人事労務代行とは？外注できる業務や利用メリット、選び方も解説

人事労務代行とは、企業の人事・労務業務をアウトソーシングできるサービスです。専門的なノウハウを持つプロが業務を代行してくれるため、法改正があった際も迅速に対応できます。この記事では、人事労務代行に依頼できる業務や利用メリット・デメリットなどを解説します。

目次

開く

閉じる

1. 人事労務代行とは
2. 人事労務代行に外注できる業務
3. 人事労務代行の種類
4. 人事労務代行を利用するメリット
5. 人事労務代行を利用するデメリット・注意点
6. 人事労務代行の利用がおすすめな企業
7. 人事労務代行の選び方
8. 人事労務代行を利用する際の流れ
9. まとめ

人事労務代行とは

人事労務代行とは、企業の人事・労務業務を外部の専門サービスに委託できる仕組みです。

給与計算や社会保険手続き、勤怠管理、労務管理など、法令遵守が求められる業務をプロが代行するため、法改正や制度変更にも迅速に対応できます。

自社社員が複雑な手続きに時間を割く必要がなくなることで、コア業務にも集中しやすくなるでしょう。この記事では、人事労務代行で依頼できる具体的な業務や、利用するメリット・デメリットについても詳しく解説していきます。

社労士との違い

人事労務代行と社労士は似ているようで、役割や提供範囲に違いがあります。社労士は、社会保険や労働保険、労務に関する業務を代理で行える国家資格であり、法令に基づく相談や手続きの代理、書類作成などを行います。

しかし、社労士は基本的にアドバイスや手続き代行が中心であるため、日常的な勤怠管理や給与計算、社員情報の更新などの定常業務まですべてカバーできるわけではありません。

一方で人事労務代行サービスは、資格がなくても行える給与計算や社会保険手続き、勤怠管理、入退社手続きなどの定常業務も含め、幅広く継続的にサポートしてくれます。

つまり、社労士は専門的な相談や手続きを依頼でき、代行サービスは日常業務を丸ごと任せられる点に違いがあります。そのため、企業の規模や必要なサポート範囲に応じて、どちらを活用するかを選ぶことが重要です。

人事労務代行に外注できる業務

人事労務代行では企業の負担が大きい人事・労務業務やバックオフィス業務を幅広く外注できます。専門知識を持つスタッフが業務を代行するため、正確かつ効率的に処理でき、社内リソースをコア業務に集中させることが可能です。

ここでは、具体的にどのような業務を外注できるかを詳しく解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

人事・労務業務

人事・労務代行では専門知識が必要な人事・労務業務を任せられます。特に中小企業や人事担当が少ない企業にとって、大きなサポートとなります。また、法改正や制度変更への対応も迅速に行えるため、安心して業務を任せられるのが大きなメリットです。

具体的には、以下のような業務を外注できます。

1. 給与計算や賞与計算
2. 社会保険・労働保険の手続き
3. 勤怠管理や労働時間集計
4. 入社・退職手続きや雇用契約書の管理
5. 労務相談や就業規則の整備サポート

バックオフィス業務

人事労務代行では、給与計算や社会保険手続きだけでなく、企業のバックオフィス業務も依頼できます。日常的な事務作業やデータ管理などを外部に任せることで、作業ミスや遅延のリスクを減らし、安定した運用が可能になります。

具体的には、以下のような業務があります。

1. マニュアル作成
2. システム導入サポート
3. データ入力
4. 営業データの管理
5. 営業先リストの作成
6. 問い合わせ対応・営業メール送信

人事労務代行の種類

人事労務代行は大きく分けて「総合型」と「専門特化型」の2種類があります。ここから、それぞれの特徴や費用相場を詳しく解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

総合型

総合型人事労務代行は、人事労務関連の業務を幅広く一括で任せられるのが大きな特徴です。例えば、給与計算や勤怠管理、社会保険手続き、入退社手続きなど、日常的に発生する業務をまとめてアウトソースできるため、担当者の負担を大幅に軽減できます。

メリットは、業務を一元管理できることと、社内の作業負荷が減ることでミスを防ぎやすくなる点です。一方で幅広い業務を一括で依頼するため、特定業務に特化した専門知識が必要な場合は、対応が不十分な可能性があることに注意しましょう。

総合型は、日常業務を効率化したい中小企業や人事担当が少ない企業に向いています。

費用相場

総合型の人事労務代行サービスは、人事労務だけでなく経理や総務など幅広いバックオフィス業務をまとめて任せられる点が最大の特徴です。費用は月額固定制が一般的で、相場は月10万円〜30万円程度とされ、業務範囲や従業員数に応じて変動します。

固定料金で幅広い業務を一括で依頼できるため、費用の見通しが立てやすく月ごとの支出も安定します。特に中小企業やスタートアップにとっては、個別に専門家を雇うよりもコストを抑えつつ効率的に運用できるのがメリットです。

このように、総合型サービスを活用することで、バックオフィス業務の効率化とコスト管理の両方を実現できるため、企業運営を安定させたい場合に非常に有効な選択肢となります。

専門特化型

専門特化型人事労務代行は、給与計算や社会保険手続き、年末調整など特定の業務に特化してサポートするタイプです。高度な専門知識や精度が求められる業務でも安心して依頼でき、法令改正や複雑な処理にも迅速に対応してくれます。

しかし、サポート範囲が限定されるため、他の人事・労務業務は自社で対応する必要があります。必要な業務だけを依頼できることで、自社にとって費用対効果の高い運用ができ、特定業務の負担を軽減したい企業に向いています。

費用相場

専門特化型の料金体系は、依頼する業務ごとに設定されることが多く、業務内容や件数に応じて費用が変動します。また、業務量や従業員数に応じて柔軟に契約できる点も専門特化型の大きな特徴です。

代表的な業務の費用相場は、以下の通りです。

給与計算代行	1名あたり月額1,000円〜1,500円程度
社会保険手続き代行	1件あたり2,000円〜4,000円程度
年末調整代行	1名あたり2,000円〜4,000円程度

人事労務代行を利用するメリット

人事労務代行を利用することで、プロによる業務サポートやコスト削減や業務停滞防止、業務品質の安定、法改正への迅速対応など、さまざまなメリットが得られます。以下で、具体的な利点を詳しく解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

プロによる業務サポートが受けられる

人事労務代行を利用するメリットは、専門知識やノウハウを持つプロに業務を任せられることです。給与計算や社会保険手続き、勤怠管理、年末調整などの複雑な作業も、経験豊富なスタッフが正確に処理してくれます。

プロによる業務サポートにより、社内で専門知識を持たない社員が対応する必要がなくなり、ミスやトラブルのリスクを減らすことができます。特に中小企業や人事担当が少ない企業にとって、業務の精度向上と安心感の両方を得られる点が大きなメリットです。

コスト削減に繋がる

人事労務代行を活用すると、社内で人事担当者を雇用・教育する場合と比べて大幅なコスト削減が可能です。人件費や社会保険料、教育コストを抑えられるだけでなく、必要な時期や業務量に応じて柔軟に利用できるのも魅力です。

繁忙期のみ追加で依頼したり、一部業務だけアウトソースしたりすることで、無駄なコストをかけず効率的に運用できます。

予算に合わせた運用が容易になるため、中小企業やスタートアップでも導入しやすく、コスト面の負担を抑えつつ専門的な業務を安心して任せられます。

欠員による業務停滞を防ぐ

人事労務代行を利用することで、社内担当者が退職や休職で不在になっても、業務が一時的に停滞することがありません。例えば、給与計算や社会保険手続き、勤怠管理などの重要な作業は担当者がいないと滞りやすく、会社の運営に影響が出ることがあります。

しかし、人事労務代行サービスでは外部の専門スタッフがこれらの業務を継続して担当してくれるため、社内の欠員に左右されずに業務が進められます。

その結果、経営者や社内チームは、給与計算や書類作成の心配をせずに、本当に重要なコア業務や戦略的な業務に集中できます。また、万が一急な欠員が出ても、代行サービスがすぐに対応してくれることで、業務の停滞やトラブルを未然に防ぐことが可能です。

業務品質が安定する

人事労務代行を利用することで、業務が特定の担当者に依存しないため、品質が安定します。属人化した業務は、担当者のスキルや経験によってミスや遅れが発生しやすいです。

しかし、代行サービスでは、複数の専門スタッフがチェック体制を整えて対応するため、常に正確で高品質な作業が行われます。そのため、給与計算や社会保険手続きなど重要な業務も安心して任せられます。

また、標準化された手順で作業が進むことで、社内での教育や引き継ぎの手間も減り、業務の効率化にもつながります。

法改正に迅速に対応できる

人事労務代行の活用により、労務や社会保険に関する法改正にも迅速に対応できます。法律や制度は頻繁に変更されるため、社内だけで対応しようとすると情報収集や手続きに時間がかかり、間違いや遅れが生じるリスクがあります。

しかし、人事労務代行なら、専門知識を持つプロが常に最新の法改正情報を把握しており、必要な手続きを実施してくれます。また、法改正によるトラブルやリスクを事前に回避できるため、企業経営の安定化にもつながります。

人事労務代行を利用するデメリット・注意点

人事労務代行は多くのメリットがありますが、利用する際にはデメリットや注意点も理解しておくことが重要です。

外部に業務を委託することで効率化や専門性の確保は可能ですが、社内にノウハウが蓄積されにくい点や、業務フローの見直しが必要になる点には注意が必要です。ここからは、これらの注意点について具体的に解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

社内にノウハウが蓄積されにくい

人事労務代行を利用すると、業務の実務知識や経験が社内に蓄積されにくくなる点に注意が必要です。給与計算や社会保険手続き、勤怠管理などを外部に任せることで、社員が日常的に業務を経験する機会が減り、社内での知識やノウハウの習得に支障をきたします。

その結果、将来的に自社内で業務を引き継ぐ際や、外部サービスが利用できない状況で対応する際、正確に業務を行えない恐れがあります。このようなリスクを防ぐには、社内教育やマニュアル整備と併用することがおすすめです。

業務フローの見直しが必要

人事労務代行を導入する際には、外部に委託する業務と自社で行う業務を明確に分け、従来の業務フローを見直すことが求められます。

例えば、給与計算や勤怠管理、入退社手続きなど、これまで社内で一連の流れとして行っていた業務を外注する場合、どこまでを外部に任せ、どの部分を社内で対応するのかを明確にしなければなりません。

こうした整理を怠ると、情報の漏れや手続きの遅れ、二重対応などのトラブルが発生する恐れがあります。そのため、導入前には現状の業務フローを丁寧に洗い出し、どの業務を外注するかを明確に決めることが大切です。

人事労務代行の利用がおすすめな企業

人事労務代行は、社内に専門知識を持つ担当者がいない企業や、スタートアップ企業、法改正への対応に不安がある企業に特におすすめです。

労務担当者が不在の場合、給与計算や社会保険手続き、勤怠管理などを自社で対応するのは負担が大きく、ミスや遅延のリスクもあります。そこで、人事労務代行を活用すれば、専門スタッフが確実に業務を遂行してくれます。

また、スタートアップや急成長中の企業では、人事・労務業務に割く時間やリソースが限られることが多いですが、外部に委託することで社内の負担を軽減可能です。

法改正対応にも迅速に対応してもらえるため、法令遵守を維持しつつ、企業運営の安定化を図れるでしょう。このように、人事労務代行は、専門知識や人員不足の課題を解決し、企業の成長を支える強力なサポート手段となります。

人事労務代行の選び方

人事労務代行を選ぶ際は、自社のニーズや業務内容に合ったサービスを慎重に選ぶことが重要です。

依頼したい業務に対応しているか、既存のシステムとの互換性、情報共有方法、料金、契約期間、セキュリティ対策など、複数のポイントを総合的に確認することで、効率的かつ安心して業務を委託できます。以下で各ポイントを詳しく解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

依頼したい業務に対応しているか

人事労務代行を選ぶには、まずは依頼する業務に対応しているかを確認しましょう。サービスによって、給与計算や社会保険手続き、年末調整、勤怠管理、入退社手続きなど対応範囲は異なります。

自社が必要とする業務が含まれていなければ、別途自社で対応する手間が発生してしまい、導入が無駄になる恐れがあります。そのため、契約前に公式サイトや資料で対応業務を確認し、自社の業務範囲と合致しているかを必ずチェックすることが重要です。

自社の労務・勤怠管理システムに対応しているか

人事労務代行選びでは、既存の労務・勤怠管理システムや、給与計算ソフトに対応しているかもポイントです。代行サービスが独自のシステムを使用する場合、データ移行や連携作業が必要になり、手間やコストが増える可能性があります。

既存のシステムと同じ環境で業務を行ってくれるサービスであれば、スムーズにデータ共有ができ、社員や管理者の操作負担も少なくなります。そのため、導入前に対応システムの種類や互換性を確認しておくと安心です。

情報共有の方法や頻度を確認

定期的な情報共有やコミュニケーション方法を事前に確認することは、人事労務代行を円滑に運用するうえで不可欠です。給与計算や勤怠管理などの業務では、リアルタイムでの情報共有が求められ、代行会社との情報伝達が遅れるとミスや手続きの遅延につながります。

そのため、メールやチャット、オンラインミーティングなど、どのような手段を用いて、どのくらいの頻度で情報を共有するかを明確にしておくことがおすすめです。

特に外部委託の場合は、社内と代行先の連携ルールを決めておくことで、安心して業務を任せられるでしょう。定期的な確認や報告体制を整えることで、双方の認識のズレを防げます。

料金は適正か

人事労務代行を選ぶ際は、利用料金が適正かどうかを確認し、費用対効果を判断しましょう。人事労務代行の料金体系は、月額固定制や従量制、業務ごとの課金など、サービスによって異なるため、同じ業務でも価格差が大きくなることがあります。

そのため、複数のサービスを比較して、業務範囲や品質、サポート体制と照らし合わせることがおすすめです。これによって、自社にとって効率的でコスト面でもメリットがあるかを総合的に判断することが大切です。

料金だけに注目して選ぶと、業務の質が低下したり、トラブル対応が不十分になるリスクもあるため、総合的な視点で検討することが安心して利用するポイントです。

契約期間をチェック

人事労務代行サービスの契約期間は、1ヶ月単位で利用できる場合もあれば、6ヶ月以上の長期契約が前提となる場合もあります。そのため、自社の業務量や予算に応じて適したサービスを選ぶ必要があります。

契約期間を把握せずに導入すると、必要のない期間の費用が発生したり、途中解約でトラブルになる可能性があります。導入前に契約期間や解約条件を確認し、必要な期間だけ無理なく利用できるかをチェックすることで、コスト面のリスクを減らし安心して運用できます。

セキュリティ対策は万全か

従業員の個人情報を扱う業務において、セキュリティ対策の確認は必須です。例えば、給与情報やマイナンバー、社会保険情報など機密性の高いデータを安全に管理できる体制が整っているかを確認しましょう。

また、データ暗号化やアクセス制限などのセキュリティ機能によって、情報漏えい対策が講じられているかも事前にチェックすることが重要です。

セキュリティ基準が不十分なサービスを選ぶと、情報漏えいや法令違反のリスクが高まり、企業の信用にも影響します。安全性の高い体制を持つ代行サービスを選ぶことで、安心して業務を任せられます。

人事労務代行を利用する際の流れ

人事労務代行を効果的に活用するには、導入前から業務開始後までの一連の流れを理解し、計画的に進めることが重要です。

現状の課題把握、サービス選定、情報提供と体制構築、そして定期的な見直しを行うことで、スムーズかつ安心して外注業務を進められます。以下では、各ステップを詳しく解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

1. 現状の課題を洗い出す

まず自社の人事労務業務における課題を明確にしましょう。給与計算や勤怠管理、社会保険手続き、年末調整など、どの業務が負担になっているのかを整理することで、外注すべき業務範囲が見えてきます。

課題を洗い出すことで、必要な業務だけを効率的に委託でき、費用対効果も高められます。また、どの業務を自社で継続するかを同時に検討することで、外注の目的を明確にし、導入後の混乱を防げます。

しっかりと課題を洗い出せれば、無駄なコストや時間をかけずに必要なサポートを受けられるでしょう。

2. 自社に合ったサービスを選定する

現状の課題を整理したうえで、自社に最適な人事労務代行サービスを選ぶことが重要です。対応可能な業務範囲や料金体系、契約期間、情報共有の方法、既存システムとの互換性などを確認し、効率的かつ安全に業務を委託できるかを判断しましょう。

複数のサービスを比較することで、業務負担を軽減しつつコストパフォーマンスも考慮した選択が可能です。

また、契約前にサポート体制や対応スピードも確認しておくと、実際に業務を任せたときに安心です。選定段階でしっかり検討することが、スムーズな導入と長期的な利用ができるでしょう。

3. 情報提供・体制の構築

サービス導入後は、業務に必要な情報を正確に代行会社へ提供し、しっかりとした連携体制を構築しましょう。給与計算や勤怠管理、社会保険手続きなどの業務は、社員情報や勤怠、給与情報などのデータを共有することで、スムーズに進められます。

しかし、データが不十分だと業務に遅延やミスが生じるリスクが高くなるため、提供する情報は漏れなく整理して渡すことが大切です。また、担当者間の連絡方法や報告フローも事前に明確に決めておくことで、情報の取りこぼしやトラブルを防げます。

例えば、定期的な報告や進捗確認のタイミングを共有しておくと、外部スタッフと社内チームの認識のずれを防げます。こうした体制の構築によって、外注業務が滞ることなく開始でき、企業側は安心して業務を任せることができます。

4. 定期的な見直しを行う

人事労務代行を活用する際は、業務開始後も定期的に状況を報告してもらい、必要に応じて改善を行うことが非常に重要です。単に業務を外注するだけでは、ミスや遅延、社内ルールとのずれが起こる可能性があります。

定期的な報告を受けることで、給与計算や勤怠管理、社会保険手続きなどの進捗や精度を確認でき、問題があれば早期に対応できます。

さらに、法改正や社内規程の変更にも迅速に対応してもらえるため、常に最新の状況に合わせた業務運営が可能です。定期的な見直しによって、業務品質が安定し、外部サービスとの連携も円滑になります。

まとめ

人事労務代行は、給与計算や勤怠管理、社会保険手続きなどの専門業務を外部のプロに委託できるサービスであり、社内リソース不足や法改正対応の不安を解消するのに非常に有効です。

社労士との違いや外注可能な業務範囲を把握し、自社に合ったサービスを選ぶことが重要です。人事労務代行の活用によって、専門知識を持つプロによる業務サポート、コスト削減、欠員による業務停滞の防止、業務品質の安定、法改正への迅速対応などがあります。

一方、社内にノウハウが蓄積されにくいことや業務フローの見直しが必要になる点には注意が必要です。本記事を参考に、自社の状況やニーズに合った人事労務代行を活用してみましょう。