ウェビナーツールとは？導入のメリットや比較のポイントも解説

ウェビナーツールとは、Web上でセミナーを行う「ウェビナー」を配信するためのツールです。本記事では、ウェビナーツールの配信方式や機能、導入のメリット・デメリットに加え、ツールを選定する際の比較ポイントなどについても詳しく解説します。

目次

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1. ウェビナーツールとは
2. ウェビナーの配信方式
3. ウェビナーツールの機能
4. ウェビナーツールのメリット
5. ウェビナーツールのデメリット
6. ウェビナーツールを効果的に活用するコツ
7. ウェビナーツールを選ぶ際の比較ポイント
8. まとめ

ウェビナーツールとは

ウェビナーツールとは、インターネットを介してウェビナーを配信できるツールです。オンラインプラットフォーム上で映像を配信することで、オンラインでのセミナーなどを実行できます。

参加者は、スマホやPCなどを用いてプラットフォームにアクセスし、配信される映像の視聴が可能です。

そもそもウェビナーとは

そもそもウェビナーとは、「ウェブ」と「セミナー」を合わせた造語であり、インターネット上で行うオンラインセミナーを意味します。通常、セミナーを行う場合は、参加者・主催者ともに会場に出向く必要があります。

そのため、会場への移動費や宿泊費などのコストをはじめ、会場の準備・設営など、手間と時間もかかってしまうのがセミナー開催の課題です。ウェビナーでは、これらの課題を解決できます。

ウェビナーとセミナー・ミーティングの違い

ウェビナーとは、インターネット上で参加者に映像配信をして、一方的に情報を提供するオンラインセミナーを指します。また、セミナーは決められた日時に会場へ出向き、講師の話から情報を得る形式です。セミナーも、規模によっては一方的になるケースがあります。

一方、ミーティングとは、双方向でのコミュニケーションを取り、複数で集まって話し合いを行う会合を指します。オンラインミーティングの場合は、お互いの顔を見ながら、リアルタイムで双方からの意見交換が可能です。

ウェビナーの配信方式

ウェビナーの配信方式にはリアルタイム配信とオンデマンド配信の2種類があります。それぞれの特徴をメリット・デメリットを交えながら解説します。

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配信方式	概要
リアルタイム配信	決まった日時に、録画撮影をしながらライブ形式でセミナーを配信する方式
オンデマンド配信	事前に録画撮影したセミナーを、配信期間中ならいつでも視聴できる方式

リアルタイム配信

リアルタイム配信は決められた日時、いわゆる生放送でセミナーをライブ配信する方式です。ライブ感を求められるイベント・オンラインセミナー・株主総会などに向いています。参加者とチャット機能を通じて、双方向でコミュニケーションを取ることも可能です。

そのため、臨場感があり音楽ライブ配信に利用するケースも増えています。ライブ配信の内容は録画できるため、後日セミナーの内容を確認したり、配信を見逃した人に向けて後日配信したりすることも可能です。

しかし、生放送であるため、失敗できないのがデメリットといえます。映ってはいけないものの映り込みや通信トラブルの発生など、予期せぬトラブルにも対応できる事前の入念な準備が必要です。

オンデマンド配信

オンデマンド配信は、あらかじめ撮影した映像をクラウド上にアップし、視聴登録を行っている参加者へ配信する方式です。参加者は、配信期間中ならいつでも好きな時間に動画ファイルにアクセスして視聴できます。

運営側も撮影した映像を必要に応じて編集・加工できるため、テロップや効果音など加えることにより、質の高い映像配信が可能であり、映像の時間を調整できるのもポイントです。

また、アップロードした動画ファイルは、会社や団体のホームページなどでPR動画として配信したり、教育現場での学習資料として配信したり、さまざまな方面で活用できる映像資産になります。

ただし、リアルタイム配信とは異なり、視聴後に参加者とリアルタイムでコミュニケーションを取れず、配信する動画の編集などに時間とコストがかかる点がデメリットです。

ウェビナーツールの機能

ウェビナーツールには、ライブ配信機能・録画機能の他にも便利な機能があります。配信側と視聴者側でコミュニケーションを取れる機能などについても、詳しく解説します。

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配信機能

ウェビナーツールの配信機能は、リアルタイム配信やオンデマンド配信など、任意の方式で配信を行う機能です。配信者1アカウントに対して、多数のユーザーが参加できます。アーカイブ配信や追っかけ再生などができる場合もあります。

録画機能

録画機能は、リアルタイム配信の映像を録画する機能です。リアルタイム配信を見逃してしまった人に動画ファイルを共有すれば、後で視聴してもらうことが可能です。また、録画映像は議事録の代わりにもなるため、議事録作成の手間が省けます。

録画した映像は、必要に応じて編集や加工を加えられる場合もあります。編集することにより、さらに質の高い映像資産の作成が可能です。

参加管理・アンケート機能

ウェビナーツールには参加者の管理と、視聴後の反響を把握できるアンケート機能もあります。基本的に、ウェビナーは配信側から一方通行での配信になり、参加者の反応がわかりにくいです。

ウェビナーツールでは、配信側で参加者の出席状況を一覧で確認でき、配信後に出席者レポートを確かめることも可能です。出席者レポートには、参加者の登録情報・入退出時間などが集計されているため、参加者管理も行いやすくなっています。

また、配信終了後にはアンケートへ誘導することにより、参加者の興味・関心についてタイムリーな反響を収集できます。アンケートには、視聴終了後に回答してもらう方法と、ウェビナー配信中の投票による方法があります。

決済機能

ウェビナーツールには、参加費などの徴収が可能な決済機能が搭載されたサービスもあります。参加費がかかる有料セミナーなどを開催する場合、他の決済システムを利用しなくても、配信中のウェビナー上で決済ができるためやり取りがスムーズです。

決済方法は、クレジットカードやQRコード決済など、豊富に用意されています。QRコード決済なら、画面上にQRコードを表示できるため、参加者も簡単に決済を行うことが可能です。

画面共有機能

ウェビナーツールは、配信中の画面上に資料や画像・映像をスライドのように表示できる画面共有機能があります。セミナーなどで表やグラフを表示したり、画像を表示して説明をしやすくしたりと、画面共有によってセミナー内容の質を高められます。

画面に講師の姿だけでなく、資料や映像を表示し、進行にメリハリを加えることにより、参加者も飽きずに視聴しやすいです。

チャット・コメント機能

ウェビナーツールでリアルタイム配信を行う場合、参加者とコミュニケーションが取れるチャット・コメント機能が利用できます。チャットで質問を受け付けたり、リアクションを許可したりして、参加者からのアクションを受け取ってコミュニケーションが取れます。

チャットの公開範囲を指定し、参加者も気軽に質問やディスカッションができるような配慮も可能です。

ウェビナーツールのメリット

ウェビナーツールにはさまざまなメリットがあります。ツールを利用することによって、さまざまな場所からでも気軽に参加ができるため、効率的な集客とコスト削減などにつながります。ここでは、ウェビナーツールのメリットについて解説します。

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参加者側のメリット

ウェビナーは、参加者の利便性向上のために、従来の対面型のセミナーに代わって行われることも多いです。具体的には、以下のような参加者側のメリットがあります。

どこからでも参加しやすい

ウェビナーツールでのセミナーは、オンラインで行われるためわざわざ会場に出向くことなく、離れた場所からでも気軽に参加ができます。移動にかかる費用や時間を節約しつつ、参加しやすいのがメリットです。

また、オンデマンド配信の場合は、いつでもどこからでも好きな時間に、じっくりと内容を繰り返し再生・停止しながら、自分のペースで視聴できます。普段忙しくてなかなか参加できない人でも、自宅などから参加しやすいです。

講師に質問がしやすい

リアルタイム配信で行われる場合、ウェビナーツールには配信側の講師や主催者に質問ができるチャット機能があります。ウェビナーは、参加者の顔や音声を配信側からは見えない状態で、主催者の一方的な配信になるのが通常です。

しかし、ウェビナーツールのチャット機能を利用すれば、講師に質問やコメントを送ることができ、講師からの回答をその場で受け取れる可能性も高いです。

主催者側のメリット

ウェビナーツールの利用は、参加者だけでなく主催者にとっても大きなメリットがあります。セミナーやイベントの効率性・成果を上げたい場合、ウェビナーツールが役立ちます。

集客しやすい

ウェビナーツールを利用すれば、オンラインでセミナーやイベントを開催できるため、集客しやすいのがメリットです。限られた地域だけでなく、オンラインなら離れた地域からの集客も望めます。

集客する際は、できるだけ簡単な手段で参加できる形を選択し、ウェビナーの仕組みを伝えて興味を持たせるのもポイントです。また、有料で開催するセミナーでは、ウェビナーの決済機能で簡単に決済可能な点も、集客時のアピールになります。

コストを削減できる

ウェビナーツールを利用したセミナーは、オンラインで行われるため、会場費・設営費・交通費・宿泊費など、さまざまなコスト削減につながります。わざわざ会場に出向かなくてもセミナーを開催できるため、スケジュールの調整もしやすいです。

顧客情報を得やすい

ウェビナーはビジネスにおいても、便利に活用できるツールです。リアルで開催するセミナーやイベントでは、会場の規模・地域によって参加する人数も限られますが、オンラインの場合どこからでも参加できるため、参加者の幅も大きく広がります。

ウェビナーに参加するには、事前に氏名やメールアドレスなどの情報が必要です。そのため、主催者は見込み客の情報を獲得し、アプローチを望めます。また、参加後のアンケートにより、参加者の意思や興味・関心が確認できるため、確度の高いリードを得やすいです。

振り返りがしやすい

ウェビナーツールを利用した映像の配信はリアルタイムで行えますが、配信と同時に録画も可能です。録画した映像は、動画ファイルとして残し、議事録代わりにも使用できます。

議事録を作成する場合にも簡単に振り返りができるため、内容の充実した議事録作成が可能です。また、議論したい場面があった場合にも、録画を資料として活用することで、次回以降のミーティングの質を高めるツールにもなります。

ウェビナーツールのデメリット

ウェビナーツールにはさまざまなメリットがありますが、利用の仕方によってはデメリットが発生する場合もあります。ツールを利用する際には、いくつかの事項にも注意しなければなりません。

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設備・通信トラブルが起こる可能性がある

ウェビナーツールの利用では、基本的にインターネット環境と、PCやスマホなどのデバイスがあれば配信可能です。しかし、質の高い映像を配信するには、機材やインターネット環境も整えておく必要があります。

インターネット回線は専用回線ではないことが多く、通信状況で映像の乱れや回線切断などのトラブルが起こる可能性があります。また、外部カメラやマイクの設備にも不具合が発生するとセミナーの進行に遅延が生じるため、事前に入念なチェックが必要です。

参加者の反応を確認する工夫が必要

ウェビナーでセミナーを配信する際、基本的に参加者のマイク・カメラはミュート状態です。そのため、参加者の顔が見えず、配信側は一方的な発信になります。顔が見えないと参加者がどれほど真剣に視聴しているのか、表情も見えず反応がわかりにくいです。

チャット機能を用いれば、参加者からの質問やコメントを受け付けられますが、一部の意見しか見えません。そこで、セミナー終了後のアンケートは、反応がわかりやすいアンケート内容にするのがおすすめです。

ウェビナーツールを効果的に活用するコツ

ウェビナーツールは導入するだけで成果が出るわけではなく、参加者にとって魅力的な内容を提供し、主催者側が円滑に運営できる体制を整えることが重要です。ここでは、ウェビナーツールを効果的に活用するコツについて解説します。

参加者の満足度を高めるコンテンツを作る

ウェビナーはツールそのものよりも、提供されるコンテンツの質によって成功が左右されます。例えば、短時間で要点を伝えるスライド、理解を深めるための事例紹介などを盛り込むことで、参加者は集中して学べます。

また、一方的な説明を続けるだけでなく、アンケートやチャットで質問を受け付ける時間を設けると、双方向性が生まれて満足度が向上しやすいです。さらに、ターゲットとする参加者の層に合わせて、専門的な内容を噛み砕きながら説明するといった工夫も欠かせません。

アーカイブ配信や資料共有で効果を長期化する

ウェビナーは開催当日の効果だけでなく、その後のアーカイブ配信や資料提供を通じて、長期的な活用が可能です。録画したコンテンツをオンデマンド配信すれば、当日参加できなかった人にも視聴機会を提供し、見込み顧客の拡大にもつなげられます。

そして、スライド資料や補足資料を共有することで、参加者が後から復習できる環境を作り、学習効果と商品への理解度を高められるのもメリットです。ウェビナーを単発のイベントで終わらせず、コンテンツ資産として活用するのが成果最大化へのポイントです。

ウェビナーツールを選ぶ際の比較ポイント

ウェビナーツールの利用が無駄にならないように、求める要素が備わっているかどうか、比較ポイントを確認しましょう。ここでは、ウェビナーツールを選ぶ際の比較ポイントについて解説します。

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接続可能人数は何人か

一般的にウェビナーは、接続可能な人数がWebミーティングでは上限100〜500人ほどに対し、10,000人規模での接続が可能です。ただし、同時接続可能な人数はツールにより異なります。

参加人数が多く見込まれるセミナーやイベントを開催する場合、接続可能人数を必ずチェックしておく必要があります。

配信以外の付随機能や有料・無料の違いはあるか

配信以外の付随機能については、企業のニーズによって必要かどうかが変わります。そのため、実際のウェビナーの進行を考慮して、欲しい機能を洗い出しておくことが大切です。

なお、ウェビナーは無料で使用できるサービスも多数存在しますが、無料のサービスは付随機能が制限されるケースがほとんどです。ウェビナー配信の録画や画面共有も、一部サービスでは有料オプションになります。

どのくらいの金額がかかるのかもしっかりと比較しながら、基本料金が有料のツールが良いのか、無料ベースのツールが良いのか検討しましょう。

料金体系もよく確認する

ウェビナーツールの料金プランは、「月額固定制」と「従量課金制」の2種類に大別されます。自社が提供するサービスや利用状況に応じて、最適なプランを選択しましょう。

「月額固定制」は、定額を支払うことでサービスを利用できる仕組みです。利用頻度や使用量に関わらず、どれだけ利用しても料金が一定ですが、実際の利用量が少ない場合にも固定料金が発生します。予算の安定性はありますが、支出が無駄になることも考えられます。

対して、「従量課金制」は実際の利用量に応じて料金が発生し、柔軟性が高い反面、利用量によって支出に変動があるのが特徴です。

参加者が使いやすいか

ウェビナーでのセミナーは、多くの方が参加できるように、参加者が使いやすいツールを選ぶ必要があります。ウェビナーの入り口であるアプリのダウンロードや、参加登録に関する事前の準備が複雑だと、参加者が面倒に感じて離脱につながりかねません。

また、視聴中のコメントやチャット機能も、できるだけシンプルで操作方法がわかりやすいかどうかチェックしておくべきです。主催者は参加者側の目線でツールを選ぶことが、セミナーの質を高めるポイントになります。

サポート体制が充実しているか

ウェビナーツールを利用するにあたり、設定方法や操作方法などをサポートしてくれるサービスがあるのか、トラブルや不具合が発生した場合のサポート体制はどの程度整っているのか、事前に確認しておくと安心です。

特に、ウェビナーの経験が浅い場合や準備期間が足りない場合は、サポートを必要とする場面が多くなるため、できるだけサポート体制が充実したツールがおすすめです。休日のサポートに対応可能かどうかも把握しておきましょう。

無料トライアル・デモ体験はあるか

ウェビナーツールの無料トライアルやデモ体験があれば、実際に使用してみることで、そのツールの機能や使いやすさを実体験でき、自社のニーズ・ビジネスに適しているかを確かめられます。

機能やインターフェース、カスタマーサポートの質などを確認しておくことで、導入後の失敗を避けつつ、より効果的な運用につなげることが可能です。

まとめ

ウェビナーツールは、インターネットを介してセミナーを配信できる便利なツールです。主催者は、リアルタイムで臨場感のある配信をしたり、あらかじめ録画したセミナーをクラウド上にアップして配信したりできます。

ウェビナーツールを利用したセミナーは、会場の準備・手配にかかる手間と時間を省けるだけでなく、交通費や宿泊費などが不要になるため、コスト削減につながるのが大きなメリットです。

ツールの導入を検討する際は、実際の運用を想定した準備を行いつつ、効率化やコスト削減の効果を十分に得られる環境づくりを行いましょう。