顧客管理機能付き名刺管理ソフトのおすすめ2選｜メリットも解説

名刺管理ソフトには、顧客管理機能を持ったものもあります。名刺のデータだけでなく顧客の趣味嗜好などの細かい情報も一括管理できるため、効果の高い営業活動に繋がります。この記事では、顧客管理機能を搭載したおすすめの名刺管理ソフトやメリット、選び方などを解説します。

目次

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1. 名刺管理ソフトと顧客管理システムの違い
2. 顧客管理機能付き名刺管理ソフトのメリット
3. 顧客管理機能付き名刺管理ソフトおすすめ2選
4. その他の名刺管理ソフトの選び方
5. まとめ

名刺管理ソフトと顧客管理システムの違い

名刺管理ソフトと顧客管理システムは、どちらも顧客や取引先などを管理することが目的のシステムです。上記のように目的が似ているので混同されがちですが、管理する情報の内容や機能が異なります。

名刺管理ソフトとは、紙の名刺をデータ化するシステムです。名刺をスキャンしてデータで保存するため、名刺の整理や管理業務を効率化でき、社内でのデータ共有もスムーズになります。

もう一方の顧客管理システム（CRM）は、顧客の住所・連絡先などの基本情報からやり取りの記録や販売履歴など、顧客の詳細な情報を一元管理するシステムを指します。顧客情報を細かく分析でき、営業戦略などに幅広く活用できるシステムです。

名刺管理ソフトと顧客管理システムどちらの情報も、営業活動を効率化する重要な情報であるため、併用するのがおすすめです。2つのシステムを併用すれば、より多くのデータを蓄積できるため、顧客に適切な提案や訴求が可能になります。

名刺管理ソフト・アプリの主な機能

名刺管理ソフト・アプリは、名刺の情報をデータ上で一元管理でき、社内で共有するのに便利なツールですが、具体的にはどのような機能があるのか分からない方も多いのではないでしょうか。まずは、名刺管理ソフト・アプリの主な機能について、具体的に解説します。

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名刺情報のデータ化

名刺管理ソフトは、名刺をスキャンして情報をデータ化できるため、名刺の管理がしやすくなります。記載されている名刺のデータがクラウド環境で一元化されるため、別部署や離れた支店などとの名刺の共有が可能です。

名刺を読み取る方法は、フラットスキャナーや複合機のスキャン機能を利用したり、スマートフォンなどで撮影したりする方法があります。スキャンしたデータは、クラウド上にデータ保管・整理されるため、紙ベースで保管・管理する必要がありません。

また、画像データをOCRという光学文字認識機能によって、テキストデータに変換する機能があります。このOCR機能は名刺管理ソフトのほとんどに導入されており、名刺のデータを入力する手間がなくなるのがメリットです。

相手の人事異動を通知

名刺管理ソフトでは、相手の人事異動を通知する機能もあります。取引先の営業担当が、部署異動や昇進などで所属部署や肩書きが変わるケースも少なくありません。

紙ベースの名刺管理の場合、前の名刺を探し出す手間がかかり、複数の名刺があるとどの名刺が最新の情報なのか混乱を招くことも多いです。

名刺管理システムには、同一と思われる名刺候補を自動的に抽出して通知する機能があります。新しい名刺のスキャンを行えば、保存している名刺データの中から古い名刺と情報を自動で統合させることができ、変更があった場合には自動的に通知されます。

従って、前の名刺を探したり入力で内容変更したりする作業が省略でき、最新情報を常に管理できるため、適切な営業活動を行えるようになるでしょう。

取引先の組織図作成

名刺管理ソフトによっては、取引先の情報を入力しておくだけで取引先の組織ツリーが作成できる機能があります。組織ツリーによって取引先の人脈を可視化できるため、取引先との良好な関係の構築に役立ちます。

紙ベースの名刺で組織図を作成するのは手間がかかるため、その手間や無駄な時間を削減できるのがメリットです。

メールの配信

名刺管理ソフトのメール配信機能も便利です。メール配信機能とは、名刺管理ソフトに保存されたメールアドレスのデータを利用して、メール送信を行える機能です。

登録されたメールアドレスへの一斉送信や、条件を指定しての個別送信もできます。名前や会社名などを本文に入力した差し込みメールの配信も可能なソフトもあるため、より訴求力が高いメール配信が行えるのが魅力です。

顧客管理システムの主な機能

顧客の情報管理や営業情報の管理、マーケティングなどビジネスに役立つ機能が多数搭載されていますが、使ったことがない人にとっては名刺管理ソフトとの違いがわかりにくいでしょう。

ここからは、顧客管理システム（CRM）でどのようなことができるのか、システムの主な機能について詳しく解説します。

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顧客の情報管理

顧客管理システムは、顧客の情報を一元管理することができるシステムです。名前・電話番号・住所などの基本情報だけでなく、趣味思考や家族構成、コンタクト履歴といった名刺管理ソフトより詳細な情報をデータとして蓄積することが可能です。

顧客管理システムは、より細かい顧客情報が管理できることにより、どのような営業が適しているのかなどの顧客分析に役立ちます。企業において顧客情報管理は非常に重要となっており、名刺管理ソフトやSFAなどを連携させて利用する企業が増えています。

Excelなどの既存のデータをインポートできるソフトなどもあるため、従来の顧客管理から素早く移行できるかもチェックしておきましょう。

営業活動の情報管理

顧客管理システムでは、営業活動の情報管理も効率的に行えるのがメリットです。顧客との取引実績や商談プロセスなどを一元管理でき、営業活動の進捗状況を社内で可視化できます。

上司は部下の進捗状況をタイムリーに把握できるため、サポートしやすい環境が作れます。また、常に進捗状況を確認できるため、社員の自己意識が高まることも期待できるでしょう。

営業活動の状況はCRMのシステム上で自動で集計・分析してくれるため、顧客の分析などにかかる作業負担が軽減するのもメリットです。

マーケティング

顧客管理システムには、マーケティングに役立つ機能が多数搭載されているのが利点です。メルマガやアンケート送信、SNSとの連携によるソーシャルマーケティングなどの機能が活用できます。

こうした機能を活用することで、潜在ニーズを探ったりタイミングによってサービスについて再検討してもらえたりするため、より効果的なマーケティングが可能になります。

このようなマーケティングを手助けする便利な機能が多数搭載されているため、見込み顧客の育成を効率的に行えるのが特徴です。

顧客管理機能付き名刺管理ソフトのメリット

名刺管理ソフトには、顧客管理機能を持ったものも登場しています。名刺管理ソフトに顧客管理機能があると、常に最新の情報が保てる・営業の質の向上などのメリットがあります。以下で、顧客管理機能付き名刺管理ソフトのメリットについて解説します。

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常に最新の情報を保てる

1つのツールで名刺管理と顧客管理ができるため、ツール間の情報反映のタイムラグがなくなるのが大きなメリットです。従って常に最新の情報を保つことができるため、古い情報を基に営業活動を行うといったミスを防げます。

例えば顧客管理システムのみ運用していた場合、都度名刺情報を手入力したりExcelなどのCSVファイルをインポートしたりと手間がかかります。顧客管理機能付きの名刺管理ソフトなら、これらの作業負担を軽減でき、手軽に正確な情報を扱うことが可能です。

情報を資産化できる

顧客管理と名刺管理を同時にすることで、より精度の高い顧客情報を管理できるようになります。どちらかのシステムのみの情報よりも更に細かい情報を蓄積できるため、会社にとってその情報は大きな資産となるでしょう。

都度取引を行った担当者なども記録しておけるため、情報を分析したり、部署をまたいで簡単に共有できたりするのもメリットです。顧客や取引先の管理がスムーズになり、社内間で営業活動の効率化に繋がります。

営業の質の向上

顧客管理システムによって営業の履歴が可視化できるため、質の高い営業を行えます。営業活動の履歴や、販売状況などの情報が簡単に可視化できるようになり、顧客ごとに合わせた訴求ができます。

場合によっては顧客が抱えているであろう課題なども予測できるため、顧客が興味関心を抱きやすい製品をアピールしやすくなります。これにより、自社の利益を伸ばすことにも期待できます。

顧客満足度の向上

質の高い営業を行えるということは、同時に顧客の満足度向上に期待できるということでもあります。顧客が抱えている課題を解決できる製品の訴求は、提案をする自社だけでなく顧客にとってのメリットも大きいです。

顧客に寄り添った質の高い営業は顧客満足度向上にも貢献するため、顧客管理機能付きの名刺管理ソフト導入によって得られる恩恵は大きいと言えます。

2つのソフト・システムの連携が不要

顧客管理機能付きの名刺管理ソフトを導入すれば、2つのソフトとシステムを連携する手間がかかりません。名刺管理ソフトと顧客管理システムをそれぞれ導入する場合、連携する手間とスキルが必要になります。

連携をしなければ顧客情報の管理が煩雑となり、導入による恩恵が得にくくなります。そのため、名刺管理ソフトと顧客管理システムを別で導入した場合、連携はほぼ必須です。

顧客管理機能付きの名刺管理ソフトであれば、連携に必要な手間もスキルもなく顧客情報の管理を行うことができます。

顧客管理機能付き名刺管理ソフトおすすめ2選

その他の名刺管理ソフトの選び方

名刺管理ソフトを選ぶ際は、法人向けか個人向けか、名刺データ化の精度などをチェックすることが大切です。名刺管理ソフトはさまざまな製品があるため、以下のポイントに着目して選びましょう。

また、名刺管理ソフトは無料トライアルを実施している製品が多いため、無料トライアルで様々なソフトを比較検討してみるのがおすすめです。

【重要な3つのポイント】

1. 法人向けか個人向けか確認
2. 名刺データ化の精度を確認
3. 自社に必要な機能が備わっているか

【その他の比較ポイント】

1. 提供形態を確認
2. 名刺の取り込み方法を確認
3. 名刺データを共有できるか
4. 多言語に対応しているか
5. データの引き継ぎは可能か
6. 操作しやすいか
7. セキュリティ対策は万全か

まとめ

名刺管理ソフトと顧客管理システムは、管理する情報の内容や機能がそれぞれ違います。名刺管理ソフトの主な機能は、紙の名刺をデータ化するシステムです。もう一方の顧客管理システムは、顧客の基本情報・販売履歴などの顧客情報を一元管理するシステムです。

どちらも営業活動を効率化できる便利なシステムですが、最近では顧客管理機能付きの名刺管理ソフトが登場しています。名刺管理と顧客管理が同時に行えれば、名刺のデータだけでなく趣味嗜好などの細かい情報が管理できるため、効果の高い営業活動に繋がります。

ただし、顧客管理機能付き名刺管理ソフトはさまざまな種類があるため、自社に必要な機能が備わっているのか、名刺のデータ化の精度など選び方に注意すべきポイントも多いです。

顧客管理機能付きの名刺ソフトを導入する際は、この記事を参考にソフトの選定や準備を行い、営業業務効率化といったシステムのメリットを実感できる環境作りを行いましょう。