名刺管理ソフトの基本機能・オプション機能を解説｜メリットや選び方

名刺管理ソフトを利用することで、業務の効率化や営業活動の効率化が行えるとして、近年では名刺管理ソフトの普及が広がっています。本記事では、名刺管理ソフトの基本的な機能・オプション機能について解説し、ソフトを利用するメリット・デメリット・選び方を詳しく紹介します。

目次

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1. 名刺管理ソフトの必要性
2. 名刺管理ソフトの基本機能
3. 名刺管理ソフトのオプション機能
4. 名刺管理ソフトのメリット
5. 名刺管理ソフトのデメリット
6. 名刺管理ソフトの選び方
7. まとめ

名刺管理ソフトの必要性

名刺管理ソフトとは、スキャンした名刺の情報（テキスト）を電子データ化するソフトです。名刺の検索・フィルタリング機能、自動名寄せ機能の他、営業支援機能や外部システム連携機能といった、＋αの機能を備えたものも多くあります。

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名刺管理ソフトの基本機能

名刺管理ソフトには、名刺の取り込み機能だけでなく、データ整理や管理機能・編集機能など、実用的な機能が多数搭載されています。なお、搭載されている機能はソフトによって異なるため、希望する機能が搭載されているか、導入前に必ず確認しましょう。

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名刺取り込み機能

名刺管理ソフトの代表的な機能が、名刺取り込み機能です。相手からもらった名刺に印字されている情報（氏名・勤務先・住所・電話番号）を自動でシステムに取り込みます。

名刺取り込み機能には、大きく分けてOCR機能・オペレーターの取り込み機能の2種類があります。それぞれ特徴が異なるため、自社に適した方を選びましょう。

OCRで取り込む

OCR機能は日本語で「光学文字認識機能」といい、スキャンした画像からテキストを自動で読み取り、電子データ化する機能です。スキャンの際には、専用のスキャナやカメラアプリなどを用います。

名刺を端末でスキャンするだけで、簡単にテキストがシステムに入力されるため、手動での入力の手間を軽減できます。また、名刺管理をしたい場合、瞬時に名刺情報を電子データ化できる点もメリットです。

一方、OCRの読み取り精度はソフトによって異なり、精度が低いものは文字の誤認が起こりやすいため、取り扱いには注意しなければなりません。仮に、精度が高いものであっても誤認の可能性はゼロではないため、最後は必ず目視でのチェックが必要です。

そして、OCRの名刺取り込み機能が搭載された名刺管理ソフトは、その多くが個人向けである点も考慮しましょう。

オペレータによる取り込み

オペレーターによる名刺の取り込みは、主に名刺を大量にもらう機会が多い法人向けのサービスです。ベンダーのオペレーターが名刺画像を見ながら、手動でシステムにデータを入力します。

入力自体は手動ですが、社内での転記は不要のため、業務担当者の負担を大きく軽減できるでしょう。また、ベンダー側で目視によるチェックが行われるため、OCR機能のような文字の誤認・誤入力が起こりにくい点もメリットです。

一方、オペレーターの取り込みサービスを備えた名刺管理ソフトは、OCR機能搭載のソフトと比べてコストが高い点に留意しましょう。なお、名刺画像を送信し、その情報がシステムに反映されるまでには、確認作業を含めるとやや時間がかかります。

データ整理・管理機能

システムに登録された名刺データを整理・管理できる機能です。たとえば氏名・勤務先・役職・連絡先といったデータを項目別に整理できます。

その際、項目ごとのタグ付けも可能で、顧客を「見込み客・取引中・失注相手」のように容易にグループ分けできるため、アプローチすべき相手を一目で把握しやすくなります。つまり、適切なアプローチによって、効率的な営業活動が可能になるでしょう。

編集機能

登録された名刺データを自由に編集・更新できる機能です。たとえば、取引先の担当者が異動した場合には、異動先の情報を容易に更新できます。名刺は都度更新が必要であるため、名刺情報に変更があった場合、迅速に情報を更新できるかどうかは、重要なポイントです。

また、メモ機能があるものならば、些細な会話から得た相手のニーズや嗜好といったヒントも手軽に追記できます。その結果、相手の潜在的なニーズや嗜好を読み取り、より戦略的な営業活動につなげていけるでしょう。

連絡先自動同期機能

連絡先自動同期機能とは、名刺管理ソフトの情報を更新した際に、ソフトと連携させている他システム・アプリケーションの情報も自動で更新される機能です。

たとえば、スマートフォンの電話帳機能と名刺管理ソフトを連携させている場合、名刺管理ソフトの連絡帳が更新されると、スマートフォンの連絡帳も同時に更新されます。なお、名刺管理ソフトをメールクライアントと連携させている場合も同様です。

この自動同期機能によって、各従業員が手動で個人保有のデバイスを同期する必要がなく、スムーズで迅速な情報共有が可能になります。

検索・フィルタリング機能

データベース内の名刺を、単語やキーワードから簡単に検索できる機能です。たとえば、氏名や会社名を入れるだけで、該当する名刺がヒットします。従来のように名刺台帳をめくって1枚ずつ探す必要がなくなり、必要な名刺をすぐに閲覧できます。

そして、フィルタリング機能では、特定の属性やカテゴリに基づいた検索が可能です。たとえば、「山田」はよくある名前のため、該当する名刺がいくつも表示されることにより、目的の名刺だけを引き当てるのは難しいです。

しかし、「○○会社」という特定の属性でフィルタリングすることで、目的の名刺を素早く取り出せます。よって、検索機能とあわせてフィルタリング機能も重宝する機能です。

自動名寄せ機能

重複している名刺情報を、氏名・電話番号を基にして1つのIDにまとめて紐付ける機能です。たとえば、過去に名刺をもらった相手が異動・昇進・転職した場合に、再び新しい名刺をもらうことはよくあります。

この場合、単純に新しい名刺情報を入力すると、同一人物の名刺がデータベース内に重複して存在することになります。しかし、名刺が重複すると、どれが最新の情報か把握しづらくなり、商機を逃す恐れがあります。

その点、名寄せ機能がある名刺管理ソフトは、基本的に同氏名の人物は同一人物とみなし、新しい名刺情報は重複保存するのではなく、古い情報を上書きする形で保存されます。よって、情報の更新が容易であり、常に最新の情報に基づいた営業活動が可能になるでしょう。

マルチデバイス対応機能

マルチデバイス対応機能は、パソコン・スマートフォン・タブレットといった、複数のデバイスで名刺管理ソフトを利用できる機能です。

スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末に対応したソフトであれば、営業先や出張先でも簡単に名刺を閲覧・登録・編集できます。

名刺の閲覧や登録のための帰社が不要になるため、業務の効率化につながります。さらに、リモートワークや在宅勤務を推進する企業にもおすすめの機能です。

名刺管理ソフトのオプション機能

名刺管理ソフトには、いくつかのオプション機能を備えたものもあります。名刺管理だけでなく、複数の業務をカバーする場合は、以下のような機能を備えたソフトを検討しましょう。

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営業支援に関する機能

名刺管理ソフトの中には、営業活動の効率化に役立つ機能を備えたものもあります。次のような機能が代表的です。

1. メール配信機能：名刺のメールアドレスにDMやメルマガを自動送信
2. ツリー・組織表作成機能：同企業内の複数の名刺情報から、組織ツリーを作成
3. 地図データ連携機能：顧客情報と地図データを照合し商圏分析する

これらの機能を活用することで、既存顧客へのアフターフォローや、新規顧客の獲得に向けた施策を効率的に行うことができます。

他システムとの連携機能

名刺管理ソフトによっては、SFAやCRMといった外部システムと容易に連携できるものもあります。営業支援ツールであるSFAや、顧客関係管理のCRMと連携することによって、大事な顧客情報を結び付けた、さらなる営業活動の効率化に期待できます。

なお、名刺管理ソフトに入力された顧客情報は、自動的にSFAやCRMにも反映されるため、従来より迅速で効率的な営業業務・マーケティング業務を実現できるでしょう。

名刺管理ソフトのメリット

名刺管理ソフトにはさまざまなメリットが期待できます。各メリットを適切に理解し、名刺管理ソフトの導入を検討しましょう。

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名刺管理業務が効率化される

名刺管理ソフトの導入により、名刺管理業務を効率化できます。従来の名刺管理は、もらった名刺の情報を手動でシステムに入力し、その後名刺をファイリング・保管する必要がありました。

管理する名刺の数が多くなるほど担当者の業務量は大きくなり、かつ物理的な保管スペースもその分確保しなければなりません。一方、名刺管理ソフトを導入すれば、もらった名刺をスキャンするだけで、情報を電子データとして管理できます。

手動での管理・保管作業や保管スペースが不要になるため、従来に比べて名刺管理業務を大幅に効率化できます。また、登録された名刺データは検索機能からすぐに検索でき、従来のように名刺台帳をめくって探す手間を省ける点もメリットです。

営業活動が効率化される

名刺管理ソフトは、営業活動の効率化にも役立ちます。従来の手動による名刺管理の場合、名刺情報は、名刺をもらった当人に属人化しやすいのが難点でした。

属人化したまま、チーム内での名刺情報の共有が不十分な場合、同一の取引先に重複して営業活動を行ってしまい、信頼度を下げるといったミスが起こりがちです。

一方、名刺管理ソフトを導入すれば、各メンバーが個別にもらった名刺も1つのデータベースに集約し、管理・共有ができます。これにより、チーム内での営業の重複を防止できるでしょう。

また、登録した名刺情報は即座にチーム全体に共有されるため、他メンバーの人脈を可視化できる点もメリットです。そして、新規営業や新商品の提案を行いたい場合などに、他メンバーの協力を得られれば、成約率の向上にもつながります。

外出先からアクセスできる

マルチデバイス対応の名刺管理ソフトならば、外出先・社外からでも名刺管理システムにアクセスできます。

従来のアナログな名刺管理では、出張先でもらった名刺をシステムに登録する際、一度帰社する必要がありました。しかし、その間に名刺を紛失・汚したり、あるいは登録そのものを忘れたりする可能性があります。

一方、マルチデバイス対応の名刺管理ソフトならば、帰社することなく、もらったその場で名刺を登録できるため、名刺の登録漏れを防げます。

素早く営業戦略を実行できる

社外から登録された名刺情報は、即座に社内メンバーに共有されるため、営業担当者の帰社を待つことなく、営業戦略の立案や施策を実行できます。営業活動は顧客への迅速な対応も大事であるため、施策の実行においても素早く行えるのは大きなメリットとなります。

そして、顧客満足度を向上させることによって、相手との信頼関係を構築し、営業成績や生産性の向上にもつなげることができます。

簡単に情報共有できる

名刺管理ソフトに登録された情報は、システムにアクセスできるメンバーであれば、誰でも簡単に閲覧できます。従来のように、個別連絡で名刺情報を共有する必要がない点もメリットです。

なお、情報共有のしやすさは、セキュリティリスクが高いことの裏返しでもあります。名刺には個人情報や機密性の高い情報が含まれており、万が一情報漏洩すれば、自社に大きな損害があります。そのため、アクセス権限を設定するなどのセキュリティ対策も重要です。

名刺管理ソフトのデメリット

名刺管理ソフトにはさまざまなメリットがある一方、デメリットも存在します。名刺管理ソフトの導入の前に、メリットとデメリットのバランスを十分に比較することが大切です。以下では、名刺管理ソフトのデメリットを解説します。

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規模によってコストが発生する

名刺管理ソフトの導入にあたっては、ソフトの購入代金や月々の利用料金といったコストが発生します。なお、名刺管理ソフトにはオンプレミス型とクラウド型があり、それぞれ発生コストの比重が異なります。

オンプレミス型は自社にサーバーを設定して利用する形態です。ソフトの購入代金やインフラ整備費用といった導入費用の比重が大きくなりますが、ソフトをインストールすれば利用できるため、月々の利用料金はさほどかかりません。

対して、クラウド型はベンダーがインターネット上に用意した、サーバー・システムを利用する形態です。インターネット上のシステムにアクセスさえできれば、すぐに利用可能で、導入費用もさほどかかりませんが、契約終了までは月額利用料金が発生しつづけます。

一般的に、ユーザー数が多い場合は、ランニングコストの低いオンプレミス型のほうが割安な傾向があります。そして、クラウド型の多くはユーザー数によって料金が変動するため、小規模企業に適しています。

セキュリティ対策を伴う

名刺管理ソフトを利用する際には、セキュリティ対策が必須です。特に、オンプレミス型の場合は自社でセキュリティ対策を行う必要があるため、専門の知識を持った従業員を専任として就ける必要があります。

なお、クラウド型の場合は基本的にベンダー側がセキュリティ対策を行うことになりますが、ベンダーのセキュリティ精度に頼りきりになることがほとんどです。そのため、導入前には、ベンダーのセキュリティ対策についてもしっかりと確認しておきましょう。

データ化に時間がかかる

OCRを使って名刺を登録する場合は、1枚～数枚単位をスキャナやカメラアプリでスキャンする必要があります。数枚ならばすぐ終わりますが、登録する名刺が膨大な場合は、枚数に応じた時間がかかるでしょう。

また、ベンダーのオペレーターが登録を行う場合も、名刺画像の送信後すぐに入力してもらえるとは限らないため、データ化までには相応の時間がかかります。

多重登録になる場合がある

SFAやCRMといった他システムを活用し、すでに名刺登録を行っている場合、新しく名刺管理ソフトを導入すると、改めて名刺を登録し直さなければなりません。つまり、二度手間になるため、担当者に負担がかかります。

なお、名刺管理ソフトの中には、他ソフトと連携できるものもあります。それらの連携機能を活用することで、登録データはCSVで自動的にやりとりできるため、改めて名刺登録する手間を削減できます。

名刺管理ソフトの選び方

名刺管理ソフトは、自社にとって使いやすいものを選びましょう。使いやすさの基準は企業によって異なりますが、一般的には以下のような基準に沿って選定するのがおすすめです。

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目的に沿った機能であるか

名刺管理ソフトは、導入目的に沿った機能を備えたものを選びましょう。たとえば、名刺の入力作業を効率化したい場合は、高度なOCR機能や外部オペレーターによる入力サービスがあるものがおすすめです。

また、名刺管理以外の業務までカバーしたい場合は、営業支援機能・外部システムとの連携機能を備えたものが役立つでしょう。そして、マルチデバイス対応のソフトは社外からでも容易に名刺を閲覧でき、外回り担当者の業務負担の軽減につながります。

どのような取り込み方法か

名刺の取り込み方法も事前に確認しておきましょう。社内既存の取り込み方法を利用したい場合は、その取り込み方法に対応した名刺管理ソフトを選ぶ必要があります。

もし社内既存の取り込み方法が利用できない場合は、新しいスキャナの購入が必要になります。この場合は導入費用が大きくなるため、ソフト導入のトータルコストと、導入によって得られるメリットのバランスを確認しましょう。

なお、名刺管理ソフトの中には、スキャナ以外で名刺を取り込めるものもあります。代表的なのは、スマートフォンやタブレットの内蔵カメラから名刺を撮影・スキャンする方法です。

モバイル端末で取り込みできれば、新規デバイス購入の必要もなく、出張先や営業先でもらった名刺を即座に登録でき、名刺の登録漏れのリスクが下がります。ですが、ソフトによっては複数枚読み取りができない場合もあるため、登録枚数に応じて確認が必須となります。

法人向けか個人向けか

名刺管理ソフトには、法人向けと個人向けのものがあります。法人向けの名刺管理ソフトには、外部オペレーターによる入力サービスなどが付随しており、大量の名刺を効率的に管理できます。カスタマーサポート・営業支援といった＋α要素が充実しているのも特徴です。

一方、高機能な名刺管理ソフトはコストも高い傾向があります。そのため、コストをできる限り抑えたい場合は、個人向けの名刺管理ソフトが良いでしょう。

なお、名刺管理ソフトの中には無料で利用できるものもあります。低コスト・無料のソフトは機能が簡素ですが、管理すべき名刺が少ない場合や、名刺管理ソフトをお試し利用してみたい場合は、低コスト・無料の名刺管理ソフトを利用するのもおすすめです。

どのデバイスに対応しているか

名刺管理ソフトがどのデバイスに対応しているか、対応デバイスについても必ず確認しましょう。たとえば、社外でも利用したい場合は、スマートフォンやタブレットでも利用できるマルチデバイス対応のソフトがおすすめです。

また、対応OSは名刺管理ソフトによって異なります。特に、PC版の名刺管理ソフトの多くはWindowsのみの対応で、Macでは使えないことが多いです。よって、自社既存のデバイス・OSで使えるかどうか、事前に確認しておくことが大切です。

連携機能はあるか

他システムと連携させたい場合は、連携機能がある名刺管理ソフトを選びましょう。SFAやCRMと連携できるソフトであれば、名刺管理から営業・マーケティング業務までを一元管理できます。

既存のシステムと併用し、費用対効果を存分に上げるためにも、なるべく連携機能を有したものを選択するのがおすすめです。

まとめ

名刺管理ソフトは、スキャンした名刺情報をデータ化・一元管理できるソフトです。OCR機能や外部オペレーターによる入力サービスのほか、データの整理や管理・検索やフィルタリング機能・名寄せ機能などを備えたものが一般的です。

名刺管理ソフトの導入により、従来手動で行っていた名刺管理業務を自動化できます。最新の名刺情報を組織全体で共有できるため、営業業務の効率化にもつながるでしょう。また、マルチデバイス対応のソフトは、出先でも名刺を閲覧・登録できる点もメリットです。

一方、名刺管理ソフトには、コストがかかる・データ化に時間がかかる・多重登録が発生する、といったデメリットもあります。特に、コスト面は費用対効果を大きく左右する要因の1つであるため、搭載機能・提供形態を吟味することが大切です。

そして、名刺管理ソフトを選ぶ際は、取り込み方法や対応デバイス、法人向けか個人向けか、といったポイントにも注目する必要があります。自社に適した名刺管理ソフトを導入し、名刺管理業務や営業業務の効率化・最適化を狙いましょう。