パーソナルジム向け予約管理システムおすすめ6選｜選び方も解説

在宅勤務によって運動不足を感じる人が増え、パーソナルジムの需要は高まっていますが、電話やメールだけで予約を管理するのは大変です。予約管理システムを導入し、効率化を図りましょう。この記事では、パーソナルジム向けのおすすめの予約管理システムや選び方を解説します。

目次

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1. パーソナルジムに予約管理システムが必要な理由とは
2. パーソナルジムに予約管理システムを導入するメリット
3. パーソナルジム向け予約管理システムの選び方
4. パーソナルジム向け予約管理システムおすすめ6選
5. その他の予約管理システムの選び方
6. まとめ

パーソナルジムに予約管理システムが必要な理由とは

予約管理システムとは、予約やキャンセルの受付管理を一元化できるツールです。ツールによっては、オンライン上での予約に加えて、電話や対面など複数経路の予約もまとめて管理できます。

近年は需要の拡大によって、パーソナルジムでも予約管理システムの必要性が高まっています。導入することで、顧客増加による予約・キャンセル管理の煩雑化を解消し、より効率的なジム運営が見込めます。

本記事では、パーソナルジムに予約管理システムを導入するメリットや選び方のポイント、おすすめの商品などを解説します。パーソナルジムにおける予約管理業務に課題を抱えている場合は、ぜひ参考にしてください。

パーソナルジムに予約管理システムを導入するメリット

パーソナルジムで予約管理システムを活用すると、予約管理業務の効率化に加えて、収益の安定化や顧客満足度の向上といったメリットにも期待できます。ここでは、それぞれの内容をみていきましょう。

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予約管理業務を効率化できる

予約管理システムによっては、予約やキャンセルの受付から、利用者への受付完了メールの送信までの自動化が可能です。従来のようにスタッフが個別に電話やメールで対応する工程を削減できるため、予約管理業務の大幅な効率化が見込めます。

特に小規模なパーソナルジムでは、レッスン中に予約の連絡が入ると、接客を中断せざるを得ないケースも少なくありません。予約管理システムを導入すれば、このような課題を解消でき、スタッフは本来の業務である接客へ集中できるようになります。

さらに、手動による予約受付で起こりやすいダブルブッキングや予約漏れのリスクも低減できることで、円滑なサービス提供にもつなげられます。

収益の安定化に繋がる

パーソナルジムでは、当日キャンセルによる売上損失も課題となっています。その点、多くの予約管理システムには、このような直前キャンセルを防ぐ機能が備わっているため、収益の安定化につなげやすいです。

具体的な機能としては「オンライン決済機」や「継続課金」が代表的で、予約管理から月会費・個別レッスン料の徴収までワンストップで行えます。事前にレッスン料の支払を済ませるため、当日キャンセルが起こりにくく、安定したジム経営に期待できます。

また、当日のジムでの現金のやり取りを省けるため、スタッフのレジ業務にかかる負担を軽減できるのもメリットです。

顧客満足度を向上できる

パーソナルジムへの予約管理システムの導入は、顧客満足度の向上にもつながります。スマートフォンやパソコンを使って24時間どこからでも予約できるため、営業時間に合せて予約の連絡をするストレスがかかりません。

また、予約管理システムの中には、顧客管理機能を備えたものも多くあります。顧客ごとのカウンセリング内容・トレーニング履歴まで一元的に把握できるため、予約が入った時点で次のレッスン内容の組み立てが可能です。

よりパーソナライズされたサービスを提供することで顧客の満足度が向上し、固定客の増加やメニューの追加といった売上拡大にもつなげられる可能性があります。

パーソナルジム向け予約管理システムの選び方

予約管理システムごとに搭載機能や操作性に違いがあるため、自社の運用に適しているかを十分に検討する必要があります。ここでは、パーソナルジム向けの予約管理システムの選び方を解説します。

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パーソナルジムに必要な機能があるか

予約管理システムを選ぶときは、予約管理機能の他に、パーソナルジムの運営に必要な機能が搭載されているかに注目する必要があります。

広範な業務を1つのシステムでカバーできるため、別途他システムを導入する必要がなく、運営業務の効率化とコストカットを同時に見込めます。求める機能はジムによって異なりますが、例えば次のような機能を備えたツールがおすすめです。

顧客管理・カルテ

顧客管理・カルテとは、顧客ごとの基本情報や会員ステータスに加えて、トレーニング履歴や進捗、注意事項などを一元管理できる機能です。カルテ機能が充実したツールであれば、食事内容や健康情報の記録、体型変化を収めた写真の添付なども可能です。

特にパーソナルジムは、顧客一人ひとりに合わせた包括的な健康・運動指導が求められます。この機能を活用することで、これまでのレッスン履歴にもとづいた、継続的かつ効果的な指導を行えます。

オンライン決済・回数券・継続課金の管理

オンライン決済では、都度発生するレッスン料の支払をオンライン上で決済できます。また、回数券・継続課金の機能を備えたツールでは、回数券の購入や月会費の徴収を自動化するとともに、顧客に対して継続的な利用を後押しできます。

前述のように、オンライン上で事前決済することで当日キャンセルのリスクが減り、予期せぬ売上機会の損失を防ぎやすくなります。

より効果的に運用するには、キャンセル料の自動徴収や、初回限定価格・学割・パッケージ料金など、複数の料金体系の管理に対応したツールの導入が望ましいです。

トレーナーの指名

この機能では、利用者からのトレーナーの指名状況をオンライン上で管理できます。顧客カルテに指名トレーナーを紐づけて管理できるほか、指名トレーナーごとに指名状況を管理できるツールもあります。

多くのツールは、オンライン上でトレーナーごとの空き状況が分かるため、顧客は無駄のない予約ができる点がメリットです。一方でジム側にとっても、ダブルブッキングの防止や、トレーナーごとの指名率が一目で把握できるようになります。

トレーナーへのインセンティブ・報償の計算が効率化でき、指名率が高いトレーナーの指導記録を分析し、効果的なフィードバックにもつなげられます。

複数店舗管理

複数の拠点を持つジムは、複数店舗管理に対応した機能を有するツールを検討しましょう。具体的には、1つの管理画面から各店舗の予約・売上・顧客データ・在庫などを管理できるツールの導入が望ましいです。

複数店舗の管理に対応したツールは、1つのIDで全ての店舗のシステムにログインできるため、管理業務が効率化します。また、グループ全体の運営状況が一目で分かり、迅速な意志決定につなげやすいのもメリットです。

キャンセル待ち・リマインド

顧客への個別の連絡を削減するには、キャンセル待ちの機能を備えたツールがおすすめです。この機能では、定員到達後に顧客からのキャンセル待ちリクエストを受け付け、キャンセルが出た際に優先的に予約を入れることができます。

キャンセルに伴う個別連絡の負担を減らすとともに、キャンセル待ちの顧客を見逃さないため、売上増加にもつなげられます。また、予約の前日・当日にリマインドメールの自動送信ができるツールは、当日キャンセルの防止にも効果が期待できます。

オンラインレッスンに対応できるか

オンラインレッスンを提供するジムでは、これに対応した機能を備えたツールが望ましいです。具体的には、予約管理や顧客管理といった通常の機能に加えて、オンラインレッスン用リンクの生成・送付機能の有無に注目しましょう。

特に、ZoomやGoogle Meetといったビデオ通話ツールと連携できるものは、予約からオンラインレッスンの実施までをワンストップ化できて利便性が高いです。ジムで利用しているオンライン配信用ツールとの相性を確認して選ぶとよいでしょう。

ネット以外からの予約も一括管理できるか

複数の予約経路を持つジムでは、ネット以外の予約もまとめて管理できるツールを選びましょう。例えば、オンライン上の予約の自動入力に加えて、電話・メールなどで受け付けた予約を手動でも入力できるツールが望ましいです。

これにより、予約経路ごとに個別管理する手間が省け、重複予約や受付漏れの削減につながります。さらに、さまざまな経路の予約をリアルタイムで確認できることで、空き状況の問い合わせにもスムーズに対応できるようになります。

操作性・スマホ対応を確認

予約管理システムは、ジム・顧客の双方が使いやすいものを選ぶことが大切です。そのため、顧客層に応じてIT機器が苦手な人や高齢の客でも簡単に予約できるシステムを導入しましょう。

例えば、カレンダーから空き状況を確認し、そのままワンタップで予約を入れられるようなツールが望ましいです。

また、トレーナーがシステム上のカルテを見ながらレッスンすることを想定し、スマートフォンやタブレットからでも簡単に操作できるかにも注目しましょう。操作性やスマホでの使い勝手を確かめるには、無料トライアルなどを活用した試験運用がおすすめです。

サポート体制は充実しているか

システムの導入・運用に不安がある場合は、サポート体制の充実度にも注目しましょう。例えば、初めてITツールを導入する場合は、初期設定の代行や端末操作方法のレクチャーなど、手厚い導入支援があるサービスが安心です。

土日祝も営業しているパーソナルジムは、サポート窓口の営業時間にも注目しましょう。また、パーソナルジムの予約管理システムでは顧客の個人情報を扱うことから、セキュリティ対策や情報漏洩時の対応についても確認する必要があります。

パーソナルジム向け予約管理システムおすすめ6選

その他の予約管理システムの選び方

予約管理システムを選ぶ際は、上記に加えて以下のようなポイントにも注目しましょう。例えば、自社の業種や予約方法を設定できるかどうかは、ツールの費用対効果を大きく左右するポイントです。

標準搭載機能を確認したうえで、自社での運用に適しているかを丁寧に検討しましょう。無料トライアルなどを活用して試験運用すると、自社との相性や現場にとって使いやすいツールであるかを判断しやすくなります。

【重要なポイント】

1. 自社の業種に合っているか
2. 自社に合った予約方法を設定できるか

【その他の比較ポイント】

1. 予約時にURLを発行できるか
2. セキュリティ対策は万全か
3. 無料プラン・トライアルがあるか

まとめ

予約管理システムは、顧客からの予約情報をオンライン上で一元管理できるツールです。特にパーソナルジムにおいては、近年の需要拡大を受けて予約管理業務が複雑化している傾向にあるため、予約管理システムを導入して管理業務の効率化を図ることが重要です。

パーソナルジムには充実した個別サービスが求められることから、通常の予約管理機能に加えて、顧客管理・カルテやトレーナーの指名機能を有したものがおすすめです。運営業務を強化したい場合は、オンライン決済や複数店舗管理機能を備えたものを検討しましょう。

パーソナルジムに予約管理システムを導入することで、収益の安定化や顧客満足度の向上も見込めます。本記事を参考に、自社に適した予約管理システムを導入して、円滑なパーソナルジム運営を実現しましょう。