無料で使える問い合わせ管理ツールおすすめ3選｜選定ポイントも解説

問い合わせ管理ツールには、無料プランが提供されているものや無料トライアルで試せるものも多数あります。ただし機能やユーザー数などに制限があるため、選ぶ際は注意が必要です。この記事では、無料で使えるおすすめの問い合わせ管理ツールや選定ポイントなどを解説します。

目次

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1. 問い合わせ管理ツールを無料で利用しよう
2. 無料で使える問い合わせ管理ツールのメリット
3. 無料で使える問い合わせ管理ツールの選定ポイント
4. 無料で使える問い合わせ管理ツールおすすめ3選
5. その他の問い合わせ管理ツールの選び方
6. まとめ

問い合わせ管理ツールを無料で利用しよう

問い合わせ管理ツールとは、顧客からの問い合わせ内容や返信履歴、対応の進捗状況などの情報を一元管理するツールです。メール・電話・SNS・Webサイト・チャットなどからの問い合わせを一元的に管理できるため、顧客対応業務の効率化が図れます。

現在では、問い合わせ対応を重視する企業に多く導入され、業務の効率化だけでなく顧客満足度の向上にも役立てられています。ツールの中には、継続的に無料利用できる「無料プラン」や、本格導入前の試用として利用できる「無料トライアル」があります。

しかし、無料で使える管理ツールの利用には注意しなくてはならないポイントもあります。そこで、本記事では、無料で使える問い合わせ管理ツールの選定ポイントの解説を交えて、無料で使えるおすすめの管理ツールを紹介します。

無料で使える問い合わせ管理ツールのメリット

無料で使える問い合わせ管理ツールの利用には、コストをかけずにツール利用ができる以外にも、多くのメリットがあります。ここでは、多くあるメリットの中から下の2つに絞って解説します。

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Excelよりも管理しやすい

企業の中には、Excelを利用して問い合わせ管理をしているケースも多いです。Excelは多くの企業で業務に利用されているため、余分なコストをかけずに問い合わせ管理ができますが、管理件数が増えると管理が難しくなるという課題があります。

一方、問い合わせ管理専用に作られているツールは、管理件数が多くなってもパフォーマンスに影響することはありません。また、Excelでは手間のかかっていた作業もワンクリックでできるようになり、管理が簡単になります。

問い合わせ管理に特化して設計されているツールは、対応漏れや重複対応の防止など問い合わせ管理のためのさまざまな機能が搭載されており、業務の効率化を図れます。特に問い合わせ件数の多い企業にはツールの活用がおすすめで、大きな効果を発揮します。

使用感を確認できる

ツールの使いやすさは、問い合わせ管理ツールを選択する際の重要なポイントです。そのため、自社に合ったツールを絞り込んだら、無料トライアルを利用して使用感を比較・検討してから、最終的に導入するかどうかを決めるのがおすすめです。

また、無期限で利用できる無料プランでスモールスタートし、使用感や運用効果を確認してから、必要に応じて有料プランに移行していくのも効果的な方法です。

無料で使える問い合わせ管理ツールの選定ポイント

無料で使える問い合わせ管理ツールは、さまざまなベンダーから数多く提供されています。その中から自社に適したツールを選択することで、高い導入効果が見込めます。ここでは、自社に適した無料ツールを選定するためのポイントを下記の4点に絞って解説します。

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機能や容量、ユーザー数は十分か

無料で使える問い合わせ管理ツールは、機能やデータ容量・ユーザー数などに制限が設けられています。制限事項や範囲はツールによって異なるため、ツール選定時に自社に必要な範囲がカバーされているかの確認をする必要があります。

たとえば、データ容量の制限は1〜100GBと幅広く、中には無制限で利用できる無料ツールもあります。ユーザー数の制限は1〜10人程度で、1人に制限されているツールは複数人での共同編集ができません。

また、分析機能やレポート作成機能などの制限もあり、基本的には高度な機能は利用できな点に注意しましょう。

使いやすいか

無料の問い合わせ管理ツールを効果的に利用するためには、担当者が使いやすいものであることが重要です。無料トライアルは、導入候補となっている有料ツールの使いやすさを確認するのに最適で、コストをかけることなく使いやすさの比較・検討ができます。

また、無料ツールを継続的に使う場合には、使いやすいツールの無料プランを選びましょう。これにより、無料プランで対応しきれなくなった場合でも有料プランに変更すれば、同じ使い勝手で利用でき、データも引き継げるためスムーズに移行できます。

セキュリティに問題はないか

問い合わせ管理システムは、多くの顧客情報や対応履歴が保管されているため、強固なセキュリティ対策が必要です。しかし、無料ツールは有料ツールに比べてセキュリティ対策が劣っている場合があるため、導入前の確認が重要です。

確認事項としては、多要素認証などの強力なユーザー認証機能、ツールの操作記録を保存するログ機能、データの暗号化機能などの有無などがあります。また、情報セキュリティに関する国際規格である「ISO認証」を受けている製品なら安心して利用できます。

無料で使える期間をチェック

無料で使える問い合わせ管理ツールには、利用期限を設けた「無料トライアル」と継続的に利用できる「無料プラン」の2種類があります。無料トライアルは、本格導入前の試用期間であるため、利用できる期間が1週間から1か月程度に設定されている場合が多いです。

ベンダーから無料ツールを紹介された時にも、無料で使える期間を必ず確認しましょう。

また、無料プランは継続的に無料で使えますが、上述したように利用できる機能が限られているのに加えて、サポートにも制限があるケースが多いため注意が必要です。

無料で使える問い合わせ管理ツールおすすめ3選

その他の問い合わせ管理ツールの選び方

問い合わせ管理ツールの導入は、顧客からの問い合わせに対しスムーズな対応ができるようになるため、顧客満足度の向上が図れます。より費用対効果の高い導入を行うには、以下のポイントに注目してツール選択を行うのがおすすめです。

【重要なポイント】

1. 自社のチャネルに対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. 必要なデータを収集・分析できるか

まとめ

問い合わせ管理ツールの導入によって、顧客からの問い合わせデータを一元管理でき、顧客対応をスムーズに行えるようになります。ツールの中には、無料プランや無料トライアルなど無料で利用できるものも多くあるため、有効に活用するのがおすすめです。

ただし無料ツールは、機能やユーザー数などが限られていたり、セキュリティ対策が脆弱な場合もあるため、慎重に確認して自社のニーズに合ったツールを選ぶ必要があります。

本記事の内容を参考に無料ツールを活用して、コストをかけずに自社の問い合わせ管理の効率化を図りましょう。