場合は無料ソフトでも十分対応可能ですが、もう一歩踏み込んだ機能を求める場合は、多機能な有料ソフトが良いでしょう。

＼名刺管理ソフトの詳しい解説はこちら／

法人向け名刺管理ソフトのメリット

法人向けの名刺管理ソフトは機能性に優れており、導入することでさまざまなメリットが得られます。法人向けの名刺管理ソフトのメリットを適切に理解し、導入を検討しましょう。

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シームレスなデータ共有により営業活動の効率化ができる

法人向けの名刺管理ソフトの導入により、営業活動の効率化が期待できます。従来のように個別で名刺管理をする場合、取引先の情報や人脈は、名刺をもらった本人に属人化しやすいのが難点でした。

人脈を組織全体で把握しづらいため、チーム内の他メンバーや別部署が、同じ取引先相手に重複して営業活動を行うといったトラブルが起こることも少なくありません。

一方、法人向けの名刺管理ソフトでは、ソフトに入力された名刺データを社内共有できます。さらに、法人向けの名刺管理ソフトの多くはコンタクト履歴も管理できるため、自社内の誰が取引先の窓口になっているか一目で確認できます。

チーム全体で人脈を可視化できるため、営業活動の重複は起こりにくくなるでしょう。また、モバイル端末対応のソフトであれば、出先でもらった名刺データをその場で登録できます。

社内メンバーは外回り担当者の帰社を待つことなく名刺データを確認できるため、迅速な営業戦略の立案が可能になります。

顧客情報の更新がスムーズに行える

法人向けの名刺管理ソフトの導入により、顧客情報の更新が容易になります。法人向けの名刺管理ソフトには名寄せ機能があるため、部署や役職などの変更によるデータの修正を自動で行えます。

中には人事異動に関する情報をキャッチし、通知してくれるものもあります。役職変更前と後を別の人としてデータ管理すると大きなミスにつながる可能性もあるため、名寄せ機能は非常に重要な機能とも言えます。

顧客データを活用しやすい

法人向け名刺管理ソフトの導入により、顧客データの有効活用が可能になります。たとえば名刺管理ソフトの登録データをCSV形式で取り出し、メルマガやDMなどのプロモーションにつなげられます。

最近は名刺管理ソフト自体にメール配信機能が備わっているものも多いです。メールの開封状況やクリック率の分析機能を搭載したものもあり、営業活動やマーケティングとの一元化を図れます。

他システムとの連携で営業活動を強化できる

名刺管理ソフトは、他システムと連携させることで営業活動の一元化・効率化を図れます。たとえば、SFA・CRM・MAと連携させれば、名刺管理ソフトのデータが自動で反映されるため、手動での転記は必要ありません。

また、SFAやCRMにメール配信機能が備わっていれば、名刺管理ソフトに登録されたアドレス宛に、DMやメルマガなどの一斉送信が行えます。個別でのメール送信の手間がなくなるため、業務の効率化を図れるでしょう。

さらに商談の進捗状況や成約率なども名刺データに紐付けて管理できるため、従来属人化しやすいとされていた営業業務も、組織全体で可視化できます。適切なフィードバック・効果的な営業戦略の立案につなげられるでしょう。

多様な働き方に対応できる

法人向けの名刺管理ソフトは、大きく分けてオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。このうちクラウド型の会計ソフトは、リモートワーク・住宅勤務といった多様な働き方の推進に役立ちます。

クラウド型とはインターネット上にあるサーバ・システムにログインして、サービスを利用する提供形態です。自社サーバやシステムを利用するオンプレミス型と異なり、通信環境さえあればサービスを利用できるのが特徴です。

時間・場所を問わずに名刺管理ソフトを利用できるため、社外で業務にあたるリモートワークや在宅勤務の従業員にも適しています。

また、クラウド型のソフトであれば、営業先や出張先でもシステムにアクセスできるため、外回り中の営業担当者と社内のメンバーの迅速な連携が可能になります。

取引先担当者の電話番号を知りたい場合に、社内メンバーに確認してもらわずとも、個人所有のスマートフォンやタブレットから名刺管理ソフトを確認すれば、すぐに電話をかけられます。

オンプレミス型とクラウド型の違い

自社サーバーにインストールして使用するオンプレミス型と、インターネット経由で利用するクラウド型は、基本的に自社内に情報システムを保有しているかどうかで選ぶことになりますが、それがベストとは言い切れません。

低コストですぐに導入できるクラウド型の利用が多いですが、セキュリティ面やカスタマイズ性に不安を感じる企業はオンプレミス型がおすすめです。両者の特徴を把握した上で、適切なシステムを選びましょう。

法人向け名刺管理ソフトの比較する際の注意点

法人向けの名刺管理ソフトは多くの製品がリリースされており、それぞれ特徴や強み・弱みが異なります。自社に適した製品を選ぶには、次のようなポイントに注目してみましょう。

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共有のしやすさを確認する

法人向けの名刺管理ソフトは、データの共有がしやすいものを選びましょう。ITツールに慣れていない従業員でもすぐに使いこなせるよう、直感的に操作できるようなソフトが適しています。

なお、共有のしやすさを考えるときは、同時にセキュリティリスクにも注意しましょう。誰でも閲覧しやすいということは、つまり他部署や第三者が情報にアクセスしやすいということでもあります。場合によっては、情報の不正利用・漏洩に発展しかねません。

セキュリティリスクに備えるには、情報レベルごとにアクセス権限を設定できるものや、二段階認証を有しているソフトがおすすめです。

多機能すぎると使いこなせない可能性もある

法人向けの名刺管理ソフトは、シンプルな機能のものから多機能なソフトまでさまざまです。多機能なソフトは営業活動の効率化といった＋αの効果も期待できますが、機能が多いだけに使いにくいことがある上に、シンプルなソフトに比べてコストも高めです。

多機能なソフトを導入したものの、使いこなせないとなれば、導入コストを無駄にしてしまいます。コストの最適化を図るためにも、自社の目的に適したソフトを選びましょう。

まずは自社が抱える課題を洗い出し、導入目的を明確にすることで、自社に必要な機能を備えたソフトを選定できます。

クラウド型のセキュリティ対策はプライバシーマークを確認する

名刺データには個人情報などの機密性の高い情報も含まれます。ハッキングや誤操作による情報漏洩のリスクを低減するためにも、セキュリティ性の高い名刺管理ソフトを選びましょう。

おすすめは、プライバシーマーク（Pマーク）を取得した名刺管理ソフトです。プライバシーマークは、一般財団法人日本情報経済社会推進協会が付与するもので、簡潔にいえば「個人情報の取り扱い方が適切である」ことを保証しています。

すなわちプライバシーマークを取得している名刺管理ソフトは、セキュリティ対策に一定の信頼が置けます。名刺管理ソフトを選ぶ際は、プライバシーマークの有無にも注目しましょう。

参考：プライバシーマーク制度｜一般財団法人日本情報経済社会推進協会

法人向けの名刺管理ソフトおすすめ4選

その他名刺管理ソフトの選び方

名刺管理ソフトを選ぶ際は、次のようなポイントに注目してみましょう。特に名刺データ化の精度・搭載機能の種類は重要なポイントです。

【重要な2つのポイント】

1. 名刺データ化の精度を確認
2. 自社に必要な機能が備わっているか

【その他の比較ポイント】

1. 提供形態を確認
2. 名刺の取り込み方法を確認
3. 多言語に対応しているか
4. データの引き継ぎは可能か
5. 操作しやすいか

まとめ

法人向けの名刺管理ソフトは、個人向けソフトや無料ソフトに比べて、機能面が充実しているのが特徴です。導入により、営業活動の効率化・顧客データの有効活用・多様な働き方の推進などのメリットを得られます。

法人向けの名刺管理ソフトにはさまざまな製品があるため、自社に適したものを吟味することが大切です。特に共有のしやすさ・使いやすさ・セキュリティ精度は、重要な選定ポイントとなります。

自社に適した名刺管理ソフトの導入により、従来手動で行っていた名刺管理業務を自動化し、業務の効率化・迅速化を図りましょう。