おすすめのメール共有システム8選｜選ぶ際の比較ポイントも解説

メール共有システムとは、複数人でメールを共有・一元管理するためのシステムです。問い合わせへの対応漏れや重複対応を防ぎ、メール業務を効率化できます。この記事では、おすすめのメール共有システムや選ぶ際の比較ポイントを解説します。

目次

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1. メール共有システムでメール対応業務を効率化
2. メール共有システムは機能・操作性・対応チャネルで選ぶ
3. メール共有システムの選び方で重要な3つのポイント
4. メール共有システムのその他の比較ポイント
5. おすすめのメール共有システム8選
6. メール共有システムの導入フローと注意点
7. まとめ

メール共有システムでメール対応業務を効率化

メール共有システムは、複数のユーザーが同一のメールアカウントを共有し、受信・送信したメールを一元管理できるシステムです。これにより、顧客対応やプロジェクト管理が円滑になり、業務の効率化と透明性が向上するメリットがあります。

全員が同じメールを確認できるため、情報の抜け漏れが防げ、チーム内での共有が迅速化します。また、タスクの担当者を明確にする機能やメールのステータス管理によって、対応の遅延防止や顧客満足度の向上にも期待できます。

さらに、特定の条件でメールを振り分ける自動化機能もあるため、作業が効率化し、従業員の負担軽減につながります。本記事では、おすすめのメール共有システムの紹介と共に、選ぶ際の比較ポイントや導入フロー、注意点などについて解説します。

メール共有システムは機能・操作性・対応チャネルで選ぶ

メール共有システムを選ぶ際には、以下の3つの重要なポイントの考慮が大切です。まず、「必要な機能があるか」を確認して、チームの業務に合った機能が揃っているかを見極めましょう。

次に、「操作性・見やすさをチェック」して、誰でも簡単に使える直感的なインターフェースか確認します。さらに、「メール以外のチャネルに対応しているか」を把握し、チャットやSNSなどの他のコミュニケーション手段との統合の検討も大事です。

ここからは、それぞれのポイントについて詳しく解説します。

【重要なポイント3つ】

1. 必要な機能があるか
2. 操作性・見やすさをチェック
3. メール以外のチャネルに対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. 他システムと連携できるか
2. サポート体制は充実しているか
3. セキュリティ対策は万全か
4. 費用は適正か

メール共有システムの選び方で重要な3つのポイント

メール共有システムを選ぶ場合に注目すべきポイントは、まず必要な機能が揃っているかです。複数のメンバーでスムーズに情報を共有し、管理できる機能は必須です。また、操作性や見やすさも重要で、直感的に使えるかどうかが効率に影響します。

さらに、メール以外のチャットやメッセージングツールなど他のコミュニケーションチャネルにも対応しているかの確認によって、業務の幅が広がります。ここからは、メール共有システムの選び方で重要な3つのポイントについて解説します。

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必要な機能があるか

メール共有システムには、チーム全体で効率よくメールを管理できるさまざまな機能が備わっています。一般的には、対応状況の確認や誤送信対策、自動返信などが含まれますが、同じ機能であってもシステムによってその詳細や操作性が異なるケースがあります。

そのため、導入前に必要な機能がしっかり揃っているか、自社が求める機能に対応しているかなどの検討が必要です。また、細かな使い勝手など、ユーザーインターフェースや操作性も確認しましょう。以下の表に、主な機能の概要をまとめました。

機能	概要
対応状況・履歴の確認	・メールの対応状況や履歴を確認し、 誰がどの対応を行ったかを把握できる機能 ・顧客対応の効率化に繋がる
誤送信対策機能	・誤って送信する前の警告表示や送信を取り消せる機能 ・人的ミスによるセキュリティリスクの軽減を図れる
振り分けの自動化	・条件に基づいてメールを自動で振り分け、 適切な担当者に割り当てる機能 ・業務の効率化を図れる
自動返信機能	・受信時に自動で定型文を返信する機能 ・対応開始までの時間を短縮できる
テンプレート	・よく使う文章をテンプレートとして定型化する機能 ・効率的なメール対応が可能
コメント・チャット機能	・メールに対して内部コメントやチャットで やり取りを行う機能 ・チーム内での迅速な連携を促進
顧客情報の管理	・メールと紐づいた顧客情報を一元管理する機能 ・過去のやり取りや詳細な情報が参照可能
レポート機能	・メール対応の統計やレポートを生成する機能 ・業務の進捗や改善点の可視化が可能

操作性・見やすさをチェック

メール共有システムは日々の業務で使用するため、ストレスのない操作性が非常に重要です。使い勝手が悪いシステムは、業務効率を低下させる原因となり、結果としてユーザーの負担を増やす恐れがあります。

さらに、直感的な操作や見やすい画面デザインとなっているか、複雑な操作手順がないかなども確認しましょう。必要な情報がすぐに見つかるレイアウトや、視覚的に整理された画面デザインは業務効率を高めます。

これらのポイントを確認する際は、デモ版や無料トライアルを活用し、チーム全体でシステムをテスト運用して使いやすさを確認することをおすすめします。

メール以外のチャネルに対応しているか

メール共有システムの中には、メールだけでなく電話やSNSなど複数のチャネルからの問い合わせにも対応できる機能が搭載されたものもあります。この機能によって、顧客や取引先が使うさまざまなコミュニケーション手段に対応でき、業務全体の効率が向上します。

特にメール以外のチャネルを利用する企業やチームは、システムの選定時にこれらに対応する機能が備わっているかを充分チェックし、自社の業務に最適なシステムの導入が求められます。

メール共有システムのその他の比較ポイント

メール共有システムを選ぶ際は、機能や操作性だけでなく、その他にもいくつかの比較ポイントがあります。例えば、他システムとの連携性があるかどうか、セキュリティ対策の充実度、迅速かつ的確なカスタマーサポートの品質も評価すべきです。

さらに、システムの導入や運用にかかるコストを考慮して、長期的な費用対効果を見極めることが重要です。ここからは、メール共有システムの事前に検討すべきその他の比較ポイントについて解説します。

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他システムと連携できるか

メール共有システムの中には、ECサイトやCRM、SFA、ビジネスチャットなどの他業務ツールと連携できるものがあります。他システムとの連携機能を通して、問い合わせ情報や顧客データが一元管理でき、他システムとのデータ共有もスムーズに行えます。

特に業務効率を向上させるために、これらのツールを日常的に利用している企業にとって、システム間の連携は必須のポイントになります。そのため、システム選定時には既存ツールとの連携可否を慎重に確認して、最適なシステムを選択しましょう。

この連携機能によって、業務フローのシームレス化が実現でき、さらなる効率化が期待できます。

サポート体制は充実しているか

メール共有システムの選定には、ベンダーが提供するサポート内容や対応時間帯の確認が重要です。導入後のトラブル対応や運用上の疑問点などが発生した時に、迅速かつ適切なサポートを受けられるかが業務のスムーズな運用に大きく影響します。

特にサポートが提供される時間帯や対応スピード、問い合わせの手段として電話、メール、チャットなどの対応が可能かどうか考慮しましょう。

また、サポートの範囲が単なる問題解決にとどまらず、システムの運用支援や定期的なアップデートの情報提供を含むかの確認も重要なチェックポイントです。

セキュリティ対策は万全か

メール共有システムに搭載されたセキュリティ機能の充実度も見逃せないポイントです。特にデータ暗号化機能は、送信中および保存時の情報漏洩リスクを低減するため、重要な機能となります。

また、二要素認証や多要素認証があると、不正アクセスを防止するセキュリティ対策を強化できます。加えてアクセス制御機能では、特定のユーザーやグループに適切な権限を設定できるため、より厳格な情報管理が可能です。

ログ管理機能も重要で、メールの送受信履歴や操作ログの確認を通して、不正行為の追跡や監査が実現できます。このようなシステムのセキュリティ機能が充分に整備されているかも確認することで、自社の信頼性確保にもつながります。

費用は適正か

一般的にメール共有システムの費用は、初期費用、月額基本料金で体系され、オプション料金が発生する場合もあります。これらのコストを総合的に把握し、自社の予算に見合うかの慎重な検討が大事です。

初期費用には、システムの設定や導入支援の費用が含まれ、月額基本料金は通常の利用料金として発生します。また、特定の追加機能やサポートはオプション料金として別途請求されるケースもあるため、全体的なコスト構造を理解する必要があります。

特に必要な機能がオプション扱いになっていないかどうかを確認して、コストパフォーマンスを最大化しましょう。自社にとって最適なシステムを選ぶことで、業務効率が向上し、コスト以上の価値を実感できます。

おすすめのメール共有システム8選

メール共有システムの導入フローと注意点

メール共有システムの導入は、計画的に実行することが大切です。最初に導入目的や必要な機能を明確にして、適切なシステムを選定しましょう。その後、システムの設定やユーザーのアカウント作成を行い、スムーズな運用に向けた準備を進めます。

導入後は、実際の業務に合わせた運用方法のトレーニングや、問題発生時のサポート体制の整備が求められます。また、導入プロセス全体を通して注意すべき点も多いため留意しましょう。

ここからは、メール共有システムの導入フローと注意点について解説します。

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1. 自社の要件を明確にする

メール共有システムは、上述したように機能、連携性、対応チャネルなど、システムによって異なるため、自社の要件を詳細に確認するステップが欠かせません。まず、必要な機能を洗い出し、業務にどのように反映して対応させるかを明確にします。

次に、他の業務ツールと連携できるかを検討して、既存の業務フローとスムーズな統合の可能性を確認しましょう。また、電話やSNSなどのチャネルに対応しているかといった点も重要なチェックポイントです。

これらの要件を整理した後に、各項目の優先順位付けを踏まえることで、システム選定の基準が明確になります。自社のニーズに最適なシステムの選定によって、業務効率が向上し、チーム全体の生産性の大幅な改善が期待できます。

2. 無料トライアルで使いやすさを比較

多くのメール共有システムでは、無料トライアルが提供されています。トライアルを通して、業務に必要な機能が揃っているか、ユーザーインターフェースが直感的で使いやすいかなどが評価できます。

また、実際の業務フローに適した設定が可能かどうかも確認できるため、システムを導入した後のギャップを事前に把握できます。

チームメンバーにトライアルを利用してもらい、フィードバックを収集することで、具体的な意見や要望を把握でき、最終選定プロセスにおいて貴重な判断材料となります。無料トライアルを通して、自社に最適なシステムの選定がより確実に進められるでしょう。

3. 運用体制を整える

特に機能や対応チャネルが多いメール共有システムを導入する際は、社内での教育体制を整備する必要があります。多様な機能を効果的に活用するためには、スタッフがシステムを十分に理解して、操作に対する習熟が大事です。

具体的には、操作マニュアルの作成や定期的な研修の実施が効果的です。その結果、スタッフは適切な知識を持ってシステムを利用でき、業務効率が向上します。また、サポートチームやトレーニング担当者を配置して、質問などに迅速に対応できる体制も有効です。

教育プログラムを通じて、システムの利用方法やベストプラクティスの共有によって、全社的にスムーズな運用が実現します。このような取り組みは、システム導入の成功に大きく寄与するでしょう。

まとめ

メール共有システムは、チーム間のコミュニケーションを円滑にし、業務効率を向上させるための重要なツールです。選定にあたっては、機能や連携性、対応チャネルを明確にし、自社のニーズに合致するシステムの選択が求められます。

セキュリティ機能やサポート体制も確認して、初期費用や月額料金、オプション料金の総合的な比較や判定も大切です。

多くのシステムが無料トライアルを提供しているため、細かい操作性や機能面などが自社のニーズに適しているかを評価できます。また、特に機能が豊富なシステムでは、社内教育を通じて操作方法を習得させ、適切な運用体制を構築することが効果的です。

これらの要素を総合的に考慮して、自社に最適なシステムを導入して、業務全体の効率向上を目指しましょう。